Smartsheet Gov: 複数のシートからのデータをレポートする

行レポートを使用すると、複数のシートの情報をまとめて、指定した条件を満たすアイテムのみを表示することができます。

ご利用可能なユーザー

プラン:

  • Smartsheet Gov

権限:

  • 管理者
  • 所有者

Find out if this capability is included in Smartsheet Regions or Smartsheet Gov.

行レポートでは、以下のことを行えます。

  • 複数のシートの行情報を集約する。
  • 自分に割り当てられたタスクのみを表示する。
  • 優先度や完了/未完了別に、タスクにラベルを付ける。

レポートには情報が保存されないため、シート制限の対象として計上されません。

レポートは送信、共有、公開することができます。また、以下の権限によってレポート内のデータを編集したり、並べ替えたりすることもできます。

  • レポート内のデータを編集するには、編集者以上の権限を有している状態で、レポートとソース シートを共有されている必要があります。
  • レポート内のセルのデータを表示するには、閲覧者以上の権限を有している状態で、レポートとソース シートを共有されている必要があります。 

行レポートを作成する

レポートを作成する

  1. 左側のサイドバーにある [ソリューション センター]  Start a new project, program, or process. を選択します。
  2. [レポート] タイル > [行レポート] の順に選択します。
  3. レポートに名前を付け、[OK] を選択します。

レポートに含める条件を選択する

ソース シート

ソース シートとは、行レポートのデータの取得元となるシートのことです。レポートを、他のレポートのソース シートとして使用することはできません。

ワークスペース全体を参照すると、レポートに新しいシートを自動的に含めることができます。新しいシートをワークスペースに追加すると、レポートはそれを自動的に参照します。ワークスペースの詳細情報は「ワークスペースのアイテムを管理する」を参照してください。

留意点:

  • 少なくとも 1 つのシート、フォルダー、またはワークスペースを選択しない限り、レポート ビルダーで他のオプションを使用することはできません。
  • フォルダーを選択した場合、そのフォルダーを選択した後に追加された新しいシートは、レポートに含まれません。追加されるようにするには、手動でシートを選択する必要があります。
Gov Select source sheet for reports

 

表示列

表示列のドロップダウンで、レポートに追加するソース シートの列を選択します。列を並べ替えるには、列をシート上の別の場所にドラッグします。

既定では、レポート条件で選択した列は、プライマリ列およびシート名列とともに、レポートに自動的に追加されます。列のドロップダウンから [シート名] 列の選択を解除すると非表示になります。

フィルター条件

フィルター条件を設定して、ソース シートからレポートに取り込まれるデータをフィルタリングします。フィルター条件に一致するデータのみがレポートに表示されます。

複数の条件がある場合は、And 演算子が既定になります。つまり、行がレポートに表示されるには、指定されたすべての条件を満たしている必要があります。Or 演算子を使用する場合は、[And] を選択して [Or] に変更します。Or 演算子を使用すると、少なくとも 1 つの条件を満たす行がレポートに表示されます。

レポート ビルダーにおけるフィルター条件の作成方法をご確認ください。

Change filter operator

グループ

データをグループに整理することで、必要な情報にすばやくアクセスできるようになります。

集計

主要メトリックを定義してデータを集計し、情報に基づいて意思決定できるようにします。サマリー データはグループ化する行に常に表示され、異なる書式設定を行うことはできません。

並べ替え

各グループのデータを特定の順序 (古い順または新しい順) で並べ替えます。

詳細は「レポート ビルダーでレポート結果を並べ替える」の記事をご覧ください。

既存のレポートを変更する

列ヘッダーを右クリックし、[列の追加] または [列の削除] を選択することで、レポートの列の追加/削除を行うことができます。

留意点:

  • レポートに表示される書式設定 (セル、フォントの色、背景の色、太字など) は、ソース シートの書式設定に準じます。
  • 行階層はレポートには表示されません。
  • 数式を含むセルはレポートから変更できません。
  • シートで依存関係が有効になっている場合:
    • シート内の行の終了日は依存関係の設定に基づいて自動計算されるため、レポートから終了日を編集することはできません。その代わり、行で開始日と期間を編集すると、終了日が自動的に再計算されます。
    • 先行タスクの影響を受けているタスクの開始日を、レポートから編集することはできません。その代わり、先行タスクの開始日と期間を編集すると、依存タスクに関連付けられている日付が自動的に再計算されます。

詳細は「シートでの依存関係のアクティブ化および先行タスクの使用」の記事をご覧ください。

レポートに日付列が含まれている場合は、ガント ビューとカレンダー ビューでデータを表示できます。

レポートが空白の場合

元のシートが共有されていない可能性があります。 

レポートでは、ユーザーに共有されていないシートの情報を閲覧することはできません。

エンド ユーザーがレポートのデータを編集する必要がない場合は、レポートを読み取り専用形式で公開できます。公開すると、公開されたバージョンでデータを表示するために、元のシートを共有する必要はありません。「シート、レポート、ダッシュボードの公開」をご覧ください。