Smartsheet テンプレートによる作業の標準化とカスタマイズ

シートをテンプレートとして保存すると (例: プロジェクト プラン)、次のプロジェクトの作業時間を短縮でき、列名、列タイプ、条件付き書式ルール、およびその他のシート要素全体で一貫性を維持するのに役立ちます。一貫性を維持することで、レポートやダッシュボードをソリューションに簡単に追加できるようになります。 

次のソリューションをすぐに開始する場合や、インスピレーションを求めている場合、あるいはベスト プラクティスから学ぶ場合は、テンプレート ギャラリーのテンプレートから作成します。テンプレートは、シート、フォーム、自動化、レポート、およびダッシュボード機能をすでに備えているため、使用事例に適した効果的なソリューションを簡単にパーソナライズして共有できます。

利用開始に際してサポートが必要な場合は、当社のソリューション サービス チームとの連携をご検討ください。お客様の状況を踏まえ、ニーズに合わせて特別なソリューションをご提案いたします。

テンプレートを使用してソリューションを作成する  

あらかじめ用意されているテンプレートを使用することで、ベスト プラクティスに基づいて設計された既成のシート、フォーム、ダッシュボードを備えたソリューションを迅速に活用できます。 

テンプレートは自由にカスタマイズでき、データの編集をはじめ、列タイプの変更や、添付ファイル/リンクのなど、ニーズに応じて編集できます。

• 左側のナビゲーション バーで、[+作成] を選択します。次に [その他のオプション] > [すべてのテンプレートを表示] の順に選択して、利用可能なソリューションを参照します。
• テンプレートは通常のシートと同様に機能します。作成後は名前を変更したり、要素を変更したりすることができます。

テンプレートを作成する

どの既存のシートからでもテンプレートを作成できます。列と条件付き書式ルールは常にテンプレートに保存されます。 また、通知設定や、特定のデータおよび書式設定のオプション (行データ、手動で設定した書式設定、添付ファイル/リンク、ディスカッション、フォームなど) を含めることもできます。

1. テンプレートとして保存するシートを開きます。
2. [ファイル] > [テンプレートとして保存] を選択して、[テンプレートとして保存] ウィンドウを開きます。
3. テンプレート名を入力し、保存する場所を選択します。 
4. [自動化されたワークフローとアラートのオプション] セクションを開き、自動化されたワークフローとアラートを含めるかどうか、および行をコピーまたは移動するワークフローによって対象先を逆にするかどうかを選択します。 
5. [データと書式設定のオプション] を選択して、テンプレートと一緒に保存するオプションを指定します。
   列の名前とタイプのみを保持するには、[シートのデータと書式設定] のチェックボックスをオフにします。 
6. [保存] を選択します。

作成したテンプレートは非公開です。テンプレートを更新するには、ソース シートを更新して新しいテンプレートとして保存します。自動化されたワークフローでは特定のメール アドレスが除外されることに注意してください。そのようなメール アドレスは、テンプレートから作成した新しいシートに再入力してください。

作成したテンプレートを使用する

テンプレートから新しいシートを作成するには、次の手順を実行します。

1. ナビゲーション バーの [参照] を選択し、左パネルのフォルダー名またはワークスペース名を選択してテンプレートを見つけます。
2. テンプレートを選択すると、プレビューが表示されます。
3. ウィンドウの右下にある [テンプレートの使用] ボタンを選択すると、[テンプレートの使用] ウィンドウが開きます。
4. シートに名前を付け、最初に保存したすべての機能 (例: データと書式設定、添付ファイル/リンク、ディスカッション、フォーム) を含めるかどうかを決定します。シートは別のフォルダーまたはワークスペースに保存することが可能です。
5. [保存] を選択します。

テンプレートを共有する

テンプレートを個別に共有することはできませんが、共有方法は 2 種類あります。 

1. テンプレートを共有ワークスペースに移動します。管理者権限を持つプラン ユーザーで、ワークスペースが共有されている人物なら誰でも新しいシートを作成できます。
2. テンプレート ギャラリーから新しいテンプレートを作成する際、今後このソリューションで共同作業を行うユーザーを招待できます。対象ユーザーのメール アドレスを入力し、権限レベルを選択し、招待メッセージの入力が完了したら、[共有] ボタンをクリックします。

無料プランまたはトライアル版をご利用の場合は、テンプレートのダウンロード後に共有を促すメッセージが自動的に表示されます。ソリューションの構築に役立つ共同作業者を招待しましょう。 

Brandfolder Image

これで、新しいワークスペースやテンプレート用に選択したワークスペースでテンプレートを使用できるようになりました。 

なお、ワークスペース名にカーソルを合わせると名称を編集できます。3 点リーダーを選択して [名前の変更] を選択します。新しい名前を入力して [名前の変更] を選択します。