シート、レポート、またはダッシュボードの公開

適用対象

Smartsheet
  • Business
  • Enterprise

機能

この機能を使用できるユーザー

シート、レポート、またはダッシュボードの所有者と、ライセンスおよび管理者権限を持つ、共有された共同作業者は、「公開」機能を使用できます。

ビジネスおよびエンタープライズ アカウントのシステム管理者は、アカウント内のユーザー全員に対し、公開機能を制限または無効化できます。 その方法については、「グローバル アカウント設定の管理」をご覧ください。

シート、レポート、またはダッシュボードを公開すると、Smartsheet にログインせずに誰でもアクセスできる一意の URL と、Web サイトのソース コードに埋め込んでシートやレポートを表示できる iFrame コードが生成されます。

公開済みのアイテムは動的です。 つまり、公開時のデータが固定されて表示されるのではなく、リアルタイムのデータが表示されます。公開は、いつでも中止することができます。 公開を中止すると、シート、レポートまたはダッシュボードの公開バージョンには誰もアクセスできなくなります。

警告: この機能の使用には、機密データが社外の人の目にさらされる危険性が伴います。 公開アイテムへのリンクの共有先をより限定的にするには、アクセス制御のオプション (以下を参照) を使用するか、[シートのプロパティ]、[レポートのプロパティ] または [ダッシュボードのプロパティ] ウィンドウから取得できるリンクをコピーしてそれを共有します。 これらのプロパティ ウィンドウから取得できるリンクは、共有された共同作業者のみがアクセスできる安全なリンクです。

Smartsheet アイテムを公開するときは、アクセス制御を使用してアイテムへのアクセスを制限できます。

  • リンクを持つすべてのユーザー。
    • アクセス権を持つすべてのユーザーがシートのコンテンツを表示または編集できるリンクが作成されます。
  • 所有者のアカウント内のユーザーのみ。
    • ユーザーがシートのコンテンツを表示する前に Smartsheet にログインする必要がある、安全なリンクが作成されます。 Smartsheet アカウントに追加されているユーザーのみがコンテンツを表示できます。
    • これには、Smartsheet アイテムまたはアイテムが保存されているワークスペースの共同作業者として共有されている外部ユーザーは含まれません。 詳細については、「共有」をご覧ください。

エンタープライズ プラン以上のお客様は、追加オプションの「アクセス制御」をご利用になれます。

  • アイテムが共有されているユーザーのみ。
    • これにより、ユーザーがシートのコンテンツを表示する前に Smartsheet にログインする必要がある、安全なリンクが作成されます。 アイテムを共有されているユーザーのみがアクセスでき、その他のユーザーにはエラー ページが表示されます。

Smartsheet アカウントのユーザーには、システム管理者の管理センターでアクティブなユーザーとしてリストされるライセンス ユーザーまたはライセンスなしユーザーが含まれます。 詳細は、「ユーザー管理」をご覧ください。

公開する前にアイテムを保存しておきましょう。 最後に保存したビューが公開ビューになります。


シートを公開する

  1. 右の機能バーで [公開] をクリックします。

    注: ビジネスまたはエンタープライズ アカウントをお持ちのお客様は、システム管理者が公開を無効にしている場合、[公開] オプションを利用することはできません (詳しくは、「グローバル アカウント設定の管理」をご覧ください)。
  2. 1 つまたは複数の公開オプションでスライダーを [オン] にします。

    スライダーを [オン] にすると、そのシートへのリンクが生成され、公開の詳細をさらに設定できるウィンドウが表示されます

    シートの公開には以下のようにさまざまなオプションがあります。
     
    • 読み取り専用 - HTML: このオプションは、シート データのすばやい読み込みが可能な簡易バージョンを必要とする場合に最適です。[読み取り専用 - HTML] をオンにすると、このシートは読み取り専用で表示されます。カレンダー ビューやガント ビューに切り替えることはできません。 添付ファイル/リンクとコメントは使用できません。また、インデントされた行を折りたたんだり展開したりすることはできません。

    • 読み取り専用 - 完全: このオプションでは、[読み取り専用 - HTML] よりユーザー インターフェイスが豊富で、 ユーザーは行の添付ファイルやコメントの表示、さらには階層の展開や折りたたみができます。

      [アクセス制御] オプションを使用すれば、誰でもアクセス可能にするか、シート所有者のアカウントのライセンス ユーザーおよびライセンスなしユーザーのみがアクセスできるようにするかを設定できます。

      [公開設定] オプションを使用して、既定のビューをグリッド (ガント) またはカレンダーに設定します。 ただし、公開されたシートにアクセスするユーザーが必要に応じてビューを切り替えることも可能です。

    • 誰でも編集可能: 編集者レベルの共有権限を持っているユーザーなら誰でも、シートを開いて変更できます。

      アクセス制御]  オプションを使用すれば、誰でもアクセス可能にするか、シート所有者のアカウントのユーザーのみがアクセスできるようにするかを設定できます。

      [公開設定] オプションを使用して、既定のビューをグリッド (ガント)、カードまたはカレンダーに設定します。 ただし、公開されたシートにアクセスするユーザーが必要に応じてビューを切り替えることも可能です。

    • iCal (カレンダー): 誰でも予定をシートから自分の Smartsheet 以外のカレンダーに追加できるようになります。 詳しくは、「Smartsheet カレンダーを iCal に公開」をご覧ください。
       
  3. シートの公開用 URL や埋め込みコードを共有するには、キーボードを使用してウィンドウから URL またはコードをコピーし、電子メールや Web ページに貼り付けます。 (Smartsheet でのコピー/貼り付けについては、コピー/貼り付けの使用に関する記事をご覧ください。)

レポートを公開する

公開機能を使用すると、表示専用形式でレポートが表示され、閲覧者は行の添付ファイル/リンクやコメントを開いたり、変更を強調表示したり、レポートを印刷したりできるようになります。

レポートを公開するには:

  1. 右の機能バーで [公開] をクリックします。

    注: ビジネスまたはエンタープライズ アカウントをお持ちのお客様は、システム管理者が公開を無効にしている場合、[公開] オプションを利用することはできません (詳しくは、「グローバル アカウント設定」をご覧ください)。
  2. スライダーをクリックして、公開を [オン] にします。 [読み取り専用 - 完全: 公開用リンク] ウィンドウが表示されます。
     
  3. 必要な属性を選択します。
     
    • アクセス制御]  オプションを使用すれば、誰でもアクセス可能にするか、シート所有者のアカウントのユーザーのみがアクセスできるようにするかを設定できます。

    • [公開設定] オプションを使用して、既定のビューをグリッド (ガント)、カレンダーまたはカード ビューに設定します。 ただし、公開されたシートにアクセスするユーザーが必要に応じてビューを切り替えることも可能です。
       
  4. シートの公開用 URL や埋め込みコードを共有するには、キーボードを使用してウィンドウから URL またはコードをコピーし、電子メールや Web ページに貼り付けます。 (Smartsheet でのコピー/貼り付けについては、コピー/貼り付けの使用に関する記事をご覧ください。)

公開されたレポートには、公開したユーザーが Smartsheet で目にするものと同じ結果が表示されます。

公開されたレポートには、公開したユーザーが目にするレポートと同じ結果が表示されます。 公開者の共有アクセスがレポートから削除されると、公開はオフになり、レポート所有者に通知されます。


ダッシュボードの公開

公開オプションは、ダッシュボードを読み取り専用形式で表示します。 公開されたダッシュボードの閲覧者は、ダッシュボードのショートカットを使用できるだけでなく、ダッシュボードに設定されたウィジェットを使用することもできます。

ダッシュボードを公開する前に、次の点に注意してください。

  • ビジネスまたはエンタープライズ アカウントをお持ちのお客様は、システム管理者がグローバル アカウント設定からの公開を無効にしている場合、[公開] オプションを利用することはできません。
  • 公開されたダッシュボードは 10 分ごとに自動で最新の情報に更新されます。 この設定はカスタマイズも無効にすることもできません。

ダッシュボードを公開するには:

  1. ダッシュボード左上の [ファイル] > [公開] をクリックします。
  2. スライダーをクリックして、[公開] を [オン] にします。

    [読み取り専用 - 完全: 公開用リンク] ウィンドウが表示されます。
     
  3. [アクセス制御] オプションを使用すれば、誰でもアクセス可能にするか、ダッシュボード所有者のアカウントのユーザーのみがアクセスできるようにするかを設定できます。
  4. シートの公開用 URL や埋め込みコードを共有するには、キーボードを使用してウィンドウから URL またはコードをコピーし、電子メールや Web ページに貼り付けます。 (Smartsheet でのコピー/貼り付けについては、コピー/貼り付けの使用に関する記事をご覧ください。)

ダッシュボードのウィジェットのタイプとウィジェットの動作の詳細については、「Smartsheet ダッシュボードで使用できるウィジェットのタイプ」を参照してください。


公開を中止、または公開オプションを変更する

公開を中止、または、公開オプションを変更するには:

  1. シートおよびレポートの場合は、右の機能バーで [公開] をクリックします。 ダッシュボードの場合は、[ファイル] > [公開] をクリックします。
  2. 以下のいずれかを実行します。
     
    • 公開を取り止め、公開用リンクや iFrame コードを使用したシートへのアクセスを中止するには、オンにした各公開オプションのスライダーをクリックして [オフ] に切り替えます。
       
    • 変更を加えるには、変更したい公開オプションの隣にある [リンクの取得] をクリックします。