ユーザーが有償ライセンスをリクエストするための 2 つの方法を説明します。
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場合によって、ユーザーによる有償ライセンスのリクエストが必要になる場面があります。管理者は、リクエストを Smartsheet で管理するか、別のプロセスで管理するかを決定できます。
ライセンス リクエストの仕組み
有償ライセンスをリクエストする必要があるユーザーには、シートやレポートなどのアイテムにバナーが表示されます。ユーザーが [有償ライセンスをリクエスト] を選択した場合、当該ユーザーのエクスペリエンス (およびリクエスト管理者のエクスペリエンス) は、選択した設定によって異なります。
Smartsheet 内での管理 (既定)
既定では、リクエストやリクエストの管理は Smartsheet 内で行います。管理者向けに通知が表示され、管理センターで以下の情報が表示されます。
- 保留中のライセンス リクエスト
- 有償ライセンスをリクエストしたユーザー
- 各リクエストの詳細
ステップ 1: ユーザーが有償ライセンスをリクエストする
- ユーザーは、コア アイテム (シートなど) のバナーから [有償ライセンスをリクエスト] リンクを選択します。
当該ユーザーがフォームに入力し、[送信] を選択します。
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- 管理者は通知を受信し、管理センターが更新されます。
ステップ 2: 管理者がリクエストを管理する
[ユーザー タイプと True-up (トゥルーアップ)] ページで、ユーザーの横にあるベル アイコンを選択します。
[有償ライセンス リクエストの詳細] パネルが開きます。
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- 詳細を確認し、実行するアクションを決定します。
- リクエストを承諾し、ユーザーを有料メンバーにアップグレードするには、[新しいユーザー タイプを選択] ドロップダウンから [メンバー] を選択します。
- リクエストを却下し、ユーザーのシート タイプをダウングレードするには、[新しいユーザー タイプを選択] ドロップダウンから適切な無料のユーザー タイプを選択します。
ユーザーの現在のシート タイプが適切であれば、[リクエストの削除] を選択します。ユーザーは、新しいリクエストを申請できます。
[アクセス権なし] を選択すると、アイテム、ワークスペース、ポートフォリオ、グループへのユーザーのアクセス権が削除されます。このアクションは元に戻せません。
- 確認の詳細を確認し、[確定] を選択するか、アクションをキャンセルします。
管理が必要なリクエストを見つけるには
管理するリクエストがある場合、管理センターのホームページに「保留中のライセンス リクエスト」タイルが表示されます。
[ユーザー タイプと True-up (トゥルーアップ)] ページに以下の内容が表示されます。
- ユーザー名の横にベル アイコンが表示される
[ライセンス リクエスト] の件数に新しいリクエストが反映される
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Smartsheet 外での管理
独自のプロセスを使用してリクエストの収集や管理を行うことができます。カスタム URL オプションを使用すると、既存のプロセスに合わせたり、新しいプロセスを作成したりすることができます。
設定をカスタム URL に変更する前に、あらかじめプロセスを設定してください。
ステップ 1: ユーザーが有償ライセンスをリクエストする
- ユーザーがコア アイテム (シートなど) のバナーから [有償ライセンスをリクエスト] を選択します。
- 設定で指定したカスタム URL が別のウィンドウで開きます。
通知はすべてプロセス内で表示されます。管理センターでは Smartsheet の通知や更新は反映されません。
ステップ 2: 管理者がリクエストを管理する
ライセンス リクエストを管理するには、設定したプロセスに従います。
バナー
次のいずれかの場合にバナーが表示されます。
- 暫定メンバーのライセンスを持っていた内部ユーザーが、閲覧者ライセンスにダウングレードされた
- 内部ユーザーが暫定メンバーのライセンスを使用していて、請求サイクルの終了時に自動的に閲覧者ライセンスにダウングレードされる
ユーザーは任意のバナーで X を選択して、すべてのバナーを小さいバージョンに変更できます。有償ライセンスをリクエストするためのリンクは、ツールチップで引き続き利用可能です。
次のステップ
ライセンス リクエストの設定をカスタム URL に変更するには、以下の手順に従います。
- プロセスとカスタム URL を作成します。
- 詳しくは、「ライセンス リクエストの設定を変更する」のヘルプ記事の手順に従ってください。