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Smartsheet のプランレベル webhook とユーザー API を使用することで、ユーザー タイプ (ライセンス) リクエスト管理の自動化プロセスを開発し、組織のニーズに合わせることが可能になります。このプロセスの一環として、ServiceNow などの情報技術サービス管理 (ITSM) システムを組み込み、ユーザー タイプのリクエストと承認フローを管理することができます。
このアプローチは次の利点を目的としています。
- ユーザー タイプ (ライセンス) 管理の合理化
- 管理負担の軽減
- コスト割り当ての改善
その核となるのが、Smartsheet 環境を組織の社内システムに直接統合するという、プログラムによるアプローチです。主要な構成要素は次のとおりです。
- Smartsheet プランレベル webhook: Smartsheet から開始されるイベント駆動型のリアルタイム通知を受信できるように登録します。たとえば、ユーザーが暫定メンバーの状態になると、イベントを処理してリクエストを社内システムに転送するために実装しているサービス エンドポイントに対し、セキュリティで保護されたメッセージが Smartsheet から自動的に送信されます。
- Smartsheet ユーザー API: 社内システムはこれらの API を使用して、ユーザーのユーザー タイプ/ライセンスに関する指示を Smartsheet に伝達します。ユーザーのユーザー タイプ ステータスの決定に関する組織のビジネス ロジックに基づいて、システムは自動的にこれらの API エンドポイントを活用し、Smartsheet における当該ユーザーのユーザー タイプを更新することができます。また、API を使用することでユーザーやプランのデータをプログラムによって収集できるため、Smartsheet 管理センターで利用可能な情報を補完する高度なインサイトが得られます。
仕組み: プロセスの簡素化
次の図とノードの説明は、統合システムがユーザー タイプ イベントを受け取り、基準に基づいて ITSM フローをトリガーし、ユーザーのユーザー タイプを処理 (アップグレードまたはダウングレード) する過程を示すものです。
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以下の番号付きの各項目は、上のフロー図における各ノードのアクションの説明です。
- 登録しているシステム (ITSM など) に Smartsheet から通知が届く: 構成した Smartsheet Webhook により、非メンバー ユーザーのユーザー タイプの更新 (暫定メンバーへのアップグレード) を記述したイベント ペイロードが HTTPS POST エンドポイントに送信されます。
- ITSM システムがペイロードから重要な情報を抽出し、ライセンス承認プロセスに転送する。この情報には、ユーザー ID、メール アドレス、新しいユーザー タイプのステータスなどが含まれます。
- ITSM がユーザー プランのメンバーシップを承認するか拒否するかを決定し、Smartsheet の API を使用してアクションを実行する。
- 承認された場合: ITSM は Smartsheet Upgrade User API を呼び出し、当該ユーザーのユーザー タイプを暫定メンバーからメンバーに変更します。
- 拒否された場合: ITSM は Smartsheet Downgrade User API を呼び出し、当該ユーザーのユーザー タイプを閲覧者 (外部ユーザーの場合はゲスト) に変更します。それにより、不要なユーザー タイプに対する支払いの必要がなくなります。
- Smartsheet システム管理者が結果をレビューする: 更新されたユーザー タイプのステータスは、Smartsheet の [True-up (トゥルーアップ) の管理] ページに表示されます。システム管理者はこのページで、自動化されたプロセスの結果をレビューおよび検証します。
組織にとっての主なメリット
このソリューションを構成して実装することで、組織は次のような大きなメリットを実現できます。
- 承認の自動化と委任: 手動によるユーザー タイプ (ライセンス) のレビューと承認ステップを排除し、日常的なリクエストをシステムで自動的に処理できるようにします。
- プランおよびユーザー データの収集の強化: ユーザーおよびプランの詳細なデータをプログラムによって収集し、サブスクリプション (ライセンス付与) やユーザー管理について情報に基づく効率的な意思決定を行えるように支援します。ユーザーがメンバーになっているプランのリスト、ユーザーのユーザー タイプ、ユーザー タイプが最後に変更された日時、ユーザーが内部ユーザーであるか、あるいはプランのドメインに属しているかなどの情報にアクセスできます。
- 管理に要する作業量の削減: これにより、特にピーク時の True-up (トゥルーアップ) 期間中、システム管理者は手動によるアクセス リクエストの処理やコストの割り当てなど、時間のかかるタスクから解放されます。
- 拡張性の向上: 自動化により、組織の成長に合わせて Smartsheet のユーザー サブスクリプション モデルを管理および拡張するのが容易になります。
- 正確なコスト割り当て: ITSM ツールを Smartsheet の webhook および API と統合することで、組織は重要な部門データやコスト センター データを自動的に収集できるため、Smartsheet のユーザー タイプ (ライセンス) コストをより正確に追跡し、割り当てることができるようになります。
- リアルタイムの効率性: ユーザー タイプの変更に関する通知を即座に受け取ることができるため、より迅速で応答性の高いユーザー アクセス管理が可能になります。
- シームレスな統合: Smartsheet の webhook とユーザー管理 API は業界標準に準拠しており、ServiceNow をはじめとする既存の IT ワークフローやシステムと簡単に統合できるため、一貫性のある業務プロセスがさらに加速します。
- セキュリティの強化: 定義済みの基準と社内の承認に基づき、ユーザー権限の付与または取り消しプロセスを自動化することで、アクセスを効果的に制御します。
この統合アプローチにより、Smartsheet のユーザー タイプをより効率的に管理できるため、ユーザー サブスクリプション モデルの拡張性が高まり、企業レベルの展開が可能になります。
技術的構成の詳細な手順については、「Automate user seat type management (ユーザー タイプ管理の自動化)」開発者ガイドをご覧ください。