フォームで情報を収集した後、収集した情報を管理し、主要な利害関係者に提示するための選択肢がいくつかあります。
USM Content
フォームを使用して、非構造化データ収集を構造化された洞察に変えます。Smartsheetでフォームを作成すると、回答は接続されたシートに直接フィードされます。シート上で受信データを整理し、アラートや更新をトリガーし、フォームの提出に基づいてワークフローを合理化するために、データを配置、編集、オートメーションを設定できます。
自動化されたワークフロー
自動化されたワークフローは、手動の反復タスクを柔軟な自動化されたワークフローに置き換えることができます。テンプレートから開始することも、トリガーやシートの変更に基づいてカスタムワークフローを設定することもできます。自動化を使用してチームにアラートを送信し、今後の締切についてのリマインダーを設定し、リクエストの更新または承認を行い、行を移動させたり、タスクを割り当てたりします。
自動化されたワークフローの設定方法について詳しく学ぶ自動化されたワークフローの設定方法。
例: フォームの提出後に不足している情報を求める
フォームを設定して、提出者のメールアドレスを収集する方法を考えます。これは、連絡先列の連絡先としてのメール検証を介して、または作成者システム列を追加し、提出者にフォームを完了するためにログインを要求することによって行います。
列が空白の場合や追加情報が必要な場合、その連絡先にメールを送信する自動化を設定します。
Dynamic View
ダイナミックビューを使用すると、全体のシートを公開することなく、重要なデータを共有できます。他の人が特定の詳細を表示および編集できるようにし、残りの情報はプライベートに保ちます。ベンダー、社内外の混成チーム、または組織全体で、互いに知られることなく重要なビジネスプロセスを管理します。
使用を開始する方法について詳しく学ぶダイナミックビュー。
使用例:
- 複雑なワークフローを簡素化します。 各人のビューを調整して、関連する情報のみを表示し、プロセスの実行状態を可視化します。
- サードパーティのベンダーを管理します。外部のパートナーと協力しながら、ベンダーのデータの機密性とプライバシーを維持します。
- リクエスト管理をサポートします。 フォームを使用して、組み込みのフィルターと必須フィールドを使ってリクエストを収集、追跡、管理します。
ダイナミックビューを使用して、インテークシートの簡素化されたフィルター付きビューを共有します。これにより、ユーザーは提出したデータを編集したり、リクエストの可視性を提供したりできます。
レポート
フォーム送信シートをデータソースとして使用して、行レポートを作成します。レポートから直接作業し、シートをデータリポジトリとして扱います。レポートを使用して、必要な列のみを表示し、簡単にグループ化、集計し、ソートフォーム送信を行い、新しい行が自動的に正しい順序で表示されるようにします。
ダッシュボード
フォームの回答をダッシュボードでリアルタイムのインサイトに変換します。フォームを埋め込み、ライブデータを視覚化し、主要な指標を追跡します。ダッシュボードを作成することで、トレンドを特定し、チーム間の可視性を高めることができます。
ダッシュボードの設定と共有方法について詳しく学ぶことができます。
同じフォームへの異なるリンクを持つダッシュボードを作成することもできます。各リンクには、フォーム内の条件付きロジックを制御するクエリ文字列があります。このようにして、すべて中央で処理される異なるタイプのリクエストのためのクイックリンクを作成できます。