タイムライン ビューでは、日付ベースの業務が水平方向のタイムラインに表示されます。タイムライン ビューを使用して、プロジェクトのロードマップを作成したり、タスク、作業、ポートフォリオの計画、追跡、管理を行ったりすることができます。
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アイテムの詳細を編集する
アイテムの詳細パネルを開く方法は 2 つあります。
アイテムのオプション メニューを選択する
に進み、 [アイテムの詳細を開く]を選択します。アイテムをダブルクリックします。
シート上に表示されているすべての列をスクロールし、必要に応じてフィールドを編集します。添付ファイルやコメントを管理することもできます。
タイムスケールのコントロール
特定の時間ウィンドウに 5,000 個を超えるアイテムがある場合、タイムラインはレンダリングされません。タイムライン内のアイテムの数を減らすには、[日]タイムスケールを使用して拡大します。
タイムスケールをカスタマイズすることで、プロジェクトと最も関連性が高い期間に焦点を当てることができます。タイムラインを変更して以下のように表示できます。
- 日単位
- 週単位
- 月単位
- 四半期単位
- 年単位
ツールバーにあるタイムスケールのドロップダウンを使用します。また、ツールバーのコントロールを使用して拡大または縮小したり、[今日] アイコン
を選択して今日の日付にジャンプしたりすることができます。
ガント ビュー プロジェクト設定で会計年度の開始日または曜日の開始日を設定すると、タイムラインに設定が反映されます。
タイムライン上のアイテムをグループ化する
タイムライン ビューでアイテムをグループ化することで、担当者、チーム、ステータス、地域、部門などのカテゴリ別にタスクを水平のレーンに整理できます。タイムライン ビューは、以下に基づく最大 2 つのレベルのグループ化をサポートします。
- ドロップダウン リスト (単一選択)
- 連絡先リスト (単一選択)
- 記号列
- チェックボックス
- 日付
- 文字列/数値
1 つまたは 2 つのレベルにグループ化を適用すると、最初の 5,000 レーンのみが表示されます。
グループ化を行う際に、ドロップダウン値または連絡先をレーンとして表示するには、その値または連絡先を列のプロパティに追加する必要があります。
既定では、タイムライン ビューでシートを初めて開くと、グループ化が表示されます。調整または削除するには
- ツールバーから [グループ化の基準] を選択します。
- ドロップダウン メニューから、グループ化の基準にする列を選択します。
- 必要に応じて[Remove (削除)]を選択します。
グループ化はユーザーごとに行われます。Smartsheet では、各ユーザーとタイムラインに適用されているグループ化が保存されます。
グループ化を適用する際には、 [グループ化の基準] メニューでオプションを切り替えて、未分類レーンの表示と非表示を切り替えることができます。この設定は、ユーザーごとおよびタイムラインごとに保存されます。
サマリー レーン
サマリー レーンを使用して、各スイムレーンの子行フィールドを要約することができます。サマリー レーンを使用すると、プロジェクトの総時間を表示できるため、シナリオやプロジェクト計画を表示できます。
[グループ化の基準] メニューでサマリー レーンのオン/オフを切り替えることができるのは管理者のみです。管理者がサマリーを設定すると、他のユーザーに対してサマリーが変更されることはありません。
サマリー レーンを追加するには、ツールバーの [グループ化の基準]に移動し、 [レーン サマリーを表示]をオンにします。アクティブ化すると、タイムラインにレーンが表示され、フェーズ内のすべての子の最も早い日付と最も遅い日付が表示されます。
シート内の個々のレーンを展開または折りたたんで、カスタマイズされたビューを作成できます。
アイテム階層
アイテムのタイトルの横にあるドロップダウン矢印は、そのアイテムに同じグループ レーンのサブアイテムがあるかどうかを示します。タイムライン ビューでは、親アイテムが子アイテムの上に表示されます。
親アイテムの下に子アイテムを表示するには、親アイテムのドロップダウン矢印を選択します。アイテム オプション メニュー
で、[すべて展開] または [すべてを折りたたむ] を使用して、すべての階層関係を表示または非表示にできます。
タイムラインに直接子行を追加するには:
- アイテムにマウス オーバーして、アイテムのオプション メニューを開く
。
- [子アイテムを追加] を選択します。
タイムライン ビューでは、ユーザー、タイムライン、シートごとの展開/折りたたみの状態が保持されます。
データをフィルタリングする
フィルターを使用して、必要に応じてシートの情報を表示または非表示にします。タイムライン ビューでは、保存されたフィルターの使用、一時的なフィルターの追加、フィルターの新規作成、既存のフィルターの編集ができます。タイムライン ビューでのフィルターの活用についての詳細をご確認ください。
新しいフィルターを作成する
新しいフィルターを作成するには、以下の手順に従います。
- ツールバーの [フィルター] を選択します。
- [+ フィルターの追加] を選択します。
- フィルター条件を選択します。
- 列または行に基づいてフィルタリングできます。
- 列にはさまざまなオプションを使用できます ( [次のいずれかの値] 、 [≠次のいずれかの値] 、 [＝空白] などです。
- [保存] を選択します。
- フィルターに名前を付けます。
- ドロップダウン メニューで、フィルターを非公開のままにするか、シートの共同作業者と共有するかを決定します。
- 必要に応じて、フィルター条件を編集または追加します。
- オプションとして、必要に応じて親行を表示するよう選択することもできます。
- [保存] を選択します。
タイムライン ビューの添付ファイル/リンク
アイテムにファイルを添付する
特定のアイテムにファイルを添付するには、以下の手順に従います。
- アイテムにカーソルを合わせ、添付アイコンを選択するか、[オプション]メニューからパネルにアクセスします。
。
- 添付ファイルパネルで[+ 追加]を選択します。
- 必要に応じてファイルをアップロードするか、URL を添付します。
添付ファイルパネルでは、アイテムのその他の添付ファイルを表示または編集することもできます。
シート上のすべての添付ファイル/リンクを表示する
すべての添付ファイル/リンクを表示するには、以下の手順に従います。
- ツールバーの添付ファイルアイコンを選択します。
。 - ドロップダウン メニューを使用して、[すべてのアイテム] を選択します。
添付ファイル/リンクを編集する
特定のアイテムまたはシートのすべての添付ファイル/リンクのリストで、添付ファイル/リンクに対してさまざまな編集を行うことができます。
- 添付ファイル/リンク オプション メニュー
を選択します。
- 必要に応じて添付ファイル/リンクを編集します。
- 添付ファイル/リンクを開きます。
- ファイルをダウンロードします。
- 説明を編集します。
- 添付ファイルの名前を変更します。
- 新しいバージョンをアップロードします。
- 添付ファイル/リンクのバージョン履歴を表示します。
- 添付ファイル/リンクを削除します。
アクティビティ ログを表示する
アクティビティ ログアイコンを選択
ツールバーに移動して、アクティビティ ログを開きます。
タイムラインを共有する
タイムラインを共有することで、共同作業者に情報を共有し、連携を図ることができます。タイムライン ビューを共有するには、以下の手順に従います。
- シート内で、右上の [共有] を選択します。
- 必要に応じて、ユーザーまたはグループを挿入します。
- [既定のビュー] の横にある [編集] を選択します。
- [フィルター] のドロップダウンで、必要に応じてフィルターを追加します。
- ビューのドロップダウンで、[タイムライン ビュー] を選択します。
- [保存] を選択します。
- [共有] または [リンクのコピー] を選択します。
特定のアイテムへのリンクをユーザーに送信することもできます。アイテムにカーソルを合わせ、アイテム オプション メニュー
で、[アイテムのリンクをコピー] を選択して、ダイレクト リンクを共有します。
コメントを使用して共同作業を行う
コメント内の添付ファイル/リンクを表示または追加するには、グリッド ビューに切り替えます。
会話パネルでフィルター アイコン
を使用すると、未読のコメントのみを表示できます。
未読のコメントがある場合、会話アイコンが青になります。
特定のアイテムのコメントを表示して返信する
所有者、管理者、編集者、またはコメント者の権限を持つユーザーは、コメントの投稿と返信ができます。
アイテムの会話パネルを開くには、以下の手順に従います。
- アイテムにマウス カーソルを合わせて、会話アイコン
を選択します。 またはオプション メニューからパネルにアクセスする
. - コメントを入力します。ほかの共同作業者に通知するには、@メンションを使用します。
-
を選択してコメントを送信します。
アイテムのコメントに返信したり、既存のコメントの下にある [返信] を選択して特定のコメント スレッドに返信することができます。
シート全体のコメントを表示する
シート上のすべてのコメントを表示するには:
- ツールバーからコメントアイコンを選択
。
- ドロップダウン メニューで、[すべてのアイテム] を選択します。
コメントを編集する
コメント オプション メニュー
を開きます。ここで、コメントの編集、コメントの削除、スレッドの通知の設定を行えます。
他のユーザーと共同作業を行う
ほかのユーザーが行った変更は、リアルタイムに更新されます。
右上には、シートを表示または編集している他の共同作業者のアバターが表示されます。アカウント写真にカーソルを合わせると、連絡先情報が表示されます。
テーブル ビュー、ボード ビュー、タイムライン ビューでシートを表示している共同作業者は、使用しているビューに関係なく、他の全員を見ることができます。グリッド ビュー、カード ビュー、カレンダー ビュー、またはガント ビューでシートを表示しているユーザーには、テーブル ビュー、ボード ビュー、タイムライン ビューでシートを表示している共同作業者は表示されません。
ダッシュボードのタイムライン ウィジェット
ダッシュボードにタイムライン ウィジェットを追加して、シートまたはレポートのタスク、マイルストーン、プロジェクト フェーズを表示できます。
シートまたはレポートには、少なくとも 1 つの日付列が必要です。日付列に列の数式を使用することはできません。
ウィジェットを使用すると、次のことができます。
- データのフィルタリングとグループ化： 既存の共有フィルターとグループ化の設定をシートから適用して、タイムライン データの表示方法をカスタマイズします。
- タイムスケールの調整: さまざまなタイムスケール (日、週、月、四半期、年) を切り替えて、プロジェクトの大まかな概要や詳細を表示します。
- マウスで詳細を表示: 個々のタスクやマイルストーンにカーソルを合わせると、関連情報を含む詳細なポップアップが表示され、その詳細を把握できます。
- 階層を移動する: タイムラインの階層を展開したり折りたたんだりして、プロジェクトのサブタスクやコンポーネントを表示することができます。
ダッシュボードでタイムライン ウィジェットを作成する方法については、こちらをご覧ください。
