アーカイブシート

アーカイブシートは、データを効果的に管理および保存するために不可欠です。整理されたワークスペースは次のことに役立ちます。

• 完了したデータや過去のデータを分けることで、アクティブなシートをクリーンな状態に保ちます。
• 現在のプロジェクトのパフォーマンスを維持します。
• 将来の分析、監査、またはコンプライアンスに必要になる可能性のある貴重な履歴記録を保存します。

アーカイブシートの作成方法

シートを作成する前に、手動か自動かを問わず、転送方法を決めてください。さらに、シート内にフィルターとビューを設定してデータを整理し、必要に応じて情報を簡単に検索および取得できるようにすることを検討してください。

Smartsheet のアーカイブプロセスを自動化するには、次の手順に従ってください。

1。アーカイブシートを設定する

• ワークスペースに移動し、新しいシートを追加します。その方法については、「シートまたはその他の Smartsheet アイテムの作成または名前変更」を参照してください。
• アーカイブシートには、「プロジェクトアーカイブ」や「履歴データ」などの適切な名前を付けてください。
• 一貫性を保つために、アクティブなシートの列と一致する列を設定します。

2。アーカイブ基準を定義する。

• 完了したタスクやプロジェクトの終了日など、データアーカイブのトリガーとなる条件を特定します。
• アクティブなシートに、タスクのステータスまたは完了を追跡する列 (チェックボックスまたはドロップダウン) があることを確認してください。

3。自動化ワークフローの作成

1. アクティブなシートで、[オートメーション] > [最初から作成] に移動します。
2. 自動化のトリガーを選択します。これにより、ワークフローがいつ実行されるかが決まります。
3. 条件を追加して、ステータスが「完了」の行のみをアーカイブするなど、アーカイブ条件に基づいて行をフィルタリングします。
4. [行を移動] または [行をコピー] のアクションを選択し、保存先としてアーカイブシートを選択します。

詳しくは、「ワークフローによるプロセスの自動化」の記事をご覧ください。

4。データ転送の設定

• データの不一致を防ぐために、アーカイブシートの列がアクティブなシートの列と揃っていることを確認してください。
• 転送されたデータが元のデータと一致し、整合性が維持されていることを確認してください。

5。スケジュールを設定

• 月ごとや四半期ごとなど、定期的なアーカイブスケジュールを設定します。これにより、ワークスペースが整理され、最新の状態に保たれます。
• テストを実施して、自動化が正しく機能し、データが適切にアーカイブされていることを確認します。

これらの手順に従うことで、データアーカイブへの体系的かつ自動化されたアプローチを確立し、全体的なデータ管理手法を強化できます。