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プロジェクト受け入れプロセスとは何か
企業はプロジェクト受け入れプロセスを使用して、プロジェクトリクエストを整理し、提出およびレビューのための構造を提供します。
プロジェクト受け入れプロセスの目標は、組織全体の戦略的価値を向上させることです。標準化されたプロジェクトリクエストの提出またはレビュー方法がない企業を想像してみてください。チームメンバーは、メール、社内チャットルーム、または口頭でリクエストを提出するかもしれません。このシナリオでは、企業のリーダーは必然的にいくつかのリクエストを無視したり、失ったりします。これらのプロジェクトリクエストをレビューする際、プロジェクトの緊急性、実現可能性、または組織全体の戦略との整合性を判断するための明確な指標がありません。
機能的なプロジェクト受け入れプロセスがあると、誰がリクエストを提出するのか、どこに提出するのか、どの情報を含めるべきかが全員に理解されます。さらに、提案を誰がレビューするのか、いつどのようにレビューするのか、最終承認を誰が行うのかが明確です。
プロジェクト受け入れプロセスの作成方法
プロジェクト受け入れプロセスの三つのフェーズは、発見、評価、計画です。プロジェクト受け入れプロセスを段階的に作成します。誰がプロジェクトを承認する必要があるかを考えてください。また、プロジェクト関連の情報があなたの会社にとってどのように関連しているかを考慮してください。
既存のプロジェクト受け入れプロセスに従うか、ワークフローダイアグラムでプロセスをマッピングします。プロジェクトリクエストプロセスを設計する際は、プロジェクトをレビューする必要がある各チームまたは個人を特定します。
異なるタイプのリクエストに対して異なるプロセスを作成することを検討してください。例えば、内部プロジェクトリクエストは、クライアントの外部プロジェクトリクエストとは異なる形になります。別のオプションは、異なる予算や労力の閾値を持つプロジェクトのためにさまざまなプロセスを設定することです。受け入れプロセスは、迅速または安価なプロジェクトには少ない承認を必要とする場合がありますが、高価または長期的なプロジェクトには追加の承認ステップが必要です。
プロジェクトの受け入れプロセス
プロジェクトの受け入れプロセスは、アイデアから始まり、プロジェクト計画で終わります。ほとんどの受け入れプロセスは、概念の開発、承認の取得、プロジェクトの計画という基本的なステップをカバーしています。これらのステップを組織のニーズに合わせて修正してください。
受け入れプロセスは組織によって異なりますが、従うべき基本的なステップは次のとおりです：
1. プロジェクトアイデア
プロジェクトオーナー（ビジネスオーナーまたはイニシエーターとも呼ばれる）は、プロジェクトのアイデアを持ち、リクエストを提出する責任者にアプローチします。
2. アイデアの開発
プロジェクトオーナーは、リクエスターと協力してアイデアを発展させ、ビジネスケースを作成します。このプロジェクトは、どのように時間を節約し、価値を追加し、リスクを軽減しますか？複数のチームメンバーからフィードバックを集めます。
3. 受け入れフォーム
チームが予備調査を実施した後、リクエスターは標準化されたプロジェクト受け入れフォームを完成させ、レビューのために提出する必要があります。リクエストが緊急の場合、フォームにはステータスといつまでに応答が必要かを示す必要があります。
4. 最初のレビュー
最初のレビューチーム（通常はPMO）は、高レベルの実現可能性のためにリクエストをレビューします。情報が不足している場合や問題がある場合、彼らはフォームをリクエスターに返送して修正を求めるか、提案を完全に却下することがあります。彼らが承認すれば、プロジェクトは第二のチームにレビューのために提出されます。
5. 第二のレビュー
最初のチームが承認した後、第二のチームがプロジェクトをレビューします。これはプロジェクトのリソース関連の実現可能性を考慮するリソースマネージャーまたはサービスオーナーかもしれません。彼らは、調整を行うためにビジネスオーナーにフォームを返すか、提案を拒否するか、または承認して追加のチームにレビューのために提出することができます。
6. 追加レビュー
プロジェクトをレビューする必要があるチームの数は、組織によって異なります。通常、最終レビューは運営委員会または副社長、最高財務責任者、または他の高レベルの幹部と行われます。この委員会または個人は、提案がより大きな組織の目標にどのように整合しているかをレビューします。彼らは、調整を行うためにビジネスオーナーにフォームを返すか、提案を拒否するか、または最終承認を提供することができます。
7. 優先度レベルの割り当て
プロジェクト提案がすべての必要な承認を受けると、PMOに戻ります。PMOはプロジェクトに優先度レベル、ユニークな識別番号、およびプロジェクトリーダーを割り当てます。
8. プロジェクト計画
プロジェクトリーダーはプロジェクト計画を作成し、承認のためにPMOに提出します。
9. プロジェクトの実行
プロジェクト計画が承認されると、プロジェクトの実行が始まります。