コレクションを使用すると、共同作業者にワークスペース全体へのアクセス権を付与することなく、Smartsheet アイテムや外部アイテムを集めたグループを共有できます。
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コレクションとは？
コレクションとは、Smartsheet のアイテムや外部コンテンツをワークスペース上でグループ化したものです。共同作業者に関連のある特定のコンテンツのみ共有でき、アクセス権限のきめ細やかな管理が実現します。Smartsheet のアイテム (シート、レポート、ダッシュボードなど) や外部リンク (Google ドキュメント、PowerBI など) を 1 か所に集約して、チームの共同作業を合理化する集中ビューとして機能します。
ワークスペースをコピーすると、新しいコピーには自動的にそのすべてのコレクションが含まれます。
コレクションの使用場面
コレクションを使用して、グループ化したコンテンツ (Smartsheet のアイテムや外部アイテムへのリンクなど) を特定の共同作業者と共有し、単一のビューで作業を合理化することができます。
コレクションの特徴
- 柔軟かつきめ細かなアクセス制御。共同作業者には、ソリューションの一部または選択したアイテムへのアクセスのみが提供されます。
- カスタマイズされた体験。 チームに、作業内容に集中できるビューを提供します。異なるワークスペースの Smartsheet アイテムを組み合わせたり、外部コンテンツを追加してリソースを補完したりできます。
- 複数の管理者を指定可能。 コレクションには複数の管理者を割り当てることができます。すべての管理者がコレクションの共有、編集、削除を行えます。
コレクションに追加できるコンテンツ
コレクションに追加した Smartsheet アイテムは、どのワークスペースでも使用できます。
追加できる Smartsheet アイテム:
- シート
- レポート
- ダッシュボード
- Dynamic View
- フォーム
Smartsheet アイテムでは、特定のビューやフィルターを既定として設定することで、他のユーザーに注目してもらいたい内容をさらにカスタマイズできます。
追加できる Smartsheet 以外のコンテンツ:
- Google ドライブ
- Miro
- SharePoint
- Vimeo
- その他の外部 URL
コレクションへのアクセス方法
コレクションにアクセスしたり、新しいコレクションを作成したりするには、ワークスペース パネルを使用するか、[ワークスペース] タブ (ホーム画面) にアクセスします。
お気に入りからアクセスする場合
コレクションをお気に入りに登録すると、お目当てのコレクションにすばやくアクセスできるようになります。コレクションをお気に入りとしてマークすると、左のナビゲーション バーの [お気に入り] セクションか、[ホーム] の [お気に入り] タブから開くことができます。
コレクションをお気に入りに追加する方法は 2 つあります。
- ワークスペース パネルから:コレクションが保存されているワークスペースを開き、コレクション名の右側にある 3 点リーダー メニューを使用して、[お気に入りに追加] を選択します。
- コレクション パネルから： ワークスペースを開いて目的のコレクションにアクセスし、パネルの上部にある星アイコンを選択します。
コレクションが [お気に入り] にある場合は、アイコンの上に星が表示されます。
[最近] セクションからアクセスする場合
左側のナビゲーション バーの [最近]
から最近表示したアイテムを選択すると、親コレクションに戻ります。またホーム画面の [最近] タブからコレクションにアクセスすることも可能です。