組織では、コンプライアンスに準拠した承認プロセス (SOX コンプライアンスなど) を証明するために、承認記録の監査が必要となる場合があります。
各時間エントリの現在の承認状態のみを示すレポートとは異なり、承認監査ログは、すべての変更イベント (提出、却下、承認など) と、関連する却下または承認のコメント、日付、変更を行うユーザーを記録します。このログは、SOX 監査などのコンプライアンス関連プロセスに役立ちます。
Resource Management は毎月初めに、前月の監査ログを含む CSV ファイルを生成します。以前の月のログはいつでもダウンロードできます。
現在の月の監査ログは翌月まで生成できません。
承認監査ログのダウンロード
監査ログへのアクセス
- アカウント設定で、承認ワークフローまで下にスクロールし、[監査ログにアクセス] をクリックします。
- 新しいウィンドウで、監査する時間と経費のエントリの月と年 (それらの時間や経費が記録された月) を選択します。
- 監査ログが処理され、利用可能になると、ダウンロード用リンクが最近のリクエストのリストに表示されます。ファイルへのリンクはリクエストしたユーザーの電子メールにも送信されます。
- 監査ログ ファイルにアクセスするには [ダウンロード] を選択します。
期間は、時間エントリが提出または承認された日付ではなく、記録された日付に適用されますエントリが提出された月よりずっと後になってから時間と経費が承認または却下される可能性があるため、特定の月の監査ログ ファイルがダウンロードする時期によって一致しない可能性があります。ログのダウンロード後にエントリが承認される場合もあるためです。監査を実施する際は、最新の変更を反映するために、新しい監査ログをリクエストしてダウンロードすることをお勧めします。
承認監査ログを理解する
承認監査ログには、時間エントリおよび/または経費記録 (追跡対象に応じて異なる) と、それらのエントリの承認ステータスの変更履歴が含まれます。つまり、同じ時間または経費エントリ記録に対して、監査ログに複数の行が含まれる可能性があります (そのエントリの承認ステータスの各変更に対して 1 行) 。
たとえば、ユーザーが承認のために時間エントリを提出したものの却下され、その後変更および再提出し、承認された場合、それらの承認ステータスの変更ごとに行が表示されます (保留中から却下になり、また保留中に戻って最後に承認に変更)。
監査ログには、時間または経費のエントリのさまざまなプロパティと、記録を変更するユーザーを示す複数の列が含まれます。監査ログの各列が何を示すかを以下で説明します。
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列
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説明
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action
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記録の作成または更新を示します。
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approvable_id
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特定の時間または経費エントリの一意の識別子です。
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approvable_date
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時間または経費のエントリの日付です。
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approval_id
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承認記録の一意の識別子です。
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approved_at
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記録が承認された日時です。
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approved_by_email
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エントリを承認したユーザーの電子メール アドレスです。
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approved_by_id
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エントリを承認したユーザーのユーザー ID です。
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approved_by_name
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エントリを承認したユーザーの名前です。
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client_name
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時間または経費のエントリのためのプロジェクトのクライアント
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comment
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承認者が提供した却下または承認メモ (ある場合)
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created_at
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エントリが最初に作成された日時
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current_user_email
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現在の行を生成したアクションを実行したユーザーの電子メール アドレスです。
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current_user_id
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現在の行を生成したアクションを実行したユーザーのユーザー ID です。
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current_user_name
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監査ログの現在の行を生成したアクションを実行したユーザーの名前です。
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expense_item_amount
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経費の合計金額です。
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expense_item_category
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経費エントリに記録されたカテゴリ (存在する場合) です。
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expense_item_notes
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経費に添えられたメモ (存在する場合) です。
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organization_id
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現在の組織の ID です。
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phase_name
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時間または経費エントリのフェーズ (存在する場合) です。
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project_name
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時間または経費エントリに関連するプロジェクト名です。
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status
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その時点での承認ステータスです。
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submitted_at
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エントリが承認のために提出された日時です。
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submitted_by_email
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承認のためにエントリを提出したユーザーの電子メール アドレスです (これは、ユーザーの代わりに時間または経費を提出したマネージャーの電子メール アドレスの場合もあります)。
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submitted_by_id
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承認のためにエントリを提出したユーザーのユーザー ID です (これは、ユーザーの代わりに時間または経費を提出したマネージャーのユーザー ID の場合もあります)。
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submitted_by_name
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承認のためにエントリを提出したユーザーの名前です (これは、ユーザーの代わりに時間または経費を提出したマネージャーの名前の場合もあります)。
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time_entry_category
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時間エントリに記録されたカテゴリ (存在する場合) です。
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time_entry_difference
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入力された時間とスケジュールされた時間の正負の差です。
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time_entry_incurred_hours
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入力された時間の合計です。
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time_entry_notes
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時間エントリに添えられたメモ (存在する場合) です。
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time_entry_scheduled_hours
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時間エントリに関連するスケジュール済みの時間 (存在する場合) です。
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updated_at
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エントリが更新された日時です。
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approvable_user_id
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時間または経費のエントリに関連付けられているユーザー ID です。
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approvable_user_name
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時間または経費のエントリに関連付けられているユーザーの名前です。
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approvable_user_email
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時間または経費のエントリに関連付けられているユーザーの電子メール アドレスです。
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approvable_user_employee_number
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時間または経費のエントリに関連付けられているユーザーの従業員番号です。
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approvable_user_discipline
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時間または経費のエントリに関連付けられているユーザーの部署です。
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approvable_user_role
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時間または経費のエントリに関連付けられているユーザーの役割です。
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assignable_id
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時間または経費エントリに関連するプロジェクトの ID です。
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parent_id
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プロジェクトの ID です (特定のフェーズのための割り当てだった場合)
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