適用対象
- Enterprise
機能
この機能を使用できるユーザー
カスタム メール ドメインを構成するには、エンタープライズ プランのシステム管理者である必要があります。
カスタム メール ドメインのセットアップ
組織/団体のすべてのユーザーが Smartsheet 通知メールの既定の Smartsheet ドメインの代わりに、組織/団体のサブドメインを使用できるようにアカウントをカスタマイズします。
カスタム メール ドメインは、Smartsheet アプリからユーザーがトリガーした次のような電子メールに対して機能します。
- 自動化されたアラート
- 更新リクエスト
- シートの共有
- @メンション
Smartsheet のようこそメールや、パスワードのリセット、お支払い通知メールなどのシステム メールには対応していません。
はじめる前に
プライマリ ドメインとカスタム メール ドメインのパブリック DNS レコードを更新できるか、IT チームまたはドメイン管理者と協力して作業できる必要があります。組織/団体に Smartsheet のアカウントが複数ある場合は、それらのアカウントを個別に構成する必要があります。それらのアカウントは、同じカスタム メール ドメインを共有できます。
送信ドメインは、プライマリ ドメインのサブドメインである必要があります。管理センターのドメイン検証フローを通じて、自分がプライマリ ドメインの所有者であることを検証する必要があります。詳細については、自動プロビジョニングを使用してエンタープライズ アカウントにユーザーを自動的に追加する方法に関する記事をご覧ください。
セットアップに必要なパブリック DNS エントリ
カスタム メール ドメインを使用して自分の組織/団体を代表して電子メールを送信できるようにするには、SPF (Sender Policy Framework)、DKIM (DomainKeys Identified Mail)、DMARC (Domain-Based Message Authentication, Reporting and Conformance) のメール セキュリティ基準を満たすように、次のパブリック DNS (Domain Name System) を設定して Smartsheet アプリのメール サービス プロバイダーである SparkPost に許可を与える必要があります。
必要なパブリック DNS エントリを設定するために、IT チームに協力してもらう必要がある場合があります。
- ドメイン キー (DKIM) レコード - カスタム ドメインで送信される Smartsheet からのすべての電子メールには、メールのヘッダーに暗号化されたデジタル署名が含まれます。受信メール サーバーは、カスタム ドメインの DKIM キーを検索して電子メール メッセージを検証し、それを使用して暗号化された署名を検証します。この電子メール認証メカニズムは、電子メールが正当な送信者から送信されたことを検証することにより、送信者と受信者をなりすましやフィッシングから保護します。
- CNAME レコード - これは、カスタム メール ドメインを Sparkpost ドメインにポイントします。このドメインには、送信者と受信者をなりすましやフィッシングから保護する別の認証メカニズムの SPF レコードが含まれています。SPF レコードは、カスタム ドメインからの電子メールの送信を許可するメール サーバーを定義します。受信メール サーバーは SPF レコードからこれらを検索し、メール送信者の IP アドレスを比較して、その電子メールが承認された送信者メール サーバーから送信されていることを検証します。
- DMARC レコード - これは、電子メールがカスタム メール ドメインからのものであると主張しているにもかかわらず、DKIM や SPF 認証に失敗した場合に、受信メール サーバーが実行するアクションを定義します。認証されていない相手がドメインからのメールに偽装することを防ぐため、そのような電子メールを隔離または拒否するようにポリシーを設定することをお勧めします。
カスタム メール ドメインを使用するようにアカウントを構成する
システム管理者は、管理センターのブランディングとパーソナライズの設定ページにアクセスして、組織のカスタム メール ドメインを構成できます。
セットアップ ウィザードで、次のような手順が示されます。
- アカウントに検証済みのプライマリ ドメインがあることを確認します。ない場合は、ドメインの検証ページに移動して、プライマリ ドメインを追加して検証します。
- セットアップに使用するカスタム メール ドメイン名を選択します。
- セットアップ ウィザードにより、カスタム メール ドメイン用に作成する必要のあるパブリック DNS レコードが表示されます。組織のパブリック DNS を変更するためのアクセス権限がない場合は、この情報を IT チームまたはドメイン管理者に伝えて設定してもらう必要があります。
- カスタム メール ドメインのパブリック DNS レコードが作成されたら、管理センターで確認手順を完了します。
- カスタム ドメインの検証が正常に完了すると、組織でこの機能が有効になります。組織のすべてのユーザーに、カスタム メール ドメインから送信された Smartsheet からの電子メールが表示されるようになります。
10 日間のウォームアップ期間があり、電子メールは smartsheet.com から新しい送信ドメインに徐々に切り替えられていきます。
組織内のユーザーは、共有、シートの送信、自動化されたワークフローなどの通知を作成する際に、別のアクションを行う必要はありません。カスタム メール ドメインのパブリック DNS セットアップが完了すると、この機能が有効になり、既存の通知や新規の通知で送信者アドレスにカスタム メール ドメインが使用されるようになります。
パブリック DNS レコードが作成されてから変更がインターネット全体に反映されるまでに、最大 72 時間かかる場合があります。この間、セットアップ ウィザードからのパブリック DNS 検証は失敗するため、パブリック DNS が正しくセットアップされていることを確認し、時間をおいて再試行する必要があります。
よくある質問
カスタム メール ドメインを設定しましたが、Smartsheet アプリによって生成されたメールを受信できなくなりました。どうすれば解決できますか？
Smartsheet では、この機能にご登録いただくお客様ごとに、新規の送信ドメインを作成します。多くのメールボックス プロバイダーやスパム フィルターは、送信レピュテーションのない新しい送信ドメインを慎重に扱います。そのため、遅延が生じたり、電子メールが断続的にブロックされたりする場合があります。
電子メールを問題なく受信できるよう、新しい送信ドメインを信頼できる送信者としてスパム フィルター ルールに追加してください。 また、外部の受信者にも同じ対策を行うよう依頼してください。 さらに、カスタム ドメインをメール プロバイダーの許可リストに追加してください。
Smartsheet では、配信に対する影響を軽減するため、ウォームアップ スケジュールを使用して、電子メールを smartsheet.com ドメインから新しいメール ドメインへと徐々に切り替えています。
メール ドメインをプライマリ ドメインにすることはできますか？サブドメイン名を選ぶことはできますか？
カスタム メール ドメインはサブドメインでなければなりません。セキュリティ上の理由から、お客様のプライマリ ドメインに代わって Smartsheet が電子メールを送信することはできません。
自分のカスタム メール ドメインから送信された電子メールに誰かが返信した場合、そのメッセージはどこに届きますか？
受信者が Smartsheet からの電子メールに返信する場合、受信者のほとんどが、返信先アドレス、つまり、メール作成者のメール アドレスに返信します。Smartsheet からの電子メールに返信先アドレスが存在しないケースでは、メッセージはカスタム ドメインに返信され、Smartsheet のメール サービス プロバイダーである SparkPost に転送されます。インバウンド メッセージはモニタリングされることなく削除されます。