自動化されたワークフローを表示および管理する

作業プロセスが進んでいくと、自動化されたワークフローの調整、コピー、無効化、削除、登録解除、登録が必要になることがあります。

保存されたワークフローにアクセスするには:

• シートの左上で、[自動化] > [ワークフローの管理] を選択します 

ワークフロー マネージャーの右上隅で、以下の操作を行うことができます。

• 次のステータスでフィルター: すべて、アクティブ、非アクティブ、実行不可能
• 次の基準で並べ替え: 名前、更新日、作成日、最終実行日

ワークフローを更新する

1. シートの左上で、[自動化] > [ワークフローの管理] を選択します。ここには、各ワークフローのステータス、最終実行日、更新日などが表示されます。 
2. ワークフローにマウス カーソルを合わせて、その他アイコンを選択します。
   このメニューから、以下の操作を行うことができます。
   • ワークフローをアクティブ化または非アクティブ化する
   • ワークフローを編集する
   • ワークフローを複製する - ワークフローを別のワークフローのテンプレートとして使用する場合に便利です。
   • ワークフローを削除する - 削除したワークフローは復元できません。ワークフローを削除したいかどうか不明の場合は、非アクティブ化してください。 
   • ワークフローを登録または登録解除する 
   • ワークフロー ID、ワークフロー作成の情報、登録解除者 (該当者がいる場合) など、ワークフローのプロパティを表示する

ワークフローの問題と通知 

ワークフローに問題がある場合、電子メールで通知が届くことがあります。ワークフローで使用される列の 1 つが、関連付けられているシートから削除された場合や、対象となる受信者の中にシートにアクセスできない人がいる場合などです。

電子メールの指示に従って、問題を解決してください。 

ワークフロー通知の登録を解除する

ワークフローの自動化されたアクションの受信をすべて停止するには、ワークフローの登録を解除します。

受信したアラートまたはリクエストのメッセージ下部にある、[Don't want to receive this alert? (このアラートの受け取りを希望しない場合)] というテキストの横の [Unsubscribe (登録解除)] リンクを選択してください。

アラートまたは自動化されたアクションを再度受信する必要がある場合は、ワークフロー メニューにアクセスし、[登録] を選択します。

ワークフローを複製する

ワークフロー メニューから [複製] を選択します。

これでワークフローを編集して、新しいシナリオに対応することができます。承認リクエストは必ず編集してください。そのリクエストを新しいフィールドに保存するか、承認済みまたは却下済みのリクエストに対して新しい値を使用します。これを変更しないと、元のワークフローの承認によって、複製されたワークフローで承認リクエストが実行される可能性があります。また、登録ユーザーのリストを確認し、適切なユーザーすべてに通知が届くようにします。 

ワークフロー プロパティを確認する

以下の詳細を確認するには、[ワークフロー プロパティ] ダイアログを開きます。

• ワークフロー ID: ワークフローに割り当てられた 16 桁の値。Smartsheet サポートとのやり取りに使用できます
• 作成者: ワークフローを作成したユーザー
• ワークフローの登録を解除したユーザー: ワークフローの登録を解除したユーザーの合計数とリスト