Smartsheet for Jira: Jira Cloud プライバシーの重要な変更

ユーザーのプライバシー改善のために、Atlassian は Jira Cloud アプリケーションをアップデートし、ユーザーの識別に使用できる個人データを削除いたします。

2019 年 4 月 29 日、Atlassian は Jira Cloud (および Jira API) からユーザー名ユーザー キーのフィールドを削除し、これらを accountId フィールドに置き換えます。 さらに、ユーザーのプライバシー設定と組み合わせて、メールなどのその他の個人データの可視性を制限します。

Smartsheet for Jira への影響

この取り組みの一環として、Smartsheet は全体的な影響を最小限に抑え、これらの変更が行われた後も Jira コネクタ ワークフローが動作を停止しないようにするソリューションを開発しました。

Smartsheet のマッピングされた列プロパティには、古いデータ、または古くなった値が含まれます。 古いデータは、この変更が行われる4月29日より前の最後の接続セッションから取得されたデータとして定義されます。

コネクタ ワークフローおよびその他のプロセスから影響を受ける列を削除するか、代替フィールドに置き換えることをお勧めします。

影響を受けないようにするためにはどうすればいいですか?

中断を最小限に抑えるために実行できるアクションを次に示します。

Jira ワークフローの使用されていないフィールドを置換する

まず、Jira コネクタ ワークフローから使用されていないフィールドを削除します。必要に応じて、適切なフィールドに置換します。 次に、Smartsheet で影響を受ける列を削除します。 (ワークフローの編集の詳細については、Smartsheet for Jira ヘルプ記事を参照してください。)

使用されていないフィールドを削除する前に代替フィールドを追加して、ワークフローがアクティブなままであることを確認することが重要です。

現在の Jira コネクタ フィールド 推奨の代替フィールド
報告者のユーザー名 報告者の表示名または報告者のメール アドレス
担当者のユーザー名 担当者の表示名または担当者

Smartsheet の関連する列プロパティを削除する

使用されていない [username][userKey] フィールドの代替として使用されるフィールドは、ワークフローで期待どおりに機能させるためには、プライバシー設定の調整が必要になる場合があります。

フィールドを削除する場合、これらのフィールドでマッピングされた Smartsheet のシートの関連する列プロパティを削除します。 (シートの列の削除に関する詳細は、列の削除を参照してください。)

ワークフローのフィルターを更新する

使用されていないフィールドを完全に削除するか、適切なフィールドを追加してから、使用されていないフィールドを削除します。 (詳細については、Jira フィルターを参照してください。)

Jira 管理者にプライバシー設定の更新を依頼する

Jira ユーザーおよび Jira サイト管理者と協力して、メール アドレスなどのその他の個人データの可視性を制限または許可します。 (メール アドレスの可視性制限の詳細については、こちらの Atlassian ヘルプ記事を参照してください。)

Jira 管理者または Jira ユーザーがプロファイルのプライバシー設定を設定してプロファイル情報へのアクセスを制限している場合、同期により Jira コネクタ ワークフローが制限された情報を取得しようとすると、エラーが表示されることがあります。

[担当者] または [報告者のメール アドレス] などのフィールドのデータを Jira コネクタ ワークフローで表示および使用できるようにするには、Atlassian プロファイルのメール アドレス設定を [Anyone (誰でも)] に設定する必要があります。

これらのフィールドで新しいワークフローを作成しないでください

これらのフィールドで作成された新しいワークフローは、Atlassian がそれらを無効化した場合プロセスが混乱する可能性があります。 組織内の他の Smartsheet for Jira ユーザーに、新しいワークフローでこれらのフィールドを使用しないよう依頼してください。

Smartsheet で関連する自動アラートとアクションを変更する

これらの使用されていないフィールドによってトリガーされるか、何らかの形でこれらの使用されていないフィールドに関与する Smartsheet の自動アラートとアクションは、非アクティブにならないように編集する必要があります。 (「自動化されたワークフローで時間の節約と作業の高速化を実現」をご覧ください)。