Workplace Chat by Facebook での Smartsheet アラートとリクエストへの対応

Smartsheet から通知とリクエストを送信し、Workplace Chat by Facebook からリアルタイムに返事をしましょう。 たとえば、Workplaceチャットで同僚とリクエストについて話をしながら、Smartsheet の承認リクエストに対するアクションを起こす、という行動をすべて Workplaceチャット アプリケーション上で実行できます。

はじめに

自動化されたワークフローの受信者になる

Workplace チャットでアラートやリクエストを受信するには、Smartsheet のシートの自動化されたワークフローの受信者として設定されている必要があります。 自動化されたワークフローの作成方法に関する詳細は、「自動化されたワークフローで時間の節約と作業の高速化を実現」をご覧ください。

統合機能のセットアップ

Workplace 管理者は、Smartsheet アラートを受信する前にこの統合機能をインストールする必要があります。 手順は以下のとおりです。

  1. 管理者の資格情報で Workplace にサインインします。
  2. プロファイル アイコンの右にある [Admin Panel (管理者用パネル)] をクリックします。
  3. 左パネルで [Integrations (統合)] を選択します。
  4. Workplace app store で Smartsheet を検索しプラス [+] アイコン > [Install (インストール)] をクリックします

統合が正常にインストールされると、完了を知らせるページが表示されます。

組織/団体内の全員が Smartsheet のチャット ウィンドウで会話を開始することにより、Workplace プロファイルを認証して Smartsheet アラートを受け取るようにできます。 (Workplace チャットで検索すると、Smartsheet はボットとして表示されます)

通知を受け取れるように Workplace アカウントを設定する

Workplace 管理者が上記の手順で統合をインストールした後、[Search chats (チャットを検索)] の検索バーに "Smartsheet" と入力すると Workplace チャットのボットとして Smartsheet を検索できます。

[Search chats (チャットを検索)] にSmartsheet と入力

通知を受け取れるように Workplace アカウントを設定するには

  1. Smartsheet ボットを検索し、選択して会話を開始します。

    ヒント: [Search chats (チャットを検索)] 検索バーに "Smartsheet" と入力し、Smartsheet を検索します。
     
  2. Smartsheet のチャット ウィンドウの下にある [今すぐスタート] ボタンをクリックします。
  3. Smartsheet ボットに認証を求められます。 オプションを選択して、Smartsheet による Workplace へのアクセスを許可または拒否します。
  4. 指示がある場合は、Smartsheet アカウントにサインインして [許可] をクリックします。

    注: Workplace app for iOS を使用している状態で、Workplace アプリから Google の認証情報で Smartsheet にサインインしようとすると、「403 Error」が表示されます。 詳しくは、下のトラブルシューティング セクションをご覧ください。


完了ページが表示されたら、Smartsheet からの更新リクエスト、承認リクエスト、通知、およびリマインダーの受け取り設定の完了です。

注: Workplace チャットの自動化は個人通知設定の一部であるため、ワークフロー ビルダー内に Workplace チャットのオプションはありません。

統合のテスト

統合をテストし、Smartsheet からの自動受信が設定されていることを確認するには

  1. [アカウント] > [個人用の設定] の順にクリックし、左パネルから [通知] を選択します。
  2. [メッセージング アプリ] で、Workplace チャットで受信したい通知タイプのチェックボックスをオンにします。
  3. ビジュアル ワークフローを使用した、プロセスの自動化」の手順に従って、自分自身に更新リクエストを送信するか、リマインダーを作成します。

すぐに Workplace チャットに自動で通知が届きます。

Smartsheet 通知の登録解除

登録を解除するには、チャット作成ツールのメニュー アイコンをクリックし、[Unregister Notifications (通知の登録解除)] を選択します。

Smartsheet 通知の登録解除

通知の受信を再開したい場合は、上の「設定」セクションの手順を実施することで、いつでも受信を再開できます。

Workplaceチャットで Smartsheet を活用するヒント

Smartsheet での作業と Workplaceチャットでの会話を組み合わせ、最大限に活用する方法をいくつかご紹介します。

Workplaceチャットから更新リクエストや承認リクエストを完了する

Workplaceチャット上の Smartsheet チャット ウィンドウから直接、予算のリクエストの承認や、更新リクエストの入力と送信ができます。 [承認用ウィンドウを開く] または [更新用ウィンドウを開く] をクリックし、Workplace チャットから直接リクエストの承認や拒否、または更新リクエストの実行ができます。

[承認用ウィンドウを開く] ボタン
  

Smartsheet の「承認リクエスト」や「更新リクエスト」の作成の詳細をご覧ください。

リマインダーを設定して後でアクションを起こす

後で確認できるように、統合機能に別のリマインダーを送信させることができます。 [Remind me Later (後で通知)] をクリックして、リマインダーの送信時を選択します。

[Remind me Later (後で通知)]

詳細は Smartsheet の「リマインダーの設定」に関する記事をご覧ください。

Workplace モバイルを使用している場合は、 Smartsheet モバイル プッシュ通知をオフにする

Smartsheet モバイル アプリだけでなく Workplace モバイル アプリを頻繁に使用している場合は、各アプリから同じ通知を受け取ることになります。 そこで、Workplace からの通知のみを受け取れるように、Smartsheet プッシュ通知をオフにします。

モバイル プッシュ通知を無効にする手順の詳細は、ヘルプ センターの「個人用の設定の調整」をご覧ください。


統合に関する問題のトラブルシューティング

Workplace for iOS: Google のサインイン オプションをタップして Smartsheet にサインインしようとすると、403 Error が表示される

Workplace for iOS にて [Register Notifications (通知の登録)] または [Authorize (許可)] をタップして Google の認証情報を使用したときに、エラーを出さずにサインインするには、以下を実行します。

  1. iOS 共有 アイコン (下側の角) をタップし、[Safari で開く] を選択します。

    Safari モバイル ブラウザーにて、Smartsheet のサインイン ページが開きます。
     
  2. 下側の Google のサインイン ボタンをタップし、認証プロセスに進みます。

または他の方法にてサインインします。 サインインの方法は他にもさまざまありますが、その一部を以下に紹介します。

  • (Workplace モバイル アプリにて) Smartsheet のメール アドレスとパスワードでサインインする
  • デスクトップ版の Workplace からサインインする
  • Workplace のデスクトップ アプリからサインインする

Workplace for iOS: [View Notification (通知の表示)] をタップしても Smartsheet に移動しない

Smartsheet に移動して通知の詳細を確認するには、以下を実行します。

  1. [View Notification (通知の表示)]をタップします。

    Smartsheet サインインページが表示されます。
     
  2. iOS 共有 アイコン (下側の角) をタップし、[Safari で開く] を選択します。

    Safari モバイル ブラウザーにて、Smartsheet のサインイン ページが開きます。
     
  3. Safari にて、画面上部の [開く] をタップします。

Smartsheet app for iOS が開き、そこで通知の詳細を確認できます。