Workplace Chat by Facebook での Smartsheet アラートの受信と対応

Smartsheet から通知とリクエストを送信し、Workplace Chat by Facebook からリアルタイムに返事をしましょう。 たとえば、Workplaceチャットで同僚とリクエストについて話をしながら、Smartsheet の承認リクエストに対するアクションを起こす、という行動をすべて Workplaceチャット アプリケーション上で実行できます。

はじめに

自動化されたワークフローの受信者になる

Workplaceチャットでアラートやリクエストを受信するには、Smartsheet のシートにて自動化されたワークフローの受信者として設定されている必要があります。自動化されたワークフローの作成方法については、「自動化されたワークフローで時間の節約と作業の高速化を実現」をご覧ください。

統合機能のセットアップ

Workplace 管理者がこの統合をインストールしてはじめて、Smartsheet 通知を受け取れるようになります。手順は以下の通りです。

  1. 管理者の資格情報で Workplace にサインインします。
  2. プロファイル アイコンの右の [Admin Panel (管理者用パネル)] をクリックします。
  3. 左パネルで [Integrations (統合)] を選択します。
  4. Workplace app store で Smartsheet を検索し、プラス アイコン [+] > [Install (インストール)] をクリックします。

統合が正常にインストールされると、完了を知らせるページが表示されます。

組織/団体内のメンバーは全員、Smartsheet のチャット ウィンドウで会話を開始することにより、Workplace プロファイルを認証して Smartsheet アラートを受け取るようにできます (Workplaceチャットで検索すると Smartsheet はボットとして表示されます)。

通知を受け取れるように Workplace アカウントを設定する

Workplace 管理者が上記の手順で統合をインストールした後、[Search chats (チャットを検索)] の検索バーに "Smartsheet" と入力すると Workplaceチャットのボットとして Smartsheet を検索できます。

[Search chats (チャットを検索)] に Smartsheet と入力します。

Smartsheet 通知を受け取れるように Workplace アカウントを設定するには

  1. Smartsheet ボットを検索し、選択して会話を開始します。

    ヒント: [Search chats (チャットを検索)] 検索バーに "Smartsheet" と入力し、Smartsheet を検索します。
     
  2. Smartsheet のチャット ウィンドウの下にある [今すぐスタート] ボタンをクリックします。
  3. Smartsheet ボットに認証を求められます。オプションを選択して、Smartsheet による Workplace へのアクセスを許可または拒否します。
  4. 指示がある場合は、Smartsheet アカウントにサインインして [許可] をクリックします。

    注: Workplace app for iOS を使用している状態で、Workplace アプリから Google の認証情報で Smartsheet にサインインしようとすると、「403 Error」が表示されます。詳しくは、下のトラブルシューティング セクションをご覧ください。


完了ページが表示されたら、Smartsheet からの更新リクエスト、承認リクエスト、通知、およびリマインダーの受け取り設定の完了です。

Smartsheet 通知の登録解除

登録を解除するには、チャット作成ツールのメニュー アイコンをクリックし、[Unregister Notifications (通知の登録解除)] を選択します。

通知の登録が解除されます。

上記の「設定」の手順を行って、いつでも通知を受け取るように再登録することが可能です。

Workplaceチャットで Smartsheet を活用するヒント

Smartsheet での作業と Workplaceチャットでの会話を組み合わせ、最大限に活用する方法をいくつかご紹介します。

Workplaceチャットから更新リクエストや承認リクエストを完了する

Workplaceチャット上の Smartsheet チャット ウィンドウから直接、予算のリクエストの承認や、更新リクエストの入力と送信ができます。[承認用ウィンドウを開く] または [更新用ウィンドウを開く] をクリックし、Workplaceチャットから直接リクエストの承認や拒否、または更新リクエストの実行ができます。 

[承認用ウィンドウを開く] ボタン
  

Smartsheet の「承認リクエスト」や「更新リクエスト」の作成の詳細をご覧ください。

リマインダーを設定して後でアクションを起こす

後で確認できるように、統合機能に別のリマインダーを送信させることができます。 [Remind me Later (後で通知)] をクリックして、リマインダーの送信時を選択します。

[Remind me later (後で通知)]

詳細は Smartsheet の「リマインダーの設定」をご覧ください。

Workplace モバイルを使用している場合は、Smartsheet モバイル プッシュ通知をオフにする

Smartsheet モバイル アプリだけでなく Workplace モバイル アプリを頻繁に使用している場合は、各アプリから同じ通知を受け取ることになります。そこで、Workplace からの通知のみを受け取れるように、Smartsheet プッシュ通知をオフにします。 

モバイル プッシュ通知を無効にする手順の詳細は、ヘルプ センターの「個人用の設定の調整」をご覧ください。


統合に関するトラブルシューティング

Workplace for iOS: Google のサインイン オプションをタップして Smartsheet にサインインしようとすると、403 Error が表示される

Workplace for iOS にて [Register Notifications (通知の登録)] または [Authorize (許可)] をタップして Google の認証情報を使用したときに、エラーを出さずにサインインするには、以下を実行します。 

  1. iOS 共有アイコン (下側の角) をタップし、[Safari で開く] を選択します。

    Safari モバイル ブラウザーにて、Smartsheet のサインイン ページが開きます。
     
  2. 下側の Google をタップし、認証プロセスに進みます。

または他の方法にてサインインします。サインインの方法は他にもさまざまありますが、その一部を以下に紹介します。

  • (Workplace モバイル アプリにて) Smartsheet のメール アドレスとパスワードでサインインする
  • デスクトップ版の Workplace からサインインする
  • Workplace のデスクトップ アプリからサインインする

Workplace for iOS: [View Notification (通知の表示)] をタップしても Smartsheet に移動しない

Smartsheet に移動して通知の詳細を確認するには、以下を実行します。

  1. [View Notification (通知の表示)] をタップします。

    Smartsheet のサインイン ページが開きます。
     
  2. アイコン iOS 共有 (下側の角) をタップし、[Safari で開く] を選択します。

    Safari モバイル ブラウザーにて、Smartsheet のサインイン ページが開きます。
     
  3. Safari にて、画面上部の [開く] をタップします。

Smartsheet app for iOS が開き、そこで通知の詳細を確認できます。

 

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