Smartsheet から通知とリクエストを送信し、Workplace Chat by Facebook からリアルタイムに返事をしましょう。 たとえば、Workplaceチャットで同僚とリクエストについて話をしながら、Smartsheet の承認リクエストに対するアクションを起こす、という行動をすべて Workplaceチャット アプリケーション上で実行できます。
はじめに
自動化されたワークフローの受信者になる
Workplaceチャットでアラートやリクエストを受信するには、Smartsheet のシートにて自動化されたワークフローの受信者として設定されている必要があります。自動化されたワークフローの作成方法については、「自動化されたワークフローで時間の節約と作業の高速化を実現」をご覧ください。
統合機能のセットアップ
Workplace 管理者がこの統合をインストールしてはじめて、Smartsheet 通知を受け取れるようになります。手順は以下の通りです。
- 管理者の資格情報で Workplace にサインインします。
- プロファイル アイコンの右の [Admin Panel (管理者用パネル)] をクリックします。
- 左パネルで [Integrations (統合)] を選択します。
- Workplace app store で Smartsheet を検索し、プラス アイコン [+] > [Install (インストール)] をクリックします。
統合が正常にインストールされると、完了を知らせるページが表示されます。
組織/団体内のメンバーは全員、Smartsheet のチャット ウィンドウで会話を開始することにより、Workplace プロファイルを認証して Smartsheet アラートを受け取るようにできます (Workplaceチャットで検索すると Smartsheet はボットとして表示されます)。
通知を受け取れるように Workplace アカウントを設定する
Workplace 管理者が上記の手順で統合をインストールした後、[Search chats (チャットを検索)] の検索バーに "Smartsheet" と入力すると Workplaceチャットのボットとして Smartsheet を検索できます。
Smartsheet 通知を受け取れるように Workplace アカウントを設定するには
- Smartsheet ボットを検索し、選択して会話を開始します。
ヒント: [Search chats (チャットを検索)] 検索バーに "Smartsheet" と入力し、Smartsheet を検索します。
- Smartsheet のチャット ウィンドウの下にある [今すぐスタート] ボタンをクリックします。
- Smartsheet ボットに認証を求められます。オプションを選択して、Smartsheet による Workplace へのアクセスを許可または拒否します。
- 指示がある場合は、Smartsheet アカウントにサインインして [許可] をクリックします。
注: Workplace app for iOS を使用している状態で、Workplace アプリから Google の認証情報で Smartsheet にサインインしようとすると、「403 Error」が表示されます。詳しくは、下のトラブルシューティング セクションをご覧ください。
完了ページが表示されたら、Smartsheet からの更新リクエスト、承認リクエスト、通知、およびリマインダーの受け取り設定の完了です。
Smartsheet 通知の登録解除
登録を解除するには、チャット作成ツールのメニュー アイコンをクリックし、[Unregister Notifications (通知の登録解除)] を選択します。
上記の「設定」の手順を行って、いつでも通知を受け取るように再登録することが可能です。
Workplaceチャットで Smartsheet を活用するヒント
Smartsheet での作業と Workplaceチャットでの会話を組み合わせ、最大限に活用する方法をいくつかご紹介します。
Workplaceチャットから更新リクエストや承認リクエストを完了する
Workplaceチャット上の Smartsheet チャット ウィンドウから直接、予算のリクエストの承認や、更新リクエストの入力と送信ができます。[承認用ウィンドウを開く] または [更新用ウィンドウを開く] をクリックし、Workplaceチャットから直接リクエストの承認や拒否、または更新リクエストの実行ができます。
リマインダーを設定して後でアクションを起こす
後で確認できるように、統合機能に別のリマインダーを送信させることができます。 [Remind me Later (後で通知)] をクリックして、リマインダーの送信時を選択します。
詳細は Smartsheet の「リマインダーの設定」をご覧ください。
Workplace モバイルを使用している場合は、Smartsheet モバイル プッシュ通知をオフにする
Smartsheet モバイル アプリだけでなく Workplace モバイル アプリを頻繁に使用している場合は、各アプリから同じ通知を受け取ることになります。そこで、Workplace からの通知のみを受け取れるように、Smartsheet プッシュ通知をオフにします。
モバイル プッシュ通知を無効にする手順の詳細は、ヘルプ センターの「個人用の設定の調整」をご覧ください。
統合に関するトラブルシューティング
Workplace for iOS: Google のサインイン オプションをタップして Smartsheet にサインインしようとすると、403 Error が表示される
Workplace for iOS にて [Register Notifications (通知の登録)] または [Authorize (許可)] をタップして Google の認証情報を使用したときに、エラーを出さずにサインインするには、以下を実行します。
アイコン (下側の角) をタップし、[Safari で開く] を選択します。
Safari モバイル ブラウザーにて、Smartsheet のサインイン ページが開きます。
- 下側の Google をタップし、認証プロセスに進みます。
または他の方法にてサインインします。サインインの方法は他にもさまざまありますが、その一部を以下に紹介します。
- (Workplace モバイル アプリにて) Smartsheet のメール アドレスとパスワードでサインインする
- デスクトップ版の Workplace からサインインする
- Workplace のデスクトップ アプリからサインインする
Workplace for iOS: [View Notification (通知の表示)] をタップしても Smartsheet に移動しない
Smartsheet に移動して通知の詳細を確認するには、以下を実行します。
- [View Notification (通知の表示)] をタップします。
Smartsheet のサインイン ページが開きます。
- アイコン
(下側の角) をタップし、[Safari で開く] を選択します。
Safari モバイル ブラウザーにて、Smartsheet のサインイン ページが開きます。
- Safari にて、画面上部の [開く] をタップします。
Smartsheet app for iOS が開き、そこで通知の詳細を確認できます。