Smartsheet for Gmail アドオンを利用すると、Gmail を離れることなく、電子メール メッセージの内容を簡単にコピーして、シートの行に追加することができます。
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Smartsheet に追加されると、その情報は Smartsheet のすべての共同作業者が閲覧でき、その情報に対して操作を行うことも可能になります。Smartsheet for Gmail アドオンは、Gmail および Android 版 Gmail アプリにて動作します。
Gmail を Smartsheet に接続する
- Google Workspace Marketplace から、Smartsheet for Gmail アドオンに移動して [インストール] を選択します。
- アドオンで使用する Gmail アカウントを選択します。
プロンプトが表示された場合は、Gmail アドレスとパスワードでサインインします。再度 [インストール] を選択しなければならない場合があります。
- [許可] を選択します。
- 「Smartsheet...has been installed! (Smartsheet...をインストールしました。)」というメッセージが表示されたら、インストール成功です。
Gmail アカウントと Smartsheet アカウントを接続する必要があるのは 1 回のみです。
Android 版 Gmail アプリをご利用の場合、この手順でアドオンをインストールして接続すれば、Android 端末にてこのアドオンを利用することができます。
Google Workspace の管理者は、Smartsheet for Gmail アドオンをドメイン全体にインストールすることができます。 ドメイン レベルでのアドオンのインストール方法については、Google Workspace のヘルプ センターをご覧ください。
Gmail アカウントと Smartsheet アカウントを接続する
- Gmail に移動し、電子メール メッセージを開きます。
Smartsheet for Gmail アドオンを開くには、アドオン パネルの Smartsheet ロゴを選択します。
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アドオン パネルにアイコンが見当たらない場合は、ブラウザー ウィンドウを最新の情報に更新してみてください。
- Smartsheet アドオン パネルで、[CONNECT TO SMARTSHEET (Smartsheet に接続)] を選択します。
新しいウィンドウが開き、アプリが Smartsheet へのアクセスを求めている旨のメッセージが表示されます。
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- [Allow (許可)] を選択し、アドオンによる Smartsheet へのアクセスを許可します。
アドオンのインストールと接続が完了し、アドオン パネルで Smartsheet アカウントを利用できるようになりました。
パネルからシートを閲覧するには、[BROWSE ALL SHEETS (すべてのシートを参照する)] を選択します。
Smartsheet for Gmail アドオンを使用する
Smartsheet for Gmail アドオンをインストールし、Smartsheet アカウントに接続すると、以下を行うことができます。
- 電子メールの本文とそのメタデータ (メッセージの送信元、件名、送信日付など) を含むコメントを追加する。
- 電子メール メッセージの添付ファイルをコメントへの添付ファイルとして追加する。
- 行の他のフィールドの内容をアドオン パネルから直接変更する (つまり、シートのデータを変更するために Smartsheet に切り替える必要がありません)。
インターネット ブラウザーから Gmail を使用している場合でも、または Android 版 Gmail アプリを利用している場合でも、これらの操作方法はほぼ変わりません。
電子メールの情報を Smartsheet の行に追加する
- Gmail または Android 版 Gmail アプリから電子メール メッセージを開きます。
- 電子メール ウィンドウの右上にある Smartsheet ロゴを選択します。 Gmail アプリから作業している場合は、電子メール メッセージの一番下にあるアドオン アイコンをタップします。
- 検索または参照を使用して、電子メールのコンテンツを追加するシートを特定します。
- 検索: アドオン パネルの上部付近にある検索フィールドにシート名を入力し、[SEARCH (検索)] を選択します。
- 参照: [BROWSE ALL SHEETS (すべてのシートを参照)] を選択し、利用可能なシートを一覧から探します。
- 以下のいずれかを選択して、メッセージ テキストおよび添付ファイルを追加します。
- 電子メール メッセージを行に追加する
情報を新しい行に追加するか既存の行に追加するかを選択します。
- 新しい行: アドオン パネルの上部にある [Add a row (行を追加)] を選択します。 新しい行はシートの一番下に表示されます。
ここで、新しい行のプライマリ列に情報を入力することもできます。タスク名などの値をここで入力しておくことをお勧めします。 - 既存の行: アドオン パネルで行を選択します。行のプライマリ列の内容がアプリのパネルに表示されます。この内容は、変更・更新が可能です。
- 新しい行: アドオン パネルの上部にある [Add a row (行を追加)] を選択します。 新しい行はシートの一番下に表示されます。
- どちらの場合も、電子メール メッセージのテキストは、行のコメントとして自動的に表示されます。このコメントには、メッセージ本文とメタデータ (メッセージの送信元、件名、日付など) が含まれます。
添付ファイルを除外する
既定では、電子メール メッセージの添付ファイルはアップロードされて行のコメントに添付される設定になっています (インライン画像も添付ファイルとみなされるため、これに含まれます)。
添付ファイルをここから除外したい場合は、添付ファイル名の隣にあるスライダーをオフにします。 - 下向き矢印を選択してシートの他の列を確認し、必要に応じてこれらを編集します。
- [APPLY CHANGES (変更を適用)] を選択し、当該行に情報を追加します。
- 「Success! (成功しました！)」というメッセージが表示されたら、指定どおりに情報が追加または更新されたことを意味します。
一度に複数の電子メール メッセージからテキストをコピーすることはできません。あるメッセージから別のメッセージへ移動すると、たとえ同じメール スレッド内であっても、[APPLY CHANGES (変更を適用)] を選択していなければ、それまでの変更はすべて失われます。
Smartsheet for Gmail アドオンのトラブルシューティング
アドオンをアンインストールするには、どうすればよいですか？
Google Workspace Marketplace から取得したアドオンをアンインストールするには、Google Workspace Marketplace サイトにアクセスする必要があります。詳細は、Google ヘルプの Google Workspace Marketplace に関する記事から、アプリの管理 (ユーザー) についてのセクションをご覧ください。
アドオン パネルから直接 Smartsheet を開くにはどうすればよいですか？
情報をシートに追加すると、「Success! (成功しました！)」というメッセージが表示されます。そのメッセージにあるシート名を選択すれば、新しいブラウザー タブにて Smartsheet が開きます。
アドオン パネルのフィールドに値を入力すると、「The Value for cell in column 00028901279323, did not conform to the strict requirements for type COLUMN_TYPE. (列 00028901279323 のセルの値が、タイプ COLUMN_TYPE の厳密な要件に一致していませんでした。)」というようなメッセージが表示されます。
Smartsheet では、特定の列タイプについてデータ入力が制限されていることがあります。そのタイプに対応していない値を列に入力しようとすると (連絡先列に数値を入力するなど)、エラーが表示されてしまいます。この場合は、フィールドに正しいタイプのデータを入力する必要があります。
アドオンから値を変更できない列があります。
Smartsheet for Gmail アドオンでの作業では、以下を含むセルの値を編集することはできません。
- 日付
- 期間
- チェックボックス
- 数式
- 連絡先リスト (セルごとに複数の連絡先を入力できる場合)
適切な権限を有している場合は、Smartsheet にてこれらの値を直接変更することができます。
アドオンをインストールするオプションが見当たりません (または [インストール] ボタンが灰色になっています)。
管理者が Google Workspace を管理している環境で Gmail を使用している場合、その管理者が Google Workspace Marketplace のアドオンの使用を無効にしている可能性があります。
その場合は管理者に連絡し、ビジネスで使用するために Smartsheet のアドオンを有効にしてもらう必要があります。
詳細は、ユーザーに対して Marketplace アプリのオンとオフを切り替える方法についての記事 (Google サポート サイトの Google Workspace 管理者ヘルプ ページにあります) を、Google Workspace 管理者に確認してもらってください。
アドオンをインストールしましたが、Gmail に Smartsheet アイコンが表示されません。
インストール後最初にアドオンを使用する際は、まずブラウザー ウィンドウを最新の情報に更新しなければならない場合があります。更新すると、アドオン パネルに Smartsheet のアイコンが表示されます。
インストール済みのアドオンの数によっては、アドオンの一覧をスクロールしないと Smartsheet のアイコンを見つけられない場合もあります。
アドオン パネルに電子メール メッセージのうち数行しか表示されません。
現時点では、アドオン パネルに一度に表示されるテキスト行数は数行に制限されています。テキストの全文を確認するには、[See full text (全文を表示)] を選択してください。
現時点では、テキストの全文表示は読み取り専用となっております。
電子メール メッセージの内容を変更したい場合は、Smartsheet に切り替えてコメントが追加された行を見つけ、そこでコメントを変更してください。
コメントの操作の詳細は、以下の関連コンテンツをご覧ください。
受信トレイにアドオン パネルが見当たりません。
アドオンは、電子メール メッセージを選択したときに表示されます。
電子メール メッセージを開くと、画面右側のパネルに Smartsheet のロゴが表示されます。
Smartsheet のロゴを選択すると、アドオン パネルが開きます。
アドオンのデスクトップ ブラウザー版から電子メール メッセージを開いても、アドオン パネルが表示されません (モバイル端末では表示されます)。
Chrome ブラウザーのサード パーティ拡張機能のなかには、まだ Gmail のアドオンを自動検出できず、アドオン パネルを含め、画面の一部を隠してしまうものがあります。
この問題を回避するには、問題の原因となっている Chrome ブラウザー拡張機能の要素を非アクティブ化してください。
Chrome 拡張機能の管理に関する詳細は、Google Chrome ウェブストア ヘルプの「拡張機能をインストールして管理する」をご覧ください。
こうした挙動が発生している Chrome 拡張機能を特定したら (つまり、アドオン パネルを隠している拡張機能を見つけたら)、その拡張機能の開発者に直接連絡し、その開発者が問題を修正できるようにしてください。
開発者の連絡先情報は、Chrome ウェブストアの拡張機能の一覧に表示されています。