Microsoft Teams 上で Smartsheet アイテムを使用する

シート、レポート、または Smartsheet Sight を Smartsheet から Microsoft Teams に公開し、会話の内容をアクションに変換します。たとえば、Smartsheet のシートをチャネルのタブとして追加すると、Micosoft Teams から仕事管理リソースを利用できるようになります。

Microsoft Teams について詳しくは、Microsoft 製品サイトをご覧ください。

このページの内容:
はじめに
        Smartsheet 共有権限要件
        Microsoft Teams の要件
Smartsheet アイテムをタブとして追加
設定の修正、名前の変更、またはタブの削除
Smartsheet for Teams を使った作業のヒント
Smartsheet for Teams の問題のトラブルシューティング


はじめに

Smartsheet および Microsoft Team を使った作業をする場合、チャネルで公開済みの Smartsheet アイテム (シート、レポート、または Sight) を使用します。Smartsheet アイテムを Microsoft Teams のチャネルに結び付ける前に、必ず Smartsheet および Microsoft Teams の両方の要件を満たしていることを確認してください。

Smartsheet 共有権限要件

チームのチャネルにタブとして追加する Smartsheet アイテムに対する、所有者または管理者レベルの共有権限が必要です。詳細は、「共有権限レベル」をご覧ください。

重要:アイテムが Smartsheet から直接、またはチャネルに追加されて公開済みの場合、該当するアイテムに対する共有権限を持つユーザーは、公開済みアイテム (公開オプションを事前に設定している場合のみ) をチャネルに追加できます。読み取り専用誰でも編集可能といった、公開可能なさまざまな Smartsheet アイテムについての詳細は、「Smartsheet アイテムの公開」をご覧ください。

Microsoft Teams の要件

Smartsheet アイテムをタブとして追加するには、Microsoft Teams (Office 365 for Business のサービスのひとつ) を持ち、チーム内にチャネルを少なくともひとつ持っている必要があります。

注: Smartsheet for Teams は、ブラウザーおよびデスクトップ版の Microsoft Teams アプリケーションと互換性があります。

概要: Microsoft Teams 上で Smartsheet を使った作業をする

Smartsheet および Team を使った作業をする場合、チームのチャネルで公開済みの Smartsheet アイテム (シート、レポート、または Sight) を使用します。 

重要:チャネル内で Smartsheet の情報を使って作業する場合は、Smartsheet および Microsoft Teams 両方で適切な権限を満たしている必要があります。詳細は、「はじめに」のセクションをご覧ください。

Smartsheet アイテムをタブとして追加

Smartsheet アイテム (シート、レポート、Sights) をタブとして公開すると、Microsoft Teams のチャネルにいるユーザーは Smartsheet データにアクセスできるようになります。 

Smartsheet アイテムを Microsoft Teams のチャネルに追加するには: 

  1. Microsoft Teams を開き、該当するチャネルを選択します。
  2. チャネル名の下にあるプラスプラスアイコン  アイコンをクリックします。

    チャネルに追加できるタブのリストが表示されます。
     
  3. [Smartsheet for Teams] を選択し、[Accept (承諾)] をクリックして Smartsheet のライセンス契約に同意します。
  4. [Connect to Smartsheet (Smartsheet に接続)] をクリックし、[Alow (許可)] をクリックして Smartsheet に Microsoft Teams と統合するアクセス権を与えます。

    すると、Smartsheet のアカウントにサインインするように指示されます。
     
  5. 名前を検索するか、または [ホーム] のディレクトリの中から、タブにする Smartsheet アイテムを探し、アイテムを選んで [Save (保存)] をクリックします。
  6. チャネル内ユーザーの Smartsheet での作業方法を、以下のオプションから選択して設定します。
    • 読み取り専用 - フル バージョン - Teams のチャネルのユーザーであれば誰でも閲覧可能、しかしシート、レポート、または Sight はいずれも編集できない。
    • 誰でも編集可能 - Teams のチャネルのユーザーであれば誰でも、シートまたはレポートすべての閲覧と編集が可能。(このオプションは Sights には利用できません)

      注: ドメイン内に [誰でも編集可能] なシートを公開するオプションは、Microsoft Teams 用 Smartsheet ではサポートされていません。選択したシートがすでに Smartsheet からこのオプションを使って直接公開されている場合、Microsoft Teams の画面ではこのオプションは灰色表示になります。詳細は、「Smartsheet アイテムの公開」をご確認ください。
       
  7. 該当するアイテムが選択したオプションで Smartsheet から公開されていない場合、[Publish this sheet in the selected Published Version (選択した公開バージョンでこのシートを公開する)] のチェックボックスをオンにします。

    ヒント:
    • [Show in Full Tab View (フル タブ ビューで表示)] のチェックボックスをオンにすると、Smartsheet のアイテムがさらにタブに表示されます。これによりカスタム ブランディングが非表示になります。Smartsheet アイテムの詳細情報は、「色とロゴで Smartsheet をブランド化」でご覧いただけます。
    • 新しいタブについてメールがチャネルに送信されないようにするには、[Post to the channel about this tab (このタブについてチャネルに投稿する)] のチェックボックスをオフにします。
       
  8. 保存をクリックします。

これで完了です。これで、チャネルに登録しているユーザーであれば誰でも、Smartsheet アイテム (シート、レポート、Sight) が利用できるようになります。チャネル内のユーザーは Microsoft Teams から Smartsheet のデータを表示し、(編集権限を持っている場合) 編集することができます。

必要に応じて、タブの設定変更、名前の変更、削除ができます。

タブの設定変更、名前の変更、または削除

チャネル内のユーザーがタブの Smartsheet アイテムを使って作業する方法を変更したい場合、またはタブの名前を変更したり、タブを削除したりする必要がある場合、タブ名の右にある下向き矢印をクリックし、該当するアクションを選択します。

下向き矢印チーム

タブの設定の変更

[Settings (設定)] を選択し、チャネル内のユーザーの Smartsheet での作業方法を、以下の公開オプションから選択して変更します。

  • 読み取り専用 - フル バージョン - Teams のチャネルのユーザーであれば誰でも閲覧可能、しかしシート、レポート、または Sight はいずれも編集できない。
  • 誰でも編集可能 - Teams のチャネルのユーザーであれば誰でも、シート、レポート、または Sight すべての閲覧と編集が可能。

ヒント:

  • [Show in Full Tab View (フル タブ ビューで表示)] のチェックボックスをオンにすると、Smartsheet のアイテムがさらにタブに表示されます。これによりカスタム ブランディングが非表示になります。Smartsheet アイテムの詳細情報は、「色とロゴで Smartsheet をブランド化」でご覧いただけます。
  • 新しいタブについてメールをチャネルに送信されないようにするには、[Post to the channel about this tab (このタブについてチャネルに投稿する)] のチェックボックスをオフにします。

タブの名前変更または削除

タブの名前を変更するには、[Rename (名前の変更)] を選択します。(Smartsheet アイテム名そのものは変更されません)

タブをチャネルから完全に消去する場合は、[Remove (削除)] を選択します。このアクションは元に戻すことができません。(アイテムは Smartsheet からは削除されません)


Smartsheet for Teams を使った作業のヒント

次のヒントを活かして Smartsheet for Teams を活用しましょう。

Smartsheet タブの内容について会話する

Smartsheet タブの Teams チャット アイコン  を選択し、Microsoft Teams 内で Smartsheet アイテムについて会話しましょう。会話スレッドが Smartsheet タブに表示され、チャネルの [General (全般)] タブにも表示されます。

会話の中で @ を付けて名前を呼ぶことで、チーム メンバーの注意をひくこともできます。この件に関する詳細情報は、Microsoft サポートの「チームとチャネル」でご覧いただけます。

フル スクリーン モードで見やすくする

タブのシート、レポート、または Sight をさらに表示する場合は、Smartsheet アイテムを新しいタブとして追加する時に同時に [Show in Full Tab View (フル タブ ビューで表示)] のチェックボックスをオンにするか、または既存のタブの設定を変更します。

注: [Show in Full Tab View (フル タブ ビューで表示)] を選択するとカスタム ブランディングは非表示になります。Smartsheet アイテムの詳細情報は、「色とロゴで Smartsheet をブランド化」でご覧いただけます。

チャネルに Smartsheet Web フォームを追加する

さまざまな方法でシート、レポート、または Sight をチャネルに追加し、Smartsheet Web フォームを Teams のチャネルに入れ込むと、ユーザーがチャネルから簡単に Web フォームを送信できるようになります。たとえば、チャネルに Web フォームを追加すると、Smartsheet のシート上に新しい行が作成され、チャネルのユーザーはそこで作業リクエストを送信できるようになります。

Smartsheet Web フォームをチャネルに追加するには

  1. 新しいブラウザー画面で Smartsheet を開き、該当するシートを探して開きます。
  2. シート下部の [Web フォーム] タブをクリックします。

    Web フォーム ウィンドウが表示されます。
     
  3. 該当する Web フォームの URL を選択しコピーします。Web フォームをまだ作成していない場合は、「Web フォームの使用」をご確認ください。
  4. Microsoft Teams を開き、Web フォームを追加するチャネルに移動します。
  5. チャネル名の下にあるプラスプラスアイコン  アイコンをクリックします。
  6. [Add a Tab (タブの追加)] ウィンドウで [Website (Web サイト)]Web サイト  を選択します。
     
  7. [Tab Name (タブ名)] フィールドに名前を入力します。[URL] フィールドに Web フォームのリンクを貼り付け、[Save (保存)] をクリックします。

以上です。これでチームのメンバーは、Microsoft Teams アプリケーションから移動することなく、Smartsheet のシートに新しく行として追加された Web フォームを送信することができます。


Smartsheet for Teams の問題のトラブルシューティング

Smartsheet アイテムをタブに追加しようとしたが、Smartsheet のオプションが利用できない。

次のような場合、Smartsheet for Teams はご利用いただけない可能性があります。

  1. デスクトップ アプリケーションを使用している場合、Microsoft Teams を最新版に更新する必要がある場合があります。最新版のデスクトップ用 Teams はこちらでダウンロードできます。: https://teams.microsoft.com/downloads

    ブラウザー版のアプリケーションのご利用もお試しください。 https://teams.microsoft.com
     
  2. デスクトップ版でもブラウザー版でも Smartsheet for Teams のオプションが表示されない場合は、所属先の Microsoft 管理者にボットとタブを有効にしてもらう必要がある可能性があります。この件に関する詳細情報は、「Microsoft よくある質問」をご覧ください。

Smartsheet for Teams を選択すると、次のエラーが表示される

Web ページ https://msaddins.smartsheet.com/d/msteams/tabconfig は一時的に使用できなくなっているか、新しいアドレスに移動した可能性があります。

Teams のエラー

これを修正し、使用できる Smartsheet アイテムのリストを表示するには、ご利用中のデバイスの DNS キャッシュを最新の情報に更新してください。手順はデバイスにより異なり、所属先の IT 部門の協力が必要となる場合があります。

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