自動化されたワークフローで時間の節約と作業の高速化を実現

自動化されたワークフローを作成すると、1 つの画面で視覚的に確認できる一連の接続されたアクション (複数の関係者による自動化された承認など) を使用して、時間を節約しながら作業プロセスの一貫性を維持することが可能です。  例として、ライティング チームが作業遂行速度をアップさせるのに役立つ 1 つの自動化されたワークフローを紹介します:

  1. テクニカル ライターがドラフトを作成し終わると、Smartsheet で自分のタスクを「完了済み」としてマークします。 
  2. これにより承認リクエストがトリガーされ、記事のトピックに基づいて適切なテクニカル レビューアーへ送信されます。
  3. テクニカル レビューアーがドラフトを承認すると、新しい記事を公開するためのレビューと承認を目的とした別の承認リクエストが自動的に Web チームへ送信されます。 
  4. 記事が公開されると、新しいコンテンツが公開されたことを通知する自動化されたアラートがコンテンツ ディレクターへ送信されます。

ワークフローの作成 

アラートやリマインダーを自分用に作成することは、共有権限レベルにかかわらず可能です。ただし、ほかのユーザーに対するアクションを通知したり要求したりするワークフローを作成または変更する場合は、管理者レベルのシート共有権限が必要です。 (権限についての詳細は、こちらをご覧ください。)

シートが開いている状態で、以下を実行します:

  1. シートの左上にある [自動化] を選択します。

    [自動化] メニュー
     
  2. ここでは、ワークフローに対する自動化タイプを選択できます。選択したものによって、自動的にトリガーされる必要のあるアクションのタイプが異なります。 

    さまざまな自動化タイプについての詳細は、こちらをご覧ください。
     
  3. 自動化タイプを選択したら、「トリガー」ブロック、「条件」パス/ブロック、および「アクション」ブロックを設定してワークフローを構築します。(ブロック/パスについての詳細は、「自動化されたワークフローの構造」をご覧ください。)

    自動化されたワークフローの概観
  4. ワークフローを構築したら、ワークフロー ビルダーの右下にある [保存] をクリックします。

これでワークフローが作成され、トリガーされると自動的にアクションが発生します。

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