自動化されたワークフローで時間の節約と作業の高速化を実現

自動化されたワークフローを作成すると、1 つの画面で視覚的に確認できる一連の接続されたアクション (複数の関係者による自動化された承認など) を使用して、時間を節約しながら作業プロセスの一貫性を維持することが可能です。 一例として、ライティング チームが作業遂行速度をアップさせるのに役立つ自動化されたワークフローをご紹介します。

  1. テクニカル ライターがドラフトを作成し終えたら、Smartsheet で自分のタスクを「完了済み」としてマークします。
  2. これにより承認リクエストがトリガーされ、記事のトピックに基づいて適切なテクニカル レビュー担当者へ送信されます。
  3. テクニカル レビュー担当者がドラフトを承認すると、新しい記事を公開するためのレビューと承認を目的とした別の承認リクエストが自動的に Web チームへ送信されます。
  4. 記事が公開されると、新しいコンテンツが公開されたことを通知する自動化されたアラートがコンテンツ ディレクターへ送信されます。

ワークフローの作成

アラートやリマインダーを自分用に作成することは、共有権限レベルに関わらず可能です。 ただし、ほかのユーザーに対するアクションを通知したり要求したりするワークフローを作成または変更する場合は、管理者レベルのシート共有権限が必要です (権限についての詳細はこちらをご覧ください)。

シートを開いている状態で、以下を実行します。

  1. シートの左上にある [自動化] を選択します。

    メニューの自動化
     
  2. ここでは、ワークフローに対する自動化タイプを選択できます。 選択したものによって、自動的にトリガーされる必要のあるアクションのタイプが異なります。

    さまざまな自動化タイプについての詳細はこちらをご覧ください。
     
  3. 自動化タイプを選択したら、「トリガー」ブロック、「条件」パス/ブロック、および「アクション」ブロックを設定してワークフローを構築します (ブロック/パスについての詳細は、「自動化されたワークフローの構造」をご覧ください)。

    自動化されたワークフローの概要イメージ
  4. ワークフローを構築したら、ワークフロー ビルダーの右下にある [保存] をクリックします。

これで完了です。 ワークフローが作成され、トリガーされると自動的にアクションが発生します。

ベーシック ワークフローを作成する

ベーシック ワークフローを作成して以下のことができます。

  1. 何かが変更された場合にユーザーにアラート送信:
    • 行が追加、更新、または削除された場合
    • 行またはシートのコメントが追加、変更、または削除された場合
    • 行またはシートの添付ファイル/リンクが追加、変更、または削除された場合
    • シートが共有された場合
  2. シートが共有された場合にユーザーにアラート送信
  3. 行が削除された場合にユーザーにアラート送信

ベーシック ワークフローを作成するには

  1. シートの左上の [自動化] を選択し、ドロップダウン リストから [ワークフローの管理...] を選択します。
  2. [ワークフローを作成] で、ドロップダウン リストを開き、一番下にある [ベーシック ワークフロー...] を選択します。[ベーシック ワークフロー] メニュー

    [ベーシック ワークフロー] ウィンドウが開きます。

  3. [ベーシック ワークフロー] ウィンドウでは、作成するワークフローの種類を選択できます。
  4. [作成] を選択した後、トリガー、受信者、およびワークフローのカスタム メッセージを修正できます。

    設定を完了したら、ワークフローに名前を付けて保存します。 これで、ベーシック ワークフローが作成されます。