アラートとアクションで作業を自動化

シートの変更に関する通知が自分自身やほかのユーザーに自動的に送信されるようにしたり、重要な日付をほかのユーザーにリマインドしたり、特定の行に対する更新リクエストを自動的に送信したり、承認リクエストを自動で開始したり、シートの作業アイテムを承認したりすることができます。

以下は、自動承認リクエストが届いたときの例です。配信のオプションは以下の通りです。

  • Smartsheet 通知センター (ユーザーが Smartsheet にサインインしている場合)
  • 電子メールの受信箱 (Smartsheet のアカウントがなくても構いません)
  • Smartsheet モバイル アプリからのプッシュ通知

    承認リクエストの例

その状況に最適なアラートまたはアクション

使用するアラートまたはアクションのタイプ使用する状況
アラート特定の列の重要な変更に関する通知を受ける

新しいタスクを割り当てられたときに通知を受ける

列に特定の値が設定されたときに把握する (例:「ステータス」ドロップダウン列が「ブロック済み」になったとき)
リマインダー通知を受ける

重要な日付に近くなったとき

特定の日付

日付を過ぎたとき
承認リクエスト特定のタスクに関する主要関係者からの承認

アイテムに対する承認または却下 (例: 取締役によるプロジェクトの承認)

特定の条件に合致したアイテムへの承認 (例: アイテムの経費が一定額を超えた場合の財務部門からの承認)
更新リクエスト特定の列で値が変更になったときに、現在のアイテムに関する最新情報の入力を自動的に求める (例: 行のステータスが「進行中」に変更になったときに、担当者に開始日を入力するよう求める)

1 つの行の複数のセルに最新情報の入力を自動的に求める

 

自動行ロックアイテムが承認されたあと、編集できないようにする

タスクが完了または終了したあと、編集できないようにする
自動行ロック解除前提となるステップが完了するまでアイテムを編集できないようにすることで、プロセスにおける間違いを減らす

自動アラートまたはアクションを作成する

視覚的なワークフロー ビルダーを使って具体的なトリガー条件を定義します (どのような状態になったときにアラートまたはアクションを送信するのか、送信先は誰なのか、通知内容には何を含めるのか)。

始めるには:

  1. メニュー バーの [アラートとアクション] を選択します。
    メニュー バー
    [アラートとアクション] ボタンが表示されない場合は、画面右上の下向き矢印のアイコンをクリックします。
    メニュー バーの表示
  2. [アラートとアクション] メニューにて、作成したいアラートまたはアクションのタイプを選択します (その状況に最適なアラートまたはアクションを決定するには、上の表を参考にしてください)。

    視覚的なワークフローが表示されます。

    ユーザーにアラートを送信する
     
  3. アラートまたはアクションのトリガーとなる条件と、通知の受信者を指定します。

アラートまたはアクション ルールの調整

以下に、理想的なアラートまたはアクションにするためにできることをいくつかご紹介します。

ルールに名前を付ける

[ワークフロー] ウィンドウの上部にあるプレースホルターの文字列をクリックし、独自の名前を付けます。

アラートまたはアクションに名前を付ける

注: アラートまたはアクションのルールに名前を付けていない場合、既定のプレースホルダーの文字列名を受け継ぎます (ルールをコピーすると、コピー元のルール名を受け継ぎます)。

日付による条件付きアラートまたはアクションを作成する

アラートとアクションの条件として、指定の日付に送信するよう設定することができます。「日付」列の値または手動で日付を設定します。

日付によるアラート

アラートとアクションに条件を追加し、条件に合う行のみを指定した日付に送信するよう設定します。

特定の変更にのみアラートまたはアクションが反応するようにする

[変更内容を指定] を選択して、特定のフィールド (シートの列) の、特定のタイプの変更に対してのみ、アラートまたはアクションが送信されるよう、条件を絞り込みます。たとえば、「ステータス」列が変更された場合のみ、アラートまたはアクションが送信されるようにします。

アラートまたはアクションを送信する条件を追加する

プラス アイコン > [条件の追加] の順にクリックし、当該セルに入るべき具体的な値を指定します。指定した変更が発生した場合、設定した条件に合致する行のみがアラートまたはアクションにて送信されます (追加した条件に合致する行がない場合、アラートまたはアクションは送信されません)。

条件の追加

アラートまたはアクションから条件を削除 (条件ボックス全体の削除) するには、その他その他アイコン > [削除] の順にクリックします。

アラートまたはアクションに含める列を選択する

アラートまたはアクションの表示内容に列を含める、またはアラートやアクションの表示内容から列を削除するには、配信設定ボックス (ルールのウィンドウの一番下にあるボックス) の右上にあるその他 その他アイコン をクリックし、[アドバンス オプション] を選択します。

アドバンス オプション

アラートまたはアクションをいつ、誰が受け取るかを選択する

特定の作業アイテムに関係のあるユーザーにアラートとアクションが正しく送信されるようにするには、配信設定ボックス (ルールのウィンドウの一番下にあるボックス) にて設定を行います。このボックスでは、以下のユーザーにアラートやアクションが送信されるように設定できます。

  • シートを共有されている全員
  • 当該行の「連絡先」列に表示されているユーザー
  • 手動で設定した特定のユーザー
  • Slack アプリのチャネル (この統合に関する詳細は、こちらをご覧ください)

アラートとアクションのメッセージの件名および本文に動的にセル データを追加する

アラートまたはアクションのメッセージ プレースホルダーを使用して、メッセージの件名で各アラートやアクションを簡単に識別できるようにします。たとえば、「タスク名」という列のためのシートの件名にメッセージ プレースホルダーを追加し、その列の関連情報をアラートまたはアクション メッセージに動的に追加します。

[配信設定] ウィンドウでプレースホルダーを追加するには:

  1. シート上部の [アラートとアクション] を選択します。
  2. ここでは、新しいアラートやアクションを作成したり、[アラートとアクションの管理] を選択して既存のアラートまたはアクション ルールにプレースホルダーを追加したりすることができます。

    既存のアラートまたはアクションのルールを編集する場合は、[アラートとアクションの管理] を開いて、ルールの右側にある下向き矢印をクリックし、[編集] を選択します。

    すると [ルールの編集] ウィンドウが表示されます。
     
  3. [メッセージをカスタマイズ] をクリックします。 
  4. アラート ルールの作成時または既存のアラート メッセージの編集時にカスタム メッセージを入力する際、二重並括弧と列名を {{列名}} のようにほかの任意の文字列とともに件名または本文に入力します。

注: メッセージにプレースホルダーを追加すると、これまで 1 つの統合アラートまたはアクションとして受信していたものに対し、複数のアラートまたはアクションを受信する可能性があります。件名とメッセージ内容が類似した複数のアラートまたはアクションが届く場合は、配信設定を編集してプレースホルダーを削除してください。

承認リクエスト: ステータスとボタンのカスタマイズ

リクエストが送信された際に承認者に表示されるボタン テキストをカスタマイズするには、その他アイコン > [詳細設定] をクリックします。また、シートの「ドロップダウン リスト」列に保存される値もカスタマイズできます。

アドバンス オプション

たとえば、承認用ボタンのテキストを既定の "承認" から "OK" に変更することができます。 承認者には、"OK" という承認用ボタンの付いたリクエスト フォームが届きます。[OK] をクリックすると、シートに "承認" と入力されます。

注: 「送信済み」フィールドでは、承認リクエストが送信されるとシートに入力されるドロップダウン リスト値 (承認者がリクエストに対してアクションを行う前の状態) を編集できます。

更新リクエスト: 読み取り専用フィールド

シートのセルの使用方法により、更新リクエストからセルの情報が編集できない場合があります。これらのセルは、Smartsheet にサインインして、シートから直接編集する必要があります。

以下のフィールドは、更新リクエストでは読み取り専用として表示されます。

  • 数式を含むフィールド
  • 依存関係のある「開始日」と「終了日」 (「期間」フィールドは編集可能)
  • 先行タスク (このフィールドは更新リクエストには表示されません)
  • ロックされた行または列

アラートおよびリクエストの配信の注意事項

アラートとアクションを利用する際には、以下にご注意ください。

  • アラートとアクションはシート レベルにのみ設定されます (特定の行のみに設定することはできません)。
  • アラートまたはアクション メッセージに、添付ファイルへのリンクが含まれている場合、そのリンクは 30 日後に、または 100 回クリックされると無効になります。これは、ファイルに無制限にアクセスされることを防ぐためのセキュリティ上の措置です。
  • アラートまたはアクションに使用されるタイム ゾーンは、シート所有者の「個人用の設定」で指定されているタイム ゾーンに準じます (詳細は、「個人用の設定の調整」をご覧ください)。
  • アラートまたはアクションには、そのアラートまたはアクションのトリガーとなる変更を行ったユーザーのメール アドレスが返信先として表示されます。複数のユーザーが変更を加えた場合は、そのシートの所有者が返信先として表示されます。
  • アラートまたはリクエストを送信する時間を指定することはできません。通知設定が「直ちに」の場合を除き (この場合は変更後即時に送信されます)、メッセージはシート所有者のタイム ゾーンの午前 12:00 から 4:00 の間に送信されます (アラートおよびリクエストの設定が「1 週間に 1 回」の場合は、毎週金曜日の午前 12:00 から 4:00 の間に送信されます)。

アラートとリクエストの通知を受信するユーザーを制御する

既定では、シートが共有されているユーザーに対してのみアラートとリクエストが送信されます。シート レベルまたはアカウント レベルで有効なメール アドレスを持っているあらゆるユーザーにアラートおよびリクエストを送信する場合は、次のヘルプ記事をご覧ください。

アラートとアクションの作成に関する共有権限レベルの要件

アラートとアクションを作成できるかどうか、および誰を含められるかは、そのシートに対する共有権限レベルにより異なります。

アラート/アクション タイプ所有者管理者編集者閲覧者
アラート自分とほかのユーザー向け自分とほかのユーザー向け自分向け自分向け
リマインダー自分とほかのユーザー向け自分とほかのユーザー向け自分向け自分向け
更新リクエスト自分とほかのユーザー向け自分とほかのユーザー向け作成不可作成不可
承認リクエスト自分とほかのユーザー向け自分とほかのユーザー向け作成不可作成不可
自動行ロック作成可作成可作成不可 作成不可
自動行ロック解除作成可作成可作成不可 作成不可

自分が行った変更に対するアラートとアクションを受け取る

自分自身を受信者としてアラートまたはリクエストを設定したものの、シートを編集しても通知が届かない場合は、自分による変更の通知をオンにする必要があります。アカウントの設定変更に関する詳細は、「個人用の設定の調整」をご覧ください。


通知または更新リクエストの手動送信

自動アラートまたはアクションを設定する必要がなく、一度だけアラートやアクションを送信したい場合は、手動にてシートの情報や更新リクエストを送信することができます。これらの機能に関する詳細は、以下のヘルプ記事をご覧ください。

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