グループの管理 (チーム/エンタープライズ プランのみ)

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グループ管理者は、グループ管理機能を活用することで、複数の連絡先にすばやく情報を共有/送信できるよう連絡先をグループ分けして整理できます。グループの作成および管理は、マルチユーザー プラン (チームまたはエンタープライズ) のグループ管理者しか行えませんが、グループに情報を共有および送信することは、そのプランのユーザーなら誰でも可能です。グループ管理者の指名に関する詳細は、ユーザーの管理を参照してください。

グループの作成

  1. [アカウント] > [アカウント管理] > [グループ管理] をクリック (またはこちらをクリック) します。既存のグループすべてが記載されたグループ管理ウィンドウが表示されます。

  2. グループの作成ボタンをクリックすると、新しいグループウィンドウが表示されます。


  3. グループに名前を付け (例: 営業チーム)、必要に応じて説明を入力します。入力し終えたら、作成をクリックします。

  4. その時点で存在するすべてのグループが一覧表示されたウィンドウが開きます。既定では、作成したグループには作成者のメール アドレスのみが含まれます。グループに追加ボタンをクリックして、グループにメンバーを追加します。

  5. Smartsheet 連絡先リストに登録されている名前もしくはメール アドレスを入力していくと、自動解決機能により、ドロップダウンで候補が表示されます。共同作業者アイコン をクリックしてSmartsheet 連絡先リストを開き、そこからグループに追加したい連絡先を選択することも可能です。最後に保存をクリックします。追加する連絡先に条件はありません。マルチユーザー プランのユーザーでなくても、また Smartsheet のユーザーでなくても構いません。

    ヒント: ウィンドウの一番下にある新規追加リンクをクリックすると、新しい連絡先を作成してグループに追加できます。

  6. グループに追加ウィンドウが更新され、前のステップで選択した連絡先のリストが表示されます。保存をクリックし、グループへのユーザー追加を完了します。

 

既存グループの管理

グループを管理できるのは、そのグループの所有者またはそのアカウントのシステム管理者です。[アカウント] > [アカウント管理] > [グループ管理] をクリック (またはこちらをクリック) すると、そのチームで作成されたグループの一覧が表示されます。グループの左側にあるドロップダウン矢印 をクリックすると、以下のようなグループ管理のオプションが表示されます。
  • グループの編集:その時点でグループに所属するメンバーが一覧表示されます。

    • グループにメンバーを追加:グループに追加ボタンをクリックし、Smartsheet 連絡先リストからグループに追加したい連絡先を選択します。そのグループに共有されているすべてのシートにも、それらの連絡先が追加されます。
    • グループからメンバーを削除:削除したいメンバーの名前を選択し、グループから削除をクリックします。そのグループに共有されているすべてのシートからも、その連絡先が削除されます。
    • グループ名および説明の編集:グループ名の隣の編集リンクをクリックします。

  • グループ シート アクセス レポートのダウンロード:選択したグループに共有されているシート名をリストアップした Excel (.xls) ファイルをダウンロードします。この Excel ファイルには、シートの所有者名、グループのシートに対する権限レベル、およびシートの最終更新日が含まれます。

  • グループ所有権の移行:グループ所有権をマルチユーザー アカウントのほかのグループ管理者に移行します。

  • グループの削除:グループを削除します。これにより、そのグループに共有されていたすべてのシートからもそのグループは削除され、また定期的なパターンで送信されるすべての電子メールの送信先からも削除されます。この操作は元に戻せないため、慎重に実施してください。
 

グループに情報を共有および送信

チームまたはエンタープライズ プランのユーザーは、グループ管理者が作成したグループにシートおよびレポートを共有したり、電子メールでシート、レポート、および行を送信したりできます。.

宛先フィールドにグループ名を入力していくと、自動解決機能により、ドロップダウンで候補が表示されます。また、宛先フィールドの右にある共同作業者アイコン をクリックして、 Smartsheet 連絡先リストからグループ名を選択することも可能です。



グループ名の隣にあるドロップダウン矢印  をクリックすると、グループメンバーの表示およびリストの展開が可能です。展開を選択すると、グループ メンバーのメール アドレスが表示され、必要に応じてメンバーを削除できます。グループを展開したあとにシートが共有された場合は、それぞれの個人に対して共有されたと解釈されます。そのため、グループにユーザーを追加または削除しても、そのシートにアクセスできるユーザーに影響はありません。


注: グループにシートや行を送信する場合、電子メールは自分には届きませんが、自分以外のグループ メンバー全員に届きます。電子メールのコピーの受け取りを希望する場合は、ウィンドウの下の [自分を CC に入れる] チェックボックスをオンにします。

シートをグループと共有する際は、共有権限レベルを選択する必要があります。権限レベルはそのグループのすべてのメンバーに適用されます。

注: 共同作業者が同じシートにグループ メンバーとしても個人としても共有されている場合、高い方の権限レベルがそのアカウントに適用されます。たとえば、ユーザー A が所属するグループに編集者権限でシートが共有され、同時にユーザー A 自身のメールアドレスに管理者権限で同じシートが共有されている場合、ユーザー A はそのシートに管理者としてアクセスし、グループの残りのメンバーは編集者としてアクセスすることになります。

シートがグループに共有されている場合、そのシートの下部にある [共有] タブをクリックすると、そのグループ名がリストに表示されます。同じチーム/エンタープライズ アカウント内のユーザーなら誰でも、グループ名の隣にあるドロップダウン矢印をクリックし、[グループメンバーの表示] を選択すれば、グループ メンバーのメール アドレスと名前を確認できます。チーム アカウントを利用していないユーザーには、グループ名しか表示されません。

グループ メンバーとしてシートに共有されている場合、シートの共有から外れるには、グループ全体をそのシートの共有から外す必要があります。 
 
Smartsheet のグループに関する説明デモと概要については、以下のビデオをご覧ください。

YouTube にアクセスできない場合は、こちらをクリックしてビデオを視聴することもできます。
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