Tenere traccia e visualizzare l'attività del foglio

Smartsheet offre diverse funzioni che ti permettono di rimanere aggiornato visivamente quando vengono apportate modifiche al tuo foglio:

  • Attiva la funzione Evidenzia modifiche per visualizzare rapidamente le celle modificate dall'ultima visualizzazione del foglio.  
  • Visualizza le versioni precedenti dei contenuti utilizzando la Cronologia celle.
  • Scopri chi ha apportato modifiche e quando, su fogli, report e pannelli di controllo con il Registro attività.

Segui le istruzioni dettagliate per attivare l'evidenziazione delle modifiche.

Evidenziare le modifiche apportate a un foglio

APPLIES TO

  • Smartsheet
  • Pro
  • Business
  • Enterprise

Per identificare e rivedere rapidamente le modifiche apportate a un foglio, utilizza Evidenzia modifiche.

Attivazione o disattivazione di Evidenzia modifiche

  1. Apri il foglio e fai clic sul pulsante Evidenzia modifiche pulsante Evidenzia modifiche. Sulla barra degli strumenti.

    Appare la finestra Evidenzia modifiche.

    Finestra Evidenzia modifiche

  2. Fai clic sull’indicatore scorrevole per attivare Evidenzia modifiche (portando l’indicatore su ON).

  3. In Evidenzia le modifiche negli ultimi: seleziona l’intervallo di tempo desiderato.

    Tieni presente che quando abiliti l’opzione  Ho visualizzato il foglio per l’ultima volta, vedrai evidenziate le modifiche apportate dall’ultima volta che hai visualizzato il foglio—chiunque altro visualizzi il foglio vedrà le modifiche dall'ultima volta che ha visualizzato il foglio.

  4. Fai clic su Colore di sfondo pulsante-sfondo-evidenzia-modifiche per impostare il colore di evidenziazione.

    Lo sfondo della cella cambierà nel colore che hai impostato una volta che le modifiche sono state rilevate.

  5. Clicca sulla Xnell’angolo superiore destro della finestra per chiuderla e salvare le impostazioni.

Chi visualizza le evidenziazioni

Se attivi e disattivi Evidenzia modifiche e salvi il foglio, attiverai e disattiverai l’opzione per chiunque sia condiviso sul foglio.

Se nell'arco di tempo specificato qualcuno ha aggiunto un commento o ha aggiunto o modificato degli allegati, l'icona in quella riga verrà evidenziata. (Tieni presente che le modifiche ai commenti stessi NON verranno evidenziate).

evidenzia-modifiche

Per rivedere i dettagli sulla modifica, compresi l’ora in cui è stata apportata la modifica e l’indirizzo e-mai della persona che l’ha apportata, fai clic con il pulsante destro del mouse sulla cella e seleziona Visualizza cronologia cella.

Puoi anche impostare le Notifiche per ricevere avvisi e-mail quando vengono apportate modifiche a un foglio. Per ulteriori informazioni, consultare l'articolo Notifiche.

Impostazioni Evidenzia modifiche

L’opzione Evidenzia modifiche dispone di otto impostazioni. Le impostazioni si aggiornano al minuto quando si accede a un foglio. La tabella sottostante delinea quali modifiche verranno evidenziate se visualizzate il 12/12/20 alle 18:00.

Evidenzia le modifiche negli ultimi:

Foglio visualizzato il 12/12/20 alle 18:00

Foglio visualizzato il 12/12/20 alle 18:15

Ora

Dal 12/12/2020 alle 17:00

Dal 12/12/2020 alle 17:15

Oggi

Dal 12/12/2020 alle 00:00

Dal 12/12/2020 alle 00:00

Giorno

Dal 11/12/2020 alle 17:00

Dal 11/12/2020 alle 17:15

Tre giorni

Dal 09/12/2020 alle 17:00

Dal 09/12/2020 alle 17:15

Sette giorni

Dal 05/12/2020 alle 17:00

Dal 05/12/2020 alle 17:15

Trenta giorni

Dal 12/11/2020 alle 17:00

Dal 12/11/2020 alle 17:15

Data personalizzata

Dal (Data di selezione) alle 00:00

Dal (Data di selezione) alle 00:00

Ho visualizzato questo l'ultima volta il

dall'ultima data e ora in cui il foglio è stato aggiornato per la persona che lo visualizza.

dall'ultima data e ora in cui il foglio è stato aggiornato per la persona che lo visualizza.

Comportamento di Evidenzia modifiche

Segui le istruzioni dettagliate per visualizzare la cronologia celle.

Visualizzare le modifiche apportate agli elementi Smartsheet

APPLIES TO

  • Smartsheet
  • Pro
  • Business
  • Enterprise

RELATED CAPABILITIES

Who can use this capability?

Il Proprietario e gli Amministratori del foglio possono aggiungere o modificare una colonna. È richiesta una licenza.

Per utilizzare il Log delle attività, devi essere un utente con licenza con autorizzazioni di condivisione a livello di Editor o superiore. (Ulteriori informazioni sulla condivisione del Log delle attività sono disponibili qui)

Il log delle attività è disponibile solo nei piani Business e Aziendale.

Per visualizzare le modifiche apportare a un elemento Smartsheet, puoi guardare la cronologia celle, includere le colonne Sistema  o utilizzare Log delle attività.

Cronol cella

Fai clic con il tasto destro del mouse e seleziona Visualizza cronologia celle per visualizzare un log delle modifiche apportate a livello di cella, chi ha apportato le modifiche e quando le modifiche sono state apportate.

Quando necessario, puoi anche selezionare le informazioni e utilizzare le scorciatoie da tastiera Ctrl + C (Comando + C su Mac) per copiare una modifica precedente e Ctrl + V (Comando + V su Mac) per incollare nuovamente tali informazioni in una cella.

Colonne di sistema

Colonne di sistema Modificato (Data) Modificato da per visualizzare l'ora dell'ultima modifica di ciascuna riga e il collaboratore che ha apportato tale modifica a ciascuna riga nel foglio. Per informazioni, vedere Utilizzo di una colonna di sistema per aggiungere automaticamente informazioni a una riga.

Log delle attività

Fai clic sull’icona Log delle attività icona Attivitànella barra delle funzioni a destra per visualizzare un elenco di tutte le modifiche apportate a un elemento, chi le ha apportate e quando sono state apportate. Ciò include modifiche come l'eliminazione delle righe (con i dati eliminati), chi ha visualizzato l'elemento e le modifiche alle autorizzazioni di condivisione.

Il log delle attività può essere filtrato ed esportato.Per ulteriori informazioni sul Log delle attività, vedi: Monitora storico modifiche con il Log delle attività.

Segui le istruzioni dettagliate per utilizzare il Registro attività (solo piani business e aziendali).

Monitora le modifiche con il log delle attività

APPLIES TO

  • Smartsheet
  • Business
  • Enterprise

RELATED CAPABILITIES

Who can use this capability?

Il contenuto del log delle attività varia in base alle autorizzazioni. Per informazioni dettagliate, consulta il diagramma alla fine di questo articolo. 

Cosa puoi tracciare nel log delle attività

Usa il log delle attività per tracciare azioni comuni:

  • Chi ha visualizzato il foglio, il report o la dashboard
  • Le persone con cui viene condiviso o non condiviso un foglio, un report o una dashboard
  • Solo per i fogli: che tipo di modifiche sono state apportate e le specifiche delle modifiche
    • Ad esempio: nella riga 4, Sally Smart ha cambiato lo stato da In corso a Completato
  • Il nome della persona che ha apportato la modifica
  • L'ora e la data in cui sono state apportate le modifiche
  • Condivisione di workspace

Vuoi controllare le modifiche apportate alle celle e alle righe in un report? 

Questi record delle modifiche non vengono visualizzati nel log delle attività di un report. Vengono visualizzati solo nella finestra di dialogo del log delle attività dei fogli sorgente. Quindi, se hai bisogno di tenere traccia delle modifiche alle celle e alle righe in un report, vai al relativo foglio sorgente. 

Prima di cominciare

Ecco altre cose che potresti voler sapere sul log delle attività:

  • Il log delle attività mostrerà le modifiche più recenti alla cella. Per visualizzare la cronologia di una determinata cella, clicca con il tasto destro del mouse e visualizza la cronologia della cella
  • Quando chiudi il log delle attività, i filtri verranno cancellati automaticamente. Non puoi salvare i filtri del log delle attività o condividerli con altri collaboratori sul foglio.
  • Alcune azioni non possono essere ricondotte a un nome utente Smartsheet. Ad esempio, qualcuno ti ha inviato un foglio o una riga di cella con un allegato via e-mail. Quindi hai scaricato quell'allegato senza accedere a Smartsheet. Smartsheet traccerà e registrerà l'attività, ma la voce del registro mostrerà un nome utente di download@smartsheet.com.
  • Le dashboard non dispongono del livello di autorizzazione alla condivisione di Editor. Solo gli amministratori e il proprietario possono visualizzare il log delle attività per le dashboard.

Visualizza le voci del log delle attività

Esistono due modi per aprire la finestra di dialogo del log delle attività:

  • Aprire la finestra di dialogo del log delle attività tramite la barra dei menu
    • Nella barra dei menu selezionare File > Visualizza log delle attività.
  • Apri la finestra di dialogo del log delle attività tramite la barra di destra
    • Nella barra di destra, seleziona l'icona del log delle attività.

Modifiche del foglio influenzate dalle API

Alcune organizzazioni creano o utilizzano soluzioni personalizzate che sfruttano l'interfaccia API (Application Programming Interface) di Smartsheet. Un esempio è Smartsheet Pivot App. Se l'API influenza il contenuto di un foglio, vedrai l’immagine API - App integrata accanto alla colonna della data.

Attività inserita da API

Filtra le voci del log delle attività

Nella finestra Visualizza log delle attività vengono mostrate le azioni del foglio, come chi ha eliminato le righe e quando, o quando un utente ha visualizzato il foglio. Il report nella finestra di dialogo del log delle attività mostra per impostazione predefinita gli eventi degli ultimi sette giorni.

Puoi utilizzare i filtri del log delle attività per visualizzare solo le voci che desideri. Applica un filtro che ti mostri l'attività per un intervallo di date specifico, un tipo specifico di azione o le persone specifiche che sono state attive sul foglio.

Applica filtri al log delle attività

  1. Nella finestra di dialogo Log delle attività, espandi la sezione Filtri
  2. Seleziona uno dei filtri seguenti:
    • Azione: filtra il log delle attività in base al tipo di attività
    • Collaboratori: chi ha eseguito l'attività
    • Intervallo di date: il gruppo di date per le quali desideri visualizzare l’attività
  3. Seleziona Applica.

Se è necessario cancellare i filtri, selezionare Cancella filtri.


Esporta il log delle attività

Puoi scaricare il log delle attività per l'elemento per mantenere un registro aggiuntivo dell'attività del foglio. Ogni download è limitato a 90 giorni di dati di attività del foglio.

Per esportare un log delle attività

  1. Nella barra dei menu di un foglio o report, selezionare File > Visualizza log delle attività.
  2. Nella sezione Intervallo di data, seleziona una data di inizio e una data di fine. 
  3. Facoltativo: nei filtri Azione e Collaboratori, seleziona le opzioni aggiuntive.
  4. Seleziona Scarica.

    Smartsheet invia via e-mail un link al file all'indirizzo associato al tuo account Smartsheet. 
     
  5. Seleziona il link nel messaggio e-mail per scaricare il log delle attività.

Se il nome di un foglio contiene un carattere speciale, potrebbe essere necessario rimuovere i caratteri speciali dal nome del file quando esporti il CSV del log delle attività. Alcuni simboli come | (barra verticale) o * (asterisco) faranno risultare il file danneggiato all'apertura.

Entro quanto devi aspettarti il file esportato?

Il tempo necessario a Smartsheet per generare il file e inviarti il link per il download varia. Una volta che selezioni Scarica, dovresti ricevere un messaggio con il link al file entro il giorno lavorativo successivo.

 


Richiedi un'istantanea del foglio

Se sei il proprietario o l'amministratore del foglio con licenza, puoi richiedere un'istantanea delle modifiche alla cella o alla colonna nel tuo foglio.

Per richiedere un'istantanea delle modifiche al foglio

  1. Apri la finestra di dialogo del log delle attività del foglio. 
  2. Nella sezione Intervallo di date, regola le date di inizio e fine secondo le necessità.
  3. Vai alla modifica specifica, espandi la riga e seleziona Richiedi snapshot

 

Smartsheet invia l'istantanea (snapshot) via e-mail al proprietario del foglio in un file Excel. Il file Excel contiene solo i dati del foglio, il riepilogo del foglio e i commenti. La formattazione condizionale, gli allegati, le notifiche, la cronologia delle celle e qualsiasi formula non compatibile con Excel (formule di colonna, @riga, @cella, formule tra fogli, ecc.) non sono supportati.

Puoi inviare solo una richiesta di istantanea su un determinato foglio. Una volta completata la prima richiesta, è possibile presentare un'ulteriore richiesta.


Azioni relative alla Visualizzazione cartellino nel log delle attività

Alcune azioni elencate nella finestra del log delle attività descrivono una modifica complessiva, ma non forniscono un contesto sui dettagli di tale modifica. Di seguito sono riportate alcune azioni che potresti vedere e il loro significato:

  • Visualizzazione cartellino: cartellini riordinati: hai trascinato e rilasciato manualmente uno o più cartellini da una posizione all'altra, in una corsia diversa o in una posizione differente nella stessa corsia.
  • Visualizzazione cartellino: cartellini riordinati indirettamente: i cartellini sono stati spostati in qualsiasi altro modo. Ad esempio, quando trascini manualmente un cartellino in qualsiasi posizione, nella stessa corsia o in una corsia diversa, gli altri cartellini vengono spostati indirettamente in posizioni più alte o più basse. I cartellini possono anche essere riordinati indirettamente quando modifichi le Visualizzazioni griglia e Gantt, come l'assegnazione di un'attività a una persona diversa o la modifica di un'opzione dell'elenco per una riga.

Chi può visualizzare il log delle attività

Condivisione dei livelli di autorizzazione Può visualizzare il log delle attività Può esportare il log delle attività
Proprietario*
Amministratore (con licenza)**
Amministratore (senza licenza) No No
Editor (con licenza)** No
Editor (senza licenza) No No
Commentatore (con o senza licenza) No No
Visualizzatore (con o senza licenza) No No

*Solo il proprietario può vedere l'attività di creazione del foglio. *Tuttavia, se trasferisci la proprietà di un foglio, il nuovo proprietario vedrà tutti i log delle attività a partire dal momento in cui il foglio è stato creato.

**È possibile visualizzare le voci del log delle attività se si è passati alle autorizzazioni di condivisione Amministratore (con licenza) o Editor (con licenza).

Vuoi saperne di più sull'autorizzazione di condivisione? Consulta l'articolo sulle autorizzazioni per fogli, report o workspace.