Resource Management manage my people

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  • Resource Management

This section describes how you can manage access to your account, who counts towards your subscription plan size, and the different permission levels people can have.

Additionally, you can find out what you should do when someone leaves your company or no longer needs access to the account.

Resourcing Administrators in your account have the ability to control access and cost through the number of people you are managing in your account.

Amministrazione e aggiunta di persone

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  • Resource Management

RELATED CAPABILITIES

Who can use this capability?

Gli Amministratori delle risorse possono aggiungere, rimuovere e aggiornare le persone sull'account.

Per aggiungere una persona, è necessario includere il nome, il cognome e il livello di autorizzazione. Altri attributi sono facoltativi. Puoi invitarli immediatamente all'account o in un secondo momento da Profilo > Modifica profilo > Invia l'invito

Per inviare la notifica al destinatario, devi includere l'indirizzo e-mail del destinatario e selezionare Invita questo utente. Selezionando la casella di spunta Invita questo utente, abiliterai l'accesso per il membro del team.

Le persone che hanno ricevuto o accettato un invito sono incluse nel numero di utenti con licenza nel tuo abbonamento.

Puoi anche aggiungere membri del team che non hanno accesso al tuo account come Risorse gestite. Queste persone sono incluse nel numero di risorse gestite nell'abbonamento.

Questa immagine mostra la scheda Persone con un elenco di dipendenti e il pulsante Aggiungi persone.

Aggiunta di più persone contemporaneamente

Puoi aggiungere più persone preparando un elenco in un foglio di calcolo e importando tali informazioni in Resource Management. Nel foglio di calcolo, compila nomi e cognomi, indirizzi e-mail, livelli di autorizzazione, discipline e ruoli per ogni persona che desideri aggiungere.

I livelli di autorizzazione, le discipline e i ruoli in questo elenco devono corrispondere alle impostazioni del tuo account per le persone. 

Scopri come importare più persone qui.

Gestione di freelance o contractor

Se vuoi che i freelance registrino il tempo impiegato sui progetti, puoi invitarli e fornire loro un accesso, come alle altre persone nel tuo account. Pagherai per gli utenti con licenza con gli accessi, quindi una volta completato il lavoro, puoi archiviare il freelance e usare la sua licenza per un altro collaboratore. Alcuni clienti hanno alcuni posti a rotazione dedicati ai freelance.

Se non hai bisogno di registrare il tempo impiegato dai freelance per svolgere il lavoro e desideri tenere traccia del costo che rappresentano per il progetto, aggiungili come spesa per il budget del progetto.

Per limitare l'accesso dei freelance alle informazioni aziendali, imposta il loro livello di autorizzazione su Contractor.

Risorse gestite

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  • Resource Management

RELATED CAPABILITIES

Who can use this capability?

Gli Amministratori possono aggiungere, rimuovere e aggiornare le persone sull'account.

È possibile creare risorse per rappresentare le sale riunioni o le attrezzature. In questo modo, saprai quando alcune sale riunioni sono state prenotate e quando alcune attrezzature non saranno disponibili.

Se utilizzi l'integrazione Smartsheet, ogni risorsa gestita ha bisogno di un indirizzo e-mail associato ad essa.

Per ogni risorsa che non è un membro del team, crea un indirizzo e-mail come truck1@yourcompany.com, truck2@yourcompany.com, ecc. 

L'indirizzo e-mail non deve essere necessariamente fornito dall'IT o convalidato; è possibile tenere traccia dei membri del team (o delle risorse) che non hanno accettato un invito.

Archivia, modifica o elimina persone

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  • Resource Management

RELATED CAPABILITIES

Who can use this capability?

Gli amministratori delle risorse gestiscono gli utenti con licenza su un account.

Informazioni sull'archiviazione delle persone

È possibile archiviare gli utenti con licenza e le risorse gestite. Archiviazione utenti:

  • Impedisce loro di accedere a Resource Management
  • Li rimuove dai team nella pagina dell'organizzazione
  • Li rimuove dal programma

Le assegnazioni della persona archiviata rimangono nella pagina del progetto in modo che un project manager possa riassegnare qualsiasi lavoro rimanente a un'altra persona o a un segnaposto.

Resource Management salva tutti i dati per la persona archiviata.

Puoi vedere un elenco di persone archiviate nella sezione Persone delle Impostazioni account. Quando archivi qualcuno, non conta più tra il numero di utenti con licenza o di risorse gestite nel tuo account.

Se hai regolarmente appaltatori o persone temporanee che lavorano per la tua organizzazione, invitali a livello di autorizzazione Appaltatore. Imposta la data di inizio e di fine nella sezione Disponibilità del profilo personale. Al termine del progetto, archiviali in Impostazioni account per revocare l'accesso a Resource Management.

Gli utenti archiviati che non hanno definito il primo e l'ultimo giorno di lavoro continueranno a comparire nelle analisi e nei report. Se desideri escludere un utente archiviato dai report, annulla l'archiviazione, aggiungi il primo e l'ultimo giorno di lavoro in passato, quindi archivialo di nuovo.

Modifica il ruolo di una persona

Quando modifichi il ruolo di una persona, perdi tutti i dati associati al suo ruolo precedente. È meglio archiviarla prima per conservare i dati, quindi invitarla in Resource Management utilizzando lo stesso indirizzo e-mail.

  1. Archivia prima la persona (vedi sotto). L'archivio fornisce report storici per quel ruolo e per qualsiasi campo di reporting.
  2. Aggiungi di nuovo la persona, utilizzando la stessa e-mail dai campi del ruolo precedente e del nuovo ruolo aggiornato.

Archivia una persona

  1. Vai alla sua pagina personale. Nell'angolo in alto a destra, seleziona Modifica profilo.
  2. Nella parte inferiore della pagina, seleziona Archivia

Modifica un utente con licenza in risorsa gestita

Per modificare un utente con licenza in risorsa gestita:

  1. Nella barra di navigazione in alto seleziona Impostazioni, quindi Impostazioni account.
  2. A sinistra, clicca su Persone
  3. Seleziona il nome per cui desideri modificare lo stato, quindi seleziona Cambia in risorsa gestita.

Eliminazione di persone

Una volta eliminato il profilo di una persona, tutti i dati associati a quella persona vengono eliminati da Resource Management e non possono essere ripristinati.

Per eliminare una persona:

  1.  Archivia la persona nel suo profilo o dalle Impostazioni account.
  2. Vai alla sezione Persone in Impostazioni account e trova il nome.
  3. Seleziona il nome per accedere al profilo (il testo verde indica un link)
  4. Una volta che sei nelle impostazioni del profilo, vedrai il pulsante per eliminare il profilo nella parte inferiore della pagina.

Fallo con cautela: l'eliminazione non può essere annullata.

Licenze utente e abbonamenti in Resource Management

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  • Resource Management

RELATED CAPABILITIES

Who can use this capability?

Gli Amministratori delle risorse possono modificare gli abbonamenti degli account.

Utenti con licenza

Gli utenti con licenza possono effettuare il login e accedere al prodotto.

A seconda del loro livello di autorizzazione, gli utenti con licenza possono avere diversi livelli di accesso per monitorare e/o approvare i tempi, pianificare i progetti, gestire il personale e la pianificazione, aggiungere o modificare i profili utente e creare report sui dati di Resource Management. Solo gli utenti con licenza possono monitorare il tempo dei progetti.

Risorse gestite

Le risorse gestite non possono effettuare il login e accedere al prodotto.

Le risorse gestite sono le persone (o altre risorse, come sale conferenze o apparecchiature) che assegni ai progetti e di cui gestisci il complessivo approvvigionamento. Le risorse gestite non possono monitorare il tempo o accedere ai dati di Resource Management. 

Anche senza diritti di accesso, è utile avere risorse gestite perché permette di avere riunite centralmente tutte le informazioni del tuo pool di talenti per rispondere meglio a domande come su quali progetti stanno lavorando le persone, chi è e chi non è disponibile, di quali competenze hai bisogno, chi è in permesso retribuito e molto altro.

Modifica dell'abbonamento

Gli utenti con licenza e le risorse gestite sono venduti in quantità separate. I livelli di abbonamento attuali vengono visualizzati nella scheda Persone di Impostazioni account. Contattaci per discutere le modifiche al tuo abbonamento attuale.
 

Per apportare una modifica all'abbonamento attuale:

  1. Vai a Impostazioni, quindi Impostazioni account
  2. Seleziona Fatturazione.
  3. Seleziona Modifica il mio piano
  4. Compila il modulo.