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Scopri come combinare account utente duplicati o aggiornare indirizzi e-mail in blocco con la funzione Unione utenti.
Combinare i profili con l’unione utenti
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Usa unione utenti per:
- Unire due profili utente nel tuo piano appartenenti alla stessa persona. Uno di questi profili potrebbe essere stato creato perché è cambiato l’indirizzo o il dominio.
Puoi aggiornare l’indirizzo e-mail principale di un utente nel tuo piano se non è già associato.
Se un indirizzo e-mail inserito esiste già come profilo utente di Smartsheet, tale profilo utente deve essere aggiunto al piano per essere incluso nell’ambito delle funzionalità di Unione utenti.
- Aggiorna i domini e-mail degli utenti del piano. L’aggiornamento del dominio potrebbe essere necessario in seguito a operazioni di fusione, acquisizione, cessione, branding o consolidamento.
Prima di iniziare
Convalida tutti i domini
La funzione Unione utenti richiede la convalida del dominio per tutti i domini e-mail associati agli indirizzi e-mail che desideri unire.
Scopri come convalidare un dominio.
L’Amministratore di sistema che esegue la funzione Unione utenti non può essere uno degli account da unire. Un altro Amministratore di sistema deve eseguire la funzione Unione utenti per l’account di un Amministratore di sistema.
Il profilo utente potrebbe già esistere o far parte di un altro piano. Per unire questo utente, invitalo nel tuo piano e chiedigli di accettare l’invito in modo da risultare un Membro attivo. Se ricevi un errore che indica che l’utente fa già parte di un altro piano, rivolgiti all’Amministratore di sistema dell’altro piano in modo che rimuova l’utente prima che tu lo aggiunga al tuo piano.
Rimuovere i ruoli delle app Premium
Se per uno dei profili che vuoi unire sono abilitati i ruoli delle app Premium, rimuovi tali diritti utente prima dell’unione. Puoi riassegnare i ruoli delle app Premium dopo aver unito i profili.
Rimuovere utenti dai gruppi in un altro piano
Se uno dei profili è un membro di gruppo esterno al piano corrente, devi richiedere di rimuoverlo da tali gruppi prima dell’unione. Contatta il team di assistenza per completare questa azione.
Inoltre, puoi richiedere di aggiungere nuovamente questi profili dopo averli uniti.
Scaricare e configurare il modello Unione utenti
- Accedi al Centro dell’Amministratore utilizzando le credenziali del tuo account Smartsheet attuale.
- Seleziona l’icona Menu nell’angolo in alto a sinistra e vai a Utenti e gruppi > Ruoli utente e report.
Seleziona Altre azioni > Unisci utenti.
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Seleziona Scarica per scaricare il file del modello che desideri utilizzare per l’unione utenti.
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- Nel modello scaricato, inserisci le seguenti informazioni:
- Nell’Indirizzo e-mail attuale di accesso, inserisci gli indirizzi e-mail dei profili corrispondenti da unire e chiudere.
- Nella colonna Indirizzo e-mail di accesso sostitutivo, inserisci gli indirizzi e-mail principali dei profili che desideri mantenere.
- Salva il file completato e mantieni il formato CSV.
Verifica che gli indirizzi e-mail di ogni coppia appartengano alla stessa persona.
Dopo l’unione, l’indirizzo e-mail principale del profilo mantenuto diventa il valore nella colonna Indirizzo e-mail di accesso sostitutivo. Il valore nella colonna Indirizzo e-mail attuale di accesso viene mantenuto come indirizzo e-mail alternativo del profilo.
Puoi aggiornare fino a 500 coppie di indirizzi e-mail in un unico file. Devi caricare file di unione aggiuntivi se hai aggiornato più di 500 coppie di indirizzi e-mail.
Visualizzare l’anteprima e applicare l’unione
- Accedi al Centro dell’Amministratore utilizzando le credenziali del tuo account Smartsheet attuale.
- Seleziona l’icona Menu nell’angolo in alto a sinistra e vai a Utenti e gruppi > Ruoli utente e report.
- Seleziona Altre azioni > Unisci utenti...
- Carica il file aggiornato e seleziona Anteprima unione.
L’opzione Anteprima unione convalida l’indirizzo e-mail qualora dovessero sorgere problemi quali indirizzi e-mail non validi, voci duplicate, domini non convalidati e altro ancora. Le voci che non vengono visualizzate come Pronto per l’unione non vengono applicate e la colonna Suggerimento mostra una possibile correzione.
- Per procedere, seleziona Applica unione. Il messaggio di conferma indica che il processo di unione utenti è in corso.
- Al termine del processo di unione utenti, gli utenti interessati ricevono un’e-mail di conferma che notifica loro le modifiche. Riceverai anche un’e-mail con un link al report dei risultati di Unione utenti, che include:
- Indirizzo e-mail attuale di accesso: indirizzo e-mail che è stato unito.
- Indirizzo e-mail di accesso sostitutivo: indirizzo e-mail che è stato mantenuto.
- Risultato: indica se l’unione per un dato utente è avvenuta correttamente.
- Parametri da visualizzare: un conteggio di ruoli, elementi di proprietà, elementi condivisi e appartenenze a gruppi per il profilo che è stato mantenuto.
Elementi compresi in Unione utenti
Smartsheet segue questa logica:
- Se un utente possiede un account con licenza e uno senza licenza, Smartsheet chiude l’account senza licenza.
- Smartsheet trasferisce tutti gli elementi dall’account senza licenza all’account con licenza.
- Se un utente possiede due account con licenza, Smartsheet mantiene l’account meno recente e chiude quello più nuovo.
Al completamento, Smartsheet trasferisce i seguenti elementi dal profilo chiuso al profilo che è stato mantenuto:
- Tutti i fogli, report, workspace e dashboard a cui l’utente ha accesso
- Gruppi di proprietà dell’utente
- Appartenenza a eventuali gruppi
- Ruoli
- Indirizzi e-mail alternativi
- Informazioni sul profilo
Nel processo di unione utenti, il sistema sposta gli elementi del workspace nella cartella Trasferito da.
Da sapere
Smartsheet richiede a un utente senza un account Smartsheet di creare un account se ha ricevuto:
- Un invito a modificare o visualizzare un elemento Smartsheet
- Un avviso generato da un flusso di lavoro automatizzato o altri trigger
Per evitare di perdere i flussi di lavoro dei connettori e i token API quando unisci gli account, verifica che:
- L’account che desideri mantenere abbia una licenza
- L’account che desideri chiudere sia privo di licenza
Elementi non inclusi in un processo di unione utenti
- Flussi di lavoro automatizzati
- Contatti
- Connettori
- Favorites
- Token API*
* I token API vengono utilizzati per integrazioni e applicazioni Premium come Control Center e Calendar App. Per utilizzare queste app, è possibile che gli utenti debbano effettuare di nuovo l’autenticazione.
Annullare un processo di unione utenti
Per annullare l’Unione utenti, evidenzia le righe nel file Unione utenti che desideri annullare e contatta l’Assistenza Smartsheet. Assicurati di allegare il file Unione utenti alla richiesta di assistenza.
Verrai contattato dall’Assistenza Smartsheet per confermare la richiesta prima di apportare le modifiche. Puoi ripristinare l’unione utenti solo se è stata completata negli ultimi sette giorni.
Il ripristino riporta solo parzialmente un profilo utente al suo stato originale prima dell’unione. Puoi ripristinare solo gli elementi uniti. Potrebbe essere necessario per gli utenti autenticarsi nuovamente alle applicazioni Premium, correggere i flussi di lavoro automatizzati o intraprendere un’altra azione.
Considerazioni sull’unione utenti (integrazione di directory/SCIM)
Lo strumento di unione utenti potrebbe non funzionare nei seguenti scenari:
- Se sia l’Indirizzo e-mail corrente di accesso che l’Indirizzo e-mail di accesso sostitutivo sono utenti gestiti da directory di terze parti. In questo caso, l’unione non riesce e restituisce l’errore: “You cannot merge email addresses belonging to users in your directory service” (Non puoi unire indirizzi e-mail appartenenti a utenti nel tuo servizio di directory).
- Se l’Indirizzo e-mail corrente di accesso è un utente gestito da directory e l’Indirizzo e-mail di accesso sostitutivo è un utente Smartsheet (ovvero non gestisci il profilo utente tramite integrazione di directory/SCIM). In tal caso, l’unione non riesce e restituisce l’errore: “To merge email addresses of a user in your directory service with their existing Smartsheet user account, set the Current Login Email Address to the current primary Smartsheet email address and Replacement Login Email Address to their directory service email address” (Per unire gli indirizzi e-mail di un utente nel tuo servizio di directory con il suo account utente Smartsheet esistente, imposta come Indirizzo e-mail corrente di accesso l’indirizzo e-mail Smartsheet principale corrente e come Indirizzo e-mail di accesso sostitutivo l’indirizzo e-mail del servizio directory).
Se l’Indirizzo e-mail corrente di accesso è un utente Smartsheet (ovvero non gestisci il profilo utente tramite integrazione di directory/SCIM) e l’Indirizzo e-mail di accesso sostitutivo è un utente di directory, l’unione può procedere.
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Utilizza la funzione unione utenti per combinare due account Smartsheet appartenenti alla stessa persona in un unico account. Quando unisci gli account dalla pagina Tipi di postazioni e true-up, Smartsheet trasferisce fogli, report, dashboard, workspace e accesso condiviso dall’account che chiudi all’account che mantieni.
Usa l’unione utenti per:
- Consolidare gli account duplicati creati quando qualcuno si registra sia con un indirizzo e-mail personale sia con uno aziendale.
- Ripulire gli account dopo una migrazione del dominio, come un rebranding o una modifica IT.
- Convertire l’account di un contractor in un account dipendente.
- Inserire gli utenti nella tua directory principale dopo un’acquisizione.
- Aggiornare l’indirizzo e-mail principale di un utente se il nuovo indirizzo non è già collegato a un account esterno al tuo piano.
Prima di iniziare
Verifica quanto segue prima di avviare un’unione:
- Entrambi gli account appartengono alla stessa organizzazione o allo stesso piano.
- Non sei uno degli account da unire. Chiedi a un altro Amministratore di sistema di eseguire l’unione se il tuo account è coinvolto.
- Rimuovi eventuali ruoli delle app Premium, come Control Center o Calendar App, da entrambi gli account. Riassegna i ruoli al termine dell’unione.
- Convalida i domini e-mail associati a entrambi gli account nelle impostazioni di sicurezza.
Unire due account utente
- Accedi al Centro dell’Amministratore e seleziona l’icona Menu per aprire il pannello di sinistra.
Vai a Utenti e gruppi > Tipi di postazioni e true-up.
Viene visualizzata la pagina Tipi di postazioni e true-up.
Seleziona Altre azioni > Unisci utenti.
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In Account utente corrente, cerca e seleziona l’account che desideri chiudere.
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In Account utente sostitutivo, cerca e seleziona l’account che desideri mantenere. Per impostazione predefinita, Smartsheet mantiene l’account sostitutivo come principale e chiude l’account corrente. Per mantenere invece l’account corrente come principale, seleziona Mantieni corrente come principale.
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Seleziona Unisci per rivedere il riepilogo dell’impatto dell’operazione su elementi, condivisione, gruppi, e-mail alternative e postazioni recuperate.
L’unione è permanente per l’account che viene chiuso. Non puoi annullare autonomamente un’unione. Consulta Annullare un’unione.
Seleziona Conferma per completare l’unione.
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Dopo aver confermato, Smartsheet disattiva l’account chiuso e sposta i suoi elementi nell’account che hai mantenuto. Entrambi gli account ricevono una notifica via e-mail e Smartsheet aggiunge una voce al log di audit della tua organizzazione. Se l’unione non riesce, Smartsheet visualizza un errore e non apporta modifiche a nessuno dei due account.
Unire più account in una sessione
Per unire più di una coppia di account contemporaneamente, aggiungi ogni coppia aggiuntiva di account correnti e sostitutivi prima di selezionare Unisci. Quando esamini il riepilogo dell’impatto, Smartsheet mostra un cartellino separato per ogni coppia. Se per una coppia è presente un problema, rimuovila e unisci le altre senza ricominciare da capo.
Aspetti da considerare
Cosa viene trasferito all’account principale
Quando unisci due account, l’account principale mantiene la sua identità e riceve quanto segue dall’account che chiudi:
- Fogli, report, dashboard e workspace
- Gruppi di proprietà dell’account chiuso
- Ruoli
- Indirizzi e-mail alternativi
- Informazioni sul profilo
Cosa non viene trasferito
Quanto segue non viene trasferito all’account principale. Ricorda di effettuare di nuovo l’autenticazione o l’assegnazione di questi elementi separatamente dopo l’unione:
- Flussi di lavoro automatizzati
- Connettori e token API (utilizzati per integrazioni e per app Premium come Control Center e Calendar App)
- Contatti
- Preferiti
- Appartenenza a eventuali gruppi
L’account principale non eredita automaticamente le appartenenze ai gruppi dall’account chiuso. Se l’account chiuso faceva parti di gruppi, aggiungi manualmente l’account principale a tali gruppi dopo l’unione.
Tipo di postazione e fatturazione
L’account unito mantiene il tipo di postazione più alto tra i due account. Se l’account chiuso aveva una postazione a pagamento, il riepilogo dell’impatto mostrerà questa postazione come occupata.
Annullare un’unione
Non puoi annullare autonomamente un’unione. Per annullare un’unione, contatta l’Assistenza Smartsheet.
Unione utenti e integrazione di directory (SCIM)
L’unione degli utenti potrebbe non funzionare nei seguenti scenari:
- Se entrambi gli account sono gestiti dal servizio di directory, l’unione non riuscirà. Smartsheet mostrerà il messaggio: You cannot merge email addresses belonging to users in your directory service (Non puoi unire gli indirizzi e-mail appartenenti agli utenti nel tuo servizio di directory).
- Se l’account corrente è gestito dal tuo servizio di directory e l’account sostitutivo è un account Smartsheet standard, l’unione non riuscirà. Smartsheet mostrerà un messaggio che ti chiede di impostare l’account corrente come indirizzo e-mail Smartsheet e l’account sostitutivo come indirizzo e-mail del servizio di directory.
Se l’account corrente è un account Smartsheet standard e l’account sostitutivo è gestito dal tuo servizio di directory, l’unione può essere effettuata.