Tenere traccia e visualizzare l'attività del foglio

Smartsheet offre diverse funzioni che ti permettono di rimanere aggiornato visivamente quando vengono apportate modifiche al tuo foglio:

  • Attiva la funzione Evidenzia modifiche per visualizzare rapidamente le celle modificate dall'ultima visualizzazione del foglio.  
  • Visualizza le versioni precedenti dei contenuti utilizzando la Cronologia celle.
  • Scopri chi ha apportato modifiche e quando, su fogli, report e pannelli di controllo con il Registro attività.

Tenere traccia e visualizzare l'attività del foglio

Smartsheet offre diversi modi per velocizzare le modifiche, rivedere le attività del foglio e ottenere approfondimenti sull'utilizzo del foglio. Attiva la funzione Evidenzia modifiche per visualizzare le celle modificate in un periodo di tempo specificato, inclusa l'ultima visualizzazione del foglio. Fai clic con il tasto destro del mouse su una cella e seleziona Visualizza cronologia della cella per verificare i dettagli sulle modifiche della cella. Utilizza il Log delle attività per esaminare l'elenco delle attività monitorate nel foglio.

Segui le istruzioni dettagliate per attivare l'evidenziazione delle modifiche.

Evidenziazione delle modifiche apportate a un foglio

Per identificare rapidamente le modifiche apportate a un foglio, usa Evidenzia modifiche:

  1. Apri il foglio e fai clic su Evidenzia modifichePulsante Evidenzia modifiche sulla barra degli strumenti.

    Appare la finestra Evidenzia modifiche.

    Finestra Evidenzia modifiche

  2. Clicca sull'indicatore scorrevole per impostare l'evidenziazione delle modifiche su ON (attivare).

  3. In Evidenzia le modifiche negli ultimi seleziona l'intervallo di tempo desiderato. 

  4. Fai clic su Colore di sfondopulsante-evidenzia-modifiche-sfondo per impostare il colore dell'evidenziazione.

    Lo sfondo della cella cambia nel colore impostato quando vengono rilevate modifiche.

  5. Fai clic sulla X nell'angolo in alto a destra della finestra per chiuderla e salvare le impostazioni.

Cosa viene visualizzato quando si attiva l'evidenziazione delle modifiche

Se nell'arco di tempo specificato qualcuno ha aggiunto un commento o ha aggiunto/modificato degli allegati, l'icona in quella riga verrà evidenziata.

evidenzia-modifiche

Per rivedere i dettagli sulla modifica, compreso l'indicatore dell'ora della modifica e l'indirizzo e-mail della persona che la ha apportata, clicca con il tasto destro del mouse sulla cella e seleziona Visualizza cronologia cella.

SUGGERIMENTO: puoi impostare anche le Notifiche per ricevere avvisi e-mail quando altri collaboratori apportano modifiche a un foglio. Per ulteriori informazioni, vedi l'articolo Notifiche.

Segui le istruzioni dettagliate per visualizzare la cronologia celle.

Visualizzazione della cronologia cella

Chiunque disponga di un accesso in condivisione a un foglio, può visualizzare la cronologia di una cella cliccando con il tasto destro del mouse sulla cella e selezionando Visualizza cronologia. Si apre il modulo Visualizza cronologia.


Questo modulo contiene tutti i precedenti valori della cella, chi ha apportato le modifiche e quando sono state apportate tali modifiche. Se la cella contiene un'immagine, l'immagine non viene visualizzata nella cronologia. È invece riportata la dicitura Immagine: seguita dal testo alternativo.

SUGGERIMENTO: inserisci la colonna di sistema Modificato il (data) e Modificato da per visualizzare la data e l'ora dell'ultima modifica di ciascuna riga e il collaboratore che ha apportato tale modifica a ciascuna riga nel foglio.

Per una dimostrazione pratica su come tenere traccia delle modifiche apportate in un foglio, guarda questo video:
 

Se non disponi di accesso a YouTube, clicca qui per guardare il video.

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Segui le istruzioni dettagliate per utilizzare il Registro attività (solo piani business e aziendali).

Monitora la cronologia delle modifiche con il Log delle attività

Tramite il Log delle attività, puoi vedere rapidamente l'autore di una determinata azione all'interno di un foglio o chi ha visualizzato l'ultima volta il pannello di controllo. In questo modo, ottieni un audit trail delle modifiche e delle eliminazioni di vari elementi in un foglio e puoi capire in maniera più approfondita il comportamento dei tuoi collaboratori all'interno del foglio. Inoltre, puoi scoprire chi ha visualizzato e apportato modifiche generali a un report o al pannello di controllo.

In questo articolo:

NOTA: questa funzione è inclusa per gli utenti con piani Business o Aziendali idonei. Per ulteriori informazioni sui piani e i prezzi, comprese le funzioni incluse a seconda dei diversi piani, si prega di vedere la nostra pagina Prezzi.

Icona Play Vai alla dimostrazione video: Log delle attività

Monitoraggio delle azioni nel Log delle attività

Utilizza il Log delle attività per monitorare le azioni abituali come:

  • Chi ha visualizzato il foglio, il report o il pannello di controllo.
  • Per chi è stata attivata/disattivata la condivisione di un foglio, di un report o di un pannello di controllo.
  • Solo per i fogli: che tipo di modifica è stata apportata e i dettagli delle modifiche. Per esempio, Sally Smart ha eliminato la Riga 4.
  • Il nome dell'utente che ha apportato la modifica.
  • L'orario e la data in cui le modifiche sono state apportate.

NOTA: le modifiche apportate ai dati presenti nelle celle e nelle righe di un report compariranno solo nel Log delle attività dei fogli sorgente, non nel Log delle attività del report.

Chi può visualizzare il Log delle attività

L'accesso al Log delle attività dipende dal livello di autorizzazione di condivisione. In termini temporali, il primo punto in assoluto che puoi visualizzare per monitorare le attività dipende dal momento in cui ti è stata assegnata la condivisione del foglio.

NOTA: i pannelli di controllo non sono dotati del livello Editor di autorizzazione di condivisione. Solo gli amministratori e i proprietari possono visualizzare il Log delle attività dei pannelli di controllo.

Livello di autorizzazione di condivisionePuò visualizzare il Log delle attivitàPuò esportare il Log delle attivitàMonitorare le attività a partire da questa data/orario
Proprietario*Creazione dell'elemento
Amministratore (con licenza)**Visualizzare ed esportare dal momento in cui ti è stata assegnata l'ultima volta la condivisione dell'elemento
Amministratore (senza licenza)NoNo-
Editor (con licenza)**No Visualizzare (ma non esportare) dal momento in cui ti è stata assegnata l'ultima volta la condivisione dell'elemento
Editor (senza licenza)NoNo-
Lettore (con o senza licenza)NoNo-

*Se trasferisci la proprietà di un foglio, il nuovo proprietario potrà visualizzare tutti i Log delle attività, a partire dal momento in cui il foglio è stato creato.

**Se ottieni i livelli di autorizzazione di condivisione di Amministratore (con licenza) o Editor (con licenza), potrai visualizzare i Log delle attività a partire dal momento in cui ti è stata assegnata per la prima volta la condivisone del foglio. Consulta l'articolo Livelli di autorizzazione di condivisione per ulteriori dettagli sui vari livelli di autorizzazione di condivisione dei fogli.


Visualizzazione delle voci del Log delle attività

Apri il Log delle attività per visualizzare i registri delle varie azioni dei fogli che sono state eseguite dai collaboratori.

Per visualizzare il Log delle attività:

  1. Fai clic su File nella Barra dei menu.
  2. Seleziona Visualizzazione del Log delle attività affinché compaia la finestra di visualizzazione del log delle attività. 

All'interno della finestra Visualizzazione del Log delle attività, potrai consultare le varie azioni eseguite sul foglio, come chi ha eliminato alcune righe e quando lo ha fatto, oppure un utente che ha visualizzato il foglio. 

Puoi applicare alcuni filtri al Log delle attività per consultare la cronologia che desideri in maniera più agevole.

Applicazione di filtri alle voci del Log delle attività

Puoi applicare dei filtri al Log delle attività per consultare solo le voci che desideri. Applica un filtro che mostri le attività eseguite in un intervallo di tempo specifico, un tipo di azione specifico o gli utenti che hanno effettuato azioni su quel foglio.

NOTA: quando chiudi il Log delle attività, i filtri saranno eliminati automaticamente. Non è possibile salvare o condividere con altri collaboratori i filtri applicati al Log delle attività.

Per applicare filtri al Log delle attività: 

  1. Per espandere le opzioni relative ai filtri, apri il Log delle attività e seleziona Filtri nell'angolo in altro a sinistra della finestra Log delle attività. 
  2. Seleziona una delle seguenti opzioni:
    • Azione - Il tipo di attività (per esempio, la riga è stata eliminata).
    • Collaboratori — Chi ha eseguito l'azione.
    • Intervallo di date - Il gruppo di date che desideri visualizzare in relazione a una determinata attività.
  3. Seleziona Applica.

Se desideri eliminare i filtri, fai clic su Elimina filtri (vicino al pulsante Applica).

NOTA: alcune azioni non possono essere ricondotte a un nome utente Smartsheet. Per esempio, se un utente non ha effettuato l'accesso a Smartsheet ed effettua il download di un allegato inviato tramite e-mail, Smartsheet salverà l'azione, ma la voce di registro mostrerà il seguente nome utente: [email protected]


Esportazione del Log delle attività

Puoi scaricare il Log delle attività relativo a una voce per conservare un ulteriore record delle attività di un foglio. Per esportare il Log delle attività:

  1. Apri l'elemento.
  2. Fai clic su File > Visualizzazione del Log delle attività.
  3. Fai clic sul pulsante Scarica in fondo alla finestra Log delle attività.

    Smartsheet invierà un'e-mail contenente un link all'indirizzo che utilizzi per Smartsheet.
     
  4. Per scaricare il Log delle attività, controlla la posta in arrivo e fai clic sul link contenuto nell'e-mail.

Dopo aver fatto clic sul link, il Log delle attività verrà scaricato sul tuo computer in formato .csv.


Comprensione delle azioni relative al Log delle attività

Alcune azioni elencate nel Log delle attività descrivono una modifica generale, ma non forniscono contesto e dettagli sulla modifica stessa.  Qui sotto trovi una serie di azioni e che cosa comportano.

Visualizzazione cartellino: Cartellino riordinato e Visualizzazione cartellino: Cartellini riordinati indirettamente

Visualizzazione cartellino significa che hai trascinato e rilasciato manualmente uno o più cartellini da una posizione a un'altra, in una corsia differente o in una posizione diversa nella stessa corsia.

Visualizzazione cartellino: Cartellini riordinati indirettamente significa che i cartellini sono stati spostati in un qualsiasi altro modo. Per esempio, se hai trascinato e rilasciato manualmente un cartellino da una posizione a un'altra, in una corsia differente o nella stessa corsia, altri cartellini vengono spostati indirettamente più in alto o più in basso. Inoltre, i cartellini possono essere riordinati indirettamente quando apporti modifiche alle visualizzazioni Griglia e Gantt, per esempio se assegni un'attività a un altro utente o se modifichi l'opzione Elenco a discesa di una riga.

 


Video dimostrativo

Per una dimostrazione utile sul Log delle attività, guarda il video qui sotto:

Se non disponi di accesso a YouTube, fai clic qui per guardare il video.