Sposta e Copia righe

Quando un progetto abbraccia più fogli, i flussi di lavoro automatizzati che spostano e copiano righe ti aiutano a evitare il ritardo dello spostamento manuale degli elementi di lavoro da un foglio all’altro:

  • Non appena arrivano, distribuisci immediatamente nuove richieste, ordini e altro ancora.

  • Effettua la transizione degli elementi senza soluzione di continuità alla fase successiva del progetto o al team al momento giusto.

  • Archivia automaticamente il lavoro completato.

Sposta la riga che semplifica i fogli in modo che il tuo team possa concentrarsi sugli elementi di lavoro più rilevanti. Le righe spostate verranno aggiunte al foglio di destinazione e rimosse dal foglio sorgente.

Quando hai necessità di mantenere un record degli elementi di lavoro su più fogli, copia righe aggiunge dei duplicati al foglio di destinazione senza rimuovere le righe dal foglio di origine.

Spostamento o copia automatici delle righe tra i fogli

Grazie all’azione Sposta righe o Copia righe puoi spostare o copiare automaticamente una riga verso un altro foglio quando le condizioni lo permettono. Ecco un esempio:

  1. Una richiesta di acquisto viene presentata per il tuo foglio tramite un modulo.
  2. Dopo aver aggiunto i dovuti dettagli alla richiesta puoi assegnarla al tuo team IT.
  3. Il manager IT approva la richiesta.
  4. La riga contenente la richiesta di acquisto viene automaticamente trasferita verso un foglio connesso con un progetto IT attivo per permettere di effettuare azioni ulteriori.

Per creare un flusso di lavoro che sposta o copia automaticamente le righe, sia tu che il proprietario del foglio di origine dovete disporre delle autorizzazioni di condivisione a livello di proprietario o amministratore per il foglio di destinazione.


Imposta un’azione automatizzata di spostamento o copia delle righe

Nel tuo foglio sorgente:

NOTA: Affinché un foglio venga visualizzato nella finestra Seleziona un foglio, sia tu che il proprietario del foglio di origine dovete disporre delle autorizzazioni di condivisione a livello di proprietario o amministratore per il foglio di destinazione.

  1. Crea nuovo flusso di lavoro selezionando Automazione > Creare un flusso di lavoro. (Per maggiori informazioni sulla creazione di flussi di lavoro, consulta l’articolo Risparmia tempo e lavora più rapidamente grazie ai flussi di lavoro automatizzati.)
  2. Sotto l’opzione Seleziona un’azione, seleziona Spostamento righe.

    Immagine del blocco per l’azione Flusso di lavoro
  3. Sotto l’opzione Sposta righe oCopia righe, scegli Seleziona un foglio.

    Viene visualizzata la finestra Seleziona un foglio.

    seleziona un’immagine per il foglio
    NOTA: Affinché un foglio venga visualizzato nella finestra Seleziona un foglio, sia tu che il proprietario del foglio di origine dovete disporre delle autorizzazioni di condivisione di Proprietario o Amministratore per il foglio di destinazione.
  4. Scegli il tuo foglio di destinazione, quindi clicca su OK.

Adesso che hai aggiunto l’azione Sposta righe o Copia righe al tuo flusso di lavoro, la puoi salvare. Puoi inoltre aggiungere condizioni, modificare l’attivazione del flusso di lavoro e apportare ulteriori modifiche ad altri aspetti del flusso di lavoro, se necessario.
 


 

Comportamento di Sposta o Copia righe

Quando copi o sposti le righe tra i fogli, tieni presente quanto segue:

  • Quando una riga viene spostata, viene eliminata dal foglio sorgente e aggiunta al foglio di destinazione. Quando viene copiata, viene mantenuta nel foglio sorgente e aggiunta al foglio di destinazione.
  • La riga viene posizionata sul fondo del foglio di destinazione, e da qui può essere trascinata manualmente verso l’alto verso il basso in una posizione differente.
  • Eventuali allegati o commenti alla riga vengono spostati automaticamente sul foglio di destinazione.
  • Quando sposti le righe tra i fogli, la cronologia delle celle nella riga sarà ancora disponibile (clicca con il tasto destro del mouse su una cella e clicca su Visualizza cronologia della cella, dove vedrai "La riga è stata spostata da un altro foglio").
  • Quando copi le righe tra i fogli, la cronologia delle celle non viene salvata.
  • Le eventuali formule nella riga saranno sostituite con valori statici nel foglio di destinazione.
  • Se il foglio di origine contiene colonne non presenti nel foglio di destinazione, tali colonne vengono create nel foglio di destinazione quando la riga viene spostata o copiata.
  • Se la colonna esiste sul foglio di destinazione ma non esiste sul foglio di origine, allora la colonna Creato avrà la data e l’ora in cui la riga è stata spostata o copiata.
  • La colonna Creato da mostrerà l'utente che ha spostato o copiato la riga. Se la riga è stata spostata o copiata in automazione, mostrerà automation@smartsheet.com
  • Se la colonna esiste sia sul foglio di destinazione che sul foglio di origine, allora il valore del foglio sorgente riporterà al foglio di destinazione. A differenza di altri tipi di colonna, i nomi delle colonne non devono necessariamente corrispondere.

Per evitare che si generino richieste di approvazione all’infinito, le celle che contengono formule incrociate tra fogli o link alle celle non attiveranno alcuna automazione che vada automaticamente a modificare il foglio (Sposta riga, Copia riga, Blocca riga, Sblocca riga, Richiesta di approvazione). Per aggirare questo problema, valuta l’idea di usare l’automazione temporizzata o i flussi di lavoro di ricorrenza.

Se uno dei tuoi fogli contiene una Colonna di Sistema con un nome uguale a quello di una colonna di tipo diverso (a discesa, testo/numero ecc.), possono verificarsi i seguenti errori:

  • Non è possibile aggiungere le righe nel foglio di destinazione in quanto una colonna presenta lo stesso nome di una colonna di sistema sul foglio di origine.
  • Non è possibile aggiungere le righe nel foglio di destinazione in quanto una colonna di sistema presenta lo stesso nome di una colonna sul foglio di origine.

Per risolvere questo problema, puoi rinominare la colonna o modificarne il tipo, in modo che corrisponda a quello nel foglio di origine. (Per ulteriori informazioni sulle Colonne di Sistema, consulta l'articolo Colonne di Sistema.)