Quando un progetto abbraccia più fogli, i flussi di lavoro automatizzati che spostano e copiano righe ti aiutano a evitare il ritardo dello spostamento manuale degli elementi di lavoro da un foglio all’altro:
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Non appena arrivano, distribuisci immediatamente nuove richieste, ordini e altro ancora.
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Effettua la transizione degli elementi senza soluzione di continuità alla fase successiva del progetto o al team al momento giusto.
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Archivia automaticamente il lavoro completato.
Sposta la riga che semplifica i fogli in modo che il tuo team possa concentrarsi sugli elementi di lavoro più rilevanti. Le righe spostate verranno aggiunte al foglio di destinazione e rimosse dal foglio sorgente.
Quando hai necessità di mantenere un record degli elementi di lavoro su più fogli, copia righe aggiunge dei duplicati al foglio di destinazione senza rimuovere le righe dal foglio di origine.
Sposta o copia automaticamente le righe tra i vari fogli
Grazie all’azione Sposta righee Copia righe puoi spostare o copiare automaticamente una riga verso un altro foglio quando le condizioni lo permettono. Ecco un esempio:
- Una richiesta di acquisto viene presentata per il tuo foglio tramite un modulo.
- Dopo aver aggiunto i dovuti dettagli alla richiesta puoi assegnarla al tuo team IT.
- Il manager IT approva la richiesta.
- La riga contenente la richiesta di acquisto viene automaticamente trasferita verso un foglio connesso con un progetto IT attivo per permettere di effettuare azioni ulteriori.
Per creare un flusso di lavoro che sposta o copia automaticamente le righe, sia tu che il proprietario del foglio di origine dovete disporre delle autorizzazioni di condivisione a livello di proprietario o amministratore per il foglio di destinazione.
Imposta un’azione automatizzata di spostamento o copia delle righe
Nel tuo foglio sorgente:
- Crea un nuovo flusso di lavoro, dopodiché imposta i trigger e le condizioni.
- Nella casella Seleziona un’azione, seleziona Sposta righe o Copia righe.
- Sotto l’opzione Sposta righe oCopia righe, scegli Seleziona un foglio.
- Nella finestra di dialogo Seleziona un foglio, seleziona il foglio di destinazione e clicca su OK.
Per evitare che si generino richieste di approvazione all’infinito, le celle che contengono formule incrociate tra fogli o link alle celle non attiveranno alcuna automazione che vada automaticamente a modificare il foglio (Sposta riga, Copia riga, Blocca riga, Sblocca riga o Richiesta di approvazione). Per aggirare questo problema, valuta l’idea di usare l’automazione temporizzata o i flussi di lavoro di ricorrenza.
Cosa devi sapere quando sposti e copi righe tra i vari fogli
Quando copi o sposti le righe tra i fogli, tieni presente quanto segue:
- Quando sposti delle righe tra i vari fogli:
- Le righe spostate verranno eliminate dal foglio di origine e aggiunte al foglio di destinazione, e
- La cronologia delle celle sarà ancora disponibile nelle righe.
- Quando copi delle righe tra i vari fogli:
- Le righe spostate verranno conservate nel foglio di origine e aggiunte al foglio di destinazione, e
- La cronologia delle celle non sarà conservata nel foglio sorgente.
- Vedrai le righe spostate o copiate in fondo al foglio di destinazione: da qui potrai selezionarle e trascinarle in una posizione diversa.
- Eventuali allegati o commenti alla riga vengono spostati automaticamente sul foglio di destinazione.
- Le eventuali formule nella riga saranno sostituite con valori statici nel foglio di destinazione.
- Se il foglio di origine contiene colonne non presenti nel foglio di destinazione, tali colonne verranno create automaticamente nel foglio di destinazione quando una riga viene spostata o copiata.
Quando sposti o muovi righe contenenti colonne di sistema o di riferimento
- Se una colonna esiste sul foglio di destinazione ma non sul foglio di origine, la colonna Creato da riporterà la data e l’ora in cui la riga è stata spostata o copiata.
- La colonna Creato da mostrerà l'utente che ha spostato o copiato la riga. Se la riga è stata spostata o copiata in automazione, mostrerà automation@smartsheet.com.
- Se una colonna esiste sia sul foglio di destinazione che sul foglio di origine, il valore del foglio di origine riporterà al foglio di destinazione. A differenza di altri tipi di colonna, i nomi delle colonne non devono necessariamente corrispondere.
Se una colonna di sistema o una colonna di riferimento ha un nome uguale a quello di una colonna di tipo diverso (a discesa, testo/numero ecc.), possono verificarsi i seguenti errori:
- Non è possibile aggiungere le righe nel foglio di destinazione in quanto una colonna presenta lo stesso nome di una colonna di sistema sul foglio di origine.
- Non è possibile aggiungere le righe nel foglio di destinazione in quanto una colonna di sistema presenta lo stesso nome di una colonna sul foglio di origine.
Per risolvere questo problema, puoi rinominare la colonna o modificarne il tipo, in modo che corrisponda a quello nel foglio di origine.