Automatizzazione

 

Accelera i tempi di esecuzione del team e risparmia tempo prezioso con i flussi di lavoro automatizzati che uniscono più scenari e azioni. Automatizza le attività manuali ripetitive come le approvazioni, gli aggiornamenti di stato e i promemoria. Crea, gestisci e collabora facilmente sui flussi di lavoro utilizzando un editor visivo.

I flussi di lavoro automatizzati sono costituiti da tre componenti: attivatori, condizioni e azioni.

Blocchi e percorsi: anatomia di un flusso di lavoro automatizzato

La creazione di un flusso di lavoro automatizzato è simile alla creazione di un diagramma di flusso. Dovrai inserire attivatori, condizioni e azioni insieme da un blocco iniziale a uno o più blocchi finali.

Nello strumento di creazione del flusso di lavoro:

  1. Seleziona il pulsante Aggiungi Pulsante Aggiungi  
  2. Scegli cosa desideri aggiungere (condizione, percorso di condizione, azione). 

Per concettualizzare l'automazione, pensa ai flussi di lavoro attraverso la seguente struttura: quando una modifica attiva il flusso di lavoro, se la riga soddisfa le condizioni impostate, esegui l'azione specificata.

Per informazioni su ciò che fanno questi elementi, vedi la tabella sotto riportata.

ElementoUsa per
Blocco attivazioniLa data e l'ora specificate, la configurazione della ricorrenza o le attività nel foglio che attivano il flusso di lavoro automatizzato. 
Blocco di condizioniUtilizzato per filtrare le righe da includere nelle azioni del flusso di lavoro nello stesso percorso
Blocco di azioniIl tipo di automazione (avviso, approvazione, richiesta e altro) che desideri venga eseguita in conseguenza dell'attivatore e delle condizioni precedenti. I dettagli sui diversi tipi di automazione disponibili possono essere consultati qui.
Percorso di condizioniUna linea che collega i blocchi per tracciare i diversi percorsi che il flusso di lavoro può intraprendere a seconda delle condizioni impostate. Il flusso di lavoro può avere un singolo percorso dall'attivatore all'azione oppure diversi percorsi per indicare le diverse azioni in base alle precedenti condizioni.

Migliori pratiche sul flusso di lavoro automatizzato

Tieni a mente quanto segue quando configuri il tuo flusso di lavoro:

  • Digita un nome per il flusso di lavoro nell'angolo in alto a sinistra dello strumento di creazione del flusso di lavoro
  • Assicurati di salvare il flusso di lavoro (fai clic su Salva nell'angolo in basso a destra) dopo la configurazione o dopo qualsiasi modifica. Puoi tornare indietro e apportare ulteriori modifiche al tuo flusso di lavoro in qualsiasi momento.

Blocchi di attivazione: stabilire quando eseguire il flusso di lavoro

Quando si creano flussi di lavoro automatici, è possibile stabilire i criteri che attiveranno il tuo flusso di lavoro. L'attivazione viene eseguita, ad esempio, nei seguenti casi:

  • Quando si aggiungono o si modificano righe
  • Quando si modificano righe
  • Quando si aggiungono righe (l'attivazione non verrà eseguita in caso di modifiche nelle righe esistenti)
  • Quando viene raggiunta una data

    blocco attivazione

Puoi inserire i criteri per l'attivazione del flusso di lavoro accanto a Quando nel blocco attivazione per accertarti che solo le modifiche desiderate nei campi scelti attiveranno il flusso di lavoro. Ad esempio, puoi creare un flusso di lavoro che viene attivato solo quando lo stato di una voce diventa "Completato".

Blocchi di condizioni: filtrare ciò che devono inviare i flussi di lavoro auomatizzati

Tra un blocco di attivazione e i blocchi di azioni nei flussi di lavoro automatizzati puoi stabilire delle condizioni per filtrare le righe che dovranno essere incluse nell'avviso o nell'azione risultante. Puoi anche aggiungere percorsi condizionali per gestire una serie di scenari diversi per l'automazione delle azioni in un flusso di lavoro, in base a criteri specificati. 

Crea una logica condizionale in un blocco di condizioni facendo clic su and per passare da uno stato all'altro:

  • Solo una condizione deve essere soddisfatta (or)
  • Tutte le condizioni devono essere soddisfatte (and) quando si attivano le azioni successive

fai clic su and

Ad esempio, quando viene aggiunto un nuovo ticket di richiesta IT a un foglio attraverso un modulo, puoi inviare avvisi e rirchieste diversi a destinatari specifici, in base al reparto, alla priorità e al tipo di richiesta specificata nel ticket.

Combinazione della logica And con la logica Or nello stesso percorso di condizioni

Se desideri combinare le condizioni della logica and con le condizioni della logica or, aggiungi più blocchi di condizioni (ad esempio, uno per le condizioni and e un altro per le condizioni or) nello stesso percorso di condizioni.

logica combinata

L'esempio sopra riportato richiede che siano soddisfatti i criteri nelle Condizioni (1) prima che vengano valutati i criteri nelle Condizioni (2).  


Cosa aspettarti con i percorsi di condizioni sovrapposti

È possibile configurare percorsi di condizioni che si sovrappongono—cioé sono state definite condizioni simili o uguali per percorsi di condizioni diversi. In queste situazioni, Smartsheet valuta le condizionii da sinistra a destra, e le azioni verranno attivate per il percorso di condizioni all'estrema sinistra (di cui sono soddisfatte le condizioni). Smartsheet non attiverà tutte le azioni per tutti i percorsi paralleli di cui vengono soddisfatte le condizioni. 

Ad esempio, abbiamo un flusso di lavoro automatizzato con due percorsi di condizioni, Condizioni (1) e Condizioni (2):

Logica sovrapposta

  • Condizioni (1) è il percorso più a sinistra e la sua condizione è che il Prezzo sia minore o uguale a 100. (Ciò attiva un avviso direttamente al Responsabile finanziario)
  • Condizioni (2) è a destra del percorso di condizioni A e la sua condizione è che il Prezzo sia compreso tra 50 e 250. (Ciò attiva una richiesta di approvazione ai soggetti interessati chiave che sono presenti nella cella Contatti del foglio).

Quando il flusso di lavoro viene attivato per una riga con un Prezzo minore o uguale a 100, verrà attivata l'azione per Condizioni (1) in quanto è stata soddisfatta la sua condizione e si trova all'estrema sinistra delle due condizioni in sovrapposizione. (L'azione per Condizioni (2) non si attiverà a meno che il Prezzo non sia compreso tra 101 e 250).
 

Blocchi di azioni: specificare il tipo di automazione da attivare

Con un blocco di azioni puoi scegliere il tipo di automazione che desideri venga eseguito dal tuo flusso di lavoro. Usa la tabella seguente come riferimento per i diversi tipi di azioni.

Usa questo tipo di avviso o azioneIn questa situazione
AvvisoPer avvisare le persone sulle modifiche fondamentali in campi specifici
Per avvisare una persona quando gli viene assegnata una nuova attività
Per sapere quando i campi vengono impostati su un valore specifico (ad esempio, un campo a discesa Stato viene impostato su "Bloccato")
PromemoriaPer avvisare le persone (sia mediante il campo Contatti che immettendole manualmente) in corrispondenza, prima o dopo date specifiche (sia specificate in un campo di data che immesse manualmente)
Richiesta di approvazionePer l'approvazione di un soggetto interessato chiave su un'attività specifica
Per l'approvazione o il rifiuto di una voce (ad esempio, l'approvazione del Direttore su una proposta di progetto per far avanzare lo stato su Approvato o Rifiutato, rispettivamente)
Per l'approvazione di una voce che soddisfa determinati criteri (ad esempio, l'approvazione del reparto finanziario quando una voce di costo supera una certo importo)
Richiesta di aggiornamentoPer ottenere dettagli sul proprietario di una voce di lavoro quando la scadenza viene superata (la data di scadenza passata e lo stato non è completato)
Per richiedere automaticamente le informazioni più recenti dall'assegnatario della voce di lavoro quando cambia un valore in un campo specifico (ad esempio, quando lo stato di una riga cambia in “In corso,” richiedi all'assegnatario di aggiornare la data di inizio)
Blocco automatico delle righePer impedire ulteriori modifiche dopo che la voce è stata approvata o completata
Per impedire ulteriori modifiche dopo un determinato momento
Sblocco automatico delle righeFavorisci la coerenza del processo permettendo la modifica delle voci solo quando le fasi di prerequisito vengono completate

Quando aggiungi un blocco di azioni, scegli il tipo di azione che desideri utilizzare. Se selezioni un tipo di azione e desideri modificarla, seleziona l'icona Menu nell'angolo in alto a destra del blocco per modificare l'azione.

Nel blocco di attivazione del flusso di lavoro automatizzato, seleziona Menu > Opzioni avanzate per configurare i campi da visualizzare nell'avviso o nella richiesta oppure lo stato dell'approvazione e i dettagli del nome del pulsante per le richieste di approvazione.

Opzioni avanzate

Seleziona i destinatari

Configura il blocco di azioni per assicurarti che gli avvisi e le richieste siano inviati alle persone coinvolte in una specifica attività lavorativa. Puoi configurare gli avvisi e le azioni in modo che siano inviati a:
Persone nel campo Contatti per quella riga (ad esempio, l'assegnatario)
Chiunque sia condiviso sul foglio
Persone che specifichi manualmente
membri di un canale in un'app di terze parti come Slack o Microsoft Teams

Se hai impostato un avviso con te stesso come destinatario, ma non ricevi notifiche qaundo modifichi il foglio, dovrai attivare le notifiche per le modifiche che apporti. Per ulteriori informazioni sulla modifica delle preferenze di notifica e altre impostazioni nel tuo account, consulta Modifica delle impostazioni personali.

Creare un messaggio personalizzato

Pui creare un oggetto e un corpo personalizzati per i messaggi consegnati mediante azioni di tipo avviso o di tipo richiesta per assicurarti che il destinatario disponga di tutte le informazioni e il contesto di cui necessita per essere completamente informato e per poter intraprendere l'azione appropriata.

Per rendere i tuoi messaggi personalizzati ancora più efficaci, consulta Aggiungere dinamicamente i dati di una cella nell'Oggetto e nel corpo dei messaggi di avviso e richiesta.