Automazione

Accelera il lavoro del team e risparmia tempo prezioso sostituendo attività manuali e ripetitive con flussi di lavoro flessibili e automatizzati:

  • Invia avvisi importanti sulle modifiche o i promemoria sulle scadenza imminenti.
  • Richiedi aggiornamenti e approvazioni basati sul contenuto.
  • Blocca e sblocca le righe o spostale tra fogli diversi.
  • Assegna le persone alle attività e registra la data corrente in cui vengono raggiunti i traguardi.
  • Combina più scenari e azioni per soddisfare le tue esigenze con meno sforzo.

Puoi collaborare facilmente con il tuo team sui flussi di lavoro nell'editor visivo, senza bisogno di codice.

I flussi di lavoro automatizzati si compongono di tre elementi: I trigger, le condizioni e le azioni.
 

Blocchi e percorsi: Anatomia di un flusso di lavoro automatizzato

La costruzione di un flusso di lavoro automatizzato è simile a quella di un diagramma di flusso. Partendo da un blocco iniziale, bisogna mettere insieme i trigger, le condizioni e le azioni in uno o più blocchi finali.

Nel generatore di flussi di lavoro:

  1. Seleziona il pulsante Aggiungi </li>
	<li>Scegli cosa vuoi aggiungere (<strong>condizione, percorso di condizione, azione</strong>).</li>
</ol>

<p>Per farti un’idea dell’automazione, pensa ai flussi di lavoro utilizzando lo schema seguente: quando una modifica attiva il flusso di lavoro, se la riga rispetta le condizioni che hai impostato, allora compiono l’azione specificata.</p>

<p>Per ulteriori dettagli su cosa fanno questi elementi, vedi la tabella seguente.</p>

<table border= Elemento Da usare per Blocco di attivazione La data e l’ora specificate, la configurazione di ricorrenza o le attività del foglio che mettono in moto il flusso di lavoro automatico. Blocco di condizione Usato per filtrare quali righe sono incluse nelle azioni del flusso di lavoro sullo stesso percorso Blocco di azione Il tipo di automazione (avviso, approvazione, richiesta e altri) che vuoi far partire dopo il trigger e le condizioni precedenti. Qui puoi trovare ulteriori dettagli sui diversi tipi di automazione disponibili. Percorso di condizione Una linea che collega i blocchi e rappresenta le diverse strade che il tuo flusso di lavoro può intraprendere a seconda delle condizioni che hai impostato. Il tuo flusso di lavoro può includere un solo percorso, dal trigger all’azione, o anche vari percorsi che indicano azioni diverse basate su condizioni precedenti.

    Migliori prassi del flusso di lavoro automatizzato

    Quando imposti il tuo flusso di lavoro, tieni presente quanto segue:

    • Digita un nome per il tuo flusso di lavoro, nell’angolo in basso a sinistra del generatore di flussi di lavoro
    • Assicurati di aver salvato il flusso di lavoro (cliccando su salva nell’angolo in basso a destra) dopo averlo impostato o aver apportato eventuali modifiche. Puoi tornare al flusso di lavoro e apportare modifiche in qualunque momento.
    • Un foglio può comprendere fino a 150 flussi di lavoro.
    • Ciascun flusso di lavoro può comprendere fino a 100 blocchi. Questi includono i blocchi di trigger, azione e condizione.
    • Ciascun flusso di lavoro può comprendere fino a 30 blocchi di azione.
    • I blocchi di condizione possono includere massimo 20 istruzioni sulle condizioni (20 righe all’interno del blocco).
    • I link agli allegati inclusi nei flussi di lavoro automatici scadono dopo 14 giorni.