Automazione

Accelera il lavoro del tuo team e risparmia tempo prezioso con i flussi di lavoro automatizzati che mettono insieme più scenari e azioni. Automatizza le attività manuali e ripetitive quali approvazioni, aggiornamenti di stato e promemoria. Crea, gestisci e collabora facilmente sui flussi di lavoro utilizzando un editor visivo.

I flussi di lavoro automatizzati si compongono di tre elementi: I trigger, le condizioni e le azioni.

Blocchi e percorsi: anatomia di un flusso di lavoro automatizzato

La creazione di un flusso di lavoro automatizzato è simile alla creazione di un diagramma di flusso. Dovrai inserire attivatori, condizioni e azioni insieme da un blocco iniziale a uno o più blocchi finali.

Nello strumento di creazione del flusso di lavoro:

  1. Seleziona il pulsante Aggiungi Pulsante Aggiungi  
  2. Scegli cosa desideri aggiungere (condizione, percorso di condizione, azione). 

Per concettualizzare l'automazione, pensa ai flussi di lavoro attraverso la seguente struttura: quando una modifica attiva il flusso di lavoro, se la riga soddisfa le condizioni impostate, esegui l'azione specificata.

Per informazioni su ciò che fanno questi elementi, vedi la tabella sotto riportata.

ElementoUsa per
Blocco attivazioniLa data e l'ora specificate, la configurazione della ricorrenza o le attività nel foglio che attivano il flusso di lavoro automatizzato. 
Blocco di condizioniUtilizzato per filtrare le righe da includere nelle azioni del flusso di lavoro nello stesso percorso
Blocco di azioniIl tipo di automazione (avviso, approvazione, richiesta e altro) che desideri venga eseguita in conseguenza dell'attivatore e delle condizioni precedenti. I dettagli sui diversi tipi di automazione disponibili possono essere consultati qui.
Percorso di condizioniUna linea che collega i blocchi per tracciare i diversi percorsi che il flusso di lavoro può intraprendere a seconda delle condizioni impostate. Il flusso di lavoro può avere un singolo percorso dall'attivatore all'azione oppure diversi percorsi per indicare le diverse azioni in base alle precedenti condizioni.

Migliori pratiche sul flusso di lavoro automatizzato

Tieni a mente quanto segue quando configuri il tuo flusso di lavoro:

  • Digita un nome per il flusso di lavoro nell'angolo in alto a sinistra dello strumento di creazione del flusso di lavoro
  • Assicurati di salvare il flusso di lavoro (fai clic su Salva nell'angolo in basso a destra) dopo la configurazione o dopo qualsiasi modifica. Puoi tornare indietro e apportare ulteriori modifiche al tuo flusso di lavoro in qualsiasi momento.

Blocchi di attivazione: Definisci quando viene eseguito il flusso di lavoro

Durante la creazione di flussi di lavoro di automazione, puoi definire i criteri che attivano il flusso di lavoro. I Trigger includono:

  • Quando vengono aggiunte o modificate righe
  • Quando vengono modificate righe
  • Quando vengono aggiunte righe (questo non attiva le modifiche nelle righe esistenti)
  • Quando viene raggiunta una data

    blocco di attivazione

È possibile inserire i criteri per l’attivazione del flusso di lavoro accanto a Quando nel blocco di attivazione per assicurare che solo le modifiche desiderati nei campi scelti attiveranno il flusso di lavoro. Ad esempio, puoi creare un flusso di lavoro attivato solo quando lo Stato di un elemento diventa "Completo".

Quando imposti il blocco di attivazione, tieni presente quanto segue:

  • Se il flusso di lavoro viene attivato da modifiche su Qualsiasi valore, allora ciò comprende quando una cellula diventa vuota.

  • Le azioni che modificano automaticamente il foglio non possono essere attivate da collegamenti a celle in entrata o a formule cross-foglio. Ciò comprende Richiedi un’approvazione, Sposta righe, Copia righe, Blocca righe e Sblocca righe. Ad esempio, se la cella Stato sulla riga è compilato da un collegamento a una cella con un valore da un altro foglio, le modifiche a tale valore di cella attraverso il collegamento alla cella non attiva un flusso di lavoro che blocca la riga quando lo Stato cambia a Completo.

Blocchi di condizioni: filtrare ciò che devono inviare i flussi di lavoro auomatizzati

Tra un blocco di attivazione e i blocchi di azioni nei flussi di lavoro automatizzati puoi stabilire delle condizioni per filtrare le righe che dovranno essere incluse nell'avviso o nell'azione risultante. Puoi anche aggiungere percorsi condizionali per gestire una serie di scenari diversi per l'automazione delle azioni in un flusso di lavoro, in base a criteri specificati. 

Crea una logica condizionale in un blocco di condizioni facendo clic su and per passare da uno stato all'altro:

  • Solo una condizione deve essere soddisfatta (or)
  • Tutte le condizioni devono essere soddisfatte (and) quando si attivano le azioni successive

fai clic su and

Ad esempio, quando viene aggiunto un nuovo ticket di richiesta IT a un foglio attraverso un modulo, puoi inviare avvisi e rirchieste diversi a destinatari specifici, in base al reparto, alla priorità e al tipo di richiesta specificata nel ticket.

Combinazione della logica And con la logica Or nello stesso percorso di condizioni

Se desideri combinare le condizioni della logica and con le condizioni della logica or, aggiungi più blocchi di condizioni (ad esempio, uno per le condizioni and e un altro per le condizioni or) nello stesso percorso di condizioni.

logica combinata

L'esempio sopra riportato richiede che siano soddisfatti i criteri nelle Condizioni (1) prima che vengano valutati i criteri nelle Condizioni (2).  


Cosa aspettarti con i percorsi di condizioni sovrapposti

È possibile configurare percorsi di condizioni che si sovrappongono—cioé sono state definite condizioni simili o uguali per percorsi di condizioni diversi. In queste situazioni, Smartsheet valuta le condizionii da sinistra a destra, e le azioni verranno attivate per il percorso di condizioni all'estrema sinistra (di cui sono soddisfatte le condizioni). Smartsheet non attiverà tutte le azioni per tutti i percorsi paralleli di cui vengono soddisfatte le condizioni. 

Ad esempio, abbiamo un flusso di lavoro automatizzato con due percorsi di condizioni, Condizioni (1) e Condizioni (2):

Logica sovrapposta

  • Condizioni (1) è il percorso più a sinistra e la sua condizione è che il Prezzo sia minore o uguale a 100. (Ciò attiva un avviso direttamente al Responsabile finanziario)
  • Condizioni (2) è a destra del percorso di condizioni A e la sua condizione è che il Prezzo sia compreso tra 50 e 250. (Ciò attiva una richiesta di approvazione ai soggetti interessati chiave che sono presenti nella cella Contatti del foglio).

Quando il flusso di lavoro viene attivato per una riga con un Prezzo minore o uguale a 100, verrà attivata l'azione per Condizioni (1) in quanto è stata soddisfatta la sua condizione e si trova all'estrema sinistra delle due condizioni in sovrapposizione. (L'azione per Condizioni (2) non si attiverà a meno che il Prezzo non sia compreso tra 101 e 250).
 

Blocchi di azione: Specifica il tipo di automazione attivato

Con un blocco di azione, puoi scegliere il tipo di automazione da eseguire per il tuo flusso di lavoro, quando attivato. Utilizza la seguente tabella come riferimento per diversi tipi di azione.

Utilizza questo tipo di avvisi o azioneIn questa situazione
Avvisa qualcuno

Avvisare gli utenti sulle variazioni principali in campi specifici

 Avvisare qualcuno quando gli è assegnata una nuova attività

 Sapere quando i campi sono impostati su un valore specifico (ad esempio, un campo a discesa Stato è impostato si “Bloccato”)

Nota: gli allegati saranno inviati solo se l’allegato viene aggiornato o aggiunto alla riga dopo che l’avviso è già stato impostato.

Imposta un promemoriaPer avvisare le persone (o in base a un campo Contatto o con immissione manuale) il giorno della, prima e dopo le date chiave (o in base a un campo data o specificate manualmente)
Richiedi un aggiornamentoPer ottenere i dettagli da un proprietario di un elemento di lavoro quando un elemento è scaduto (la data di scadenza è nel passato e lo stato non è completo)
Per cercare automaticamente le ultime informazioni dall’assegnatario di un elemento di lavoro quando un valore cambia in un campo specifico (ad esempio, quando lo stato su una riga passa a a “In corso”, richiede che l’assegnatario aggiorni la data di inizio)
Configura un flusso di lavoro di approvazionePer il sign-off di una parte interessata chiave su un’attività specifica

 Affinché qualcuno approvi o rifiuti un elemento (ad esempio, l’approvazione del direttore su una proposta di progetto per far avanzare lo stato rispettivamente ad Approvato o Rifiutato)

 Per l’approvazione di un oggetto che soddisfa determinati criteri (ad esempio, l’approvazione delle del reparto Finanze quando il costo di un elemento superi un certo importo)
Spostare o copiare le righe su un altro foglioPer spostare o copiare una riga a un altro foglio quando è contrassegnato come completo.

 Per instradare automaticamente in entrata elementi di lavoro a fogli differenti in base alle caratteristiche (ad esempio, quando è assegnato il Reparto responsabile, spostare l’attività sul foglio di ingresso del reparto in questione).
Blocca righePer evitare ulteriori modifiche dopo che un oggetto è stato approvato o completato

 Per prevenire ulteriori modifiche dopo un determinato punto temporale
Sblocca righeFornisce coerenza del processo consentendo la modifica di elementi solo quando vengono completate le operazioni preliminari

Quando si aggiunge un blocco di azione, scegli il tipo di azione che preferiresti utilizzare. Se selezioni un tipo di azione e desideri modificarlo, quindi seleziona l’icona del menu nell’angolo in alto a destra del blocco per modificare l’azione.

Nel blocco di attivazione del flusso di lavoro automatizzato, seleziona Menu> Opzioni avanzate per configurare i campi visualizzati nell’avviso o richiesta oppure lo stato di Approvazione e il dettaglio del nome del pulsante per le Richieste di approvazione.

Opzioni avanzate

Seleziona i destinatari

Configura il blocco di azione per assicurare che gli avvisi e le richieste siano inviati a coloro che sono coinvolti con un elemento di lavoro specifico. Puoi configurarli in modo da inviarli a:

Persone in un campo Contatto per la riga in questione (ad esempio: l’Assegnatario)

Chiunque con cui sia stato condiviso il foglio

Persone specificate manualmente

Membri di un canale in un app di terzi come Slack o Microsoft Teams

Se hai impostato un avviso con te stesso come destinatario, ma non sei avvisato quando modifichi il foglio, ti consigliamo di attivare le notifiche per le modifiche apportate. Vedi Regolazione delle impostazioni personali per ulteriori informazioni sulla modifica delle preferenze di notifica e altre impostazioni nel tuo account.

Crea un messaggio personalizzato

Puoi creare un oggetto e un corpo personalizzati per i messaggi consegnati da azioni di avviso di tipo e richiesta di tipo per assicurare che il destinatario abbia tutte le informazioni e il contesto necessario per essere pienamente informato o intraprendere azioni opportune.

Vedi Aggiunta dinamica di dati delle celle nel campo oggetto e corpo nei messaggi di avviso e di richiesta per rendere i messaggi personalizzati ancora più potenti.