Gestione delle risorse

La Gestione delle riosrse offre la visibilità necessaria nelle attività del team, senza dover immettere dati o effettuare ulteriori elaborazioni come avviene normalmente quando si utilizzano gli strumenti di gestione delle risorse.

Ottieni informazioni in tempo reale dai fogli di progetto che il tuo team sta utilizzando e la possibilità di effettuare un esame approfondito e ottenere visualizzazioni dettagliate delle assegnazioni degli utenti. Le informazioni vengono visualizzate in un semplice pannello di controllo che mostra la disponibilità del team.

Segui queste istruzioni dettagliate per configurare la gestione delle risorse su un foglio di progetto.

Ottenere approfondimenti sull'assegnazione delle risorse con la visualizzazione Risorse del progetto

Le visualizzazioni delle risorse forniscono un metodo visivo per monitorare ed analizzare come le persone nel piano Smartsheet (risorse) sono assegnate nei progetti su cui stanno lavorando. Utilizza le visualizzazioni delle risorse per prendere decisioni sui carichi di lavoro delle risorse.

In questo articolo:

Per informazioni su come configurare e abilitare la gestione delle risorse, vedi Gestione e assegnazione delle risorse.

Prima di iniziare

Prima di poter visualizzare le risorse in una visualizzaazione risorse, i membri del team devono essere assegnati ai fogli del progetto abilitato alla gestione delle risorse, come descritto nell'articolo Gestione delle risorse.

L'amministratore di sistema di Smartsheet deve inoltre effettuare quanto segue:

  • Nominarti Visualizzatore delle risorse dell'account
  • Assicurarsi che le persone di cui desideri tenere traccia siano incluse nell'account: possono essere utenti senza licenza, ma devono essere inclusi nell'account. (Per ulteriori informazioni, vedi l'articolo Gestione degli utenti.)

NOTA: questa funzione non è disponibile nei piani a singolo utente. (Non sei certo del tipo di piano che utilizzi? Vedi Identificare il piano Smartsheet e il tipo di utente.)


Visualizzazione delle risorse nella Visualizzazione delle risorse del progetto

  1. Da un foglio con la Gestione delle risorse abilitata, fai clic su Visualizzazione Gantt nella barra degli strumenti, quindi fai clic sull'icona Visualizzazione delle risorse del progetto Icona Visualizzazione delle risorse del progetto (sotto il pulsante Condividi) sulla parte destra della finestra.
  2. Da qui, puoi analizzare il carico di lavoro di tutte le risorse assegnate alle attività presenti nel foglio.
  3. Fai clic sul nome della risorsa per rivedere la relativa assegnazione per progetto.



SUGGERIMENTO: cliccando sull'icona di avviso dell'assegnazione si apre anche la visualizzazione delle risorse del progetto.

Visualizzazione delle risorse tra più fogli

I Lettori delle risorse possono rivedere l'assegnazione tra tutti i fogli aventi tale funzione abilitata. A tale scopo:

  1. Fai clic sull'icona Menu (angolo in alto a sinistra della finestra di Smartsheet) > Home.
  2. Fai clic con il pulsante destro del mouse su Visualizzazioni risorse, quindi fai clic su Crea nuova visualizzazione.
  3. Seleziona i fogli o le risorse per cui desideri visualizzare l'assegnazione e fai clic su OK.

    NOTA: se una risorsa è assegnata a delle attività in fogli che non sono condivisi con te, nella visualizzazione delle risorse l'assegnazione su tutti questi fogli viene combinata ed elencata sotto Altri fogli.

L'icona di avviso di assegnazione viene visualizzata accanto a ciascuna attività assegnata ad almeno una risorsa con un'assegnazione eccessiva. Scorri la linea temporale per vedere i fogli in cui alla risorsa sono assegnate delle attività e prendi in considerazione la riassegnazione di alcune attività a un altro utente.

Condividere o esportare la visualizzazione delle risorse

Per esportare e condividere la visualizzazione delle risorse,

  1. Fai clic sull'icona Menu (angolo in alto a sinistra della finestra di Smartsheet) > Home.
  2. In Visualizzazioni risorse, fai clic sulla visualizzazione ed esegui una di queste operazioni:
    • Per inviare per e-mail la visualizzazione delle risorse come allegato Microsoft Excel (.xls), fai clic sull'icona a forma di busta .
    • Per il download di un file Microsoft Excel (.xls) della visualizzazione risorse, fai clic sull'icona di esportazione . Clicca sull'intervallo di date per modificare il periodo di tempo visualizzato.

Creare una visualizzazione delle risorse personalizzata

Usa una visualizzazione risorsa personalizzata per creare un set di dati più significativo:

  1. Fai clic sull'icona Menu (angolo in alto a sinistra della finestra di Smartsheet) > Home.
  2. Fai clic con il pulsante destro del mouse su Visualizzazioni risorse, quindi fai clic su Crea nuova visualizzazione.
  3. Scegli il filtro desiderato:
    • Per utente consente di visualizzare tutti i progetti nei quali alle risorse specificate sono assegnate delle attività.
    • Per progetto consente di visualizzare un elenco delle risorse alle quali sono assegnate delle attività nei progetti specificati. La visualizzazione include gli altri progetti ai quali tali risorse sono assegnate in modo da permetterti di identificare i potenziali problemi di pianificazione.
    • Per gruppi visualizza tutti i progetti nei quali ai membri del gruppo sono assegnate delle attività.
  4. Fai clic su OK.

Scopri come assegnare le risorse.

Gestione e assegnazione delle risorse

Con la Gestione delle risorse, puoi tenere traccia ed esaminare come vengono assegnate le persone tra tutti i progetti su cui stanno lavorando per apportare modifiche e prendere decisioni migliori sui carichi di lavoro.

NOTA: questo articolo descrive come abilitare la Gestione delle risorse a livello di foglio. Se desideri abilitare la Gestione delle risorse a livello di account, consulta l'articolo Impostazioni dell'account globali.

Ecco una panoramica di come funziona la gestione delle risorse (nota che i punti di elenco di seguito forniscono link ad altri articoli di guida):

  • Configurare risorse e visualizzatori di risorse nel tuo account con la Gestione utenti (solo Amministratori di sistema).
  • Abilita la Gestione delle risorse nelle impostazioni di dipendenza del tuo foglio di progetto.
  • Utilizza viste di risorse specifiche del progetto e tra i progetti per una visione ad alto livello dell'assegnazione delle risorse.
  • Appena assegni delle attività ad altri utenti sul tuo account, Smartsheet ti avvisa se una risorsa è sovraccarica e puoi quindi gestire la percentuale di assegnazione delle risorse per attività, in modo che gli utenti possano lavorare contemporaneamente su più progetti.
  • Gli utenti nominati Lettori delle risorse possono inoltre accedere alle visualizzazioni delle risorse per vedere come tutti i membri del team Smartsheet sono assegnati alle varie attività in un foglio o addirittura alle attività in tutti i fogli di progetto.

NOTA: questa funzione non è disponibile nei piani a singolo utente. (Non sei certo del tipo di piano che utilizzi? Vedi Identificare il piano Smartsheet e il tipo di utente.) 


Configurare le persone nel tuo account come risorse

Solo le persone che sono state aggiunte al tuo account possono essere monitorate tramite la gestione delle risorse. Sono inclusi gli utenti con licenza, senza licenza e attivi. Per garantire che nel tuo account siano presenti le persone giuste, un Amministratore di sistema può utilizzare la finestra gestione utente per esaminare, aggiungere e gestire gli utenti. 

SUGGERIMENTO: se qualcuno nel tuo account non necessita di creare foglio, deselezionare la casella Utente con licenza prima di inviare l'invito. Questa persona verrà invitata al tuo account come membro a titolo gratuito e non conterà ai fini del calcolo del limite di utenti.

Configurare i visualizzatori di risorse

Per visualizzare il modo in cui le persone vengono asegnate ai progetti, devi essere nominato Visualizzatore delle risorse. Qualsiasi amministratore di sistema può effettuare questa impostazione in Account > Gestione utente. (Tieni presente che devi essere unutente con licenza per essere un Visualizzatore di risorse).

Se desideri visualizzare le risorse, contatta il tuo amministratore di sistema Smartsheet. Per ulteriori informazioni, consulta Gestire gli utenti in un piano multiutente.


Abilitare la gestione delle risorse per prendere decisioni sui carichi di lavoro

I proprietari dei fogli i membri dei team sullo stesso account che sono condivisi sul foglio con autorizzazioni di livello amministratore possono attivare la gestione delle risorse nel foglio, in modo che i visualizzatori di risorse possano tenere traccia e prendere decisioni sui carichi di lavoro.

Per attivare la gestione delle risorse in un foglio di progetto esistente:

  1. Assicurati che il tuo foglio disponga di una colonna Elenco contatti, in modo che tu possa assegnare le risorse alle attività. (Ulteriori informazioni su questo argomento in Assegnare persone ad attività.)
  2. Immetti i contatti nella colonna Elenco contatti per assegnare i membri del team a ciascuna attività. 
  3. Fai clic sulla freccia verso il basso sotto una qualsiasi intestazione di colonna e seleziona Modifica impostazioni di progetto. Verifica che la casella di controllo Dipendenze attivate sia selezionata.
  4. Da qui, seleziona la scheda Gestione delle risorse.

    Viene visualizzato il modulo Gestione delle risorse:

    modulo gestione delle risorse
     
  5. Seleziona la casella Gestione delle risorse abilitata e imposta la colonna Risorsa assegnata selezionando una colonna Elenco contatti dal menu a discesa.
  6. Fai clic su OK.

Le attività assegnate ai membri del team in questo foglio sono ora mostrate nelle visualizzazioni delle risorse. Per istruzioni, suggerimenti e linee guida, consulta Assegnazione di persone a un'attività.

NOTE:

  • Le attività principali assegnate alle tue risorse non sarannoincluse nelle viste delle risorse in quanto le attività principali riepilogano le rispettive attività secondarie. Per ulteriori informazioni su questo argomento, consulta i nostri articoli sulla Gerarchia: aumentare e ridurre il rientro delle righe e Funzionalità di riepilogo delle righe madri.
  • Non puoi inserire formule nelle colonne utilizzate per la gestione delle risorse poiché i calcoli vengono già eseguiti in queste colonne.

Monitorare e assegnare le risorse 

I visualizzatori di risorse possono visualizzare le risorse tra i progetti dalla scheda Home e viste specifiche del progetto dall'interno dei fogli di progetto.

Visualizzare le viste delle risorse dalla scheda Home

Nel pannello a sinistra della scheda Home, fai clic su Visualizzazioni risorse > Tutti gli utenti per effettuare quanto segue:

  • Viene visualizzata un'icona rossa per le persone sovra-assegnate e barre rosse per i giorni sovra-assegnati.
  • Espandi le risorse per vedere tutti i progetti a cui sono assegnate.
  • Fai clic per aprire un progetto per risolvere i problemi di assegnazione.
  • Salva una Nuova visualizzazione per una visualizzazione personalizzata delle persone o dei progetti selezionati.

NOTA: se non sei condiviso in un foglio di progetto a cui è assegnata una risorsa, vedrai "Altro" invece del nome del progetto.

Visualizzare le viste delle risorse da un foglio di progetto

Per aprire le visualizzazioni delle risorse su un foglio, passa alla visualizzazione Gantt e seleziona l'icona Visualizzazione risorsa Icona Visualizzazione delle risorse del progetto nell'angolo in alto a destra della visualizzazione Gantt.

NOTA: se non vedi l'icona Visualizzazione di risorse, contatta il tuo amministratore di sistema per diventare un visualizzatore di risorse.

Un'icona rossa di allarme assegnazione Icona di sovrassegnazione ti avvisa quando nel progetto sono presenti persone con un'assegnazione eccessiva. In qualità di visualizzatore delle risorse, puoi fare clic sull'icona di avviso dell'assegnazione per aprire la Visualizzazione delle risorse del progetto che elenca i fogli in cui alle risorse vengono assegnate le attività.

finestra visualizzazione delle risorse del progetto

SUGGERIMENTO: se una risorsa presenta assegnazioni eccessive, seleziona il nome della risorsa per rivedere la relativa assegnazione per progetto. Fai clic su un nome di foglio per aprire i fogli sui cui sei condiviso. Se un utente risulta sovraccarico, considera la possibilità di riassegnare alcune attività a un'altra risorsa o di modificare l'assegnazione dell'attività.

Assegnare le risorse

L'assegnazione è la percentuale di ciascuna giornata che la risorsa dovrebbe dedicare a una particolare attività. Per impostazione predefinita, quando assegni un'attività alle risorse Smartsheet suppone che le attività richiedono il 100% della giornata delle risorse assegnate e puoi modificare questa percentuale inserendo un nuovo valore nella cella. 

Quando una risorsa viene assegnata a più attività nello stesso giorno e quindi l'assegnazione supera il 100%, Smartsheet mostrerà un'icona di avviso di assegnazione rossa nella colonna Indicatori di azione riga. Passare il mouse sull'icona per visualizzare i dettagli dell'avviso e andare alla visualizzazione della risorsa.

passare il mouse sull'icona di sovrassegnazione

Specifica una colonna di % di assegnazione nelle Impostazioni di progetto, se desideri specificare percentuali di assegnazione minori del 100%, in modo che le risorse possano lavorare su più attività al giorno. Per ciascuna attività, le risorse che assegni sarann allocate alla prcentuale specificata.

Per suddividere l'assegnazione di una risorsa tra due o più attività, dovrai creare una colonna di % di assegnazione:

  1. Inserisci una colonna testo/numero nel tuo progetto. Dovrai denominarla in modo tale da ricordarti che verrà utilizzata come colonna di % di assegnazione.
  2. Formatta le proprietà della colonna sulla percentuale (%). Per ulteriori dettagli, vedi Opzioni di formattazione.
  3. Vai a Modifica impostazioni di progetto > Gestione delle risorse e scegli la nuova colonna di % di assegnazione. Per modificare le impostazioni del progetto, puoi fare clic con il tasto destro del mouse sull'intestazione di una colonna per selezionare Modifica impostazioni di progetto dal menu.
  4. Modifica l'assegnazione per le attività che si sovrappongono: ad esempio, modifica l'assegnazione al 50% per due attività simultanee.

attività simultanee

NOTA: l'icona di avviso dell'assegnazione non viene visualizzata nelle righe delle risorse sovraccariche se la data di fine dell'attività è nel passato, ma viene mostrata nelle visualizzazioni delle risorse.

SUGGERIMENTO: se assegni più contatti a un'attività, la percentuale di assegnazione per l'attività sarà applicata a tutte le risorse assegnate. Se desideri assegnare ciascuna risorsa alla stessa attività con assegnazioni diverse, puoi elencare la stessa attività su più righe nel foglio e assegnare ciascuna attività duplicata a una persona diversa. Per ulteriori informazioni, vedi Inserire o eliminare righe o attività.