Gestione delle risorse

La Gestione delle riosrse offre la visibilità necessaria nelle attività del team, senza dover immettere dati o effettuare ulteriori elaborazioni come avviene normalmente quando si utilizzano gli strumenti di gestione delle risorse.

Ottieni informazioni in tempo reale dai fogli di progetto che il tuo team sta utilizzando e la possibilità di effettuare un esame approfondito e ottenere visualizzazioni dettagliate delle assegnazioni degli utenti. Le informazioni vengono visualizzate in un semplice pannello di controllo che mostra la disponibilità del team.

Segui queste istruzioni dettagliate per configurare la gestione delle risorse su un foglio di progetto.

Ottenere approfondimenti sull'assegnazione delle risorse con la visualizzazione Risorse del progetto

Le visualizzazioni delle risorse forniscono un metodo visivo per monitorare ed analizzare come le persone nel piano Smartsheet (risorse) sono assegnate nei progetti su cui stanno lavorando. Utilizza le visualizzazioni delle risorse per prendere decisioni sui carichi di lavoro delle risorse.

In questo articolo:

Per informazioni su come configurare e abilitare la gestione delle risorse, vedi Gestione e assegnazione delle risorse.

Prima di iniziare

Prima di poter visualizzare le risorse in una visualizzaazione risorse, i membri del team devono essere assegnati ai fogli del progetto abilitato alla gestione delle risorse, come descritto nell'articolo Gestione delle risorse.

L'amministratore di sistema di Smartsheet deve inoltre effettuare quanto segue:

  • Nominarti Visualizzatore delle risorse dell'account
  • Assicurarsi che le persone di cui desideri tenere traccia siano incluse nell'account: possono essere utenti senza licenza, ma devono essere inclusi nell'account. (Per ulteriori informazioni, vedi l'articolo Gestione degli utenti.)

NOTA: questa funzione non è disponibile nei piani a singolo utente. (Non sei certo del tipo di piano che utilizzi? Vedi Identificare il piano Smartsheet e il tipo di utente.)


Visualizzazione delle risorse nella Visualizzazione delle risorse del progetto

  1. Da un foglio con la Gestione delle risorse abilitata, fai clic su Visualizzazione Gantt nella barra degli strumenti, quindi fai clic sull'icona Visualizzazione delle risorse del progetto Icona Visualizzazione delle risorse del progetto (sotto il pulsante Condividi) sulla parte destra della finestra.
  2. Da qui, puoi analizzare il carico di lavoro di tutte le risorse assegnate alle attività presenti nel foglio.
  3. Fai clic sul nome della risorsa per rivedere la relativa assegnazione per progetto.



SUGGERIMENTO: cliccando sull'icona di avviso dell'assegnazione si apre anche la visualizzazione delle risorse del progetto.

Visualizzazione delle risorse tra più fogli

I Lettori delle risorse possono rivedere l'assegnazione tra tutti i fogli aventi tale funzione abilitata. A tale scopo:

  1. Fai clic sull'icona Menu (angolo in alto a sinistra della finestra di Smartsheet) > Home.
  2. Fai clic con il pulsante destro del mouse su Visualizzazioni risorse, quindi fai clic su Crea nuova visualizzazione.
  3. Seleziona i fogli o le risorse per cui desideri visualizzare l'assegnazione e fai clic su OK.

    NOTA: se una risorsa è assegnata a delle attività in fogli che non sono condivisi con te, nella visualizzazione delle risorse l'assegnazione su tutti questi fogli viene combinata ed elencata sotto Altri fogli.

L'icona di avviso di assegnazione viene visualizzata accanto a ciascuna attività assegnata ad almeno una risorsa con un'assegnazione eccessiva. Scorri la linea temporale per vedere i fogli in cui alla risorsa sono assegnate delle attività e prendi in considerazione la riassegnazione di alcune attività a un altro utente.

Condividere o esportare la visualizzazione delle risorse

Per esportare e condividere la visualizzazione delle risorse,

  1. Fai clic sull'icona Menu (angolo in alto a sinistra della finestra di Smartsheet) > Home.
  2. In Visualizzazioni risorse, fai clic sulla visualizzazione ed esegui una di queste operazioni:
    • Per inviare per e-mail la visualizzazione delle risorse come allegato Microsoft Excel (.xls), fai clic sull'icona a forma di busta .
    • Per il download di un file Microsoft Excel (.xls) della visualizzazione risorse, fai clic sull'icona di esportazione . Clicca sull'intervallo di date per modificare il periodo di tempo visualizzato.

Creare una visualizzazione delle risorse personalizzata

Usa una visualizzazione risorsa personalizzata per creare un set di dati più significativo:

  1. Fai clic sull'icona Menu (angolo in alto a sinistra della finestra di Smartsheet) > Home.
  2. Fai clic con il pulsante destro del mouse su Visualizzazioni risorse, quindi fai clic su Crea nuova visualizzazione.
  3. Scegli il filtro desiderato:
    • Per utente consente di visualizzare tutti i progetti nei quali alle risorse specificate sono assegnate delle attività.
    • Per progetto consente di visualizzare un elenco delle risorse alle quali sono assegnate delle attività nei progetti specificati. La visualizzazione include gli altri progetti ai quali tali risorse sono assegnate in modo da permetterti di identificare i potenziali problemi di pianificazione.
    • Per gruppi visualizza tutti i progetti nei quali ai membri del gruppo sono assegnate delle attività.
  4. Fai clic su OK.

Scopri come assegnare le risorse.

Gestione e allocazione delle risorse

Con la Gestione delle risorse, puoi monitorare e rivedere il modo in cui le persone sono allocate in tutti i progetti su cui stanno lavorando per adattarle e prendere decisioni migliori sui carichi di lavoro.

NOTA: Questo articolo riguarda l'abilitazione della Gestione delle risorse a livello di foglio. Se desideri abilitare la Gestione delle risorse a livello di account, consulta l’articolo Impostazioni globali dell’account.

Ecco una panoramica di come funziona la Gestione delle risorse (tieni presente che i punti elenco di seguito offrono collegamenti ad altri articoli della guida):

  • Configura risorse e visualizzatori di risorse nel tuo account con Gestione utenti (solo amministratori di sistema)
  • Abilita la Gestione delle risorse nelle impostazioni di dipendenza del tuo foglio di progetto
  • Usa le viste specifiche del progetto e tra i progetti per una visualizzazione di alto livello dell’allocazione delle risorse.
  • Appena assegni delle attività ad altri utenti sul tuo account, Smartsheet ti avvisa se una risorsa è sovraccarica e puoi quindi gestire facoltativamente la percentuale di assegnazione delle risorse per attività, in modo che gli utenti possano lavorare contemporaneamente su più progetti
  • Gli utenti nominati Lettori delle risorse possono inoltre accedere alle visualizzazioni delle risorse per vedere come tutti i membri del team Smartsheet sono assegnati alle varie attività in un foglio o addirittura alle attività in tutti i fogli di progetto.

NOTA: Questa funzione non è disponibile per i tipi di piano per singolo utente. (Non sei sicuro di quale piano possiedi? Consulta Identificare il piano Smartsheet e il tipo di utente).


Imposta le persone sul tuo account come risorse

Solo le persone che sono state aggiunte al tuo account possono essere monitorate dalla gestione delle risorse. Ciò include le persone con licenza, senza licenza, invitate e attive. Per garantire che le persone giuste siano incluse nell'account, un Amministratore di sistema può utilizzare la finestra Gestione utenti per rivedere, aggiungere e gestire gli utenti.

SUGGERIMENTO: Se qualcuno nel tuo account non ha bisogno di creare fogli, deseleziona la casella Utente con licenza quando invii l'invito. Questa persona verrà invitata al tuo account come membro gratuito e non verrà conteggiata per il tuo limite di utenti.

Imposta visualizzatori di risorse

Per vedere come le persone sono allocate nei progetti, devi essere un visualizzatore risorse designato. Qualsiasi Amministratore di sistema può effettuare questa impostazione in Account > Gestione degli utenti. (Tieni presente che per creare essere un Visualizzatore risorse devi essere un utente con licenza).

Se desideri visualizzare le risorse, contatta l’Amministratore di sistema Smartsheet. Per saperne di più vedi Gestione degli utenti su un piano multi-utente.


Abilita la gestione delle risorse per prendere decisioni sui carichi di lavoro

I proprietari del foglio e i membri del team sullo stesso account che sono condivisi nel foglio con autorizzazioni a livello di amministratore possono attivare la gestione delle risorse nel foglio in modo che i visualizzatori delle risorse possano tenere traccia e prendere decisioni sui carichi di lavoro.

Per attivare la gestione delle risorse in un foglio di progetto esistente:

  1. Assicurati che il tuo foglio abbia una colonna Elenco contatti in modo da poter assegnare risorse alle attività. (Ulteriori informazioni su questo argomento sono disponibili in Assegnazione di persone a un'attività).
  2. Digita i contatti nella colonna Elenco contatti per assegnare i membri del team a ciascuna attività.
  3. Fai clic sulla freccia a discesa sottostante all'intestazione di ciascuna colonna e seleziona Modifica impostazioni di progetto. Verifica che la casella di controllo Dipendenze attivate sia selezionata.
  4. Da qui, seleziona la scheda Gestione delle risorse.

    Viene visualizzato il modulo Gestione delle risorse.

    modulo Gestione delle risorse
     
  5. Seleziona la casella per Gestione delle risorse attivata e stabilisci la colonna Risorse assegnata selezionando una colonna Elenco contatti dal menu a discesa.
  6. Clicca su OK.

Le attività assegnate ai membri del team in questo foglio sono ora mostrate nelle visualizzazioni delle risorse. Per istruzioni, suggerimenti e migliori pratiche, consulta Assegnazione di persone a un'attività.

NOTE:

  • Le attività principali assegnate alle risorse non verranno incluse nelle visualizzazioni delle risorse perché le attività principali riepilogano i loro figli. . Per ulteriori informazioni, consulta il nostro articolo sulla Gerarchia: Aumento o riduzione del rientro delle righe e Funzionalità di rollup principali.
  • Le formule non possono essere utilizzate nella colonna Elenco contatti utilizzata per la gestione delle risorse È tuttavia possibile fare riferimento ai campi di gestione delle risorse nelle formule che vengono inserite nei campi non utilizzati per la gestione delle risorse.

Traccia e assegna le risorse

I Visualizzatori di risorse possono vedere le visualizzazioni delle risorse tra progetti dalla Home nel pannello di sinistra e dalle visualizzazioni specifiche del progetto all'interno dei fogli del progetto.

Vedi Visualizzazione risorse da Home (Menu Navigazione)

  1. Fai clic sull'icona Menu (angolo in alto a sinistra della finestra di Smartsheet) > Home.
  2. Fai clic su Visualizzazione risorse.
  3. Seleziona la visualizzazione delle risorse che desideri visualizzare.

Da qui potrai eseguire le seguenti operazioni:

  • Visualizzare un'icona rossa sulle persone sovrassegnate e barre rosse nei giorni sovrassegnati
  • Espandere ogni risorsa a per vedere tutti i progetti a cui è assegnata
  • Fare clic per aprire un progetto per risolvere i problemi di allocazione
  • Fare clic su Modifica per visualizzare le risorse per progetto, utente o gruppo
  • Salvare una nuova visualizzazione per una visualizzazione personalizzata di persone o progetti

NOTA: Se non sei condiviso con un foglio di progetto a cui è assegnata una risorsa, vedrai "Altro" invece del nome del progetto.

Vedi Visualizzazione risorse da un Foglio progetto

Per aprire la Visualizzazione delle risorse del progetto per un foglio, passa alla Visualizzazione Gantt, quindi seleziona l’icona Visualizzazione risorse icona Visualizzazione delle risorse del progetto nell’angolo in alto a destra della Visualizzazione Gantt.

NOTA: Se non è visualizzata l’icona Visualizzazione risorse, contatta l‘Amministratore Smartsheet per diventare un Visualizzatore risorse.

Un’icona di avviso assegnazione rossa icona Sovrassegnate ti avviserà quando esiste un eccesso di persone assegnate al progetto. in qualità di visualizzatore delle risorse, puoi fare clic sull'icona di avviso dell'assegnazione per aprire la Visualizzazione delle risorse del progetto che elenca i fogli in cui alle risorse vengono assegnate le attività.

finestra visualizzazione delle risorse del progetto

SUGGERIMENTO: Se una risorsa è sovrassegnata, seleziona il suo nome per rivedere la sua assegnazione per progetto. Fai clic sul nome di un foglio per aprire i fogli con cui sei condiviso. Se un utente viene assegnato in eccesso, valuta la possibilità di riassegnare alcune attività a un'altra risorsa o modifica l'assegnazione dell'attività.

Assegna risorse

L'assegnazione è la percentuale di ogni giorno che le risorse dovrebbero dedicare a una determinata attività. Per impostazione predefinita, Smartsheet presuppone che le attività richiedano il 100% del giorno delle risorse assegnate quando assegni un'attività alle risorse e puoi regolare questa percentuale inserendo un nuovo valore nella cella.

Quando a una risorsa vengono assegnate più attività nello stesso giorno che fanno sì che la loro assegnazione totale superi il 100%, Smartsheet mostrerà l'icona di avviso assegnazione rossa nella colonna Indicatori azione riga. Passa il cursore del mouse sull’icona per visualizzare le informazioni dell’avviso e andare alla risorsa.

cursore del mouse sull’icona sovrassegnate

Specifica una Colonna di % assegnazione nelle Impostazioni del progetto se desideri specificare percentuali di assegnazione inferiori al 100%, in modo che le risorse possano lavorare su più attività al giorno. Per ogni attività, le risorse assegnate verranno allocate alla percentuale specificata.

Per assegnare una risorsa tra due o più attività, dovrai creare una Colonna di % assegnazione:

  1. Inserisci una colonna di testo/numeri nel tuo progetto. Assegnale un nome in modo da sapere che verrà utilizzata come colonna di % assegnazione.
  2. Formatta le Proprietà della colonna in percentuale (%). Vedi Opzioni di formattazione per maggiori dettagli.
  3. Vai a Modifica impostazioni di progetto > Gestione delle risorse e scegli la nuova colonna come Colonna di % assegnazione. Per modificare le impostazioni del progetto, puoi fare clic con il pulsante destro del mouse su un’intestazione di colonna e selezionare Modifica impostazioni di progetto dal menu.
  4. Modifica l’assegnazione per le attività sovrapposte: ad esempio, modifica l’assegnazione al 50% per due attività simultanee.

attività simultanee

NOTA: l'icona di avviso dell'assegnazione non viene visualizzata nelle righe delle risorse sovraccariche se la data di fine dell'attività è nel passato, ma viene mostrata invece nelle visualizzazioni delle risorse.

SUGGERIMENTO: Se stai consentendo l'assegnazione di più contatti a un'attività, la percentuale di assegnazione per l'attività verrà applicata a tutte le risorse assegnate. Se desideri assegnare ciascuna risorsa alla stessa attività con assegnazioni diverse, puoi elencare la stessa attività su più righe del foglio e assegnare ciascuna attività duplicata a una persona diversa. Consulta l'articolo Inserisci o elimina righe o attività per maggiori informazioni.