Tempo e spese in Resource Management

Solo gli utenti con una licenza Resource Management possono tenere traccia del tempo o inserire il tempo. Le Risorse gestite non possono tracciare o inserire il tempo. 

L'amministratore delle risorse imposta il modo in cui tenere traccia del tempo in Resource Management:  

• Monitoraggio di 1/2 giorno: progettato per i team con poche variazioni nelle attività quotidiane. Il tempo può essere monitorato in incrementi di 4 ore.
• Monitoraggio ore + minuti: consente ai team di confermare le ore per la settimana o di modificare le ore per mostrare il tempo effettivo lavorato.
• Tracciamento del tempo dettagliato: cattura la maggior parte dei dettagli. Monitora il tempo rispetto alle categorie e aggiungi note alle voci.

Resource Management suggerisce le ore programmate, ma devi registrare il tempo effettivo, anche quando queste ore differiscono dal piano. Un monitoraggio del tempo accurato migliora la stima dei progetti futuri.

Monitoraggio di metà giornata e di ore + minuti

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Conferma le voci di tempo

1. Nella barra di navigazione in alto, seleziona Il mio lavoro.

2. Seleziona la scheda Tempo e spese.

3. Rivedi le ore. Se devi modificare le ore, seleziona la cella e inserisci il numero corretto.

4. Per ogni giorno, seleziona Conferma.

5. Seleziona Conferma.

Puoi apportare modifiche all’inserimento di ore finché un Editor del portafoglio o un Amministratore delle risorse non blocca le ore.

• Per modificare le ore suggerite, seleziona l’inserimento di ore e immetti le tue modifiche.

Potresti aver assegnato gli inserimenti di ore a più di un progetto in un giorno. Quando apporti modifiche a una delle tue assegnazioni, Resource Management presuppone che gli altri inserimenti di ore suggerite siano corretti. Puoi modificare o rimuovere questi inserimenti di ore separatamente.

• Per segnare le ore per altre attività che non sono presenti nel foglio presenze, seleziona Indica il tempo per altre attività, scegli il progetto e aggiungi le tue ore.

Tracciamento del tempo dettagliato

Puoi assegnare categorie e aggiungere note a ciascun inserimento con il monitoraggio del tempo dettagliato. Le categorie e le note aiutano il tuo team a capire in che modo viene impiegato il tempo. Chiedi assistenza all’Amministratore delle risorse se non vedi le categorie di cui hai bisogno.

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Inserisci il tempo dettagliato

1. Seleziona l’icona più (+) sulla barra del progetto. 
2. Dal menu a discesa, seleziona una categoria o aggiungi una categoria nuova.
3. Inserisci il tuo tempo per ogni giorno e aggiungi eventuali note. Oppure, nella parte inferiore del foglio presenze, seleziona le ore programmate per confermarle. 
4. Seleziona la riga di progetto per mostrare o nascondere le categorie per ogni riga di progetto. 

Aggiungi note

Premi la freccia verso il basso sulla tastiera per passare al campo note.

Per aggiungere più note a una categoria lo stesso giorno, passa alla visualizzazione giornaliera. Se una voce di tempo ha più di una riga di categoria associata, viene visualizzata una richiesta per passare alla visualizzazione giorno. 

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Comprendere i budget

Nella visualizzazione settimanale, passa il mouse sopra una barra per vedere in modo dettagliato le ore confermate e le ore programmate.

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Regola il foglio presenze

Eliminare o ripristinare i suggerimenti

Seleziona Cancella suggerimenti nella parte superiore del foglio presenze per cancellare tutte le ore suggerite. Seleziona Ripristina suggerimenti per ripristinarli. 

Eliminare una riga

Utilizza l’icona del cestino (a destra della voce dell’ultimo giorno) per rimuovere le righe dal tuo foglio presenze. 

Se tieni traccia del tempo in 1/2 giorni o Ore + minuti, la rimozione di una riga con il tempo suggerito cancella i suggerimenti per ogni voce di tempo in quella riga. Non puoi rimuovere righe di progetto per progetti o fasi a cui sei assegnato.

Modificare il tempo bloccato

Per modificare il tempo bloccato, devi chiedere a un Amministratore delle risorse o a un Editor del portafoglio di sbloccarlo.

Confermare il tempo per altre persone

Gli Amministratori delle risorse e gli Editor di portafoglio possono inserire e confermare il tempo per conto di tutti gli utenti con licenza. I fogli presenze per le Risorse gestite sono di sola lettura, indipendentemente dal livello di autorizzazione.

Tieni traccia delle tue attività per un giorno specifico

1. Vai alla tua scheda. (Promemoria: Il mio lavoro > Tempo e spese > Monitoraggio del tempo)

2. Selezionare Giorno nell'angolo in alto a destra del foglio orario.

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Tieni traccia del tempo per più categorie

Se il tuo account utilizza il monitoraggio del tempo dettagliato, la visualizzazione del giorno ti consente di tenere traccia del tempo per più categorie su un unico progetto.

1. Nella visualizzazione del giorno, seleziona l'icona + accanto all'ora consigliata.
2. Seleziona un progetto o una categoria temporale predefiniti. Se il tuo account non dispone di categorie, seleziona + Aggiungi una nuova riga vuota per aggiungere più note per il/i progetto/i di quel giorno.

Puoi anche selezionare Report Time for Something Else per tenere conto del tempo lavorato al di fuori del progetto assegnato.

Usa il timer

Se il tuo account utilizza ore e minuti o un monitoraggio dettagliato del tempo, puoi utilizzare un timer per registrare le tue attività quotidiane. Puoi avere un solo timer in esecuzione alla volta.

Avvia il timer

1. Vai alla visualizzazione giornaliera sul tuo foglio delle attività.
2. Posiziona il puntatore del mouse sulla riga sotto il progetto o la fase su cui desideri lavorare e seleziona Avvia timer. L'icona dello spinner mostra che il timer è acceso.

Puoi chiudere o minimizzare la finestra del tuo browser ; il timer continua a funzionare. 

3. Quando hai finito, puoi aggiungere il tempo al tuo foglio delle attività o chiudere il timer senza aggiungere il tempo.

Hai dimenticato di fermare il timer? 

• Se è ancora in funzione, chiudilo e stima quante ore hai lavorato.
• Se si avviava un nuovo timer, il timer originale si arrestava automaticamente e aggiungeva il tempo tracciato al progetto associato.

Le spese sono tutti i costi di progetto che non sono manodopera. È possibile tenere traccia delle spese rimborsabili e non rimborsabili.

Aggiungi spese

1. Nella barra di navigazione in alto, seleziona Il mio lavoro.
2. Selezionare Tempo e spese, quindi selezionare Spese.
3. Seleziona Aggiungi una spesa.
4. Compilare il modulo di spesa e quindi selezionare Aggiungi.
5. Selezionare Invia per approvazione.

Utilizzando il sito per dispositivi mobili, puoi tracciare il tuo tempo e impostare il tuo stato mentre sei in movimento. 

Tutti gli utenti con licenza possono visualizzare Resource Management dal sito per dispositivi mobili.

Puoi registrare il tempo in movimento, ma non puoi inviare il tempo per l'approvazione sull'app per dispositivi mobili.

Avvia il sito all'indirizzo rm.smartsheet.com.

Monitoraggio del tempo

Il foglio attività mostra i suggerimenti per il giorno corrente. Se lavori secondo i suggerimenti, tocca Conferma in fondo all'elenco.

Tocca le ore per modificare le impostazioni di una voce.

Tasti di scelta rapida:

La griglia delle scorciatoie mostra una serie di voci temporali con un solo tocco, in modo da non dover utilizzare la tastiera per inserire il tempo. La colonna a sinistra mostra le ore intere. Le altre colonne consentono di inserire ulteriori frazioni di ora, ad esempio 2,5 ore.

Inserisci ora personalizzata 

Se la voce che desideri non è presente nell'elenco delle scorciatoie, tocca Personalizza e inserisci le ore e i minuti esatti.

Monitoraggio del tempo non dettagliato

Per tenere traccia delle ore e dei minuti per ogni progetto:

1. Tocca Indica le ore per altre attività.
2. Seleziona il progetto e/o la fase.
3. Inserisci il tempo tramite la griglia delle scorciatoie.

Per eliminare una voce, impostala su 0 ore.

Tracciamento del tempo dettagliato

Se utilizzi il tracciamento del tempo dettagliato, seleziona Categoria e Note:

1. Tocca Indica le ore per altre attività.
2. Seleziona Progetto e/o Fase.
3. Seleziona Categoria.
4. Inserisci il tempo tramite la griglia delle scorciatoie.
5. Inserisci note facoltative o tocca Fine.

Tocca il nome di un progetto per aggiungere una nuova voce dettagliata; passerai direttamente alla categoria per quel progetto. 

Attività aggiuntive

• Per modificare la categoria, le note o per eliminare la voce, tocca il lato sinistro della voce.

• Per inserire il tempo per giorni diversi da quello odierno, scorri l'elenco delle date. 

• Modifica lo stato, il progetto e inserisci le note nella parte superiore dell'app. 

Gli Amministratori delle risorse, gli Editor del portafoglio e i Pianificatori delle persone possono tracciare il tempo per tutti gli utenti con licenza.

Come tenere traccia del tempo per le altre persone

1. Dalla pagina aziendale, vai al profilo della persona per cui desideri tenere traccia del tempo. In alternativa, cerca la persona utilizzando la barra di ricerca (in alto a destra). 
2. Nella pagina del profilo, clicca su Tempo e spese > Monitoraggio del tempo.
3. Inserisci le modifiche, quindi clicca su Invia per l'approvazione. 

Se sei un Amministratore delle risorse o project manager nel tuo account e non succede nulla quando clicchi sul foglio attività, quella persona probabilmente non è un utente con licenza. Se si tratta di una risorsa gestita, non è possibile tenere traccia del tempo per loro conto.

Visita Impostazioni account > Persone per visualizzare un elenco degli utenti con licenza e delle risorse gestite.

Le voci temporali suggerite aiutano il team a comprendere le aspettative dell'ammontare di tempo che dedicherà alle proprie assegnazioni.

Alcuni team ritengono che il piano sia diverso dalle ore effettive lavorate. Seleziona Cancella suggerimenti per iniziare da un cartellino temporale vuoto ogni settimana.

Non è possibile disattivare i suggerimenti di tempo per tutti gli utenti nel tuo account.

Crea una fase non fatturabile per tenere traccia delle ore non fatturabili.

Gli amministratori delle risorse, gli editor di portfolio e i redattori di progetto possono creare ore non fatturabili.

1. Apri il progetto e seleziona Impostazioni del progetto in alto a destra.
2. A sinistra della pagina Modifica informazioni sul progetto, in Fasi, seleziona Aggiungi fase.
3. Nel campo Phase Code, inserisci «Non fatturabile. »
4. In Tariffe di fatturazione, seleziona Imposta aliquote di fatturazione diverse per questa fase.
5. Aggiorna il tasso di fatturazione di tutti a $0.
6. Nella parte inferiore dello schermo, seleziona Salva.

Puoi rendere l'intero progetto non fatturabile. Applica la tariffa della fattura di $0 all'intero progetto. 

Per impostare un progetto interno per la pianificazione delle ferie:

1. Crea un progetto interno per rappresentare il periodo di ferie dell'anno, ad esempio «Vacanze 2020".
2. Imposta le date di inizio e fine del progetto per la durata dell'anno (dal 1 gennaio al 31 dicembre).
3. Crea una fase per ogni persona che duri l'anno.
4. Nelle impostazioni del progetto, imposta un budget temporale (in ore o giorni) per fase per rappresentare il tempo di ferie consentito di ogni persona nel 2020.
5. Quando una persona prende una vacanza, assegnale la fase che corrisponde al suo nome in questo progetto.

Ora puoi creare un report temporale, raggruppato per nome di fase e poi per membro del team, per visualizzare il tempo di ferie rimanente per ogni persona.

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