Creazione e gestione dei filtri

Per nominare e salvare un filtro, devi essere Editor del foglio o superiore.

Per condividere un filtro devi essere il proprietario o l’amministratore del foglio.

I filtri agiscono come una lente personalizzata, consentendoti di eliminare il rumore e far emergere solo le righe che contano per la tua attività attuale.

Ad esempio, puoi creare un filtro per vedere tutte le attività in scadenza in una data specifica, tutto ciò che ti è attualmente assegnato o tutti gli elementi in una particolare fase di un flusso di lavoro. Puoi applicare un filtro al foglio dal menu Filtro.

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La condivisione dei filtri è disponibile con i piani Business e superiori. Per ulteriori informazioni su piani e prezzi, consulta la pagina Prezzi.

Filtri con e senza nome

Esistono due tipi di filtri: filtri senza nome e filtri con nome. Il filtro utilizzato dipende dalle tue autorizzazioni di condivisione per il foglio e dalle finalità del filtro:

• Filtro senza nome: Chiunque abbia accesso a un foglio può creare un filtro senza nome (un filtro senza nome) in quel foglio. Il filtro senza nome è unico per te e puoi configurarlo come preferisci.
  
  Puoi riutilizzare e aggiornare un filtro senza nome, ma puoi avere solo un filtro senza nome alla volta.  
• Filtro con nome: chiunque disponga di autorizzazioni Editor o superiori su un foglio può creare e assegnare un nome ai filtri in quel foglio. Se sei il Proprietario del foglio o disponi delle autorizzazioni di Amministratore sul foglio, puoi condividere i filtri con nome con tutti gli altri utenti che hanno accesso al foglio.  

Filtri aggiuntivi

Nelle visualizzazioni tabella, bacheca e timeline, puoi filtrare ulteriormente i tuoi dati aggiungendo ulteriori filtri temporanei. Puoi usare questi filtri ad-hoc da soli oppure utilizzarli con i filtri salvati.

1. Seleziona Aggiungi un filtro.
2. Dall’elenco a discesa della colonna, seleziona la colonna e i criteri.

Puoi creare e condividere questi filtri come preferisci.

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Filtri applicati al tuo foglio

I filtri influiscono su tutte le visualizzazioni nel foglio. Le righe nascoste con un filtro in visualizzazione griglia sono nascoste anche in visualizzazione cartellino, visualizzazione calendario e visualizzazione Gantt.

• Per verificare se un filtro è applicato al tuo foglio, controlla l’etichetta sul menu Filtro. L'immagine seguente mostra un foglio con un filtro attivo chiamato "Modifica e aggiornamento dei contenuti". 

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• Se una o più righe figlie di una riga madre compressa soddisfano i criteri del filtro corrente, Smartsheet mostra tali righe figlie.

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• Se passi il mouse sul nome del filtro, vengono visualizzati il numero di righe corrispondenti e le righe totali.

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Ora hai una conoscenza di base dei filtri dei fogli.

Puoi filtrare le righe del foglio tramite colonne che corrispondono a condizioni specifiche di tuo interesse. Ecco alcune delle condizioni che puoi selezionare per una colonna:

• Corrisponde a un valore specifico o a un valore contenuto in un elenco.
• Non corrisponde a nessuno dei valori contenuti in un elenco.
• Maggiore, minore o uguale a un valore.
• Vuoto o nullo
• Non è un numero
• Non è una data

Se imposti più condizioni, puoi selezionare se mostrare le righe che corrispondono a

• tutte le condizioni
• almeno una condizione

Se disponi delle autorizzazioni appropriate, puoi creare filtri per te o condividerli con altri. 

La funzionalità Filtri condivisi descritta in questo articolo è inclusa nei piani Business e Aziendale. Per ulteriori informazioni su piani e prezzi, consulta la nostra pagina Prezzi.

Autorizzazioni necessarie

Le azioni che puoi eseguire con i filtri in un foglio dipendono dalle autorizzazioni di condivisione di cui disponi per quel foglio.

Un filtro senza nome di un foglio è utilizzabile solo da te. Puoi configurarlo come preferisci.

Consulta questo articolo per informazioni su come creare un filtro nella visualizzazione tabella, bacheca o timeline. 

Crea un filtro nella visualizzazione griglia, cartellino, Gantt o calendario

1. Nella barra degli strumenti, vai a Filtro > Nuovo filtro. Viene visualizzato l’editor dei filtri. 

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2. Per creare un filtro con nome, compila il campo Nome. (Richiede autorizzazioni di Editor o superiori sul foglio)

   Oppure

   Per creare un filtro senza nome, lascia vuoto il campo Nome.

3. In Mostra righe corrispondenti, imposta una o più condizioni per filtrare i dati desiderati.

   Il tipo di dati di una colonna determina gli operatori condizionali disponibili. Ad esempio, contiene può essere utilizzato solo con stringhe di testo e contatti, ed è compreso tra può essere utilizzato solo con date e numeri.

4. Attiva il collegamento accanto a Mostra righe corrispondenti per passare dalla corrispondenza tutte le condizioni ad almeno una condizione.
5. Per condividere il filtro con altri collaboratori del foglio (richiede autorizzazioni di Amministratore o superiore sul foglio), seleziona la casella di spunta Condividi filtro.
6. Se il foglio utilizza la gerarchia, puoi filtrare le righe madre selezionando la casella di spunta Includi righe madre.
7. Seleziona Applica per visualizzare i risultati del filtro.

Le righe corrispondenti al filtro vengono visualizzate mentre le altre righe sono nascoste.

Nel menu Filtro viene visualizzato il nome del filtro. Se il filtro è senza nome, viene visualizzato come Filtro senza nome. Se hai condiviso il filtro, accanto al nome del filtro viene visualizzata l’icona di condivisione  .

Modificare un filtro

Puoi sempre tornare indietro e modificare le condizioni di un filtro esistente:

1. Dal menu Filtro, passa il mouse sul nome del filtro e seleziona l’icona di modifica  .
    

   il titolo del modulo mostra il nome del filtro che stai modificando. Controlla il titolo per assicurarti di modificare il filtro corretto.

2. Nel modulo Modifica filtro, aggiorna le condizioni come desideri.
3. Seleziona Applica.

Il filtro aggiornato viene applicato al foglio.

Se non disponi di autorizzazioni di Editor o superiori, È possibile modificare solo filtri senza nome.

Disattivare un filtro

Per interrompere l’applicazione del filtro corrente di un foglio, seleziona il nome del filtro nella barra in alto. Il nome della voce di menu diventa Filtro disattivato.

Eliminare un filtro

Ecco come rimuovere un filtro dal foglio:

1. Dal menu Filtro, passa il mouse sul nome del filtro e seleziona l’icona di eliminazione  .
2. Seleziona Elimina.

Suggerimenti per lavorare con le condizioni

Quando specifichi le condizioni per i filtri, potresti farti un’idea di come impostare i criteri che ritieni più utili. Ecco alcune idee per iniziare:

• Per specificare che un filtro utilizza tutti i criteri specificati o solo uno di essi, seleziona il collegamento accanto a Mostra righe corrispondenti per passare da tutte le condizioni ad almeno una condizione.
• Trova le righe in cui potrebbero mancare dei dati usando la condizione è vuoto.
• Se il tuo foglio utilizza la gerarchia, puoi far sì che il tuo filtro includa le righe madre selezionando la casella di spunta Includi righe madre.
• Concentrati sui collaboratori sulle attività assegnate creando un filtro Utente corrente. Per ulteriori dettagli, consulta Visualizza le attività assegnate a te.  
• Usa i criteri di filtro delle righe per concentrarti su percorso critico dei dati, allegati, commenti e righe bloccate. 

• Per trovare le righe contenenti un valore numerico puro utilizzando un filtro, devi convertire il numero in testo. Puoi farlo creando una nuova colonna e usando la formula: 

  =[NumberColumn]1 + ""

dove [NumberColumn] è il nome della colonna e il numero di riga è 1. Copia la formula nel resto della nuova colonna.

I filtri non trovano valori numerici puri. 

Filtra per percorso critico dei dati, allegati, commenti e righe bloccate.

Utilizza i criteri di filtro delle righe per concentrarti su attività del percorso critico, allegati e commenti su cui devi agire, e righe bloccate per impedire la modifica a determinati utenti.

Seleziona Riga nel primo campo a discesa per visualizzare queste opzioni.
 

Isolare i dati del percorso critico

Se hai impostato il foglio per evidenziare le righe del percorso critico, puoi applicare un filtro con si trova su un percorso critico o non si trova su un percorso critico come criterio per visualizzare o nascondere le righe del percorso critico. I passaggi su come abilitare il percorso critico nel foglio sono disponibili in Tieni traccia del percorso critico in un progetto.

Trovare rapidamente righe con allegati e commenti

Puoi creare un filtro con criteri di riga che mostrano o nascondono le righe che contengono allegati o commenti. Usa contiene allegati o contiene commenti per isolare solo le righe da cui scaricare allegati o rispondere rapidamente ai thread di commenti. I criteri non contiene allegati o non contiene commenti nascondono le righe con allegati o commenti. 

Trovare righe bloccate e sbloccate

Usa La riga è bloccata o La riga non è bloccata per mostrare o nascondere le righe che possono essere modificate solo da persone con autorizzazioni di condivisione di livello Amministratore su un foglio. Ciò può aiutare gli utenti con autorizzazioni di Editor a restringere la ricerca alle righe che sono autorizzati a modificare.

Un modo efficiente per gli utenti di visualizzare le informazioni personalizzate è creare un report che utilizzi il filtro Utente corrente, ad esempio un report Elenco attività.

Smartsheet identifica l'utente che ha effettuato l'accesso e incrocia i suoi dettagli con i dati nelle colonne Elenco dei contatti. Ciò consente di generare un singolo report che si applica dinamicamente a tutti gli utenti condivisi sul report e sui fogli associati.

Crea un report utente corrente 

Per creare un report utente corrente:

1. Apri Smartsheet e crea il tuo report:
   • Vai a Home o al workspace desiderato.
   • Seleziona Crea > Report.
2. Scegli il tipo di report:
   • Seleziona Report riga per creare un report che visualizzi le righe di uno o più fogli.
3. Fogli sorgente
   • Scegli i fogli da cui desideri estrarre i dati. È possibile selezionare più fogli, se necessario.
4. Aggiungi un filtro
   • Nel generatore di report, vai alla scheda Filtro .
   • Seleziona Aggiungi filtro e scegli la colonna che contiene i dettagli di contatto dell’utente (ad esempio Assegnato a o Elenco contatti).
5. Applica un filtro utente corrente:
   • Imposta la condizione del filtro su qualsiasi o ha tutto e seleziona Utente corrente dal menu a discesa. Ciò garantisce che il report visualizzi dinamicamente le informazioni per l'utente connesso.
6. Personalizza le colonne e il layout:
   • Modifica le colonne per visualizzare le informazioni pertinenti di cui hai bisogno nel report.
   • Puoi anche riordinare le colonne, applicare l'ordinamento e regolare il layout in base alle tue preferenze.
7. Salva e condividi il tuo report:
   • Seleziona Salva e assegna un nome al tuo report.
   • Condividi il report con utenti o gruppi secondo necessità. Il filtro utente corrente adatta automaticamente il report a ciascun utente in base ai suoi dettagli di accesso.

Verifica che il filtro funzioni accedendo come utenti diversi o chiedi ai membri del tuo team di controllare il report per assicurarti che visualizzi le informazioni corrette in base al filtro Utente corrente.