Contatti

Un modo per gestire i contatti è tramite l’elenco I miei contatti Smartsheet. Qui puoi memorizzare gli indirizzi e-mail dei colleghi con cui desideri collaborare in Smartsheet.

Per visualizzare i contatti nell’elenco I miei contatti Smartsheet, nella barra di navigazione sinistra, seleziona Account > I miei contatti Smartsheet...

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Chi può vedere i tuoi contatti Smartsheet

Il tuo elenco I miei contatti Smartsheet è privato. Tuttavia, se assegni un’attività o condividi un foglio con uno dei tuoi contatti, l’indirizzo e-mail di quel contatto sarà visibile alle altre persone che hanno accesso al foglio.

Formattare il file .csv

Se desideri importare contatti da Outlook, Hotmail o AOL, esporta i contatti in un file .csv. Aggiungi quindi le seguenti colonne al file .csv: Indirizzo e-mail e Nome completo.

L’ortografia deve essere esatta o l’elenco non verrà importato correttamente.

Ecco un esempio di come formattare il tuo file .csv:

Indirizzo e-mail	Nome completo
sally.smart@smartsheet.com	Sally Smart
ian.intelligent@smartsheet.com	Ian Intelligent
dave.diligent@smartsheet.com	Dave Diligent

Puoi importare un numero illimitato di contatti, ma solo 1.000 alla volta.

Aggiungi i contatti a I miei contatti Smartsheet

Importare i contatti in blocco

1. Nella barra di navigazione a sinistra, seleziona Account > I miei contatti Smartsheet. 
2. Seleziona Importa contatti. 
3. Seleziona una di queste opzioni e segui i passaggi:

• .csv (Outlook, Yahoo, ecc.)
  1. Seleziona il file .csv, quindi Continua. 
  2. Scegli quali contatti importare in Smartsheet e seleziona Importa. 
• .vcf (file vCard)
  • Seleziona il file vCard, quindi Continua e infine Importa.

Assicurati che il file CSV non contenga celle vuote.

Aggiungere i contatti individualmente

1. Nella barra di navigazione a sinistra, seleziona Account > I miei contatti Smartsheet.
2. Nella finestra I miei contatti Smartsheet, seleziona Aggiungi.
3. Digita il nome e l’indirizzo e-mail del contatto e seleziona OK.

Aggiungi contatti individuali quando condividi un elemento Smartsheet

Quando condividi elementi in Smartsheet digitando un indirizzo e-mail, Smartsheet aggiunge l’indirizzo e-mail all’elenco I miei contatti Smartsheet.

Puoi associare un nome all’indirizzo in due modi diversi: 

• Modifica il contatto tramite la finestra I miei contatti Smartsheet. Consulta Modificare o eliminare i contatti di seguito.
• Se ti trovi nella finestra Condivisione foglio o Condivisione di report, aggiungi un contatto all’elenco tramite la finestra Seleziona contatti:
  1. Nel campo Invita collaboratori, seleziona l’icona Seleziona contatti. 
  2. Nella finestra Seleziona contatti, seleziona Aggiungi nuovo.
  3. Inserisci il nome e l’indirizzo e-mail del contatto, quindi seleziona OK.

Modificare o eliminare i contatti

L’eliminazione o la modifica di un contatto nel tuo elenco dei contatti non rimuove o aggiorna l’indirizzo e-mail corrispondente nei fogli condivisi. Consulta l’articolo Trovare e sostituire valori all'interno di un foglio per riassegnare le attività.

1. Nella barra di navigazione a sinistra, seleziona Account > I miei contatti Smartsheet.
2. Nella finestra I miei contatti Smartsheet, seleziona i tre punti accanto al contatto, quindi seleziona una delle seguenti opzioni: 

• Modifica: inserisci un nome associato all’indirizzo e-mail
• Elimina: rimuovi un contatto dall’elenco dei contatti

Non puoi modificare l’indirizzo e-mail di un contatto; può essere modificato solo il nome. Per modificare un indirizzo e-mail, crea un nuovo contatto per un utente ed elimina quello vecchio. 

Esporta i contatti nella tua Lista di contatti Smartsheet

1. Nella barra di navigazione a sinistra, seleziona Account > I miei contatti Smartsheet.
2. Seleziona Esporta contatti > .csv.

Controlla i download per trovare il file .csv esportato.

Suggerimenti e best practice per l’utilizzo dei contatti

• Puoi gestire quali contatti vengono visualizzati quando digiti in una cella.

• Per utilizzare i contatti dall’intera lista di contatti Smartsheet, digita il nome del contatto in una cella nella colonna Elenco dei contatti. Una volta iniziata la digitazione, i risultati appaiono nell’elenco dei contatti. 
   

  Non esiste un modo per utilizzare le voci dell’elenco dei contatti provenienti da altri fogli.

• Gli Amministratori di gruppo per piani Business e Aziendale possono organizzare i contatti in gruppi. In questo modo è più facile condividere e inviare informazioni a più persone.
• Definisci i nomi dei contatti nella lista di contatti Smartsheet. L’account Smartsheet dell’utente potrebbe avere un nome diverso (ad esempio Bill piuttosto che William). Quando assegni le attività nelle colonne Elenco dei contatti, i nomi visualizzati provengono dall’elenco dei contatti. In altre aree, come l’elenco Condivisione, il nome visualizzato proviene dall’account Smartsheet dell’utente.