Condivisione

Puoi collaborare con gli utenti interni o esterni all’organizzazione condividendo fogli e report. Le persone possono anche richiedere l’accesso agli elementi. Gli utenti possono essere interni o esterni all’organizzazione e non devono necessariamente avere un account Smartsheet.

Le autorizzazioni dell’utente determinano le azioni eseguibili sugli elementi condivisi. 

Condividere un foglio o report

1. Inizia il processo di condivisione selezionando una delle seguenti opzioni:
   • File > Menu

   • Condividi nell'area in alto a destra della schermata

     Se il foglio o il report si trova in un workspace, il pulsante Condividi è un elenco a discesa che fornisce opzioni per condividere l’elemento in modo specifico o per condividere tutto ciò che si trova nel workspace. 

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2. Nel campo Invita persone e gruppi, digita l’indirizzo e-mail dell’utente o del gruppo. 

Se fai parte del piano Aziendale, nella finestra di dialogo di condivisione vengono mostrati consigli su individui e gruppi con cui collabori abitualmente. Seleziona il loro nome con un clic per aggiungerli al selettore dei contatti. 

3. Seleziona il livello di autorizzazione che desideri assegnare a ciascuna persona o gruppo.
4. (Facoltativo) Seleziona Personalizza messaggio per personalizzare l'invito.

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5. Seleziona Condividi.

   Puoi interrompere la condivisione o modificare i livelli di autorizzazione a livello di elemento e di workspace.

Chi può controllare l’accesso alla condivisione degli utenti?

• Gli Amministratori degli asset del piano possono rivedere le richieste di accesso e concedere le autorizzazioni agli elementi a cui queste persone possono accedere. 
• Nel Centro dell’Amministratore, gli Amministratori di sistema possono impedire a un utente di condividere elementi di proprietà di utenti nell’account. 

• Gli Amministratori di gruppo possono rimuovere un membro da un gruppo per rimuovere il suo accesso a tutti gli elementi condivisi con il gruppo in questione.

  Per accedere a un elemento, ad esempio un foglio o un report, consulta Richiedere accesso a un elemento.

Condividi gli elementi tramite una colonna dei contatti

In qualità di Editor di un elemento, puoi utilizzare una colonna dei contatti per aggiungere persone in condivisione sul tuo foglio se non sono ancora in condivisione.

• Quando aggiungi contatti non in condivisione a una colonna dei contatti, il sistema ti chiederà di mettere rapidamente quel contatto in condivisione sull’elemento specifico.
• Se decidi di mettere quel contatto in condivisione sul tuo elemento, ottiene un livello di autorizzazione di condivisione Editor per impostazione predefinita.
• Se aggiungi contatti alla colonna senza ignorare il sollecito, puoi condividere in blocco il tuo elemento. 

La condivisione di elementi tramite una colonna dei contatti è disponibile solo quando si utilizza la visualizzazione tabella. Per saperne di più sulla visualizzazione tabella.

Aspetti da tenere presente

• La condivisione di un report non garantisce l’accesso ai fogli di origine.
• Quando condividi un report, i collaboratori vedono solo i dati dei fogli di origine a cui possono accedere. Senza accesso ai fogli di origine, i report potrebbero apparire vuoti o incompleti. 

Quando condividi un report, assicurati di condividere i relativi fogli di origine. Se non vuoi condividere i fogli di origine, prova a pubblicare il report e a condividere il link.

Suggerimenti sulla condivisione di elementi Smartsheet

• Se desideri condividere elementi singoli con poche persone, segui la procedura di condivisione descritta in questo articolo. 
• Se desideri condividere elementi con un gruppo (come i tuoi colleghi), condividili tramite un workspace.
• Per condividere una dashboard, consulta l’articolo Condividere una dashboard. 
• Se desideri condividere un report con qualcuno che non ha accesso ai fogli di origine, prova queste altre opzioni:
  • Pubblica il report e condividi il relativo link
  • Inserisci il report come widget in una dashboard