Data Uploader

Connetti i sistemi aziendali critici con Data Uploader in modo da incorporare i dati importanti del team nello stesso luogo in cui viene eseguito il lavoro.

Smartsheet Data Uploader consente di importare automaticamente i dati di sistemi software aziendali come CRM, ERP, database, ecc., direttamente nel tuo Smartsheet. Qualsiasi sistema che possa essere scaricato in un foglio di calcolo CSV, Excel o Google Sheet può essere importato in Smartsheet.

Centralizzare i dati sparsi in Smartsheet favorisce la collaborazione, fornisce la visibilità in tempo reale nei diversi sistemi business, e rende il tuo team più efficiente ed efficace.

Sincronizzazione Smartsheet e sistemi esterni con uploader dati

Unione o sostituzione automatica dei dati da un'applicazione di terze parti, come Excel, in Smartsheet senza la necessità di copiare e incollare manualmente. L'Uploader dati funziona con i file Excel o qualsiasi strumento CRM, ERP, LDAP, database o di gestione progetti con capacità di esportazione su .csv.

Con l'Uploader dati, potrai:

  • Aggiornare righe esistenti e inserire nuove righe in Smartsheet da altre applicazioni con capacità di esportazione su csv, Excel o Fogli Google
  • Sostituzione di tutte le righe in un foglio esistente in Smartsheet con l'ultimo file caricato
  • Pianificazione dei flussi di lavoro con la frequenza necessaria per soddisfare le esigenze di business

Questa è una funzione aggiuntiva premium che è disponibile a pagamento. Per ulteriori informazioni su come ottenere le applicazioni premium Smartsheet, contatta il reparto Vendite Smartsheet.

Prima di cominciare

L'Uploader dati può sfruttare i dati provenienti da altri sistemi con capacità di esportazione su Google Fogli, Excel, o file di testo con valori separati da virgola (.csv). Può inoltre consumare i dati dai file in Google Drive.

Per iniziare a creare il primo flusso di lavoro dell'Uploader dati, i dati da sincronizzare dovranno trovarsi in una delle seguenti posizioni:

  • Il file (.xlsx .csv o) deve essere collegato a un foglio in Smartsheet
    -O-
  • Il file (.csv, .xls, o Fogli Google) deve trovarsi in Google drive in un account a cui hai accesso

NOTA: l'Uploader dati non supporta i file con estensione precedente Excel (.xls).

Per informazioni sulla compatibilità del browser , consulta l'articolo Requisiti di sistema e linee guida per l'utilizzo di Smartsheet.


Connessione dell'app Uploader dati a Smartsheet

Clicca sul menu di avvio per accedere all'app.

Menu di avvio di Smartsheet

 

In caso di problemi l'accesso all'app dal menu di avvio, vediAccesso alle applicazioni premium e ai modelli con il menu di avvio.

Ecco fatto! Dopo aver eseguito l'accesso, vedrai la schermata del pannello di controllo di Uploader dati, su cui sono visualizzati tutti i flussi di lavoro disponibili che sono stati creati con il tuo account.

Creazione di un flusso di lavoro Uploader dati

Crea un nuovo flusso di lavoro cliccando sul pulsante Crea nuovo nell'angolo superiore destro del pannello di controllo di Uploader dati.

crea nuovo

Assegnazione dei nomi e configurazione dell'input sorgente per il flusso di lavoro.

  1. Nella casella Nome, digitare un nome descrittivo per il flusso di lavoro (in modo che sia facile ricordare in seguito le azioni del flusso di lavoro).
  2. Seleziona una delle seguenti posizioni della sorgente:
    • Allegato Smartsheet: utilizza questa opzione se il file a cui effettuare il collegamento è allegato a un foglio in Smartsheet. Il tuo account è già autenticato potrai effettuare la ricerca o navigare per trovare il foglio a cui è allegato il file. Scegli se importare l'allegato più recente ogni volta che viene eseguito il flusso di lavoro o, più specificamente, un allegato con un nome specifico:
      • Nome allegato: l'Uploader dati userà solo l'allegato specificato nel flusso di lavoro. Il nome dell'allegato distingue tra minuscole e maiuscole e individua la corrispondenza esatta nel foglio.
      • Più recente: sarà sincronizzato l'allegato più recente, in base alla pianificazione configurata che hai impostato per il flusso di lavoro o l'ultima esecuzione manuale del flusso di lavoro sul pannello di controllo dell'Uploader dati.
         
    • Allegato Smartsheet: utilizza questa opzione se il file da sincronizzare è memorizzato in Google Drive.

      Se scegli questa opzione, ti verrà chiesto di consentire a smartsheetapps.com di visualizzare i file nel tuo account Google Drive da utilizzare per l'Uploader dati di Smartsheet. Dopo l'avvenuta autenticazione, potrai cercare e sfogliare Google Drive sincronizzato per individuare il file (.xls, .csv, o Fogli Google) da utilizzare con Uploader dati.
       
    • OneDrive: utilizza questa opzione se il file da sincronizzare è memorizzato su Microsoft OneDrive.

      Se scegli questa opzione, ti verrà chiesto di consentire a smartsheetapps.com di visualizzare i file nel tuo account OneDrive da utilizzare per l'Uploader dati di Smartsheet. Dopo l'avvenuta autenticazione, potrai cercare e sfogliare OneDrive sincronizzato per individuare il file (.xls o .csv) da utilizzare con Uploader dati.
       
  3. Usa il pulsante di attivazione/disattivazione Il file di input dispone di intestazioni di colonna per confermare se la sorgente dati include le intestazioni.

    Solo file Excel: Indica quale scheda del foglio contenente i dati desiderati è da unire (il primo foglio della cartella di lavoro di Excel è scheda 1).
     
  4. Clicca su Avanti per spostarti al passaggio successivo del flusso di lavoro.

    NOTA: Quando hai inserito tutte le informazioni necessarie per una particolare fase della configurazione del flusso di lavoro, sarà visualizzato un segno di spunta verde accanto a quella fase nel pannello di sinistra.

Seleziona un foglio target e un'azione di caricamento

In questo passaggio del flusso di lavoro, potrai configurare la modalità desiderata per il caricamento dei dati in Smartsheet.

  1. Seleziona i foglio target da aggiornare. (Se utilizzi Allegati Smartsheet come sorgente, si può trattare dello stesso foglio o un foglio diverso dal foglio di origine).
  2. Scegli la modalità di importazione dei dati in Smartsheet
    • Sostituisci: elimina tutti i dati esistenti e li sostituisce con i dati più recenti

      IMPORTANTE: Scegliendo Sostituisci sarà eliminato tutto il contesto aggiunto compresi i collegamenti cellulari.
       
    • Unisci: aggiorna i dati in base a una chiave primaria con un'opzione per l'inserimento di nuove righe. Se selezioni questa opzione, potrai inoltre selezionare se aggiungere nuove righe.
       
    • Aggiorna elenchi a discesa: sostituisci i valori degli elenchi a discesa di Smartsheet in Proprietà della colonna, dai valori all'interno del file Excel o .csv

Imposta i filtri per controllare le righe di input importate

Nel pannello di sinistra della procedura guidata flusso di lavoro, seleziona Filtri per definire i dati da importare in Smartsheet in base a determinati criteri (ad esempio, lo stato corrisponde a “In corso”).

Utilizza i filtri se lavori con grandi quantità di dati che possono far sì che l'importazione superi i limiti di righe Smartsheet.Per ulteriori informazioni sui limiti di dimensione massima sui fogli e i file importati, consulta l'articolo Requisiti di sistema e linee guida di Smartsheet.

  1. Lascia la casella Logica filtro vuota per iniziare.
  2. Per creare un filtro, clicca su Crea nuovo.
  3. Seleziona la colonna dal file in base alla quale filtrare, l'operatore di confronto e il valore.

    SUGGERIMENTO: Con la creazione d più filtri, puoi utilizzare la casella Logica filtro per collegare ciascun filtro ad altri operatori AND/OR.

    Utilizza gli ID filtro (il numero sotto il segno # della sezione Filtri input) nella definizione delle relazioni tra ciascun filtro.

    È possibile definire una logica di filtro più complessa utilizzando le parentesi con AND o OR. Ad esempio, (1 AND 2) OR 3 combinano la logica per includere tutti i dati in cui il (Dipartimento = “Servizi” AND Dimensioni Widget = “Grande”) OR Dipartimento = “Marketing”. In questo esempio, solo i widget grandi per il reparto servizi sarebbero importati, ma anche tutti i widget di marketing sarebbero importati.

Mappatura colonne tra due sistemi 

In questa fase del flusso di lavoro, tutte le colonne Smartsheet saranno pre-compilate e potrai scegliere le colonne di input desiderate dal file di origine. Puoi inoltre creare espressioni personalizzate, che possono contenere un valore o una formula costante utilizzata in ciascuna riga, invece di utilizzare i dati dal file di input.

mappatura colonne

  • Colonna di input: per mappare manualmente una colonna, clicca sull'elenco a discesa accanto alla colonna di input, scorri e scegli la mappatura corretta per la colonna Smartsheet indicata sul lato destro.

    NOTA: L'Uploader dati mappa automaticamente colonne di input sulle colonne Smartsheet se i nomi delle colonne corrispondono esattamente.
     
  • Espressione: per impostare una formula per il foglio target, puoi costruire un'espressione con i parametri della formula. Scorri fino alla fine delle Colonne/Espressioni disponibili e clicca su > Nuova espressione: Viene visualizzato un modulo che ti consente di inserire un valore statico.

    SUGGERIMENTO: Crea la formula nel foglio target, senza riferimenti ad altre righe, quindi copia e incolla nel Generatore di espressioni.

    NOTA: Le espressioni possono essere create dalla sezione Mappatura di un flusso di lavoro e possono essere create o modificate dalla sezione Espressioni, l'ultima fase del flusso di lavoro di Uploader dati.

Pianificazione del flusso di lavoro

Clicca su Pianifica nel pannello a sinistra per impostare la frequenza di esecuzione del flusso di lavoro.

Esegui secondo allegato: utilizza l'allegato Smartsheet come sorgente del file. Se è abilitato, ogni volta che un nuovo allegato viene aggiunto al foglio di origine, il flusso di lavoro effettua la valutazione e viene eseguito se il nuovo allegato soddisfa i criteri.

Esegui secondo allegato è disponibile solo per l'opzione Allegato Smartsheet e non sarà visibile quando si utilizza Google Drive come percorso di origine.

Esegui secondo pianificazione: per eseguire il flusso di lavoro secondo una pianificazione, clicca su Crea nuovo.Seleziona l'opzione desiderata in Giorni della settimana, Ora inizio, Intervallo di ripetizione e Ora di fine.Dopo aver selezionato la pianificazione desiderata, porta il pulsante Esegui secondo pianificazione su on.

Visualizzazione di tutte le espressioni usate nelle mappature

In questo passaggio del flusso di lavoro, puoi visualizzare le Espressioni di input create nelle mappature della colonna target. Puoi inoltre creare nuove espressioni da questa schermata e utilizzarle per le mappature correnti.

I valori che iniziano con un segno di uguale sono formule:

Revisione e finalizzazione del nuovo flusso di lavoro

Quando tutti i passaggi del flusso di lavoro sono completi (contrassegnati con un segno di spunta verde nel pannello di sinistra), puoi cliccare su Chiudi in basso a destra del flusso di lavoro, per salvare e memorizzare il nuovo flusso di lavoro sul pannello di controllo di Uploader dati. Le modifiche a questo punto devono essere visibili nel foglio correlato.

Quando clicca su Avanti, il flusso di lavoro viene salvato automaticamente.

Modifica, esecuzione manuale o eliminazione dei flussi di lavoro 

Puoi gestire i flussi di lavoro dalla schermata principale di Uploader dati.
 

  • Modifica flusso di lavoro: puoi apportare modifiche a un flusso di lavoro esistente (ad esempio, desideri modificare la frequenza di una pianificazione di un flusso di lavoro).

    NOTA: Se si fosse verificato un errore durante l'ultima esecuzione del flusso di lavoro, oppure con la configurazione del flusso di lavoro (il foglio di origine è stato eliminato), la sezione Ultima esecuzione e l'icona Modifica saranno visualizzate in rosso.

    Icona rossa Modifica flusso di lavoro
     
  • Esegui flusso di lavoro : puoi eseguire manualmente il flusso di lavoro per verificare eventuali nuove modifiche.
  • Elimina flusso di lavoro: elimina il flusso di lavoro se non è più necessario.
  • Visualizza messaggi registro: con il pulsante Visualizza messaggi registro, è possibile vedere un registro degli errori e le righe aggiornate, aggiunte o saltate.

    SUGGERIMENTO: Puoi inoltre cliccare sul pulsante Scarica tutti i registri, che scaricherà un file .csv sulla macchina, contenente tutte le sincronizzazioni di Uploader dati per il flusso di lavoro in questione.

Modifica e aggiunta di nuove colonne

Potrebbe essere necessario modificare la struttura del file di origine con l'evoluzione del processo. In questo caso, adotta le seguenti misure per assicurarti che questa struttura sia mantenuta nel foglio di destinazione:

  1. Disabilita il flusso di lavoro temporaneamente.
  2. Modifica il file di origine con le nuove intestazioni di colonna o con colonne supplementari.
  3. Se utilizzi un file Excel o CSV, carica il nuovo file sorgente della posizione di origine.
  4. Modifica il foglio di destinazione con le intestazioni di colonna aggiornate o le colonne aggiuntive.
  5. Nelle impostazioni del flusso di lavoro di Uploader dati (Origine > Posizione origine), seleziona una posizione di origine diversa

    (ad esempio, se l'origine è Google Drive, passa a Smartsheet).
     
  6. Quindi riporta la posizione di origine alla selezione originale.

    NOTA: Magari dovrai riselezionare il foglio Allegati o il nome file.
     
  7. Clicca sul pulsante Avanti fino a raggiungere la pagina Mappatura. Qui, è possibile mappare nuovamente tutte le Colonne di input e le Espressioni.

    NOTA: Potrebbe essere necessario mappare tutte le colonne ancora una volta, non solo quelle aggiunte e modificate.

Ecco fatto! A questo punto puoi abilitare ed eseguire il flusso di lavoro.


Suggerimenti e procedure consigliate

Quando lavori con Uploader dati, tieni presente quanto segue:

  • Con Uploader dati le limitazioni di Smartsheet sono comunque applicabili.Per ulteriori informazioni sui limiti di dimensione massima sui fogli e i file importati, consulta l'articolo Requisiti di sistema e linee guida di Smartsheet.
  • Se devi estrarre i dati da un'origine che contiene più di 5.000 righe, puoi utilizzare i filtri e una serie limitata di mappature di colonna (come descritto sotto) oppure puoi creare più flussi di lavoro utilizzando una categoria di dati comune per distribuire i dati in più fogli.
  • Se qualcuno costruisce un flusso di lavoro e lo imposta per l'esecuzione ogni volta che viene aggiunto un nuovo allegato, chi aggiunge l'allegato farà sì che il flusso di lavoro sia eseguito.