Gruppi

Crea gruppi in Smartsheet per controllare facilmente e rapidamente l'accesso ai fogli e ai workspace. Aggiungi nuovi dipendenti e membri di team ai gruppi per permettere loro di essere operativi e rimuovi utentuu dai gruppi per assicurarti che non abbiano più accesso quando lasciano la tua organizzazione.

Segui le istruzioni dettagliate su come configurare un gruppo in Smartsheet.

Gestione e utilizzo dei gruppi di contatto Smartsheet

Gestione gruppi consente a un Amministratore di gruppo di organizzare i contatti in gruppi, in modo che chiunque utilizzi un piano multiutente Smartsheet possa condividere e inviare rapidamente le informazioni a tutti i membri di un gruppo.

Per creare e gestire gruppi, devi essere designato come Amministratore di gruppo su un piano multiutente (Business o Aziendale). Una volta che un gruppo è configurato, chiunque disponga di un piano multiutente può condividere e inviare informazioni a quel gruppo.

Autorizzazioni richieste

Per ricevere le autorizzazioni di Amministratore di gruppo devi essere un utente con licenza.Per informazioni su come rendere un utente Amministratore di gruppo, consulta Gestione degli utenti.

NOTA: Gli Amministratori di sistema che dispongono di un piano Aziendale possono limitare l’aggiunta di utenti ai gruppi, in modo che solo le persone che fanno parte dell’account della tua organizzazione siano ammesse nel gruppo. Per ulteriori informazioni, consulta l'articolo della guida Controlli di sicurezza.


Crea un gruppo

  1. Clicca su Account > Amministrazione dell’account > Gestione del gruppo (oppure clicca qui).

    Si apre il modulo Gestione del gruppo, contenente un elenco di tutti i gruppi esistenti.
     
  2. Clicca sul pulsante Crea un gruppo per visualizzare il modulo Nuovo gruppo.
  3. Assegna un nome al gruppo (ad esempio:Team di vendita) e scrivi una descrizione.
  4. Fai clic su Crea.

    Viene visualizzato un modulo contenente l'elenco di tutti gli attuali membri del gruppo. Per impostazione predefinita, viene incluso solo il tuo indirizzo e-mail.
     
  5. Per aggiungere nuovi membri al gruppo, clicca sul pulsante Aggiungi al gruppo.
  6. Iniziando a digitare il nome o l'indirizzo e-mail di un contatto nel tuo elenco dei contatti Smartsheet, questi vengono visualizzati nell'elenco a discesa grazie alla funzione di completamento automatico.

    Puoi aggiungere qualsiasi contatto desideri - questo non deve necessariamente far parte del tuo piano multi-utente e può addirittura non essere un utente Smartsheet al momento dell’operazione.

    Il modulo Aggiungi al gruppo viene aggiornato per mostrare l'elenco dei contatti da te selezionati nella fase precedente. Clicca su Salva per completare l'aggiunta degli utenti al gruppo.

    Aggiungi al gruppo completato
     
    SUGGERIMENTO: Se vuoi aggiungere dei membri al tuo gruppo in massa da un file CSV o XLSX, puoi aprire il file in Notepad o Excel e poi copiare e incollare la lista completa nel modulo Aggiungi al gruppo. Se utilizzi Excel, verifica che tutti gli indirizzi e-mail siano elencati in una sola colonna.
  7. Quando hai finito di aggiungere membri al gruppo, clicca su Salva.

Per ulteriori informazioni sull’utilizzo dei contatti Smartsheet, consulta l'articolo Creazione di nuovi contatti, che potrai poi aggiungere al gruppo.


Gestione di un gruppo esistente

Un gruppo può essere gestito dal proprietario o da qualsiasi Amministratore di sistema dell'account.

  1. Clicca su Account > Amministrazione dell’account > Gestione del gruppo (oppure clicca qui) per visualizzare un elenco di gruppi esistenti creati dagli Amministratori dei Gruppi.
  2. Per apportare modifiche al gruppo, clicca sulla freccia a discesa a sinistra del nome del gruppo.

Riportiamo qui una spiegazione delle opzioni disponibili.

Modifica gruppo: Mostra un elenco degli attuali membri del gruppo. Ecco cosa puoi fare quando scegli questa opzione:

  • Aggiungere membri al gruppo: Clicca sul pulsante Aggiungi al gruppo per selezionare i contatti da inserire nel gruppo dal tuo elenco dei contatti Smartsheet. In questo modo i contatti vengono aggiunti anche a tutti i fogli condivisi con il gruppo.
  • Rimuovi membri dal gruppo: clicca sui nomi dei membri che desideri rimuovere, quindi clicca su Rimuovi dal gruppo. In questo modo i membri vengono rimossi anche da tutti i fogli condivisi con il gruppo.
  • Modifica nome e descrizione del gruppo: Clicca sul link Modifica accanto al nome del gruppo.

Solo Amministratori di sistema - Scarica il report di accesso al foglio (csv): Scarica un file sul tuo computer contenente l'elenco dei nomi di ciascun foglio condiviso con il gruppo selezionato. Il file contiene inoltre il nome del proprietario del foglio, il livello di autorizzazione di accesso al foglio per il gruppo e la data dell'ultima modifica apportata al foglio.

NOTA: Questa opzione è disponibile solo per gli Amministratori di sistema. Per maggiori informazioni in merito ai tipi di utenti Smartsheet, vedi l’articolo Tipi di livelli di account per gli utenti, per piani multi-utente.

Trasferisci la proprietà del gruppo: Trasferisce la proprietà del gruppo a un altro Amministratore di gruppo dell'account multi-utente.

Elimina gruppo: Elimina il gruppo dall'elenco. In questo modo il gruppo viene rimosso anche da tutti i fogli attualmente condivisi con esso e da tutte le e-mail ricorrenti che vengono inviate ai suoi membri. Questa azione non può essere annullata, quindi presta attenzione.


Usa un gruppo per inviare o condividere informazioni

Una volta che un gruppo è configurato in Smartsheet, chiunque disponga di un piano multiutente potrà usare il nome del gruppo per inviare informazioni o condividere elementi con quel gruppo.

Manda informazioni a un gruppo via e-mail

Puoi utilizzare la funzione Manda per mandare e-mail a un intero gruppo (per informazioni più specifiche relative alla condivisione di informazioni di Smartsheet in un’e-mail, vedi Condividi informazioni del foglio in un’e-mail).

Per mandare un’e-mail al gruppo, nel campo A:, inizia a digitare il nome del gruppo affinché venga visualizzato nell'elenco a discesa.

Condivisione di un elemento Smartsheet con un gruppo

Per condividere un elemento Smartsheet (un foglio, un report o un pannello di controllo) con un gruppo:

  1. Clicca sul pulsante Condividi in alto a destra nella finestra di Smartsheet.
  2. Nel modulo di Condivisione foglio, all’interno del campo Invita collaboratori, digita il nome del gruppo (o clicca su Seleziona Contatti per selezionare il nome del gruppo dalla tua lista contatti).

    Ti viene chiesto di selezionare un livello di autorizzazione di condivisione. Questo livello di autorizzazione viene applicato a tutti i membri del gruppo.

    Condividi foglio con il gruppo cerchiato

Una volta che il foglio è stato condiviso con il gruppo, vedrai il nome del gruppo incluso nella lista di persone con cui è stato condiviso il foglio. (Puoi vedere la lista in qualunque momento cliccando sul pulsante Condividi in alto a destra nella finestra di Smartsheet.)

Ecco alcuni aspetti da tenere a mente quando condividi con un gruppo:

  • Quando un foglio è condiviso con un utente in quanto membro di un gruppo, non è possibile rimuovere l’utente in questione dal foglio senza rimuovere l'intero gruppo.
  • Qualsiasi utente con lo stesso piano Smartsheet del gruppo può cliccare sul nome del gruppo e selezionare Visualizza i membri del gruppo per visualizzare gli indirizzi e-mail e i nomi dei membri del gruppo. Gli utenti che non hanno lo stesso piano Smartsheet possono visualizzare solo il nome del gruppo, a meno che non siano membri del gruppo esterno.
    Nota: Gli utenti che non sono membri dell’organizzazione non potranno condividere fogli con un gruppo, e la freccia a discesa non comparirà in questo punto.
  • Se invii un foglio o una riga a un gruppo del quale fai parte, non riceverai l'e-mail, che sarà invece inviata a tutti gli altri membri del gruppo. Spunta la casella Mettimi in copia nella parte inferiore della finestra per ricevere una copia dell'e-mail.
  • Se un foglio è condiviso con un collaboratore sia in qualità di membro di un gruppo sia come singolo utente, all'account viene applicato il livello di autorizzazione più alto. Ad esempio, se un foglio è condiviso con il gruppo dell'utente A con livello di autorizzazione Editor e lo stesso foglio è stato condiviso anche con l'indirizzo e-mail individuale dell'utente A con livello di autorizzazione Amministrazione, l'utente A accede al foglio come Amministratore mentre gli altri membri del gruppo accedono solo come Editor.
  • Se non desideri condividere il foglio con tutto il gruppo, posiziona il mouse sulla freccia a discesa vicino al nome del gruppo e clicca su Espandi. Selezionando Espandi, il nome del gruppo viene sostituito con gli indirizzi e-mail dei membri del gruppo, in modo che tu possa rimuovere i singoli membri secondo necessità. Una volta fatta questa operazione, il foglio verrà condiviso con i singoli utenti e NON con il gruppo, per cui l'aggiunta o la rimozione degli utenti dal gruppo non ha alcun effetto sulla condivisione del foglio.