Contatti

Gli elenchi di contatti di Smartsheet permettono di assegnare attività e condividere foglio facilmente con clienti, colleghi e fornitori. Vi sono due tipi di elenchi di contatti in Smartsheet: l'elenco account, gestito dall'amministratore di sistema, e l'elenco dei contatti personali, chiamato I miei contatti Smartsheet. Usa l'elenco I miei contatti Smartsheet per la condivisione con chiunque, inclusi i collaboratori e i clienti esterni all'organizzazione.

Contatti in Smartsheet

I Contatti di Smartsheet permettono di assegnare attività e condividere foglio facilmente con clienti, colleghi e fornitori.

Puoi anche importare i contatti da altri servizi di posta elettroica come Gmail, Hotmail, Yahoo Mail e Outlook nel tuo elenco di contatti.

Segui le istruzioni dettagliate per aggiungere contatti al tuo elenco di contatti Smartsheet.

Gestire i contatti nell'elenco dei contatti di Smartsheet

Puoi utilizzare i contatti in Smartsheet per una più rapida e facile collaborazione. Ad esempio, puoi utilizzare i contatti per inviare e-mail, condividere fogli o assegnare attività in Smartsheet.

Un modo per gestire i contatti è con l'elenco dei contatti di Smartsheet. Per visualizzare i contatti nell'elenco I miei contatti Smartsheet, fai clic su Account (l'icona del tuo profilo ineel'angolo in alto a destra) > I miei contatti Smartsheet.

In questo articolo:

Chi può visualizzare i tuoi contatti di Smartsheet

Il tuo elenco di contatti Smartsheet è di tua esclusiva proprietà e solo tu puoi visualizzarlo. Tuttavia, se assegni un'attività a uno dei tuoi contatti o se condividi un foglio con loro, il loro indirizzo e-mail sarà visibile alle altre persone che hanno accesso al foglio.

Prima di iniziare

Il numero totale di contatti consentiti è illimitato. Tuttavia, puoi importare solo 1.000 contatti alla volta.

Se desideri importare contatti da Outlook, Hotmail o AOL, devi prima esportare i contatti in un file .csv. Le colonne nel file .csv devono essere nominate con Nome, Cognome e Indirizzo e-mail, rispettivamente. È importante che l'ortografia sia corretta altrimenti l'elenco non verrà importato correttamente.


Aggiungere contatti nell'elenco I miei contatti Smartsheet

Importare i contatti in massa

  1. Fai clic su Account > I miei contatti di Smartsheet.

    Appare il modulo I miei contatti Smartsheet.
     
  2. Fai clic su Importa contatti e seleziona Gmail, .csv (Outlook, Yahoo, etc.), o vcf (file vCard).

    Segui il passo appropriato al tipo di contatto che desideri importare:

    Gmail (Solo in inglese)
    Seleziona quali contatti desideri importare in Smartsheet e clicca su Importa

    potrebbe venirti richiesto di inserire il tuo nome utente e la tua password. Dopo aver inserito queste informazioni, clicca su Accedi. Smartsheet non memorizza il tuo nome utente né la tua password; vengono utilizzati solo per accedere alla tua rubrica di e-mail.

    .csv (Outlook, Yahoo, ecc.)
    Seleziona il file .csv e fai clic su Continua. Scegli quali contatti desideri importare in Smartsheet e clicca su Importa.

    .vcf (file vCard)
    Seleziona il file vCard, fai clic su Continua e poi su Importa.

I contatti vengono aggiunti al tuo elenco di contatti Smartsheet.

Aggiungere i contatti individualmente

  1. Fai clic su Account > I miei contatti di Smartsheet.
  2. Nel modulo I miei contatti Smartsheet, fai clic su Aggiungi per visualizzare la finestra Contatti.
  3. Inserisci il nome e l'indirizzo e-mail del contatto, quindi clicca su OK.

Il nuovo contatto viene aggiunto al tuo elenco di contatti.

Aggiungere singoli contatti quando si condivide un elemento Smartsheet

Quando condividi elementi in Smartsheet digitando un indirizzo e-mail, l'indirizzo e-mail può essere aggiunto automaticamente all'elenco I miei contatti Smartsheet. Per associare un nome a un indirizzo, segui i passi in questo articolo per modificare il contatto.

-oppure-
Puoi cliccare sull'icona collaboratori accanto al campo Invita collaboratori per visualizzare il tuo attuale elenco di contatti Smartsheet. Clicca su Aggiungi nuovo nell'angolo in basso a sinistra della finestra per aggiungere un contatto all'elenco.


Modificare o eliminare i contatti

  1. Fai clic su Account > I miei contatti Smartsheet.

    Appare il modulo I miei contatti Smartsheet.
     
  2. Clicca con il tasto destro del mouse sul contatto che desideri modificare o eliminare e seleziona Modifica contatto o Elimina contatto.

NOTA: l'eliminazione o la modifica di un contatto nella tua lista di contatti non rimuove né aggiorna gli indirizzi e-mail sui fogli condivisi né aggiorna eventuali assegnazioni di attività. Per informazioni sulla rimozione di un collaboratore dai fogli di condivisione, consulta Condivisione dei fogli.  Per riassegnare le attività, consulta l'articolo su Trova & Sostituisci.


Esportare contatti dall'elenco I miei contatti Smartsheet

  1. Fai clic su Account > I miei contatti di Smartsheet.

    Appare il modulo I miei contatti Smartsheet.
     
  2. Fai clic su Esporta contatti > .csv.

I contatti dell'elenco I miei contatti di Smartsheet verranno esportati come file .csv nella posizione in cui vengono memorizzati i download sul tuo computer.


Suggerimenti e procedure consigliate per l'utilizzo dei contatti

Ecco alcune cose da tenere a mente quando quando usi i contatti:

  • Potresti non visualizzare tutti i tuoi contatti quando clicchi in una colonna Elenco di contatti. Ecco cosa vedrai: (1) i contatti che hai già usato nel foglio e (2) i nomi dei collaboratori che hai condiviso sul foglio.
  • Per utilizzare i contatti da tutto il tuo elenco di contatti Smartsheet, inizia a digitare il nome del contatto in una cella nella colonna dell'elenco dei contatti e i risultati corrispondenti appariranno per completamento automatico. Attualmente, non esiste un modo per utilizzare le voci dell'elenco di contatti provenienti da altri fogli.
  • I nomi selezionati per i contatti appariranno quando assegni loro delle attività nelle colonne Elenco di contatti. Tuttavia, in altre aree come la lista di Condivisione, il nome visualizzato viene ricavato dall'account Smartsheet dell'utente. (Puoi modificare il nome utilizzato con il tuo account Smartsheet attraverso le impostazioni personali: fai clic su Account > Impostazioni personali ).
  • Gli amministratori di gruppi su un piano multi-utente possono organizzare i contatti in gruppi, facilitare la condivisione e inviare informazioni a più persone. Per maggiori informazioni, vedi Gestione dei gruppi.
  • Puoi importare solo 1.000 contatti alla volta.