Gestione degli utenti

Dove gestire gli utenti

Per la gestione degli utenti è possibile utilizzare due pagine all’interno del Centro dell’Amministratore:

• Pagina Tipi di postazioni e true-up
• Pagina Ruoli utente e report

Come aggiungere utenti

Quando gli utenti del piano hanno bisogno di collaborare, condividono gli elementi con gli altri. Questa azione può aggiungere utenti al tuo piano. Consulta l’articolo Modello Abbonamento utente e abbonamento provvisorio per i dettagli. 

In qualità di Amministratore di sistema, puoi aggiungere utenti al tuo piano in qualsiasi momento. Per ulteriori informazioni, consulta l’articolo Centro dell’Amministratore: aggiungere utenti.

Come rivedere l'utilizzo

1. Accedi al Centro dell’Amministratore.
2. Vai alla pagina Tipi di postazioni e true-up.
3. Esamina i dettagli di utilizzo della postazione nella parte superiore della pagina per comprendere:
   • Quante postazioni Membro ha il tuo piano
   • Quante postazioni Membro sono assegnate agli utenti
   • Quanti Membri provvisori verranno declassati alla fine del periodo di revisione
4. Utilizza i filtri Tipo di postazione e Attività per vedere il livello di attività degli utenti.

Scarica un report sui tipi di postazioni se hai bisogno di più dati di utilizzo per utenti specifici.

Come gestire le richieste di postazione 

Puoi gestire le richieste di postazione in Smartsheet solo se stai utilizzando l’impostazione di richiesta di postazione predefinita. Per saperne di più, consulta Centro dell’Amministratore: impostazione delle richieste di postazione.

1. Accedi al Centro dell’Amministratore.
2. Nel riquadro Richieste di postazioni in sospeso, seleziona Gestisci richieste.
3. Nella pagina Tipi di postazioni e true-up, seleziona il filtro Richieste di postazioni per visualizzare solo gli utenti con richieste di postazioni in sospeso.
4. Seleziona l’icona a forma di campanella accanto a un utente.

5. Utilizza il pannello Dettagli della richiesta di postazione Membro per gestire la richiesta.

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6. Seleziona il nuovo tipo di postazione.
7. Rivedi il risultato della modifica del tipo di postazione e seleziona Conferma.
8. Il tipo di postazione cambia e l’utente riceve una notifica e-mail. Il report sui tipi di postazioni si aggiorna quotidianamente.

Se il tipo di posto corrente è appropriato, seleziona Cancella richiesta. Non vengono apportate modifiche.

Se devi eseguire la stessa azione su tutte le richieste di postazione, ad esempio eseguire il downgrade a Visualizzatore, puoi seguire la procedura Come modificare i tipi di postazioni in blocco. Utilizza il filtro Richieste di postazioni per trovare tutte le richieste di postazioni.

Come modificare i tipi di postazione

Puoi eseguire il downgrade o l’upgrade del tipo di postazione di un utente a seconda della sua attività e delle esigenze del tuo piano. Il downgrade limita il suo accesso.

Identifica i Membri provvisori che stanno collaborando attivamente sulla piattaforma Smartsheet. Per evitare che il loro lavoro subisca interruzioni, falli diventare Membri a pagamento eseguendo l’upgrade prima della fine del periodo di revisione.

Per modificare il tipo di postazione di un utente:

1. Accedi al Centro dell’Amministratore.
2. Vai alla pagina Tipi di postazioni e true-up.
3. Seleziona la scheda di cui hai bisogno:
   • Per trovare Membri provvisori, seleziona la scheda True-up.
   • Per trovare Visualizzatori oppure Ospiti, seleziona la scheda Tutti gli utenti.

4. Utilizza i filtri per trovare gli utenti che desideri modificare.

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5. Seleziona un utente (o più utenti).

6. Seleziona il tipo di postazione, quindi seleziona l’opzione appropriata.

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Entrambe le schede nella pagina Tipi di postazione e true-up si aggiornano immediatamente. Il report sui tipi di postazioni si aggiorna quotidianamente.

Come modificare i tipi di postazioni in blocco

Le azioni in blocco sono utili se desideri eseguire il downgrade o modificare l’accesso per più utenti contemporaneamente. Ad esempio, puoi utilizzare il filtro Attività per identificare gli utenti che hanno collaborato nell’ultimo trimestre e aggiornarli quindi in blocco.

Puoi modificare automaticamente ciò che accade ai Membri provvisori alla fine di ogni periodo di fatturazione. Per i dettagli, consulta l’articolo della guida Admin Center: Provisional Member Settings (Centro dell’Amministratore: impostazioni dei Membri provvisori).

Per aggiornare gli utenti in blocco segui questi passaggi:

1. Vai alla scheda True-up.

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2. Utilizza filtri come Attività per trovare un gruppo specifico (ad es. gli utenti con attività negli ultimi tre mesi).

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3. Seleziona la casella di spunta accanto a Nome per selezionare tutti gli utenti visibili (fino a 200 per pagina).
4. Seleziona Modifica il tipo di postazione, quindi seleziona l’opzione appropriata.
5. Conferma l’aggiornamento.

Cosa succede quando esegui il downgrade di un utente

Il downgrade di un utente attivo ha effetti sul suo lavoro.

Se esegui il downgrade di un Membro provvisorio o Membro, l’utente in questione può rimanere nei gruppi e mantenere le autorizzazioni che aveva sugli elementi con cui era in condivisione (come fogli o workspace). Tuttavia, hai disattivato la sua capacità di utilizzare tali autorizzazioni. Ad esempio, un utente può disporre delle autorizzazioni Editor ma solo delle funzionalità Visualizzatore, cioè può vedere il foglio, ma non può modificare alcuna informazione in esso contenuta.

Per riattivare le sue autorizzazioni, puoi eseguire manualmente l’upgrade dell’utente applicandogli il tipo di postazione Membro.

Un utente può essere un Membro provvisorio solo una volta. Una volta che un utente viene declassato, non è più idoneo per l’abbonamento provvisorio.