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Smartsheet Advance Package

Funzionalità

Chi può utilizzare questa funzionalità?

Per creare o modificare un flusso di lavoro utilizzando il Connettore Salesforce per Smartsheet, devi rispettare le seguenti linee guida sulle autorizzazioni:

  • Devi essere un Utente con licenza
  • Devi disporre delle autorizzazioni di Editor o superiori su ogni foglio mappato
  • Devi essere in grado di accedere a Salesforce e ai record per cui desideri creare un flusso di lavoro
  • Se il tuo amministratore di sistema attiva l’impostazione Restrict Users nel Connettore Salesforce, devi avere anche il ruolo Utente Salesforce in Smartsheet. 
  • Il connettore Salesforce per Smartsheet è un’applicazione Premium disponibile sul piano, quindi il collegamento iniziale all’ambiente Salesforce è già stato stabilito

Amministrazione e configurazione del Connettore Salesforce per Smartsheet

PLANS

  • Business
  • Enterprise
  • Smartsheet Advance Package

Permessi

Per creare o modificare un flusso di lavoro utilizzando il Connettore Salesforce per Smartsheet, devi rispettare le seguenti linee guida sulle autorizzazioni:

  • Devi essere un Utente con licenza
  • Devi disporre delle autorizzazioni di Editor o superiori su ogni foglio mappato
  • Devi essere in grado di accedere a Salesforce e ai record per cui desideri creare un flusso di lavoro
  • Se il tuo amministratore di sistema attiva l’impostazione Restrict Users nel Connettore Salesforce, devi avere anche il ruolo Utente Salesforce in Smartsheet. 
  • Il connettore Salesforce per Smartsheet è un’applicazione Premium disponibile sul piano, quindi il collegamento iniziale all’ambiente Salesforce è già stato stabilito

Se hai acquistato il Connettore Salesforce per Smartsheet nel tuo piano, utilizza il seguente URL per accedere e creare flussi di lavoro tra Smartsheet e Salesforce: https://connectors.smartsheet.com/c/salesforce 

Accedi ora al Connettore Salesforce per Smartsheet


Terminologia e livelli di autorizzazione

Prima di iniziare, ecco alcuni termini utili: 

  • Collegamento: collega il connettore Salesforce (ad esempio, Smartsheet) e un ambiente Salesforce specifico.
  • Flusso di lavoro: è il collegamento stabilito nel connettore Salesforce tra elementi specifici all’interno di Salesforce e un foglio in Smartsheet. 

Tre sono i tipi di utenti in grado di interagire con il Connettore Salesforce per Smartsheet:

  • Amministratore di sistema Smartsheet: gestisce e limita gli amministratori e gli utenti del connettore Salesforce.
  • Amministratore Connettore Salesforce: stabilisce il collegamento tra un’istanza Salesforce e il connettore Salesforce per Smartsheet.
  • Utente Connettore Salesforce: crea flussi di lavoro che sincronizzano le informazioni tra Smartsheet e Salesforce.

Usa questo diagramma come riferimento per le funzioni in base ai tipi di utente che possono accedere al connettore.


Funzioni per tipo di utente

FunzioneAmministratore di sistema SmartsheetAmministratore Connettore SalesforceUtente Connettore Salesforce
Creare flussi di lavoro

✔️*

✔️*

✔️

Modificare i propri flussi di lavoro

✔️*

✔️*

✔️

Disabilitare i propri flussi di lavoro

✖️

✖️

✔️

Visualizzare tutti i flussi di lavoro nell’organizzazione

✔️

✔️

✖️

Disabilitare qualsiasi flusso di lavoro nell’organizzazione

✔️

✔️

✖️

Abilitare o eseguire qualsiasi flusso di lavoro nell’organizzazione

✖️

✖️

✖️

Assegnare un ruolo Utente Connettore Salesforce

✔️

✔️

✖️

Assegnare un ruolo Amministratore Connettore Salesforce

✔️

✖️

✖️

Abilitare l’impostazione Limita accesso

✔️

✔️

✖️

Aggiungere individui all’elenco Limita accesso (dopo che le restrizioni sono state abilitate)

✔️

✔️

✖️

Gli Amministratori di sistema Smartsheet e gli Amministratori Connettore possono creare e modificare liberamente i flussi di lavoro se la funzione Limita accesso è disattivata. Tuttavia, quando questa funzione è attiva, questi amministratori devono possedere un ruolo Utente Connettore per mantenere questo privilegio. Per ulteriori informazioni su questa impostazione, vedere Limitazione degli accessi.


Configurazione della connessione

Per iniziare a utilizzare il Connettore Salesforce per Smartsheet, devi prima configurare il collegamento tra gli ambienti Smartsheet e Salesforce, in modo che gli utenti possano creare flussi di lavoro per collegare elementi specifici in Smartsheet e Salesforce. 

Requisiti

Per collegare Smartsheet e Salesforce, devi disporre di TUTTE le seguenti autorizzazioni. 

In Salesforce:

  • Ruolo di Amministratore di sistema Salesforce
  • API abilitata
  • Visualizza Impostazione e configurazione
  • Visualizza tutti i dati

In Smartsheet:

  • Licenza Smartsheet
  • Ruolo di Amministratore di sistema Smartsheet (per ulteriori informazioni, consulta l'articolo Tipi di utente) - OPPURE - Ruolo di Amministratore Connettore Salesforce per Smartsheet (un ruolo a livello di account unico per i connettori; per ulteriori informazioni, vedi Terminologia )

 

Sebbene sia richiesto solo il ruolo di Amministratore di sistema Smartsheet o il ruolo di Amministratore Connettore Salesforce per Smartsheet, si consiglia di disporre di entrambi i ruoli per configurare il connettore.

Istruzioni per configurare il collegamento

  1. Accedi al Connettore Salesforce per Smartsheet all’indirizzo https://connectors.smartsheet.com/c/salesforce. Se ti viene richiesto di consentire l’accesso all’account Smartsheet, seleziona Consenti.
     
  2. Seleziona l’icona Menu nell’angolo in alto a sinistra della pagina e seleziona Amministrazione account.

    Brandfolder Image
    Salesforce Account Admin
  3. Seleziona Registra nuova organizzazione Salesforce, quindi indica se ti stai collegando a un’organizzazione Salesforce o a un’organizzazione sandbox Salesforce. In questo esempio si presuppone che tu ti stia collegando a un’organizzazione Salesforce.
     
  4. Viene visualizzata la pagina di accesso di Salesforce. Accedi al tuo account Salesforce (se non hai ancora effettuato l’accesso) e clicca su Consenti quando richiesto.

    Brandfolder Image
    Salesforce login

Ora sei sulla pagina Smartsheet Salesforce Connector Account Admin  . Questa pagina ti consente di accedere agli strumenti per creare e gestire i flussi di lavoro tra Smartsheet e l’istanza di Salesforce.

Il nome della tua organizzazione Salesforce verrà visualizzato nella pagina Account Admin.

Brandfolder Image
Your Salesforce organization

Consulta l’articolo della guida di Smartsheet sulla creazione dei flussi di lavoro con il connettore Salesforce per Smartsheet per i dettagli sulla creazione di flussi di lavoro che sincronizzano i dati in Smartsheet e Salesforce nei fogli.


Limitazione degli accessi

Le tue possibilità all'interno del connettore Salesforce dipendono dalle limitazioni attive e dalle autorizzazioni concesse in Smartsheet (come le autorizzazioni di condivisione dei fogli) e Salesforce (come le autorizzazioni di lettura/scrittura di oggetti).

Per stabilire un flusso di lavoro tra un oggetto Salesforce e un foglio Smartsheet, devi disporre almeno delle autorizzazioni di Editor su Smartsheet e delle autorizzazioni per leggere, scrivere, aggiornare ed eliminare l’oggetto Salesforce.

Limita accesso

Puoi limitare gli individui che possono creare flussi di lavoro con il connettore Salesforce facendo in modo che l’Amministratore di sistema Smartsheet/Salesforce attivi l’impostazione Limita accesso.

Segui questi passaggi per attivare l’impostazione Limita accesso:

  1. Usa le tue credenziali Smartsheet per accedere al connettore Salesforce alla pagina https://connectors.smartsheet.com/c/salesforce.
  2. Seleziona l’icona del menu nell'angolo in alto a sinistra della pagina e scegli Gestione degli utenti.
  3. Seleziona la casella di spunta Limita gli utenti che possono accedere all’integrazione Smartsheet per Salesforce. 

    Brandfolder Image
    Restrict access to Salesforce


    L'indirizzo e-mail di chiunque abbia precedentemente creato flussi di lavoro verrà aggiunto automaticamente all’elenco degli utenti che possono accedere al connettore. Se necessario, puoi limitare il loro accesso al connettore rimuovendo il loro indirizzo e-mail da questo elenco.
     

  4. Aggiungi l’indirizzo e-mail di chiunque desideri che acceda al connettore.

Una volta attivata questa impostazione, solo gli utenti in possesso delle autorizzazioni Smartsheet di Utente Salesforce o Amministratore Salesforce possono accedere al connettore Salesforce. Gestisci questi livelli di autorizzazione tramite l’interfaccia del connettore Salesforce e l’applicazione Smartsheet.  

Per ulteriori informazioni sulla gestione degli utenti dall’applicazione Smartsheet, consulta l’articolo Centro dell’Amministratore.

Rimuovi l’accesso

Gli Amministratori di sistema Smartsheet/Salesforce possono inoltre rimuovere gli utenti del connettore Salesforce selezionando l’icona di eliminazione a destra del nome utente.

Non puoi più creare o modificare i tuoi flussi di lavoro se vieni rimosso dall’elenco.

Brandfolder Image
Salesforce connector user

Se non hai più accesso, i tuoi flussi di lavoro rimarranno attivi per un massimo di 10 minuti. Trascorso questo tempo, i flussi di lavoro si disattiveranno automaticamente.


Polling frequency

Puoi regolare la frequenza di polling per le richieste effettuate tra Smartsheet e Salesforce. Salesforce ha un limite per il numero di volte in cui le informazioni possono essere aggiornate automaticamente al minuto. Se superi questo limite, i flussi di lavoro attivi restituiranno errori e non sincronizzeranno le informazioni. Per risolvere questo problema, rimuovi il limite di Salesforce o imposta la frequenza di polling su un intervallo più lungo.

Puoi gestire meglio il collegamento tra Smartsheet e Salesforce creando notifiche personalizzate sull’utilizzo delle API in Salesforce (consulta la documentazione della guida di Salesforce). Tieni presente che Salesforce può utilizzare tipi di campi correlati ad altri oggetti, il che aumenta il numero di richieste inviate a Salesforce dal connettore Salesforce per Smartsheet.

Impostazione della frequenza di polling

Per modificare la frequenza di polling all’interno dei connettori:

  1. Seleziona Menu nell’angolo in alto a sinistra, quindi seleziona Account Admin
  2. Seleziona Preferences sul lato destro per aprire il pannello Polling Frequency accanto alla tua organizzazione.
     

    Brandfolder Image
    Salesforce preferences

Puoi quindi impostare una frequenza specifica in secondi per tutti i flussi di lavoro all’interno dell'organizzazione per evitare che i flussi di lavoro superino i limiti di richiesta.

 

 

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