Gestire gli utenti in un piano multiutente

Un amministratore del sistema può gestire utenti associati ai rispettivi account. Ad esempio, un amministratore di sistema può: 

Per iniziare la gestione degli utenti, apri il modulo Gestione utente facendo clic su Account > Gestione utente (oppure fai clic qui).

Modulo Amministrazione account

NOTA: questa funzione non è disponibile nei piani a singolo utente. Non sei certo del tipo di piano che utilizzi? Vedi Identificare il piano Smartsheet e il tipo di utente.


Aggiungi utenti

Qualsiasi Amministratore di sistema può invitare utenti nell'account e gestire il loro accesso a Smartsheet. In quanto amministratore di sistema, puoi invitare persone che non hanno mai utilizzato Smartsheet, coloro con account pre-esistenti, proprietari di altri piani Smartsheet e amministratori di sistema di piani Business (o piani preesistenti come Avanzato o Team) per incorporarli nel tuo account.

IMPORTANTE: se inviti qualcuno che fa già parte di un altro account Smartsheet, l'amministratore di sistema di quell'account deve rimuoverlo dall'account prima di poterlo invitare nel tuo account.

Aggiungere un utente alla volta 

  1. Apri il modulo Gestione utente facendo clic su Account > Gestione utente (oppure fai clic qui).
  2. Fai clic sul pulsante Aggiungi utente.
  3. Inserisci l'indirizzo e-mail principale o alternativo (obbligatorio) e il nome dell'utente (facoltativo).
  4. Scegli se desideri che l'utente sia un Utente con licenza (autore/proprietario di fogli), un Lettore delle risorse e/o un Amministratore di sistema.

    Ulteriori informazioni sui tipi di utenti di Smartsheet.

    NOTA: per essere un Amministratore di sistema non occorre che l'utente sia un Utente con licenza, ma è necessario che lo sia per essere un Lettore delle risorse o un Amministratore del gruppo.
     
  5. Fai clic su OK.

L'utente riceverà una mail di conferma contenente un pulsante Accetta che deve cliccare per incorporarsi nell'account Team o Aziendale.

Aggiungere più utenti alla volta

Per aggiungere più utenti alla volta, devi prima creare un file CSV (Comma-Separated Values) che contiene i nomi e gli indirizzi e-mail che desideri utilizzare. Una volta eseguita questa operazione, puoi importare l'elenco attraverso il modulo Gestione utente.

  1. Crea un file CSV con il nome, il cognome e gli indirizzi e-mail degli utenti che desideri aggiungere. 

    Assicurati che il file CSV sia impostato con i seguenti valori nella prima riga:
    Nome, Cognome, E-mail

    Sotto i nomi di colonna appropriati, elenca i nomi e gli indirizzi e-mail dei membri del team che desideri aggiungere all'account (con questa opzione è possibile utilizzare solo gli indirizzi e-mail principali).

    NOTA: se il file CSV include l'indirizzo e-mail di qualcuno che è stato già aggiunto al tuo piano, non verrà aggiunto nuovamente.
     
  2. Apri il modulo Gestione utente facendo clic su Account > Gestione utente (oppure fai clic qui).
  3. Nel modulo Gestione utente, fai clic sul pulsante Importa nuovi utenti.
  4. Clicca su Seleziona per individuare il file CSV sul tuo computer.
  5. Seleziona i ruoli degli utenti che stai importando.

    Puoi scegliere dagli Utenti con licenza, Amministratori di sistema, Amministratori del gruppo e/o Visualizzatordelle risorse (ulteriori informazioni sui tipi di utenti di Smartsheet). Tutti coloro che sono elencati nel file CSV ereditano i ruoli selezionati. Se necessario, puoi modificare i ruoli dei singoli utenti dopo averli aggiunti all'account.
     
  6. Fai clic sul pulsante Importa.

Sarà inviata immediatamente un'e-mail di conferma a tutti gli indirizzi e-mail elencati nel file CSV. I destinatari devono fare clic sul pulsante Accetta nell'e-mail da incorporare nell'account Team o Aziendale.

NOTA: tutti i fogli creati da o condivisi con l'utente rimangono a sua disposizione anche dopo aver accettato l'invito a entrare a far parte del tuo account.

L'aggiunta di utenti all'account permette a te, e a chiunque altro elencato nella schermata Gestione utente, di assegnare righe di attività all'utente da una colonna di tipo Elenco di contatti.

Gli utenti con licenza invitati erediteranno le tue impostazioni di colore e logo sul proprio account Smartsheet, a meno che non abbiano già impostato il proprio marchio in Smartsheet. Ciò facilita l'applicazione del marchio in modo uniforme su tutti i fogli.

SUGGERIMENTO: per impostazione predefinita, saranno visualizzati Tutti gli utenti del team. Puoi filtrare l'elenco per tipo di utente (Con licenza, Senza licenza, Amministratore, Non amministratore, Visualizzatore delle risorse, ecc.) attraverso l'elenco a discesa in alto. Puoi inoltre scrivere nel campo di testo per cercare gli utenti per nome o indirizzo e-mail.

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Consolidare gli account a pagamento

Se sei un amministratore di sistema e desideri consolidare due account, puoi seguire i passi sopra riportati per invitare un proprietario di account (piani Base o Avanzato precedenti) o un amministratore di sistema (piani Team o Business precedenti) con un abbonamento a pagamento esistente a unirsi al tuo piano. In questo modo, saranno uniti i due piani.

NOTA: non puoi inviare un invito a un amministratore di sistema di piano aziendale (per assistenza su come unire i piani aziendali,contatta il team vendite) o a utenti in un account che non sono amministratori di sistema.

Se il proprietario o l'amministratore di sistema accetta l'invito, ecco cosa accade:

  • Il tuo account acquisisce le sue impostazioni e le eventuali impostazioni di account da te impostate sostituiscono le sue.
  • Tutti gli utenti impostati sull'account invitato vengono aggiunti al tuo piano.

    NOTA: dovrai avere a disposizione licenze sufficienti per coprire gli utenti nel team invitato. Se non hai a disposizione licenze sufficienti per coprire gli utenti nel piano invitato, Smartsheet ti avviserà e avrai l'opportunità di aggiornare il tuo account in modo da includere le licenze aggiuntive. Puoi quindi inviare nuovamente l'invito.

Puoi scegliere di fornire l'accesso come Amministratore di sistema all'Amministratore di sistema che inviti.

Per ulteriori informazioni su come verrà influenzato l'accesso per il team invitato, consuta il nostro articolo Come entrare a far parte di un account Team, Business o Aziendale.

IMPORTANTE: se inviti qualcuno a unirsi a un piano e se il piano esistente presenta più funzionalità rispetto a quello a cui si sta effettuando l'invito (ad esempio, se sei in un piano Team precedente e inviti l'amministratore di sistema di un piano Business a unirsi al tuo piano), tieni presente che l'account disporrà solo delle funzionalità disponibili nel tuo piano.

Per ulteriori informazioni sulle funzionalità incluse in ciascun piano, consulta la pagina Prezzi di Smartsheet.


Modificare le proprietà di account utenti esistenti

In qualità di amministratore di sistema, puoi modificare determinati attributi per gli utenti nel tuo account, che influenzeranno le operazioni che potranno fare nell'account.  Ad esempio, l'amministratore di sistema può concedere o revocare la licenza di un utente oppure abilitare o disabilitare i seguenti tipi di utenti:

  • Amministratore di sistema
  • Amministratore del gruppo
  • Visualizzatore delle risorse

Puoi effettuare queste modifiche una alla volta attraverso il modulo gestione utente oppure in blocco attraverso l'aggiornamento in blocco. Se modifichi gli attributi di un utente alla volta, oltre agli attributi sopra riportati, potrai anche modificare il nome e il cognome di un utente e gestire gli indirizzi e-mail che usano con Smartsheet.

Modifica delle proprietà di un utente alla volta

Potrai modificare gli attributi dal modulo Gestione utente. Per aprire il modulo gestione utente:

  1. Fai clic su Account > Gestione utente (oppure fai clic qui).
  2. Fai clicon il tasto destro sull'indirizzo e-mail dell'utente e seleziona Modifica utente.

NOTA: se l'utente non ha accettato l'invito a entrare a far parte dell'account (il suo Stato è Invitato), il nome o l'indirizzo e-mail alternativo corrispondente non è modificabile. Puoi modificare queste proprietà solo se l'utente ha accettato l'invito all'account.

Modificare le proprietà dell'utete in blocco

Usa la funzione Aggiorna utenti in blocco per modificare i tipi di utente per più utenti contemporaneamente nel tuo piano. Puoi eseguire questa operazione scaricando un elenco di utenti come file .csv, apportando le modifiche ai valori nell'elenco di utenti e quindi aggiornando nuovamente l'elenco in Smartsheet.

NOTA: questo metodo di modifica consente di revocare le licenze utente, rendendo i fogli dell'utente di sola lettua senza avviso ai collaboratori. Può essere necessario trasferire i fogli dagli utenti dopo aver revocato le loro licenze, seguendo i passi nella sezione Altre azioni per gestire gli account utente di questo articolo.

Per aggiornare gli utenti in blocco:

  1. Seleziona Account > Gestione utente.
  2. Fai clic su Altre azioni > Aggiorna utenti in blocco.

    utenti in blocco


    Viene visualizzato il modulo di aggiornamento utenti in blocco.
     
  3. Per apportare modifiche agli attributi dell'utente, segui i passi nella finestra Aggiornamento in blocco. Modifica i valori nel file .csv su TRUE per assegnare il tipo utente rispettivo oppure su FALSE per revocare quel tipo utente.

    file csv
     

NOTA: non puoi utilizzare la funzione Aggiornamento in blocco per modificare il tipo di utente per gli utenti che presentano lo stato di invitato. Puoi modificare queste proprietà solo se l'utente ha accettato l'invito all'account.

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Rimuovere utenti

Un amministratore di sistema può rimuovere quealsiasi utente dall'account:

  1. Apri il modulo Gestione utente facendo clic su Account > Gestione utente (oppure fai clic qui).

  2. Fai cliccon il tasto destro sull'indirizzo e-mail dell'utente e seleziona Elimina utente.

    In questo modo l'indirizzo e-mail dell'utente verrà rimosso dall'account. L'utente potrà comunque accedere a Smartsheet come collaboratore gratuito, ma il suo account non sarà associato al tuo account.

  3. (Facoltativo) Seleziona Rimuovi utente condividente l'accesso per rimuovere l'utente dalla condivisione ditutti i fogliche sono di proprietà di altri utenti con licenza sull'account.

  4. (Facoltativo) Se l'utente è proprietario di fogli, seleziona la casella di controllo Trasferisci fogli di tua proprietà ad un altro utente. Quindi, fai clic su Seleziona nuovo proprietarioper scegliere l'utente a cui trasferire i fogli. Tutti i fogli che non vengono trasferiti si bloccano in modalità di sola lettura e vengono eliminati dopo 90 giorni.

    NOTA: se l'utente è un amministratore di gruppo, l'opzione è visualizzata come Trasferisci la proprietà dei fogli e dei gruppi e puoi selezionare da un elenco di altri amministratori di gruppo sull'account. Non puoi rimuovere gli amministratori fino a quando non viene completato il trasferimento della proprietà dei relativi gruppi.

  5. Fai clic su OK.

NOTA: non puoi rimuovere te stesso da un account, anche se sei un amministratore di sistema. Se sei un Amministratore di sistema e desideri essere rimosso da un account, contatta un altro Amministratore di sistema (o promuovi un utente esistente ad Amministratore di sistema) e potrai chiedere di essere rimosso seguendo le istruzioni sopra riportate.

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Altre azioni per gestire gli account utente

Utenti singoli

Ulteriori opzioni per gestire gli account si possono trovare cliccando con il tasto destro sull'indirizzo e-mail di un utente nel modulo oppure facendo clic sul pulsante Altre azioni nella parte superiore. Le azioni da poter effettuare comprendono:

  • Invia e-mail di invito - invia nuovamente il link di invito all'utente
  • Invia e-mail per reimpostare la password - genera un link per reimpostazione la password e invia all'indirizzo e-mail
  • Scarica rapporto di accesso al foglio utente - genera un file Excel contenente l'elenco dei nomi dei fogli accessibili all'utente
  • Trasferisci fogli di proprietà a un altro utente - trasferisce i fogli a un altro utente co licenza nel tuo account.
  • Trasferisci gruppi di proprietà a un altro utente - trasferisce la proprietà dei gruppi a un altro Amministratore del gruppo sull'account.
  • Rimuovi utente condividente l'accesso - rimuove l'utente dalla condivisione di tutti i fogli di proprietà di utenti con licenza sul tuo account.
  • Visualizza appartenenza a un gruppo - mostra un elenco dei gruppi di cui l'utente è membro.
  • Rimuovi da tutti i gruppi - rimuove l'utente da tutti i gruppi di proprietà degli utenti sull'account. La rimozione di un membro da un gruppo comporta la sua rimozione anche dai fogli condivisi con quel gruppo.

Tutti gli account utente

Fai clic sul pulsante Altre azioni sulla parte superiore del modulo per visualizzare le opzioni per la gestione di tutti gli account:

  • Scarica rapporto di accesso al foglio - genera un file Excel che elenca i nomi di tutti i fogli appartenenti a utenti con licenza presenti sull'account, il nomde dell'area di lavoro in cui vengono salvati i fogli (se applicabile), i collaboratori con i quali è condiviso ogni foglio e la data e l'ora dell'ultima modifica.
  • Rimuovi l'e-mail dalla condivisione - rimuove un indirizzo e-mail specificato dalla condivisione di tutti i fogli di proprietà di utenti sull'account.
  • Scarica elenco utenti - genera un file Excel contenente l'elenco di tutti i membri (Invitati eAttivi) dell'account, i loro indirizzi e-mail alternativi (se applicabile), i relativi livelli di accesso (Amministratore di sistema, Amministratore del gruppo, Visualizzatore delle risorse, ecc.), il numero dei fogli di loro proprietà e la data e l'ora dell'ultimo accesso a Smartsheet (nei 6 mesi precedenti).
     

NOTA: le organizzazioni con almeno 200 utenti riceveranno invece un'e-mail contenente un link per scaricare il report di accesso al foglio.

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