Usa il Connettore Smartsheet con Claude

L'integrazione Smartsheet Claude MCP ti consente di interagire con i tuoi dati Smartsheet utilizzando il linguaggio naturale direttamente in Claude. Invece di rivedere manualmente le righe, creare report o scrivere riepiloghi, puoi porre domande, generare aggiornamenti e agire sui tuoi fogli usando un inglese semplice.

Scopri gli strumenti alla base di questa integrazione nell'articolo sugli strumenti del server MCP di Smartsheet.

Gli esempi seguenti sono progettati per aiutarti a esplorare ciò che è possibile e adattare i prompt ai tuoi flussi di lavoro.

Prima di iniziare

Per utilizzare gli esempi in questo articolo, devi prima installare e collegare l'integrazione Smartsheet Claude MCP.

Se non hai ancora completato la configurazione, segui le istruzioni in Install the Smartsheet integration with Claude.

Una volta connesso, assicurati che il connettore Smartsheet sia abilitato nella chat di Claude.

Come usare Claude con Smartsheet

Puoi porre domande a Claude o dare istruzioni usando il linguaggio quotidiano. Claude legge i dati Smartsheet in tempo reale a cui hai accesso e risponde con riepiloghi, approfondimenti o azioni in base alla tua richiesta.

Di seguito sono riportati modelli di utilizzo comuni con prompt di esempio che puoi copiare e adattare.

Gli esempi forniti presuppongono che tu abbia consentito a Claude di leggere e scrivere dati su Smartsheet.

Identifica i rischi e gli allarmi precoci

Usa Claude per far emergere potenziali problemi prima che diventino bloccanti. Esempi:

• Quali attività rischiano di essere ritardate nelle prossime due settimane? Mostrami le attività in scadenza a breve che sono ancora Not Started o In Progress.
• Cosa non è stato aggiornato nelle ultime due settimane?
• Quali progetti hanno più di tre elementi contrassegnati come Blocked?

Quando usarlo:

• Monitoraggio del rischio di consegna
• Trovare lavoro orfano o obsoleto
• Preparazione per le conversazioni di escalation

Trasforma i dati del foglio in aggiornamenti e report

Claude può trasformare i dati dei fogli grezzi in narrazioni chiare e pronte per la condivisione. Esempi:

• Riepiloga ciò che è cambiato nel foglio della campagna di marketing da lunedì.
• Genera un riepilogo delle "vincite della settimana" dal mio foglio Sprint per Slack.
• Redigere un'e-mail agli stakeholder per spiegare il ritardo nella Fase 2 in base ai blocchi attuali.

Quando usarlo:

• Report sullo stato settimanale
• Comunicazione con gli stakeholder
• Preparazione della riunione

Supportare il processo decisionale

Chiedi a Claude di analizzare i modelli e di riassumere i compromessi tra i tuoi dati. Esempi:

• In base al mio foglio di valutazione del fornitore, quale fornitore ottiene il punteggio più alto in generale? Riassumi i compromessi.
• Abbiamo la capacità di affrontare il Progetto X? Mostra il carico di lavoro corrente per proprietario.
• Confronta i progressi tra le iniziative T1 e T2.

Quando usarlo:

• Pianificazione delle risorse
• Assegnazione delle priorità
• Supporto alle decisioni esecutive

Migliora la produttività del team

Usa Claude per comprendere rapidamente il carico di lavoro, sbloccare il lavoro e prepararti per i rituali del team. Esempi:

• Cosa ha completato il mio team in questo sprint? Raggruppa i risultati per proprietario.
• Mostrami tutto ciò che è assegnato a Jamie che non è completo.
• Crea un riepilogo giornaliero di ciò che è dovuto oggi e di chi lo possiede.

Quando usarlo:

• Standup e retrospettive
• PTO e pianificazione della copertura
• Revisioni giornaliere delle attività

Mantenere la qualità e la governance dei dati

Claude può aiutarti a identificare le lacune, le incoerenze e i problemi strutturali nei tuoi fogli. Esempi:

• Trova righe senza campi obbligatori come Proprietario, Data di scadenza o Priorità.
• Ci sono nomi di attività duplicati nel mio Elenco delle attività principali?
• Rinomina la colonna Assegnatario in Proprietario.

Quando usarlo:

• Audit e pulizie
• Far rispettare gli standard
• Manutenzione continua dei fogli

Lavora con discussioni e commenti

Claude può leggere, creare e gestire thread di discussione e commenti su righe e fogli, senza abbandonare la conversazione. Esempi:

• Cosa dicono le persone sulle attività di lancio? Riassumi i punti chiave
• Avvia una discussione su ogni riga in ritardo, chiedendo al proprietario un aggiornamento dello stato
• Aggiungi un commento a ogni elemento bloccato spiegando come è stato risolto

Quando usarlo:

• Documentare le decisioni e le fasi di correzione nel contesto
• Esecuzione di standup asincroni o check-in dello stato
• Mantenere pulita la cronologia delle discussioni alla fine di uno sprint

Analizza le dashboard

Claude può leggere le tue dashboard e fare un riferimento incrociato tra i parametri e i dati del foglio di origine. Esempi:

• A quali dashboard ho accesso?
• Estrai i KPI dalla mia dashboard operativa e spiega cosa mostrano
• I dati della dashboard sono aggiornati o sembrano obsoleti rispetto ai fogli di origine?

Quando usarlo:

• Visibilità del portafoglio e reporting esecutivo
• Convalida che i parametri della dashboard corrispondano ai dati sottostanti
• Orientarsi in un nuovo workspace

Utilizza i report per l'analisi incrociata tra fogli

Claude può leggere i report tra fogli per offrirti una visualizzazione a livello di portafoglio senza dover estrarre ogni foglio singolarmente. Esempi:

• Estrai il report sullo stato del progetto e mostrami tutto in ritardo
• Usa il report delle risorse per trovare chi è sovraccarico, quindi riassegna le attività sui fogli di origine
• Cosa mostra il report dei rischi che i singoli fogli non mostrano?

Quando usarlo:

• Analisi multiprogetto senza revisione manuale foglio per foglio
• Pianificazione dei rischi e delle risorse a livello di portafoglio
• Convalida dei dati del foglio di origine rispetto alle visualizzazioni di report aggregate

Aiutare con l'onboarding e il trasferimento delle conoscenze

Claude può spiegare come sono strutturati i fogli e come il lavoro li attraversa. Esempi:

• Spiega come è strutturato il foglio di monitoraggio del progetto PMO.
• Quali valori di stato sono approvati in questo foglio e cosa significano?
• Guidami attraverso il flusso di lavoro di approvazione in base al modo in cui le attività si spostano attraverso gli stati.

Quando usarlo:

• Onboarding di nuovi membri del team
• Documentare i processi
• Ridurre la conoscenza del team

Esempi di flusso di lavoro in più fasi

Claude gestisce flussi di lavoro composti che richiedono l'analisi, l'azione e la documentazione in un'unica conversazione. Alcuni esempi di come funzionano in pratica queste catene:

• Trova i rischi, correggili, documenta ciò che è cambiato, quindi verifica: chiedi a Claude di scansionare gli elementi a rischio, aggiornarne lo stato, commentare ogni riga spiegando cosa è cambiato, quindi rieseguire il report per confermare che le correzioni hanno avuto effetto.
• Controlla la qualità dei dati, pulisci e conferma: chiedi a Claude di scansionare i valori mancanti o incoerenti, risolvere i problemi, pubblicare un commento su ogni riga interessata e verificare i fogli di origine rispetto al report incrociato.
• Usa un report per guidare gli aggiornamenti dei fogli di origine: crea un report incrociato tra fogli, identifica i problemi tra i progetti, aggiorna direttamente i fogli di origine pertinenti e avvia thread di discussione per gli elementi che richiedono l'input del team.
• Conclusione dello sprint: esamina il lavoro completato e la velocità, pubblica un thread di discussione retrospettivo sul foglio e aggiungi le attività dello sprint successivo, tutto in un'unica conversazione.

Suggerimenti di potenza per risultati migliori

• Sii specifico sui tempi (ad esempio, questa settimana, ultimi 30 giorni, T1) e sul foglio o sui workspace da cui dovrebbero provenire i dati di origine.
• Richiedi un formato, se necessario (punti elenco, tabella, lista di controllo o e-mail).
• Usa prompt di follow-up: Claude ricorda il contesto all'interno della conversazione.
• Suddividi le attività complesse in fasi (analizza prima, quindi riepiloga o aggiorna).