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Con i webhook a livello di piano Smartsheet e le API utente, puoi sviluppare un processo che automatizza la gestione delle richieste di postazione utente (licenza) per allinearla alle esigenze della tua organizzazione. Come parte di questo processo, puoi incorporare il tuo sistema di gestione dei servizi IT (ITSM), come ServiceNow, per gestire le richieste di postazione e i flussi di approvazione.
Questo approccio mira ai seguenti vantaggi:
- Gestione semplificata delle postazioni (o delle licenze)
- Riduzione degli oneri amministrativi
- Allocazione dei costi migliorata
Fondamentalmente, è un approccio programmatico per integrare il tuo ambiente Smartsheet direttamente con il sistema interno della tua organizzazione. Questi sono i componenti chiave:
- Webhook a livello di piano Smartsheet: ti iscrivono alle notifiche in tempo reale basate sugli eventi avviate da Smartsheet. Ad esempio, quando un utente entra in uno stato Membro provvisorio, Smartsheet invia automaticamente un messaggio sicuro a un endpoint di servizio da te implementato per elaborare gli eventi e inviare le richieste al tuo sistema interno.
- API utente di Smartsheet: i tuoi sistemi interni utilizzano queste API per comunicare a Smartsheet il tipo di postazione utente/le istruzioni di licenza. In base alla logica aziendale della tua organizzazione per determinare lo stato della postazione di un utente, il tuo sistema interno può sfruttare automaticamente questi endpoint API per aggiornare il tipo di postazione dell’utente in Smartsheet. Le API consentono inoltre di raccogliere in modo programmatico i dati degli utenti e dei piani, fornendo insight avanzati che integrano le informazioni disponibili nel Centro dell’Amministratore Smartsheet.
Come funziona: un percorso semplificato
Le descrizioni dei diagrammi e dei nodi seguenti mostrano come il sistema integrato riceve eventi relativi al tipo di postazione utente che attivano i flussi ITSM per gestire (eseguire l’upgrade o il downgrade) il tipo di postazione di un utente in base ai tuoi criteri.
Gli elementi numerati di seguito descrivono le azioni di ogni nodo nel diagramma di flusso illustrato sopra.
- Smartsheet invia una notifica al sistema a cui sei iscritto (ad esempio, un ITSM): un webhook Smartsheet da te configurato invia al tuo endpoint HTTPS POST un payload dell’evento che descrive l’aggiornamento del tipo di postazione di un utente non membro a Membro provvisorio.
- Il tuo sistema ITSM estrae le informazioni chiave dal payload e le consegna al processo di approvazione delle licenze. Le informazioni includono l’ID utente, l’indirizzo e-mail e lo stato del nuovo tipo di postazione.
- Il tuo ITSM decide se approvare o negare l’appartenenza al piano utente e interviene utilizzando l’API di Smartsheet.
- In caso di approvazione: il tuo ITSM chiama l’API utente di upgrade Smartsheet Smartsheet Upgrade User API, che modifica il tipo di postazione dell’utente da Membro provvisorio a Membro.
- In caso di rifiuto: il tuo ITSM chiama l’API utente di downgrade Smartsheet Smartsheet Downgrade User API, che modifica il tipo di postazione dell’utente in Visualizzatore (o Ospite per gli utenti esterni), in modo da evitarti di pagare per le postazioni non necessarie.
- L’Amministratore di sistema Smartsheet rivede i risultati: gli stati aggiornati del tipo di postazione vengono visualizzati nella pagina Gestisci true-up di Smartsheet, dove l’Amministratore di sistema rivede e convalida i risultati del processo automatizzato.
Vantaggi principali per la tua organizzazione
Configurando e implementando questa soluzione, la tua organizzazione può realizzare questi vantaggi significativi:
- Approvazioni automatizzate e delegate: elimina le fasi di revisione e approvazione manuali per le postazioni degli utenti (licenze), consentendo al sistema di gestire automaticamente le richieste di routine.
- Raccolta migliorata dei dati del piano e degli utenti: raccogli in modo programmatico i dati dettagliati degli utenti e del piano, aiutando a prendere decisioni più informate ed efficienti in termini di abbonamento (licenze) e gestione degli utenti. Puoi accedere a informazioni come l’elenco dei piani di cui un utente è Membro, il tipo di postazione dell’utente, l’ultima volta che ha cambiato tipo di postazione e se l’utente è interno o appartiene al dominio del tuo piano.
- Carico di lavoro amministrativo ridotto: libera gli Amministratori di sistema da attività che richiedono tempo, come l’elaborazione manuale delle richieste di accesso e l’allocazione dei costi, soprattutto durante i periodi di picco del true-up.
- Scalabilità migliorata: l’automazione rende il modello Abbonamento utente di Smartsheet più gestibile e scalabile al crescere della tua organizzazione.
- Allocazione accurata dei costi: integrando i tuoi strumenti ITSM con i webhook e le API Smartsheet, la tua organizzazione può raccogliere automaticamente i dati essenziali dei reparti o dei centri di costo, consentendo un monitoraggio e un’allocazione più precisi dei costi delle postazioni (o licenze) Smartsheet.
- Efficienza in tempo reale: ricevi notifiche immediate sulle modifiche al tipo di postazione degli utenti, per una gestione degli accessi più rapida e reattiva.
- Integrazione perfetta: i webhook e le API di gestione degli utenti di Smartsheet aderiscono agli standard del settore, il che li rende semplici da integrare con i flussi di lavoro e i sistemi IT esistenti, come ServiceNow, per un processo operativo coeso e accelerato.
- Maggiore sicurezza: controlla in modo efficace gli accessi automatizzando il processo di concessione o revoca delle autorizzazioni utente in base a criteri definiti e approvazioni interne.
Questo approccio integrato ti consente di gestire i tipi di postazione Smartsheet in modo più efficiente, rendendo il modello Abbonamento utente più scalabile per l’implementazione a livello aziendale.
Per una procedura dettagliata della configurazione tecnica, consulta la Guida per sviluppatori Automate user seat type management (Automatizzare la gestione dei tipi di postazione).