Colonne in Smartsheet

Le colonne di supporto sono colonne aggiuntive che puoi aggiungere a un foglio che facilitano operazioni specifiche, come la gestione, l'analisi o la visualizzazione dei dati. Questi sono spesso basati su formule di colonna, ma possono anche includere valori manuali.

Sono spesso nascosti durante l'uso regolare o bloccati per evitare modifiche. Le colonne di supporto non richiedono aggiornamenti durante le operazioni di foglio quotidiane.

Vantaggi

• Semplifica i filtri e i report identificando le righe che soddisfano criteri multipli o complessi attraverso un casella di spunta, eliminando la necessità di definire ripetutamente questi criteri.
• Migliora la leggibilità semplificando le formule e rendendo i dati più facili da comprendere.
• Creare flussi di lavoro riutilizzabili e modulari.
• Migliora la collaborazione fornendo informazioni chiare ai team con segnali visivi.
• Crea valori di riferimento univoci per ricerche di dati tra fogli. 

Utilizza le colonne di supporto in modo efficiente perché contano ai fini dei limiti sulle colonne totali, sulle righe, sulle celle e sui riferimenti.

Usi comuni per le colonne di supporto 

Monitoraggio dello stato o dell'avanzamento

Utilizza colonne di supporto con formule o elenchi a discesa per monitorare lo stato o la percentuale di completamento di un’attività. Ad esempio, utilizzando la funzione IF, è possibile creare una colonna che determina se un'attività è in linea o in ritardo in base alla data di scadenza e all'avanzamento.

Trigger di automazione

Le colonne di supporto possono guidare l'automazione. Ad esempio, una colonna di casella di spunta potrebbe attivare un avviso o un'azione automatizzati quando è selezionata.

Ciò non si applica alle formule incrociate tra fogli o ai valori collegati alle celle.

Calcoli della data

Le colonne di supporto aiutano a calcolare le scadenze, lo stato di ritardo o il tempo tra gli eventi. Ad esempio, puoi avere una colonna per visualizzare il numero di giorni rimanenti fino alla data di scadenza.

Flag e avvisi

Puoi utilizzare Simboli o elenchi a discesa per contrassegnare righe specifiche in base alle condizioni. Ad esempio, è possibile avere la funzione OR in una colonna di simboli che contrassegna le attività a rischio.

Categorizzazione dei dati

Puoi aggiungere colonne per raggruppare o filtrare i dati, ad esempio assegnando livelli di priorità o taggando le righe per un report specifico. Ad esempio, classifica le righe per reparto utilizzando un elenco a discesa o una formula.

Dati di riepilogo e riepilogo

Utilizza colonne di supporto per preparare i dati per il riepilogo in report o dashboard. Ad esempio, utilizza la funzione COUNT con una colonna Casella di spunta per contrassegnare righe specifiche da includere o escludere in filtri o report in base al livello di gerarchia o al confronto di valori.

Dati e formattazione

È possibile estrarre o modificare il testo da altre colonne per scopi di visualizzazione personalizzati, ad esempio utilizzando la funzione JOIN per combinare il nome di un'attività e l'assegnatario o unendo tutte le attività madre per mostrare la sua ascendenza.

Formattazione condizionale

Le colonne di supporto possono contenere valori calcolati utilizzati per applicare le regole di formattazione condizionale. Ad esempio, una colonna con valori numerici basati sulla priorità e sulla prossimità della data di scadenza dovrebbe essere mostrata con colori di riempimento verdi, gialli o rossi.

Un altro uso è quello di sfruttare ISEVEN o ISODD in una colonna di supporto, esaminando un numero di sequenza, per formattare ogni altra riga con un riempimento leggero per consentire un facile tracciamento dei dati in un ampio foglio. 

Consigli per lavorare con le colonne di tipo elenco a discesa

• Utilizza le formule di colonna nelle colonne di supporto per assicurarti che siano popolate quando vengono create nuove righe.
• Blocca le colonne di supporto per evitare modifiche indesiderate dai collaboratori.
• Etichetta le colonne di supporto con un titolo descrittivo. Includi Helper nel titolo per identificarli con altri utenti e nei report e nei filtri.
• Nascondi le colonne ausiliarie per evitare rumori nel foglio e modifiche accidentali da parte di altri collaboratori.

Le colonne di supporto nascoste vengono ancora visualizzate nella visualizzazione cartellino, nelle versioni esportate, quando salvi come nuovo e nelle opzioni a discesa per report e filtri di foglio. Come soluzione alternativa, prendi in considerazione il trasferimento alla fine di un foglio, il blocco delle colonne e l'etichettatura.