Colonne in Smartsheet

Le colonne helper sono colonne aggiuntive che puoi aggiungere a un foglio che facilitano operazioni specifiche, come la gestione, l'analisi o la visualizzazione dei dati. Queste sono spesso basate su formule di colonna, ma possono anche includere valori manuali.

Sono spesso nascoste durante l'uso regolare o bloccate per evitare modifiche. Le colonne helper non richiedono aggiornamenti durante le operazioni quotidiane del foglio.

Vantaggi

• Semplifica i filtri e i report identificando le righe che soddisfano criteri multipli o complessi tramite una casella di spunta, eliminando la necessità di definire questi criteri ripetutamente.
• Migliora la leggibilità semplificando le formule e rendendo i dati più facili da comprendere.
• Creare flussi di lavoro riutilizzabili e modulari.
• Migliora la collaborazione fornendo approfondimenti chiari per i team con segnali visivi.
• Crea valori di riferimento univoci per le ricerche di dati tra fogli. 

Usa le colonne helper in modo efficiente poiché contano per i tuoi limiti su colonne, righe, celle e riferimenti totali.

Usi comuni delle colonne helper 

Monitoraggio dello stato o dell'avanzamento

Utilizza le colonne helper con formule o elenchi a discesa per monitorare lo stato di un'attività o la percentuale di completamento. Ad esempio, utilizzando la funzione SE, è possibile creare una colonna che determina se un'attività è in linea o in ritardo in base alla data di scadenza e allo stato di avanzamento.

Trigger di automazione

Le colonne helper possono guidare l'automazione. Ad esempio, una colonna con casella di spunta potrebbe attivare un avviso o un'azione automatizzata quando selezionata.

Questo non si applica alle formule incrociate tra fogli o ai valori collegati a celle.

Calcoli della data

Le colonne helper aiutano a calcolare le scadenze, lo stato di ritardo o il tempo tra gli eventi. Ad esempio, puoi avere una colonna per visualizzare il numero di giorni rimanenti fino alla data di scadenza.

Flag e avvisi

Puoi utilizzare simboli o elenchi a discesa per contrassegnare righe specifiche in base alle condizioni. Ad esempio, puoi avere la funzione OR in una colonna simboli che segnala le attività a rischio.

Categorizzazione dei dati

Puoi aggiungere colonne per raggruppare o filtrare i dati, ad esempio assegnando livelli di priorità o etichettando le righe per un report specifico. Ad esempio, classifica le righe per reparto utilizzando un elenco a discesa o una formula.

Riepilogo e dati di riepilogo

Utilizza le colonne helper per preparare i dati per il roll-up in report o dashboard. Ad esempio, utilizza la funzione COUNT con una colonna Casella di spunta per contrassegnare righe specifiche da includere o escludere nei filtri o nei report in base al livello di gerarchia o al confronto dei valori.

Dati e formattazione

Puoi estrarre o manipolare il testo da altre colonne per scopi di visualizzazione personalizzati, ad esempio utilizzando la funzione JOIN per combinare il nome di un'attività e l'assegnatario o unire tutte le attività principali per una riga per mostrarne l'ascendenza.

Formattazione condizionale

Le colonne helper possono contenere valori calcolati utilizzati per applicare le regole di formattazione condizionale. Ad esempio, una colonna con valori numerici basati sulla priorità e sulla prossimità della data di scadenza deve essere visualizzata con colori di riempimento verde, giallo o rosso.

Un altro utilizzo è sfruttare ISEVEN o ISODD in una colonna di supporto, guardando un numero di sequenza, per formattare ogni altra riga con un riempimento chiaro per consentire un facile tracciamento dei dati su un foglio ampio. 

Consigli per lavorare con le colonne helper

• Utilizza le formule delle colonne nelle colonne helper per assicurarti che vengano popolate quando vengono create nuove righe.
• Blocca le colonne helper per evitare modifiche indesiderate da parte dei collaboratori.
• Etichetta le colonne helper con un titolo descrittivo. Includi Helper nel titolo per identificarli per altri utenti e nei report e nei filtri.
• Nascondi le colonne helper per evitare rumori nel tuo foglio e modifiche accidentali da parte di altri collaboratori.

Le colonne helper nascoste vengono ancora visualizzate nella visualizzazione cartellino, nelle versioni esportate, quando salvi come nuove e nelle opzioni a discesa per i report e i filtri dei fogli. Come soluzione alternativa, prendi in considerazione la possibilità di riposizionarli alla fine di un foglio, di bloccare le colonne e di etichettarle.