Archivio foglio

Il foglio di archivio è essenziale per gestire e memorizzare i dati in modo efficace. Uno spazio di lavoro organizzato ti aiuta a:

• Mantenere i tuoi fogli attivi puliti separando i dati completati o storici.
• Mantenere le prestazioni dei tuoi progetti attuali.
• Preservare registri storici preziosi che potrebbero essere necessari per future analisi, audit o conformità.

Come creare un foglio di archivio

Prima di creare il tuo foglio, decidi un metodo di trasferimento, sia manuale che automatizzato. Inoltre, considera di impostare filtri e visualizzazioni all'interno del foglio per aiutare a organizzare i dati, rendendo più facile cercare e recuperare informazioni secondo necessità.

Per automatizzare il processo di archiviazione in Smartsheet, segui questi passaggi:

1. Imposta il foglio di archivio

• Vai al tuo spazio di lavoro e aggiungi un nuovo foglio. Scopri come in Crea o rinomina un foglio o un altro elemento Smartsheet.
• Nomina il tuo foglio di archivio in modo appropriato, come Archivio Progetto o Dati Storici.
• Imposta colonne che corrispondano alle colonne dei tuoi fogli attivi per garantire coerenza.

2. Definisci i criteri di archiviazione

• Identifica le condizioni che attivano l'archiviazione dei dati, come compiti completati o date di fine progetto.
• Assicurati che il tuo foglio attivo abbia una colonna (casella di controllo o menu a discesa) che tiene traccia dello stato o del completamento dei compiti.

3. Crea flussi di lavoro automatizzati

1. Nel tuo foglio attivo, vai a Automazioni > Crea da zero.
2. Scegli un attivatore per l'automazione; questo definisce quando il tuo flusso di lavoro viene eseguito.
3. Aggiungi condizioni per filtrare le righe in base ai tuoi criteri di archiviazione, come ad esempio archiviare solo le righe con lo stato Completato.
4. Scegli l'azione per Spostare righe o Copiare righe e seleziona il tuo foglio di archiviazione come destinazione.

Per saperne di più, consulta l’Automatizzare i processi con i flussi di lavoro articolo.

4. Configura il trasferimento dei dati

• Assicurati che le colonne nel tuo foglio di archiviazione siano allineate con quelle nel foglio attivo per prevenire discrepanze nei dati.
• Assicurati che i dati trasferiti corrispondano ai dati originali e abbiano mantenuto la loro integrità.

5. Imposta un programma

• Imposta un programma di routine per l'archiviazione, come mensile o trimestrale. Questo mantiene il tuo spazio di lavoro organizzato e aggiornato.
• Esegui test per assicurarti che l'automazione funzioni correttamente e che i dati siano archiviati correttamente.

Seguendo questi passaggi, puoi stabilire un approccio sistematico e automatizzato all'archiviazione dei dati, migliorando le tue pratiche complessive di gestione dei dati.