Archivia foglio

Il Foglio di archiviazione è essenziale per una gestione e un'archiviazione efficaci dei dati. È fondamentale mantenere un workspace organizzato per garantire che i dati completati o cronologici mantengano ordinati i fogli attivi. Questo approccio migliora le prestazioni e l'usabilità dei progetti attuali e conserva preziosi record storici che possono essere cruciali per analisi, audit o XXX futuri.

La creazione di un Foglio di archiviazione dedicato consente di archiviare e organizzare sistematicamente i dati non più attivamente necessari ma comunque preziosi. Assegnando un nome appropriato al foglio, ad esempio Archivio di progetto o Dati cronologici, si crea un archivio chiaro e mirato per queste informazioni.

Organizzare il modo in cui i dati vengono trasferiti al Foglio di archiviazione è fondamentale. Questa fase aiuta a mantenere i fogli attivi ordinati e garantisce che i dati storici siano archiviati sistematicamente. Stabilire un metodo di trasferimento, manuale o tramite automazione, garantisce che i dati vengano spostati in modo efficiente e accurato. Inoltre, la configurazione di filtri e visualizzazioni nel Foglio Archivia aiuta a organizzare i dati, semplificando la ricerca e il recupero delle informazioni secondo necessità.

L'implementazione di pratiche di archiviazione regolari evita che i fogli attivi diventino sovraccarichi e garantisce che i dati siano gestiti in modo efficiente. Stabilire un programma di routine per l'archiviazione, ad esempio mensile o trimestrale, mantiene il workspace organizzato e aggiornato.

Per automatizzare il processo di archiviazione in Smartsheet, attieniti alla seguente procedura:

1. Configura il Foglio di archiviazione

• Crea un Foglio di archiviazione:
  • Vai al tuo workspace e clicca su Crea nuovo > Foglio .
  • Assegna un nome appropriato al foglio (ad esempio Archivio del progetto o Dati cronologici).
  • Configura colonne nel Foglio Archivia che corrispondono alle colonne dei fogli attivi per garantire la coerenza.

2. Definire i criteri di archiviazione

• Determina i criteri di selezione
  • Decidi quali condizioni attiveranno i dati da archiviare (ad es. attività contrassegnate come completate, date di fine progetto, ecc.).
• Configura Colonne per lo stato:
  • Assicurati che il foglio attivo abbia una colonna (ad esempio un casella di spunta o un elenco a discesa) che tenga traccia dello stato o del completamento delle attività.

3. Creare un flusso di lavoro automatizzato

• Automazione
  • Nel foglio attivo, vai a Automazione > Crea un Flusso di lavoro .
• Imposta trigger:
  • Scegli un trigger per l’automazione (ad esempio quando viene modificata una riga o quando viene inserito un valore specifico in una colonna).
• Definisci le condizioni:
  • Aggiungi condizioni per filtrare le righe in base ai criteri di archiviazione (ad esempio, archivia solo le righe con lo stato "Completato").
• Imposta azione:
  • Scegli l’azione per Spostare riga o Copiare riga e seleziona il Foglio di archiviazione come destinazione.
  • Configura l’azione per garantire che i dati siano trasferiti accuratamente.

4. Configura trasferimento dati

• Mappa le colonne
  • Assicurati che le colonne nel Foglio di archivio corrispondano a quelle nel foglio attivo per evitare discrepanze nei dati.
• Verifica l’accuratezza dei dati:
  • Verifica che i dati trasferiti corrispondano ai dati di origine e ne mantengano l’integrità.

5. Configurare l'archiviazione regolare

• Automazione programmazione:
  • Imposta una programmazione per l’esecuzione periodica del flusso di lavoro di automazione (ad esempio giornaliera, settimanale) se desideri archiviare automaticamente i dati in base agli intervalli di tempo.
• AUTOMAZIONE DEI TEST
  • Esegui test per verificare che l’automazione funzioni come previsto e che i dati siano archiviati correttamente.

Seguendo questi passaggi, stabilirai un approccio sistematico e automatizzato all'archiviazione dei dati, migliorando le pratiche complessive di gestione dei dati.