Programma il salvataggio quotidiano del foglio

La funzione OGGI in Smartsheet restituisce la data corrente all'interno delle formule.  Tuttavia, è necessario aggiornare e salvare il foglio affinché la funzione TODAY riconosca la data corrente. Se il foglio non ha un'attività giornaliera sufficiente per l'aggiornamento di TODAY, questo flusso di lavoro di Bridge lo fa automaticamente ogni giorno.

Quando questo flusso di lavoro viene eseguito, acquisisce lo stato attuale della colonna Save Sheet (Salva foglio). Quindi, il flusso di lavoro seleziona o deseleziona la casella per modificare il foglio e forzarne il salvataggio. Una volta applicate e salvate queste modifiche, il flusso di lavoro aggiorna la formula TODAY.

Di cosa hai bisogno per iniziare

• In Smartsheet:
  • L'ID del foglio
  • Una colonna con casella di spunta denominata Save Sheet (Salva foglio)
  • L’ID di riga per una riga che rimarrà sempre sul foglio
• In Bridge:
  • Integrazione di Smartsheet
  • Trigger di programmazione Bridge
  • Moduli per i flussi di lavoro Bridge:
    • Integrazioni > Smartsheet > Get Row
    • Integrazioni > Smartsheet > Aggiorna riga
    • Programmi utilità > Giunzioni condizionali > Abbina
    • Nuovo Stato

Inizia

Per creare questo flusso di lavoro in Bridge, autentica l'integrazione Smartsheet per il tuo spazio di lavoro Bridge.

Mantieni il foglio e il flusso di lavoro Bridge aperti in due schede separate durante la creazione del flusso di lavoro. Ciò semplificherà la navigazione nel processo di generazione!

1. Crea un campo nascosto

1. Nel foglio che vuoi salvare giornalmente, aggiungi una colonna e chiamala Salva foglio. 
2. Trasformalo in una colonna di tipo casella di controllo. 
3. Spunta la casella sulla riga selezionata.
4. Nascondi la colonna Salva foglio.
5. Salva il foglio.

Usa solo una riga nella colonna per i tuoi flussi di lavoro. Scegli una riga che abbia senso per il tuo processo e che non verrà eliminata. Non interferisce con le altre colonne della stessa riga.

2. Costruisci il modello di flusso di lavoro di base 

1. Crea un nuovo flusso di lavoro in Bridge. 
2. Nel generatore di flussi di lavoro, usa il pannello per aggiungere i moduli in questo ordine:
   1. Integrazioni > Smartsheet > Get Row
   2. Utilità> Giunzioni condizionali > Abbina: etichettalo come valore della casella di controllo. Aggiungi un nuovo stato in ogni percorso, assegna un nome Clear Box e l'altro Select Box
   3. Integrazioni > Smartsheet > Aggiorna riga. Sono necessari due di questi moduli, uno sotto ogni percorso di giunzione.
3. Salva il flusso di lavoro.

Ecco cosa dovresti vedere nel flusso di lavoro quando hai finito:

Brandfolder Image

3. Configura i moduli del flusso di lavoro

Passaggio 1: configurare il modulo Get Row

È necessario immettere manualmente i valori nel modulo Get Row. Quindi, compila i moduli rimanenti e utilizza i riferimenti ai dati di runtime (Run Log) dai risultati Get Row.

1. Nel campo Foglio, inserisci l'ID del foglio. 
2. Nel campo ID riga, inserisci l'ID riga. 
3. Salva il flusso di lavoro. 
4. Apri il registro di esecuzione, nel riquadro di destra.
5. Per eseguire il flusso di lavoro, seleziona Riproduci .

Cosa fa il modulo Get Row in questo flusso di lavoro?

Il modulo Get Row estrae i dati dalla riga e li inserisce nel registro di esecuzione del flusso di lavoro.  È possibile fare riferimento ai dati nelle seguenti fasi del flusso di lavoro.

Fase 2: Configurare il modulo Junction Match

1. Apri il registro di esecuzione. 

2. Per vedere l'esecuzione del test creata quando hai selezionato Riproduci, aggiorna il registro di esecuzione.

   La voce Run Log indica Interrotto perché non hai ancora completato la configurazione.

3. Individua i riferimenti ai dati necessari: espandi Smartsheet: Ottieni riga > riga > celle. Individua la voce della colonna Salva foglio ed espanderla. 
4. Sul lato destro dell'immissione del valore, seleziona .
5. Seleziona Copia riferimento dati.  
6. Apri il modulo Match denominato Check Box Value. 
7. Nel campo Primo valore, incolla il riferimento copiato nel passaggio 5. 
8. Nel campo Secondo valore, digitare true.
9. Salva il flusso di lavoro. 

Questo è ciò che dovresti vedere nel modulo Junction Match quando hai finito:

Brandfolder Image

Cosa fanno i moduli Junction Match in questo flusso di lavoro?

Il modulo Match analizza i dati della colonna Salva foglio dai risultati del modulo Get Row, per determinare se la casella Salva colonna è selezionata o meno. Se la casella è selezionata, il modulo Match segue il percorso Clear Box. Se la casella è deselezionata, segue la casella di selezione.

Fase 3: Configurare i moduli Update Row

1. Ottieni il valore SheetID dal modulo Smartsheet: Get Row.
   1. Riapri il registro di esecuzione.
   2. Individua il valore SheetID nella riga.
   3. Sul lato destro del valore, seleziona . e seleziona Copia riferimento dati.  
   4. Apri il modulo Update Row.
   5. Nel campo ID foglio, incolla il riferimento.
2. Ottieni il valore id dal modulo Update Row.
   1. Torna al registro di esecuzione.
   2. Individua il valore id, sotto le celle.
   3. Sul lato destro del valore, seleziona . e seleziona Copia riferimento dati.  
   4. Apri il modulo Update Row.
   5. Nel campo ID riga, incolla il riferimento.
3. Nel percorso Uncheck Box del modulo Update Row, segui questi passaggi: 
   1. Espandi celle. 
   2. Nel campo Chiave #1, inserisci il nome della colonna Salva foglio. 

   3. Nel campo Valore #1, digitare false.

      In una colonna con casella di controllo, false deseleziona la casella.

4. Nel percorso Check Box del modulo Update Row, segui questi passaggi:
   1. Espandi celle. 
   2. Nel campo Chiave #1, inserisci il nome della colonna Salva foglio. 

   3. Nel campo Valore #1, digitare true.

      In una colonna con casella di controllo, true seleziona la casella.

5. Salva il flusso di lavoro.

Questo è ciò che dovresti vedere nei moduli Update Row quando hai finito:

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Cosa fanno i moduli Update Row in questo flusso di lavoro?

I moduli Update Row selezionano o deselezionano la casella nella colonna Salva foglio, per forzare una modifica alla cella e il salvataggio del foglio.

Fase 4: testa il flusso di lavoro

Verifica entrambe le condizioni per assicurarti che il flusso di lavoro sia in esecuzione e intraprenda le azioni giuste. Prima di iniziare, verifica che la colonna Save Sheet (Salva foglio) nella riga del foglio sia selezionata.  

1. Apri il registro di esecuzione. 
2. Seleziona Riproduci . 
3. Torna al foglio.
4. Attendi che la casella di spunta nella riga venga deselezionata. 
5. Una volta che la casella di spunta viene deselezionata correttamente, torna a Bridge. 
6. Esegui di nuovo il flusso di lavoro. 
7. Per assicurarti che la casella venga selezionata di nuovo, torna al foglio. 

Ora che entrambi i flussi di lavoro hanno completato correttamente le rispettive azioni, è il momento di configurare il trigger per eseguire il flusso di lavoro ogni giorno.

Ripeti ogni passaggio della configurazione se il flusso di lavoro non funziona come previsto. Assicurati che ogni campo e riferimento ai dati sia come indicato.

4. Configura il trigger del flusso di lavoro 

1. Nel generatore di flussi di lavoro, seleziona il modulo Trigger. 
2. Espandi il pannello Pianificazioni. 
3. Scegli Aggiungi una nuova pianificazione.

4. Scegli un orario in cui eseguire il flusso di lavoro ogni giorno.

   Tutti gli orari sono in UTC. Assicurati di considerare le tue esigenze di processo.

5. Scegli una data di inizio futura per il tuo flusso di lavoro. 
6. Nell'elenco Frequenze, scegli Giornaliero. 
7. Salva il trigger.