I blueprint forniscono la struttura di base per i progetti e i processi che guidano la tua organizzazione. I blueprint consentono di risparmiare tempo e impegno mediante l’automazione della creazione di nuovi elementi Smartsheet.
USM Content
Per creare un blueprint, è necessaria una cartella di origine del blueprint che contenga almeno un foglio, report o dashboard che funga da modello di origine.
Creare un blueprint
- Crea un nuovo workspace in Smartsheet da utilizzare come cartella di origine del blueprint.
- Apri Control Center e l’icona a tre linee nell’angolo in alto a sinistra.
- Seleziona il programma in cui stai aggiungendo un blueprint.
- Seleziona Gestisci programma > + New Blueprin (+ Nuovo blueprint).
- Utilizza la procedura guidata per i blueprint per configurare il blueprint.
Elementi base sui blueprint
Archiviazione dei progetti
Dove desideri archiviare gli elementi generati durante la creazione di un progetto?
- Nuovo workspace per ogni progetto. Scegli questa opzione se devi modificare le autorizzazioni di condivisione per gli elementi di ciascun nuovo progetto.
- Workspace preselezionato. Tutti i nuovi progetti sono creati nel medesimo workspace. Chiunque abbia accesso al workspace in questione può accedere ai progetti precedenti e a quelli appena creati.
- Consenti agli utenti di selezionare il workspace. La persona che crea il progetto può scegliere in quale workspace crearlo e utilizzarlo per raggruppare i progetti, ad esempio, per regione.
- Consenti agli utenti di selezionare o creare il workspace. La persona che prepara il progetto può selezionare un workspace esistente o crearne uno nuovo per il progetto.
Impostazioni del modello di origine
Cartella di origine
Una cartella di origine del blueprint è un requisito nella configurazione del programma. Sfoglia e seleziona la cartella che contiene i modelli che desideri come parte del blueprint.
Impostazioni del modello
Queste impostazioni determinano se un elemento nella cartella di origine del blueprint è incluso in un progetto, se è richiesto, e quale foglio viene avviato quando selezioni il progetto in Control Center. Passa il mouse sulla riga per scegliere l’elemento specifico come foglio da avviare.
Se disponi di modelli opzionali inclusi nel blueprint, puoi configurare impostazioni aggiuntive:
- Opzionale - Selezionato. Deseleziona gli elementi da escludere dal tuo nuovo progetto. Tutti gli elementi sono selezionati per impostazione predefinita. Ad esempio, potrebbe essere obbligatorio un foglio Governance del progetto per progetti che superano i 10.000 €. I progetti con budget inferiore non richiederanno questo foglio opzionale.
- Opzionale - Deselezionato. Seleziona gli elementi da escludere dal tuo nuovo progetto. Tutti gli elementi sono deselezionati per impostazione predefinita. Ad esempio, può essere necessario un foglio di onboarding per i nuovi clienti, mentre non serve per un progetto per un cliente esistente.
Non puoi configurare i report come facoltativi. Sono disponibili solo come modelli obbligatori.
Gruppo
Se il progetto utilizza versioni diverse dello stesso modello, puoi raggruppare tali modelli e selezionare quello da utilizzare durante la creazione di un progetto. Ad esempio, magari disponi di due versioni di un elenco attività: una rapida e una normale.
Digita il nome del gruppo (ad esempio Track) per ciascun modello nel gruppo. Impostane uno come selezionato, quello che utilizzi con maggiore frequenza e deseleziona il resto. Devi avere almeno un modello selezionato nel gruppo come modello opzionale predefinito.
Mostrare le opzioni avanzate
Attiva l’interruttore Show Advanced Options (Mostra opzioni avanzate) per abilitare quanto segue per ogni elemento:
- Aggiungi una descrizione: informazioni importanti per contribuire a guidare il tuo team riguardo all’uso dell’elemento.
- Allow Attachments (Consenti allegati): concedi o limita la capacità delle persone di allegare i file agli elementi nel progetto. Ad esempio, se è presente uno studio di fattibilità per un progetto, puoi includerlo nella creazione del progetto.
Componenti del blueprint
Se nel programma sono inclusi un foglio di intake o di riepilogo, puoi includere tali elementi del progetto nella finestra Blueprint Components (Componenti blueprint). Puoi abilitare i seguenti elementi per tutti i nuovi progetti:
- Foglio di intake
- Rollup di riepilogo
- Ambito report dinamico
- WorkApps
- Pannello Resource Management
Impostazioni di intake
Le opzioni riportate qui sono mappate sulle colonne nel foglio di intake. Indicano al blueprint le colonne e i valori da leggere nella creazione di un progetto nuovo.
Opzioni di intake avanzate opzionali
Attiva l’interruttore Opzioni di intake avanzate per includere:
- Colonna Link al progetto: aggiunge un collegamento al foglio di progetto predefinito su un foglio di intake selezionato con un collegamento diretto al progetto dopo la creazione.
- Allegati di intake: se la riga del progetto sul foglio di intake ha allegati, puoi selezionare i fogli su cui copiarli.
- Filtra progetti per utente: seleziona la colonna dei contatti per filtrare in base all’utente corrente.
I filtri non vengono visualizzati per i Leader primari, a meno che non siano associati al gruppo di Smartsheet o menzionati nella colonna dei contatti.
- Filtri aggiuntivi: filtra in base a colonne specifiche nella creazione di nuovi progetti. Ad esempio, puoi filtrare in base a Reparto, pertanto solo i progetti nel reparto Strutture vengono visualizzati quando selezioni un progetto.
Se abilitata, l’opzione Filtri aggiuntivi viene visualizzata nella procedura guidata Crea progetto sulla schermata Dati di profilo. L’utente che crea un nuovo progetto può impostare i filtri per modificare i progetti disponibili nell’elenco a discesa Seleziona progetto. Solo il Leader primario o il Leader aggiuntivo può modificare il filtro per vedere chi può eseguire il provisioning di un progetto quando è elencata una colonna dei contatti.
Selezione dei dati di profilo
Gli elementi della sezione Riepilogo dei modelli vengono mostrati qui. Questi elementi provengono dal foglio di intake. Quando selezioni un elemento qui, è utilizzato come Dati profilo durante la creazione di un nuovo progetto. Questo assicura che i Dati profilo siano sempre coerenti.
Quando crei un nuovo progetto, fornisci le informazioni che compilano tali campi.
I dati di profilo sia sul foglio di intake che sui modelli blueprint vengono selezionati automaticamente.
Personalizzare i dati di profilo
Quando crei un progetto, imposti regole di convalida e applichi altre opzioni, puoi personalizzare la provenienza dei Dati profilo di intake.
Per ogni campo, puoi decidere da dove provengono i dati.
- Value from the intake sheet (Valore proveniente dal foglio di intake). Utilizza automaticamente il valore dalla colonna corrispondente nel foglio di intake.
- User entered manually (Inserito manualmente dall’utente). Seleziona il tipo di dati da inserire durante la creazione di un progetto. Sono disponibili diversi tipi di dati tra cui selezionare, inclusi data, numero e due tipi di elenchi a discesa. Se desideri utilizzare gli elenchi a discesa dinamici, crea prima un elenco a discesa normale.
Devi selezionare le colonne target in Dati profilo per tipi di dati speciali (Data, Contatto/i, Elenco a discesa con selezione multipla, ecc.). Quando utilizzi le date al momento dell’intake, devi selezionare la colonna del tipo di dati corretta nella colonna di destinazione per mantenere la formattazione.
Mostra opzioni avanzate per Customize Profile Data (Personalizza dati profilo)
Quando attivi l’interruttore Show advanced (Mostra avanzate), accedi a più opzioni di personalizzazione per i dati del profilo.
What templates should this appear in? (In quali modelli dovrebbe apparire?) Seleziona i modelli in cui desideri che venga visualizzato questo campo di Dati di profilo.
Description/Helper Text (Descrizione/Testo di supporto). Utilizza questa opzione per inserire il nome del progetto o qualsiasi altro testo descrittivo che desideri sia visibile ogni volta.
Colonna di destinazione. Decidi in quale colonna desideri visualizzare quello specifico elemento di Dati di profilo. Se, ad esempio, selezioni Descrizione, la colonna deve apparire nei fogli di intake e di riepilogo.
Colonna Approvazione. La colonna in cui i dati specifici vengono inseriti dal foglio di intake.
Comportamento. Scegli tra Link cella, One Time Write (Scrittura singola) ed Editable Value (Valore modificabile).
Connettere le autorizzazioni a colonne di contatto singolo/multiplo
L’attivazione dell'interruttore Show advanced (Mostra avanzate) consente di assegnare autorizzazioni a contatti specifici e colonne con contatti multipli.
Utilizza il menu a discesa per selezionare le autorizzazioni che stai assegnando alla colonna specifica e salva le modifiche quando sono pronte.
Impostazioni delle WorkApps
Crea WorkApps di portafoglio per condividere elementi a livello di programma e progetto con membri del team e collaboratori. Come creatore di un portafoglio, puoi impostare ruoli per determinare i livelli di accesso di ogni persona e semplificare ciò che gli altri vedono.
Quando abiliti questa opzione all’interno di Control Center, il sistema crea delle WorkApps per i progetti e le mappa alle colonne nel foglio di intake.
● Ogni nuovo programma in Control Center ha una WorkApp per portafoglio corrispondente.
● Ogni progetto all’interno di un programma ha una WorkApp per progetto.
● Ogni WorkApp per portafoglio ha WorkApps per blueprint corrispondenti a ciascun blueprint del programma
- URL WorkApp. Ogni volta che crei una nuova WorkApp, Control Center popola questa colonna con l’URL diretto.
- Proprietario del progetto WorkApp. Utilizza una colonna a contatto singolo per impostare il proprietario della WorkApp. Se non colleghi una colonna dei contatti a questa impostazione, il proprietario del programma diventa il proprietario della WorkApp per impostazione predefinita.
- E-mail di notifica. Invia una notifica agli utenti con un ruolo assegnato ogni volta che viene eseguito il provisioning manuale o automatico dei progetti.
- Ruoli WorkApp. Seleziona una colonna a contatto singolo o multiplo per scegliere i contatti a cui assegnare i ruoli durante la creazione di un progetto.
Riepilogo blueprint
Se hai incluso un riepilogo blueprint, puoi configurare il modo in cui i Dati profilo del progetto saranno collegati ai fogli del riepilogo del blueprint.
Seleziona il foglio di riepilogo del blueprint creato durante la configurazione del progetto.
Summary Data Sources (Sorgenti dati riepilogo): seleziona i fogli a cui collegare i dati di profilo al foglio di riepilogo del blueprint. Se selezioni più fogli, scegline uno come Principale. Il foglio Principale determina i Dati profilo che hanno la priorità nei casi in cui siano presenti su più fogli.
Summary Data Fields (Campi Dati riepilogo): i Dati profilo nelle Sorgenti dati selezionate con nomi di colonna corrispondenti nel foglio di riepilogo del blueprint sono inclusi automaticamente e obbligatori.
Puoi aggiungere altri Dati di profilo. Control Center aggiunge una colonna al riepilogo del blueprint quando includi un elemento dati.
Per rimuovere un elemento dati, apri il foglio di riepilogo del blueprint ed elimina o rinomina manualmente la colonna.
Row Hierarchy (Gerarchia righe): utilizza questa voce per stabilire le modalità di inserimento di nuove righe all’interno del riepilogo del blueprint.
Puoi specificare fino a tre elementi Dati di profilo, per massimo tre livelli di gerarchia. Se non esiste una riga madre corrispondente, la riga sarà aggiunta alla fine del foglio.
Lasciala vuota per aggiungere nuove righe alla fine del foglio di riepilogo del blueprint.
+New Summary Sheet (+Nuovo foglio di riepilogo): Control Center inizia con un solo foglio di riepilogo, tuttavia puoi aggiungerne altri. Sono utili per:
- Controllo degli accessi: un foglio di riepilogo può contenere dati finanziari accessibili a un gruppo limitato, mentre un altro potrebbe includere le informazioni sullo stato accessibili a un pubblico più vasto.
- Memorizzazione di un numero elevato di progetti: il numero di righe che un riepilogo del blueprint può contenere è limitato. La distribuzione di Dati profilo tra diversi fogli offre più spazio.
L’archiviazione dei progetti può liberare lo spazio sui fogli di riepilogo del blueprint.
Aggiornamento del foglio di riepilogo di intake
Puoi collegare fino a 20 campi Dati di profilo del progetto al foglio di intake. I link sono utili se un progetto contiene pochi parametri e desideri che siano disponibili sul foglio di intake.
È possibile collegare solo un foglio al foglio di intake.
- Primary Template (Modello principale). Seleziona il foglio di modelli principale collegato al foglio di approvazione.
- Campi riepilogo del foglio di intake. Seleziona i campi di riepilogo che devono essere collegati al foglio di intake.
Denominazione
Utilizza le regole di denominazione per agevolare la differenziazione dei progetti. Seleziona fino a tre elementi del profilo da aggiungere al nome di ciascun foglio nel progetto.
Per impostazione predefinita, il workspace del progetto utilizza queste stesse regole.
Autorizzazioni e condivisione
Queste impostazioni stabiliscono il ruolo e il livello di accesso che ciascun membro del team di progetto detiene sui progetti che crei mediante questo blueprint.
Autorizzazioni: gli elementi Smartsheet devono avere un singolo proprietario (Leader primario o Creatore del progetto). Utilizza il Leader primario come predefinito. I Leader di programma dispongono di autorizzazioni di Amministratore.
Condivisioni: utenti e gruppi aggiuntivi possono avere diversi livelli di autorizzazione sul progetto. Sono aggiuntive rispetto alle autorizzazioni già esistenti sul workspace. Le autorizzazioni concesse a utenti o gruppi in condivisione consentono l’accesso a tutti gli elementi nel progetto. Il Leader primario deve essere proprietario di questi gruppi per fornire l’accesso.
Gli utenti specificati nei Dati profilo di intake possono accedere ai progetti. Tale aspetto viene configurato nella schermata Customize Profile Data (Personalizza Dati profilo).
Avanzate: utilizza la sezione Avanzate per condividere modelli specifici con un utente o un gruppo, anziché l’intero progetto.
Seleziona Salva nell’angolo in basso a destra della procedura guidata per salvare il blueprint e iniziare a creare, modificare o eliminare progetti.