Sincronizza Smartsheet con Microsoft Dynamics 365

Utilizza il Microsoft Dynamics 365 Connector per avere automaticamente la sincronizzazione di Lead, Opportunità, Account, Contatti e altre entità di Dynamics 365 tra Smartsheet e Dynamics 365.

Il Dynamics 365 Connector è disponibile come offerta premium. Per informazioni sui prezzi e l’acquisto, contatta il nostro team di vendite.

Una volta acquistato lo Smartsheet per Dynamics 365 Connector, l'utente che dispone delle autorizzazioni di Amministratore di sistema Smartsheet e di Amministratore Dynamics 365 deve installarlo utilizzando i passaggi del nostro Smartsheet per Microsoft Dynamics 365 Connector: Articolo Impostazione per l'amministratore.

Prima di cominciare

Per creare flussi di lavoro nel Dynamics 365 Connector, devi essere un Utente con licenza Smartsheet. Il tuo Amministratore di sistema Smartsheet può concederti una licenza seguendo i passaggi nell’articolo Gestione utenti.

Accedi ai Connettori

Una volta configurato il Microsoft Dynamics 365 Connector, vedrai il seguente URL per creare e sincronizzare i flussi di lavoro con entrambe le integrazioni:

https://connectors.smartsheet.com/c/plugin/dynamics

Crea un flusso di lavoro

Dopo l’accesso al Connettore, puoi creare flussi di lavoro che gestiscono la sincronizzazione automatica. Sarai guidato attraverso questo processo con la procedura guidata del flusso di lavoro.

Per iniziare a creare un nuovo flusso di lavoro:

1. Clicca sul menu nell'angolo in alto a sinistra della pagina e seleziona Pannello di controllo.
   
    
2. Clicca su Aggiungi flusso di lavoro per iniziare la procedura guidata del flusso di lavoro.
   
   

Procedura guidata del flusso di lavoro

Utilizza la procedura guidata del flusso di lavoro per selezionare il foglio e l'entità Microsoft Dynamics e mappare le rispettive colonne e campi per la sincronizzazione.

1. Nella pagina delle impostazioni, stabilisci le basi del tuo flusso di lavoro:
   Accanto a Cosa desideri che faccia questo flusso di lavoro? scegli la direzione di sincronizzazione del flusso di lavoro (in Dynamics 365, in Smartsheet o bidirezionalmente tra le due applicazioni).
   Accanto a Nome foglio, seleziona un foglio esistente o seleziona Crea nuovo foglio per creare immediatamente un nuovo foglio in Smartsheet.
   Seleziona un’entità Dynamics 365 dall’elenco a discesa successivo.
   
   NOTA: Una volta salvato il flusso di lavoro, il foglio, l’entità Dynamics 365 e le loro direzioni sincronizzate non possono essere modificate; tuttavia, puoi creare un nuovo flusso di lavoro per selezionare impostazioni diverse.
2. Clicca su Continua per confermare le modifiche.
3. Utilizza la sezione Campi per associare i campi tra Dynamics 365 e Smartsheet.
   
   Se necessario, puoi selezionare nuova colonna nel raccoglitore a discesa per inserire una nuova colonna nel foglio. Per includere più campi entità Dynamics 365 nel flusso di lavoro, seleziona aggiungi campo.
    
4. Puoi modificare la direzione di sincronizzazione utilizzando gli elenchi a discesa del flusso tra i campi e le colonne dell’entità.
   
   NOTA: Potresti non essere in grado di modificare le direzioni di sincronizzazione di alcune mappature in base alle tue autorizzazioni sia in Dynamics 365 che in Smartsheet, così come l'uso del campo nell'integrazione (come l’ID Dynamics).
5. Clicca su Continua per confermare le scelte di mappatura del campo.
6. Nelle pagine Filtri Dynamics e Filtri del foglio, puoi creare filtri per controllare meglio il tipo e la quantità di dati in condivisione tra le due applicazioni. (Per ulteriori informazioni, consulta la sezione Filtri di seguito.)
7. Nella pagina Salva, nominerai e salverai il flusso di lavoro e rivedrai un riepilogo degli aggiornamenti che verranno effettuati sull'entità e sul foglio di Dynamics 365.
   
   Se scopri che nel Riepilogo aggiornamenti viene visualizzato un numero imprevisto di modifiche, hai la possibilità di fare un passo indietro attraverso la procedura guidata e apportare ulteriori modifiche al flusso di lavoro, come ad esempio l'aggiunta di filtri.
8. Clicca su Salva flusso di lavoro per avviare la sincronizzazione del flusso di lavoro, aggiungendo eventuali record e righe Dynamics 365 specificati nel Riepilogo aggiornamenti.

Dopo aver salvato il flusso di lavoro, completerai la procedura guidata e sarai condotto al Pannello di controllo. Il tuo flusso di lavoro verrà eseguito e aggiornerà automaticamente i record in Dynamics 365 e le righe del tuo foglio in Smartsheet secondo le regole che hai impostato nel flusso di lavoro.

Per modificare un flusso di lavoro esistente, seguire i passaggi della sezione seguente Gestione dei flussi di lavoro.

Utilizza i Filtri per perfezionare la sincronizzazione dei dati

Filtri Dynamics

Hai la possibilità di aggiungere filtri per regolare meglio i record Dynamics 365 che confluiscono nel foglio. Questi filtri possono aiutare ad assicurare che si sincronizzino solo i campi che riguardano un progetto specifico, un cliente o un dipendente, ad esempio.
Per creare filtri Dynamics:

1. Clicca su aggiungi campo per compilare l’elenco dei campi entità disponibili e quindi selezionane uno per creare il filtro.
2. Utilizza l’elenco a discesa per selezionare la condizione del filtro. Per esempio: è uguale, contiene, è vuoto.
   NOTA: Se devi inserire ulteriori criteri di filtro, apparirà sulla destra un campo di testo.
3. Clicca su Continua per confermare e applicare i filtri.

Vedrai il numero di campi che verranno aggiornati nella tua entità Dynamics 365 nella pagina Salva della procedura guidata accanto a Riepilogo aggiornamenti. In questo modo puoi calcolare la quantità di dati che fluiscono nell'entità dal proprio foglio.
Se il conteggio del riepilogo degli aggiornamenti appare inaspettatamente alto o basso, puoi tornare indietro per aggiungere o rimuovere i filtri a seconda delle necessità.

Filtri Smartsheet

Hai la possibilità di aggiungere filtri per controllare le righe che si sincronizzano con gli oggetti in Dynamics 365. Puoi utilizzare questi filtri per regolare meglio i record che si risincronizzano con il tuo oggetto. Per esempio, utilizza un filtro per sincronizzare solo righe specifiche che hanno un valore di Status Reason di In corso, ritornando all’entità Opportunità in Dynamics 365.

Per creare i filtri del foglio:

1. Clicca su aggiungi campo per compilare l’elenco delle colonne del foglio disponibili e quindi seleziona una colonna per compilare il filtro.
2. Utilizza l’elenco a discesa per selezionare la condizione del filtro. (Esempi: è uguale, contiene, è vuoto.)
   
   NOTA: Se devi inserire ulteriori criteri di filtro, apparirà sulla destra un campo di testo.
    
3. Clicca su Continuaper confermare e applicare i filtri.

Vedrai il numero di righe che verranno aggiunte e aggiornate nel tuo foglio nella pagina Salva della procedura guidata accanto a Riepilogo aggiornamenti per comprendere le modifiche che saranno apportate dopo il salvataggio del flusso di lavoro.

Se il conteggio del riepilogo degli aggiornamenti appare inaspettatamente alto o basso, puoi tornare indietro per aggiungere o rimuovere i filtri a seconda delle necessità.

Conserva i record correlati insieme alla gerarchia di Smartsheet

Definisci i gruppi di righe nel tuo flusso di lavoro per conservare insieme i record di Dynamics 365 come attività parent e figlie in Smartsheet. Crea gruppi di righe per far sì che il tuo flusso di lavoro organizzi i record di Dynamics 365 in base alle opzioni di un campo specifico, come Fasi di opportunità (come Qualifica, Proposta, Contratto), senza doverli spostare manualmente nel foglio dopo la sincronizzazione.

Quando definisci gruppi di righe, tieni presente quanto segue:

• In Raggruppa per, puoi selezionare un campo Dynamics 365 esistente o digitare un nuovo valore per raggruppare i record mentre si sincronizzano con il foglio. Il campo Raggruppa per determinerà il valore della colonna Principale delle righe madre nel tuo foglio. Ad esempio, quando raggruppi per Fase di opportunità, le righe madre vengono create nel tuo foglio per ogni fase (come Proposta, Qualifica, Contratto)
• Le nuove righe madre saranno create in fondo al foglio, a meno che il tuo Raggruppa per non corrisponda completamente ad un valore di colonna principale esistente del foglio.
• Puoi definire un gruppo secondario per un ulteriore livello di organizzazione. Sincronizza i record, ad esempio, sotto una riga madre internazionale che è anche figlia di una riga di vendite in Smartsheet.
• I record di Dynamics 365 devono avere i collegamenti ipertestuali corretti nella colonna ID principale del tuo foglio. (Se una colonna ID principale non esiste ancora, verrà aggiunta automaticamente al tuo foglio quando il flusso di lavoro viene eseguito per la prima volta). Copiare e incollare manualmente gli ID Dynamics da Dynamics 365 nel foglio può causare la mancata sincronizzazione del flusso di lavoro come previsto.

Gestisci i flussi di lavoro

Gestirai i flussi di lavoro dal Pannello di controllo. Clicca sul menu a tre righe nell'angolo in alto a sinistra della pagina e seleziona Pannello di controllo per visualizzare un elenco dei flussi di lavoro creati.

Impostazioni

Clicca su Impostazioni per espandere le opzioni seguenti:

• Modifica flussi di lavoro: ti riporta indietro attraverso la procedura guidata del flusso di lavoro per apportare modifiche al flusso di lavoro.
• Rinomina flussi di lavoro: modifica il titolo del flusso di lavoro.
• Disattiva/attiva flusso di lavoro: interrompe o avvia l’automazione del flusso di lavoro.
• Elimina flusso di lavoro: rimuove il flusso di lavoro dal Pannello di controllo.
  
  NOTA: L’azione di eliminare un flusso di lavoro non può essere annullatae i flussi di lavoro eliminati non possono essere recuperati.

Trova e correggi gli errori di sincronizzazione

Sono disponibili diverse risorse per aiutarti a individuare e risolvere gli errori del flusso di lavoro, tra cui:

• La pagina Cronologia di esecuzione: Fornisce un conteggio del numero di errori di sincronizzazione per un flusso di lavoro e visualizza un messaggio di errore con i dettagli sul problema. Per ulteriori informazioni sulla risoluzione dei problemi, consulta la sezione Cronologia di esecuzione di seguito.
• E-mail di segnalazione errori: Quando si verificano dei problemi, vengono inviati messaggi di posta elettronica al proprietario del flusso di lavoro e alla persona che ha modificato il campo o la riga del flusso di lavoro che ha causato il problema.
• La colonna Colonna degli errori di sincronizzazione in Smartsheet popola un messaggio sulle righe con un problema di sincronizzazione. (Questa colonna dovrebbe essere presente su ogni foglio associato ad un'entità Dynamics 365).

Utilizza la pagina della Cronologia di esecuzione per risolvere gli errori di sincronizzazione

Dopo aver creato un flusso di lavoro, sarai in grado di vedere la sua cronologia di sincronizzazione, compresi gli eventuali errori che si sono verificati, nella pagina della Cronologia di esecuzione del flusso di lavoro.
Per accedere alla pagina Cronologia di esecuzione:

1. Clicca su Pannello di controllo dal menu per visualizzare l'elenco dei flussi di lavoro.
   
2. Clicca sul link sotto Ultima esecuzione per visualizzare la pagina della Cronologia di esecuzione di un flusso di lavoro.
   
   
    
3. Puoi quindi fare clic sull’indicatore ora (sotto Ultima esecuzione) di una determinata istanza di esecuzione per visualizzare eventuali messaggi di errore.
   

Migliori prassi del flusso di lavoro dei connettori

Salva e aggiorna spesso

Poiché lavorerai su due applicazioni, le opportunità di errori di sincronizzazione aumentano man mano che più persone collaborano. Per contribuire a ridurre al minimo il rischio di problemi di sincronizzazione, salva le modifiche e aggiorna i tuoi fogli durante gli aggiornamenti. Salvare e aggiornare frequentemente farà sì che gli altri vedano le tue modifiche e che siano sincronizzate a Dynamics 365 e Smartsheet in base ai flussi di lavoro che hai impostato.
Per ulteriori informazioni sul salvataggio e l'aggiornamento dei fogli in Smartsheet, consulta l'articolo del Centro assistenza Salvataggio e aggiornamento dei fogli.

Fornisci le autorizzazioni di Visualizzatore sui fogli

Per evitare modifiche accidentali al foglio che potrebbero causare problemi di sincronizzazione tra Smartsheet e Dynamics 365, puoi fornire le autorizzazioni di Visualizzatore ai collaboratori sul foglio.
Con le autorizzazioni di Visualizzatore, i collaboratori possono vedere i dati del foglio ma non potranno modificarli.

Visualizza modifiche

In Smartsheet, puoi utilizzare la funzione Visualizza cronologia per vedere un record delle modifiche apportate a una cella. Per i fogli che includono dati condivisi tra Smartsheet e Dynamics 365, il nome dell'utente associato alla modifica sarà la persona che ha creato il flusso di lavoro.

Queste informazioni possono aiutare a isolare il flusso di lavoro di un utente specifico se riscontri modifiche inaspettate al foglio, eventualmente da colonne mappate in modo errato e non ricevi errori nella colonna degli errori di sincronizzazione.

Per maggiori informazioni sul monitoraggio delle modifiche in Smartsheet, consulta Visualizzazione cronologia celle nel Centro assistenza.

Esegui il push dei dati da Smartsheet a Dynamics 365 solo per righe specifiche

Per consentirti maggiore controllo su quali righe ritrasmettere esplicitamente i dati a Dynamics 365, crea una colonna Aggiornamento in Dynamics 365 nel foglio in Smartsheet e un filtro nel flusso di lavoro del Connettore:

1. In Smartsheet, nel foglio che intendi collegare all'entità Dynamics 365, crea una nuova colonna (i passaggi per la creazione di nuove colonne in un foglio sono disponibili nel Centro assistenza), seleziona il tipo di Casella di spunta, e nomina la colonna Sincronizzazione a Dynamics.
2. Accedi alla pagina Smartsheet per Dynamics 365 e segui i passaggi per creare un flusso di lavoro.
3. Nella procedura guidata del flusso di lavoro, specifica un flusso di lavoro bidirezionale e crea filtri per sincronizzare solo le righe del foglio che hanno la colonna Aggiornamento in Dynamics 365 selezionata.

La volta successiva in cui il foglio e l'entità Dynamics vengono sincronizzati, i dati saranno ritrasmessi a Dynamics solo per le righe per le quali è selezionata la casella di spunta Sincronizzazione a Dynamics.

Verifica le autorizzazioni del foglio sulle colonne inaspettatamente vuote

I dati potrebbero non aggiornarsi in un foglio a seconda delle tue autorizzazioni di condivisione, ma potresti non ricevere un errore. Se una colonna appare vuota in un foglio che hai mappato nel tuo flusso di lavoro, la colonna potrebbe essere bloccata nel foglio. Fai in modo che il Proprietario del foglio (o un altro Amministratore) ti conceda le autorizzazioni di Amministratore sul foglio con i passaggi dell’articolo del Centro assistenza Condivisione dei fogli.