Richieste di approvazione: Richiedere automaticamente l’autorizzazione sugli elementi di lavoro

Le richieste di approvazione consentono di chiedere automaticamente a qualcuno di approvare o rifiutare automaticamente un elemento sul tuo foglio. Ad esempio, puoi configurare una richiesta di approvazione per far si che gli Smartsheet invii direttamente una richiesta affinché qualcuno del team finanziario fornisca l'autorizzazione se un ordine supera un importo massimo in dollari.

Requisiti per creare e ricevere richieste di approvazione

Usare la tabella sotto riportata come riferimento per poter creare o modificare richieste di approvazione per se stessi o per altri, in base alle autorizzazioni di condivisione dei fogli.

*Potrebbe essere necessario modificare un'impostazione supplementare per consentire a chiunque disponga di un indirizzo e-mail valido di ricevere le richieste di approvazione. Per i dettagli, consulta la sezione Controlla chi può ricevere le richieste di approvazione.

Per evitare che si generino richieste di approvazione all’infinito, le celle che contengono formule incrociate tra fogli o link alle celle non attiveranno la richiesta di approvazione. Come soluzione temporanea puoi creare una richiesta di aggiornamento.

Controlla chi può ricevere le richieste di approvazione

Per impostazione predefinita, solo i collaboratori del foglio possono ricevere notifiche. Se si desidera che le notifiche siano inoltrate a chiunque disponga di un indirizzo e-mail valido a livello di foglio o di account, si rimanda agli articoli della guida sotto riportati:

• Livello foglio: Controlla chi può ricevere le notifiche
• Livello account: Impostazioni dell’account globali

Creare una richiesta di approvazione

Con il tuo foglio aperto:

1. Opzionale: Inserisci una colonna a discesa (selezione singola) per lo stato di approvazione e aggiungi queste come opzioni di elenco:
   • Attesa approvazione
   • Approvato
   • Rifiutato
2. Nella barra di menu, seleziona Automazione > Configura un flusso di lavoro di approvazione....
3. Nella casella Flusso di lavoro senza nome, inserisci un nome per il flusso di lavoro.
4. Nel blocco di attivazione, imposta i criteri che causano l’attivazione automatica del flusso di lavoro.
5. Per filtrare le righe che desideri includere nella richiesta di approvazione, seleziona Aggiungi una condizione per filtrare le righe.
6. Nella casella Aggiungi un nome o un'e-mail del blocco Richiedi un'approvazione, seleziona lo stakeholder che deve approvare l'elemento.
   Se aggiungi un solo contatto nella casella Aggiungi un nome o un'e-mail, questo sarà il nome predefinito della colonna creata da Smartsheet per lo stato di approvazione: ContactName_approval (ad es., Approvazione Mario Rossi Se aggiungi più di un contatto, il nome predefinito sarà Stato di approvazione. 
7. Nell'elenco a discesa Salva risposta, seleziona una colonna in cui desideri che Smartsheet registri lo stato di approvazione.
   Per impostazione predefinita, Smartsheet sceglie la colonna che ha creato per lo stato di approvazione, ma puoi cambiarla e selezionare la colonna che hai creato nel passaggio 1 di questo processo.
8. Per modificare l'oggetto dell'e-mail e il messaggio inviato da Smartsheet, seleziona Personalizza messaggio. 
9. Nella sezione Il messaggio include, scegli di includere tutto o seleziona i campi.
10. Per impostare l'azione per le richieste approvate, nella sezione Se approvato, selezionare + > Aggiungi un’azione. 
    • Opzionale: Aggiungi una condizione se desideri filtrare le righe che desideri includere nel flusso di lavoro.
11. Per impostare l'azione per le richieste rifiutate, nella sezione Se rifiutato, selezionare + > Aggiungi un’azione.
    • Opzionale: Aggiungi una condizione se desideri filtrare le righe che desideri includere nel flusso di lavoro.
12. Seleziona Salva.

Puoi creare flussi di lavoro per l'approvazione più complessi.

Impostare le opzioni avanzate del flusso di lavoro di approvazione

Nel blocco Richiedi un’approvazione, seleziona l’ > Opzioni avanzate.... Una volta visualizzato il modulo Opzioni avanzate, modifica i seguenti campi:

• Quando inviato - Imposta il valore che appare nella colonna dello stato di approvazione dopo aver inviato una richiesta di approvazione
• Quando approvato - Imposta il valore che appare nella colonna Stato approvazione (o in qualsiasi colonna tu abbia selezionato) per le richieste approvate
  • Testo pulsante - Personalizza l'etichetta del pulsante per il pulsante Approvazione (ad es. Approva, Autorizzato, ecc.)
• Quando rifiutato - Imposta il valore che appare nella colonna Stato approvazione (o in qualsiasi colonna tu abbia selezionato) per le richieste rifiutate
  • Testo pulsante - Personalizza l'etichetta del pulsante per il pulsante Rifiuta (ad es. Rifiuta, Respingi, ecc.)

Ecco fatto! A seconda delle impostazioni dell’account, l'approvatore riceverà una richiesta di approvazione in un messaggio e-mail, in una notifica push su dispositivo mobile e nell’applicazione browser del computer.

Modificare, disabilitare o eliminare regole esistenti

Segui questi passaggi per apportare modifiche al tuo flusso di lavoro:

1. Nella barra di menu, seleziona Automazione > Gestisci flussi di lavoro....
2. Nell'angolo destro del flusso di lavoro che desideri modificare, seleziona l’.
3. Seleziona l'azione appropriata. Fai riferimento alla tabella seguente per ulteriori informazioni su ciascun comando.