Risparmia tempo e lavora più rapidamente grazie ai flussi di lavoro automatizzati

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Smartsheet

Con i flussi di lavoro automatizzati, puoi risparmiare tempo e mantenere la coerenza nei tuoi processi di lavoro utilizzando una serie di azioni collegate, come le approvazioni automatizzate con più stakeholder che vengono rappresentati visivamente su una singola schermata. Di seguito è riportato un esempio di un singolo flusso di lavoro automatizzato che può aiutare il team di scrittura a eseguire il lavoro più rapidamente:

  1. Un technical writer termina una bozza e contrassegna la sua attività come completa in Smartsheet. 
  2. Questa operazione attiva l'invio di una richiesta di approvazione al revisore tecnico appropriato, in base all'argomento dell'articolo.
  3. Quando il revisore tecnico approva la bozza, viene inviata automaticamente un'altra richiesta di approvazione al team web per la revisione e l'approvazione del nuovo articolo prima della pubblicazione.
  4. Una volta pubblicato, il direttore dei contenuti riceve un avviso automatico indicante che il nuovo contenuto è stato pubblicato.

Creare un flusso di lavoro visivo 

Puoi creare avvisi e promemoria per te stesso, indipendentemente dal livello di autorizzazione alla condivisione. Tuttavia, se desideri creare o modificare un flusso di lavoro che avvisi o richieda azioni da parte di altre persone, devi disporre di autorizzazioni di condivisione di livello Amministratore sul foglio. (Ulteriori informazioni sulle autorizzazioni qui.)

Con il foglio aperto:

  1. Seleziona Automazione nell'angolo in alto a sinistra del tuo foglio.

    Automazione nel menu
     
  2. Qui puoi scegliere un tipo di automazione per il tuo flusso di lavoro. Quello che scegli dipenderà dal tipo di azioni che desideri vengano attivate automaticamente. 

    Ulteriori informazioni sui diversi tipi di automazione sono disponibili qui.
     
  3. Dopo aver selezionato il tipo di automazione, dovrai configurare il blocco di attivazione, i percorsi e i blocchi di condizione e i blocchi di azione per creare il tuo flusso di lavoro. (Per ulteriori informazioni sui blocchi e i percorsi, consulta Anatomia di un flusso di lavoro automatizzato.)

    Immagine panoramica flusso di lavoro automatizzato
  4. Dopo aver eseguito la configurazione del flusso di lavoro, fai clic su Salva nell'angolo in basso a destra dello strumento di generazione del flusso di lavoro.

Hai terminato! A questo punto, avrai un flusso di lavoro che permetterà l'esecuzione automatica di azioni nel momento in cui vengono attivate.

Creare un flusso di lavoro di base 

Puoi creare un flusso di lavoro di base per eseguire una delle seguenti azioni:

  1. Invia una notifica a un utente quando avviene una modifica:
    • Quando vengono aggiunte, modificate o eliminate righe
    • Quando vengono aggiunti, modificati o rimossi i commenti su una riga o su un foglio
    • Quando vengono aggiunti, modificati o rimossi gli allegati su una riga o su un foglio
    • Quando il foglio è condiviso
  2. Invia una notifica a un utente quando il foglio viene condiviso
  3. Invia una notifica a un utente quando una riga viene eliminata

Per creare un flusso di lavoro di base:

  1. Seleziona Automazione nell'angolo in alto a sinistra del foglio e scegli Gestisci i flussi di lavoro... dall'elenco a discesa.
  2. Su Crea un flusso di lavoro, apri il menu a discesa e seleziona Flussi di lavoro di base... dal fondo dell'elencoFlussi di lavoro di base

    Appare la finestra Flussi di lavoro di base.

  3. Dalla finestra Flussi di lavoro di base. puoi scegliere quale tipo di flusso di lavoro desideri creare.
  4. Dopo aver selezionato Crea, puoi modificare l'attivazione, i destinatari e personalizzare il messaggio del flusso di lavoro.

    Ricorda di attribuire un nome e di salvare il flusso di lavoro una volta terminata la configurazione. Hai creato un flusso di lavoro di base.