Automatizzare il lavoro con avvisi e azioni

È possibile fare in modo che Smartsheet invii ad altri una notifica automatica delle modifiche apportate al foglio, invii un promemoria per gli appuntamenti importanti, richieda automaticamente aggiornamenti di una riga specifica e avvii automaticamente una richiesta di approvazione o autorizzazione per le voci di lavoro sul tuo foglio.

Di seguito è riporato un esempio di come si presenta una richiesta di approvazione automatica quando viene consegnata a qualcuno. Le opzioni di consegna includono:

  • Centro notifiche di Smartsheet (se sono connessi a Smartsheet)
  • La posta in arrivo (non è necessario disporre di un account Smartsheet)
  • Una notifica push dall'app mobile di Smartsheet

    esempio di richiesta di approvazione

Il migliore avviso o azione per la situazione

Usa questo tipo di avviso o azioneIn questa situazione
AvvisoPer essere avvisato sulle modifiche fondamentali in colonne specifiche

Per avvisare una persona quando gli viene assegnata una nuova attività

Per sapere quando le colonne vengono impostate su un valore specifico (ad esempio, una colonna a discesa Stato viene impostata su "Bloccata")
PromemoriaDa avvisare:

Quando si avvicinano date importanti

In una data specifica

Quando è trascorsa una data
Richiesta di approvazionePer l'approvazione di uno stakeholder chiave su un'attività specifica

Per l'approvazione o il rifiuto di una voce (ad esempio, l'approvazione del Direttore su una proposta di progetto)

Per l'approvazione di una voce che soddisfa determinati criteri (ad esempio, l'approvazione del reparto finanziario quando una voce di costo supera una certo importo)
Richiesta di aggiornamentoPer richiedere automaticamente le informazioni più recenti per la voce corrente quando cambia un valore in una colonna specifica (ad esempio, quando lo stato di una riga cambia in “In corso,” richiedi all'assegnatario di aggiornare la data di inizio)

Per richiedere automaticamente un aggiornamento di più celle in una riga

 

Bloccaggio automatico delle righePer impedire ulteriori modifiche dopo che la voce è stata approvata

Per impedire ulteriori modifiche dopo che l'attività è stata completata o chiusa
Sblocco automatico delle righeRiduci gli errori nei tuoi processi impedendo la modifica delle voci fino a quando non vengono completati i passi di prerequisito

Creare un avviso o azione automatica

Definisci i criteri di approvazione specifici (quali condizioni devono essere soddisfatte prima che venga inviato l'avviso o l'azione, a chi viene inviato l'avviso e che cosa è incluso nell'avviso) con un builder del workflow visuale.

Per iniziare:

  1. Seleziona Avvisi e azioni sulla barra dei menu.
    barra dei menu
    Se gli Avvisi e azioni non sono visualizzati, clicca sull'icona di freccia verso il basso nell'angolo in alto a destra della finestra di Smartsheet.
    mostra barra dei menu
  2. Nel menu Avvisi e Azioni, seleziona il tipo di avviso o di azione che desideri creare. (Usa la tabella sulla parte superiore di questo articolo per determinare il migliore avviso o azione per questa situazione).

    Appare il workflow visuale.

    avvisare qualcuno
     
  3. Qui potrai specificare i criteri che devono essere soddisfatti per attivare l'avviso o l'azione, nonché a chi viene inviato l'avviso o l'azione.

Perfezionamento di una regola di avviso o di azione

Ecco alcune operazioni che puoi eseguire per fare in modo che gli avvisi e le azioni funzionino esattamente come desideri.

Dai un nome alla tua regola:

Fai clic sul testo del segnaposto sulla parte superiore della finestra del workflow per assegnare un nome distinto.

Assegna un nome all'avviso o all'azione

NOTA: se non assegni un nome alla regola di avviso o azione, il nome erediterà il nome del testo del segnaposto predefinito. (Se hai clonato la regola, erediterà il nome della regola da cui è stata clonata.)

Creare un avviso o un'azione condizionale in base alla data

Per la condizione del tuo avviso o azione, puoi scegliere che venga inviata in una data specifica—utilizzando una colonna di data o selezionando manualmente una data.

avvisi basati sulla data

Aggiungi una condizione al tuo avviso o azione (come descrito nella sezione seguente) per assicurarti che solo le righe che soddisfano determinati criteri vengano inviate in quella data.

Attiva l'avviso o l'azione audio per determinate modifiche

Seleziona Specifica una modifica per restringere i criteri di attivazione del tuo avviso o azione solo a determinati tipi di modifiche in campi specifici (colonne del foglio) selezionati. Ad esempio, potresti specificare che solo le modifiche nella colonna Stato dovranno attivare l'avviso o l'azione.

Aggiungi una condizione da soddisfare prima dell'invio di un avviso o di un'azione

Fai clic sull'icona Più > Aggiungi una condizione per definire ulteriormente i valori specifici che devono esistere nelle celle corrispondenti. Anche se si verificano le modifiche specificate, solo le righe che soddisfano le condizioni impostate verranno inviate in un avviso o azione. (Se nessuna riga soddisfa le condizioni aggiunte, l'avviso o l'azione non verrà inviata).

aggiungere una condizione

Puoi rimuovere le condizioni dal tuo avviso o azione (ciò elimina l'intera casella delle condizioni) facendo clic su Altro icona altro > Elimina.

Scegli le colonne da includere nell'avviso o azione

Per includere ed escludere le colonne visualizzate nell'avviso o azione, fai clic su Altro icona altro nell'angolo in alto a destra della casella delle impostazioni di consegna (l'ultima casella della regola) e seleziona Opzioni avanzate.

opzioni avanzate

Seleziona chi riceverà l'avviso o l'azione e quando

Configura la casella delle impostazioni di consegna (l'ultima casella nella regola) per assicurarti che gli avvisi e le azioni siano inviati alle persone coinvolte in una specifica attività lavorativa. Puoi configurare gli avvisi e le azioni in modo che siano inviati a:

  • Chiunque sia condiviso sul foglio
  • Qualcuno nella colonna Contatti della riga
  • Persone che specifichi manualmente
  • Un canale dell'app Slack (ulteriori informazioni su questa integrazione qui )

Aggiungere dinamicamente i dati di una cella nell'Oggetto e nel corpo dei messaggi di avviso o azione

Rendi ciascun avviso o azione più facilmente identificabile nella riga dell'oggetto del messaggio di avviso con i segnaposto dei messaggi di avviso. Ad esempio, aggiungi un segnaposto di messaggio all'oggetto del tuo foglio per una colonna intitolata Nome attività nel tuo foglio di Smartsheet per aggiungere dinamicamente le informazioni importanti da quella colonna al tuo messaggio di avviso o azione.

Per andare alla finestra Impostazioni di consegna e aggiungere un segnaposto:

  1. Sulla parte superiore del foglio, seleziona Avvisi e Azioni.
  2. Da qui puoi creare un nuovo avviso o selezionare Gestisci avvisi e azioni per aggiungere segnaposto a una regola di avviso o azione esistente.

    Se hai scelto di modificare una regola di avviso o azione esistente e di aprire la finestra Gestisci avvisi e azioni, fai clic sulla freccia verso il basso a destra della regola e seleziona Modifica.

    Viene visualizzata la finestra Modifica regola.
     
  3. Fai clic su Personalizza messaggio. 
  4. Aggiungi le doppie parentesi graffe al nome di colonna {{column name}} nell'oggetto o nel corpo, insieme a eventuale altro testo, quando digiti un messaggio personalizzato—sia al momento della creazione della regola di avviso che durante la digitazione di una esistente.

NOTA: l'aggiunta di segnaposto ai messaggi potrebbe causare la ricezione di più avvisi o azioni invece di ricevere un singolo avviso o azione consolidati. Se ricevi più avvisi o azioni con oggetto e conenuto simili, e desideri modificare questo comportamento, modifica le impostazioni di consegna per rimuovere i segnaposto.

Richieste di approvazione: personalizzare lo stato e i pulsanti

Fai clic su icona altro> Impostazioni avanzate per personalizzare il testo dei pulsanti che l'aprovatore visualizzerà quando riceve la richiesta, nonché i valori che vengono memorizzati nella colonna dell'elenco a discesa nel foglio.

Opzioni avanzate

Ad esempio,puoi modificare il testo del pulsante Approvata in "Autorizzata". L'approvatore riceverà un modulo di richiesta con il testo di pulsante Autorizzata. Se l'approvatore fa clic su Autorizzata, "Approvata" sarà popolato nel foglio.

NOTA: per quanto riguarda il campo Inviata, puoi modificare il valore dell'elenco a discesa che viene immesso nel foglio quando viene inviata la richiesta di approvazione, ma quando l'approvatore non ha ancora eseguito alcuna azione sulla richiesta.

Richieste di aggiornamento: campi di sola lettura

A seconda da come utilizzi le celle di un foglio, puoi modificare le informazioni da una richiesta di aggiornamento. Queste celle possono essere modificate direttamente nel foglio (accedendo a Smartsheet).

In una richiesta di aggiornamento, i seguenti campi appaiono di sola lettura:

  • Campi che contengono formule
  • Date di inizio e di fine con una dipendenza (sebbene il campo Durata possa essere modificato)
  • Predecessori (questo campo non apparirà in una richiesta di aggiornamento).
  • Righe o colonne bloccate

Comportamento della consegna dell'avviso o della richiesta

Ecco alcuni consigli da tenere a mente quando si lavora con gli avvisi e le azioni:

  • Gli avvisi e le azioni sono impostati soltanto a livello del foglio (cioè non possono essere impostati per righe specifiche).
  • Se il messaggio di avviso o di azione include un link a un allegato file, il link scade dopo 30 giorni o dopo essere stato cliccato per 100 volte. Si tratta di una precauzione di sicurezza per impedire l'accesso illimitato ai tuoi file.
  • Il fuso orario utilizzato per un avviso o azione si basa sul fuso orario impostato dal proprietario del foglio nelle Impostazioni personali. (Per maggiori informazioni, vedi Modifica delle impostazioni personali).
  • Se un utente apporta modifiche che disattivano un avviso o un'azione che invia un avviso o una richiesta, il suo indirizzo e-mail apparirà come indirizzo a cui rispondere. Se più utenti apportano modifiche, il proprietario del foglio apparirà come indirizzo e-mail di risposta.
  • Non è possibile esercitare un controllo sull'orario in cui un viene inviato un avviso o una richiesta. A eccezione delle modifiche che si desidera notificare nell'immediato (inviate nell'immediato), i messaggi sono inviati tra le 12:00 AM e le 4:00 AM, in base al fuso orario impostato dal proprietario del foglio. (Gli avvisi e le richieste settimanali vengono inviati ogni venerdì tra le 12:00 AM e le 4:00 AM).

Controlla chi può ricevere gli avvisi e le richieste

Per impostazione predefinita, gli avvisi e le richieste vengono inviati solo agli utenti condivisi sul foglio. Se desideri che gli avvisi e le richieste siano inviati a chiunque disponga di un indirizzo e-mail valido a livello di foglio o a livello di account, consulta i seguenti articoli di guida:

Requisiti per l'autorizzazione alla condivisione per la creazione di un avviso o di un'azione

La possibilità di creare avvisi e azioni e di includere determinate persone dipende dal livello di autorizzazione alla condivisione per il foglio.

Tipo di avviso/azioneProprietarioAmministratoreEditorLettore
AvvisoTe stesso e altriTe stesso e altriTe stessoTe stesso
PromemoriaTe stesso e altriTe stesso e altriTe stessoTe stesso
Richiesta di aggiornamentoTe stesso e altriTe stesso e altriImpossibile creareImpossibile creare
Richiesta di approvazioneTe stesso e altriTe stesso e altriImpossibile creareImpossibile creare
Bloccaggio automatico delle righeÈ possibile creareÈ possibile creareImpossibile creareImpossibile creare
Sblocco automatico delle righeÈ possibile creareÈ possibile creareImpossibile creareImpossibile creare

Inviare avvisi o richieste relativi alla modifiche apportate da te

Se hai impostato un avviso o una richiesta con te stesso come destinatario, ma non ricevi notifiche qaundo modifichi il foglio, dovrai attivare le notifiche per le modifiche che apporti. Per ulteriori informazioni sulla modifica delle impostazioni nel tuo account, consulta Modifica delle impostazioni personali.


Inviare manualmente notifiche o richieste di aggiornamento

In situazioni eccezionali in cui potresti non avere la necessità di creare un avviso o azione automatica, puoi anche inviare manualmente le informazioni del foglio e aggiornare le richieste per le persone. Ulteriori informazioni su queste funzioni sono disponibili nei seguenti articoli del centro assistenza:

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