Monitora apprendimento
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Con la Gestione delle risorse, puoi monitorare e rivedere il modo in cui le persone sono allocate in tutti i progetti su cui stanno lavorando per adattarle e prendere decisioni migliori sui carichi di lavoro.
NOTA: Questo articolo riguarda l'abilitazione della Gestione delle risorse a livello di foglio. Se desideri abilitare la Gestione delle risorse a livello di account, consulta l’articolo Impostazioni globali dell’account.
Ecco una panoramica di come funziona la Gestione delle risorse (tieni presente che i punti elenco di seguito offrono collegamenti ad altri articoli della guida):
NOTA: Questa funzione non è disponibile per i tipi di piano per singolo utente. (Non sei sicuro di quale piano possiedi? Consulta Identificare il piano Smartsheet e il tipo di utente).
Solo le persone che sono state aggiunte al tuo account possono essere monitorate dalla gestione delle risorse. Ciò include le persone con licenza, senza licenza, invitate e attive. Per garantire che le persone giuste siano incluse nell'account, un Amministratore di sistema può utilizzare la finestra Gestione utenti per rivedere, aggiungere e gestire gli utenti.
SUGGERIMENTO: Se qualcuno nel tuo account non ha bisogno di creare fogli, deseleziona la casella Utente con licenza quando invii l'invito. Questa persona verrà invitata al tuo account come membro gratuito e non verrà conteggiata per il tuo limite di utenti.
Per vedere come le persone sono allocate nei progetti, devi essere un visualizzatore risorse designato. Qualsiasi Amministratore di sistema può effettuare questa impostazione in Account > Gestione degli utenti. (Tieni presente che per creare essere un Visualizzatore risorse devi essere un utente con licenza).
Se desideri visualizzare le risorse, contatta l’Amministratore di sistema Smartsheet. Per saperne di più vedi Gestione degli utenti su un piano multi-utente.
I proprietari del foglio e i membri del team sullo stesso account che sono condivisi nel foglio con autorizzazioni a livello di amministratore possono attivare la gestione delle risorse nel foglio in modo che i visualizzatori delle risorse possano tenere traccia e prendere decisioni sui carichi di lavoro.
Per attivare la gestione delle risorse in un foglio di progetto esistente:
Le attività assegnate ai membri del team in questo foglio sono ora mostrate nelle visualizzazioni delle risorse. Per istruzioni, suggerimenti e migliori pratiche, consulta Assegnazione di persone a un'attività.
NOTE:
I Visualizzatori di risorse possono vedere le visualizzazioni delle risorse tra progetti dalla Home nel pannello di sinistra e dalle visualizzazioni specifiche del progetto all'interno dei fogli del progetto.
Da qui potrai eseguire le seguenti operazioni:
NOTA: Se non sei condiviso con un foglio di progetto a cui è assegnata una risorsa, vedrai "Altro" invece del nome del progetto.
Per aprire la Visualizzazione delle risorse del progetto per un foglio, passa alla Visualizzazione Gantt, quindi seleziona l’icona Visualizzazione risorse nell’angolo in alto a destra della Visualizzazione Gantt.
NOTA: Se non è visualizzata l’icona Visualizzazione risorse, contatta l‘Amministratore Smartsheet per diventare un Visualizzatore risorse.
Un’icona di avviso assegnazione rossa ti avviserà quando esiste un eccesso di persone assegnate al progetto. in qualità di visualizzatore delle risorse, puoi fare clic sull'icona di avviso dell'assegnazione per aprire la Visualizzazione delle risorse del progetto che elenca i fogli in cui alle risorse vengono assegnate le attività.
SUGGERIMENTO: Se una risorsa è sovrassegnata, seleziona il suo nome per rivedere la sua assegnazione per progetto. Fai clic sul nome di un foglio per aprire i fogli con cui sei condiviso. Se un utente viene assegnato in eccesso, valuta la possibilità di riassegnare alcune attività a un'altra risorsa o modifica l'assegnazione dell'attività.
L'assegnazione è la percentuale di ogni giorno che le risorse dovrebbero dedicare a una determinata attività. Per impostazione predefinita, Smartsheet presuppone che le attività richiedano il 100% del giorno delle risorse assegnate quando assegni un'attività alle risorse e puoi regolare questa percentuale inserendo un nuovo valore nella cella.
Quando a una risorsa vengono assegnate più attività nello stesso giorno che fanno sì che la loro assegnazione totale superi il 100%, Smartsheet mostrerà l'icona di avviso assegnazione rossa nella colonna Indicatori azione riga. Passa il cursore del mouse sull’icona per visualizzare le informazioni dell’avviso e andare alla risorsa.
Specifica una Colonna di % assegnazione nelle Impostazioni del progetto se desideri specificare percentuali di assegnazione inferiori al 100%, in modo che le risorse possano lavorare su più attività al giorno. Per ogni attività, le risorse assegnate verranno allocate alla percentuale specificata.
Per assegnare una risorsa tra due o più attività, dovrai creare una Colonna di % assegnazione:
NOTA: l'icona di avviso dell'assegnazione non viene visualizzata nelle righe delle risorse sovraccariche se la data di fine dell'attività è nel passato, ma viene mostrata invece nelle visualizzazioni delle risorse.
SUGGERIMENTO: Se stai consentendo l'assegnazione di più contatti a un'attività, la percentuale di assegnazione per l'attività verrà applicata a tutte le risorse assegnate. Se desideri assegnare ciascuna risorsa alla stessa attività con assegnazioni diverse, puoi elencare la stessa attività su più righe del foglio e assegnare ciascuna attività duplicata a una persona diversa. Consulta l'articolo Inserisci o elimina righe o attività per maggiori informazioni.