Gestione e assegnazione delle risorse

Con la Gestione delle risorse, puoi tenere traccia ed esaminare come vengono assegnate le persone tra tutti i progetti su cui stanno lavorando per apportare modifiche e prendere decisioni migliori sui carichi di lavoro.

NOTA: questo articolo descrive come abilitare la Gestione delle risorse a livello di foglio. Se desideri abilitare la Gestione delle risorse a livello di account, consulta l'articolo Impostazioni dell'account globali.

Ecco una panoramica di come funziona la gestione delle risorse (nota che i punti di elenco di seguito forniscono link ad altri articoli di guida):

  • Configurare risorse e visualizzatori di risorse nel tuo account con la Gestione utenti (solo Amministratori di sistema).
  • Abilita la Gestione delle risorse nelle impostazioni di dipendenza del tuo foglio di progetto.
  • Utilizza viste di risorse specifiche del progetto e tra i progetti per una visione ad alto livello dell'assegnazione delle risorse.
  • Appena assegni delle attività ad altri utenti sul tuo account, Smartsheet ti avvisa se una risorsa è sovraccarica e puoi quindi gestire la percentuale di assegnazione delle risorse per attività, in modo che gli utenti possano lavorare contemporaneamente su più progetti.
  • Gli utenti nominati Lettori delle risorse possono inoltre accedere alle visualizzazioni delle risorse per vedere come tutti i membri del team Smartsheet sono assegnati alle varie attività in un foglio o addirittura alle attività in tutti i fogli di progetto.

NOTA: questa funzione non è disponibile nei piani a singolo utente. (Non sei certo del tipo di piano che utilizzi? Vedi Identificare il piano Smartsheet e il tipo di utente.) 


Configurare le persone nel tuo account come risorse

Solo le persone che sono state aggiunte al tuo account possono essere monitorate tramite la gestione delle risorse. Sono inclusi gli utenti con licenza, senza licenza e attivi. Per garantire che nel tuo account siano presenti le persone giuste, un Amministratore di sistema può utilizzare la finestra gestione utente per esaminare, aggiungere e gestire gli utenti. 

SUGGERIMENTO: se qualcuno nel tuo account non necessita di creare foglio, deselezionare la casella Utente con licenza prima di inviare l'invito. Questa persona verrà invitata al tuo account come membro a titolo gratuito e non conterà ai fini del calcolo del limite di utenti.

Configurare i visualizzatori di risorse

Per visualizzare il modo in cui le persone vengono asegnate ai progetti, devi essere nominato Visualizzatore delle risorse. Qualsiasi amministratore di sistema può effettuare questa impostazione in Account > Gestione utente. (Tieni presente che devi essere unutente con licenza per essere un Visualizzatore di risorse).

Se desideri visualizzare le risorse, contatta il tuo amministratore di sistema Smartsheet. Per ulteriori informazioni, consulta Gestire gli utenti in un piano multiutente.


Abilitare la gestione delle risorse per prendere decisioni sui carichi di lavoro

I proprietari dei fogli i membri dei team sullo stesso account che sono condivisi sul foglio con autorizzazioni di livello amministratore possono attivare la gestione delle risorse nel foglio, in modo che i visualizzatori di risorse possano tenere traccia e prendere decisioni sui carichi di lavoro.

Per attivare la gestione delle risorse in un foglio di progetto esistente:

  1. Assicurati che il tuo foglio disponga di una colonna Elenco contatti, in modo che tu possa assegnare le risorse alle attività. (Ulteriori informazioni su questo argomento in Assegnare persone ad attività.)
  2. Immetti i contatti nella colonna Elenco contatti per assegnare i membri del team a ciascuna attività. 
  3. Fai clic sulla freccia verso il basso sotto una qualsiasi intestazione di colonna e seleziona Modifica impostazioni di progetto. Verifica che la casella di controllo Dipendenze attivate sia selezionata.
  4. Da qui, seleziona la scheda Gestione delle risorse.

    Viene visualizzato il modulo Gestione delle risorse:

    modulo gestione delle risorse
     
  5. Seleziona la casella Gestione delle risorse abilitata e imposta la colonna Risorsa assegnata selezionando una colonna Elenco contatti dal menu a discesa.
  6. Fai clic su OK.

Le attività assegnate ai membri del team in questo foglio sono ora mostrate nelle visualizzazioni delle risorse. Per istruzioni, suggerimenti e linee guida, consulta Assegnazione di persone a un'attività.

NOTE:

  • Le attività principali assegnate alle tue risorse non sarannoincluse nelle viste delle risorse in quanto le attività principali riepilogano le rispettive attività secondarie. Per ulteriori informazioni su questo argomento, consulta i nostri articoli sulla Gerarchia: aumentare e ridurre il rientro delle righe e Funzionalità di riepilogo delle righe madri.
  • Non puoi inserire formule nelle colonne utilizzate per la gestione delle risorse poiché i calcoli vengono già eseguiti in queste colonne.

Monitorare e assegnare le risorse 

I visualizzatori di risorse possono visualizzare le risorse tra i progetti dalla scheda Home e viste specifiche del progetto dall'interno dei fogli di progetto.

Visualizzare le viste delle risorse dalla scheda Home

Nel pannello a sinistra della scheda Home, fai clic su Visualizzazioni risorse > Tutti gli utenti per effettuare quanto segue:

  • Viene visualizzata un'icona rossa per le persone sovra-assegnate e barre rosse per i giorni sovra-assegnati.
  • Espandi le risorse per vedere tutti i progetti a cui sono assegnate.
  • Fai clic per aprire un progetto per risolvere i problemi di assegnazione.
  • Salva una Nuova visualizzazione per una visualizzazione personalizzata delle persone o dei progetti selezionati.

NOTA: se non sei condiviso in un foglio di progetto a cui è assegnata una risorsa, vedrai "Altro" invece del nome del progetto.

Visualizzare le viste delle risorse da un foglio di progetto

Per aprire le visualizzazioni delle risorse su un foglio, passa alla visualizzazione Gantt e seleziona l'icona Visualizzazione risorsaIcona Visualizzazione delle risorse del progetto nell'angolo in alto a destra della visualizzazione Gantt.

NOTA: se non vedi l'icona Visualizzazione di risorse, contatta il tuo amministratore di sistema per diventare un visualizzatore di risorse.

Un'icona rossa di allarme assegnazione Icona di sovrassegnazione ti avvisa quando nel progetto sono presenti persone con un'assegnazione eccessiva. In qualità di visualizzatore delle risorse, puoi fare clic sull'icona di avviso dell'assegnazione per aprire la Visualizzazione delle risorse del progetto che elenca i fogli in cui alle risorse vengono assegnate le attività.

finestra visualizzazione delle risorse del progetto

SUGGERIMENTO: se una risorsa presenta assegnazioni eccessive, seleziona il nome della risorsa per rivedere la relativa assegnazione per progetto. Fai clic su un nome di foglio per aprire i fogli sui cui sei condiviso. Se un utente risulta sovraccarico, considera la possibilità di riassegnare alcune attività a un'altra risorsa o di modificare l'assegnazione dell'attività.

Assegnare le risorse

L'assegnazione è la percentuale di ciascuna giornata che la risorsa dovrebbe dedicare a una particolare attività. Per impostazione predefinita, quando assegni un'attività alle risorse Smartsheet suppone che le attività richiedono il 100% della giornata delle risorse assegnate e puoi modificare questa percentuale inserendo un nuovo valore nella cella. 

Quando una risorsa viene assegnata a più attività nello stesso giorno e quindi l'assegnazione supera il 100%, Smartsheet mostrerà un'icona di avviso di assegnazione rossa nella colonna Indicatori di azione riga. Passare il mouse sull'icona per visualizzare i dettagli dell'avviso e andare alla visualizzazione della risorsa.

passare il mouse sull'icona di sovrassegnazione

Specifica una colonna di % di assegnazione nelle Impostazioni di progetto, se desideri specificare percentuali di assegnazione minori del 100%, in modo che le risorse possano lavorare su più attività al giorno. Per ciascuna attività, le risorse che assegni sarann allocate alla prcentuale specificata.

Per suddividere l'assegnazione di una risorsa tra due o più attività, dovrai creare una colonna di % di assegnazione:

  1. Inserisci una colonna testo/numero nel tuo progetto. Dovrai denominarla in modo tale da ricordarti che verrà utilizzata come colonna di % di assegnazione.
  2. Formatta le proprietà della colonna sulla percentuale (%). Per ulteriori dettagli, vedi Opzioni di formattazione.
  3. Vai a Modifica impostazioni di progetto > Gestione delle risorse e scegli la nuova colonna di % di assegnazione. Per modificare le impostazioni del progetto, puoi fare clic con il tasto destro del mouse sull'intestazione di una colonna per selezionare Modifica impostazioni di progetto dal menu.
  4. Modifica l'assegnazione per le attività che si sovrappongono: ad esempio, modifica l'assegnazione al 50% per due attività simultanee.

attività simultanee

NOTA: l'icona di avviso dell'assegnazione non viene visualizzata nelle righe delle risorse sovraccariche se la data di fine dell'attività è nel passato, ma viene mostrata nelle visualizzazioni delle risorse.

SUGGERIMENTO: se assegni più contatti a un'attività, la percentuale di assegnazione per l'attività sarà applicata a tutte le risorse assegnate. Se desideri assegnare ciascuna risorsa alla stessa attività con assegnazioni diverse, puoi elencare la stessa attività su più righe nel foglio e assegnare ciascuna attività duplicata a una persona diversa. Per ulteriori informazioni, vedi Inserire o eliminare righe o attività.

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