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Découvrez comment regrouper des comptes d’utilisateurs en double ou mettre à jour des adresses e-mail en masse avec la fonctionnalité de fusion des utilisateurs.
Associer des profils avec la fusion des utilisateurs
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Utilisez la fusion des utilisateurs pour effectuer les actions suivantes :
- Fusionner deux profils d’utilisateurs liés à votre forfait appartenant à la même personne. L’un de ces profils peut avoir été créé suite à un changement d’adresse e-mail ou de domaine.
Mettre à jour l’adresse e-mail principale d’un utilisateur associé à votre forfait, si elle n’y est pas déjà associée.
Si une adresse e-mail saisie existe déjà en tant que profil d’utilisateur Smartsheet, ce profil d’utilisateur doit être ajouté à votre forfait afin d’être inclus dans le champ d’application des fonctionnalités de fusion des utilisateurs.
- Mettre à jour les domaines de messagerie des utilisateurs de votre forfait. La mise à jour des domaines peut résulter d’une fusion, d’une acquisition, d’une cession, d’une personnalisation ou d’une consolidation.
Avant de commencer
Valider tous les domaines
La fusion des utilisateurs nécessite la validation de domaines pour tous les domaines de messagerie associés aux adresses de messagerie à fusionner.
Découvrez comment valider un domaine.
Le compte de l’administrateur système qui exécute la fusion des utilisateurs ne peut pas être l’un des comptes fusionnés. La fusion des utilisateurs pour un compte d’administrateur système doit être effectuée par un autre administrateur système.
Le profil d’utilisateur existe peut-être déjà ou fait partie d’un autre forfait. Pour fusionner cet utilisateur, invitez-le à rejoindre votre forfait et à accepter l’invitation pour apparaître en tant que membre actif. Si vous recevez un message d’erreur indiquant que l’utilisateur fait déjà partie d’un autre forfait, contactez l’administrateur système de l’autre forfait pour supprimer l’utilisateur avant de l’ajouter à votre forfait.
Supprimer les rôles des applications Premium
Si l’un des profils que vous souhaitez fusionner a des rôles des applications Premium activés, supprimez ces droits d’utilisateur avant de les fusionner. Vous pouvez réattribuer les rôles des applications Premium après avoir fusionné les profils.
Supprimer des utilisateurs de groupes d’un autre forfait
Si l’un des profils est membre de groupes extérieurs au forfait actuel, vous devez demander à le supprimer de ces groupes avant de les fusionner. Contactez l’assistance pour effectuer cette action.
De plus, vous pouvez demander à rajouter ces profils après les avoir fusionnés.
Télécharger et configurer le modèle de fusion des utilisateurs
- Connectez-vous au centre d’administration à l’aide de vos identifiants de compte Smartsheet actuels.
- Sélectionnez l’icône Menu dans le coin supérieur gauche et accédez à Utilisateurs et groupes > Rôles des utilisateurs et rapports.
Sélectionnez Autres actions > Fusionner les utilisateurs.
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Pour télécharger le fichier modèle que vous souhaitez utiliser pour la fusion des utilisateurs, sélectionnez Télécharger.
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- Dans le modèle téléchargé, saisissez les éléments suivants :
- Dans la colonne Adresse e-mail actuelle pour la connexion, saisissez les adresses e-mail des profils correspondants à fusionner et à fermer.
- Dans la colonne Adresse e-mail de remplacement pour la connexion, saisissez les adresses e-mail principales des profils que vous souhaitez conserver.
- Enregistrez le fichier rempli au format CSV.
Assurez-vous que les adresses e-mail de chaque paire appartiennent à la même personne.
Après la fusion, la valeur de la colonne Adresse e-mail de remplacement pour la connexion devient l’adresse e-mail principale du profil conservé. La valeur figurant dans la colonne Adresse e-mail actuelle pour la connexion reste l’adresse e-mail alternative du profil.
Vous pouvez mettre à jour jusqu’à 500 paires d’adresses e-mail par fichier. Vous devez charger des fichiers de fusion supplémentaires si vous devez mettre à jour plus de 500 paires d’adresses e-mail.
Afficher un aperçu et appliquer la fusion
- Connectez-vous au centre d’administration à l’aide de vos identifiants de compte Smartsheet actuels.
- Sélectionnez l’icône Menu dans le coin supérieur gauche et accédez à Utilisateurs et groupes > Rôles des utilisateurs et rapports.
- Sélectionnez Autres actions > Fusionner les utilisateurs.
- Chargez le fichier mis à jour et sélectionnez Aperçu de la fusion.
L’option Aperçu de la fusion valide les adresses e-mail afin d’éviter des problèmes, tels que des adresses e-mail non valides, des entrées en double, des domaines non validés, etc. Les entrées qui n’apparaissent pas comme Prêtes pour la fusion ne sont pas concernées et la colonne Recommandation indique une solution réalisable.
- Une fois que tout est prêt, sélectionnez Appliquer la fusion. Un message de confirmation indiquant que la fusion des utilisateurs est en cours s’affiche.
- Une fois le traitement de la fusion des utilisateurs terminé, les utilisateurs concernés reçoivent un e-mail de confirmation pour les informer des changements. Vous recevez également un e-mail contenant un lien vers un rapport des résultats de la fusion des utilisateurs, qui comprend les éléments suivants :
- Adresse e-mail actuelle pour la connexion : adresse e-mail fusionnée.
- Adresse e-mail de remplacement pour la connexion : adresse e-mail conservée.
- Résultat : indique si la fusion a réussi pour un utilisateur donné.
- Métriques affichées : nombre de rôles, d’éléments possédés, d’éléments partagés et d’appartenances à des groupes pour le profil conservé.
Éléments inclus dans une fusion des utilisateurs
Smartsheet suit la logique ci-après :
- Si un utilisateur possède à la fois des comptes sous licence et sans licence, Smartsheet ferme le compte sans licence.
- Smartsheet transfère tous les éléments du compte sans licence vers le compte sous licence.
- Si un utilisateur possède deux comptes sous licence, Smartsheet conserve l’ancien compte et ferme le nouveau.
Une fois la fusion terminée, Smartsheet transfère les éléments suivants du profil fermé vers le profil conservé :
- L’ensemble des feuilles, rapports, espaces de travail et tableaux de bord qui sont partagés avec ou possédés par l’utilisateur
- Groupes appartenant à l’utilisateur
- Appartenance au groupe
- Rôles
- Adresses e-mail alternatives
- Informations sur le profil
Dans le cadre du processus de fusion des utilisateurs, le système place les éléments de l’espace de travail dans le dossier Transferred From (Transféré de).
Informations à connaître
Smartsheet invite les personnes qui n’utilisent pas Smartsheet à créer un compte si elles ont reçu :
- une invitation à modifier ou à consulter un élément Smartsheet ;
- une alerte provenant d’un flux de travail d’automatisation ou d’autres déclencheurs.
Pour éviter de perdre les flux de travail de connecteurs et les jetons d’API lorsque vous fusionnez des comptes, vérifiez ce qui suit :
- Le compte que vous souhaitez conserver est sous licence.
- Le compte que vous souhaitez fermer n’est pas sous licence.
Éléments non inclus dans une fusion des utilisateurs
- Flux de travail automatisés
- Contacts
- Connecteurs
- Favorites
- Jetons d’API*
* Les jetons d’API sont utilisés pour les intégrations et les applications Premium telles que Control Center et Calendar App. Les utilisateurs devront peut-être s’authentifier à nouveau pour utiliser ces applications.
Annuler une fusion des utilisateurs
Pour annuler la fusion des utilisateurs, mettez en surbrillance les lignes du fichier de fusion des utilisateurs que vous souhaitez annuler et contactez l’assistance Smartsheet. Veillez à joindre le fichier de fusion des utilisateurs à la demande d’assistance.
L’assistance Smartsheet vous contacte pour confirmer la demande avant d’effectuer les modifications. Vous ne pouvez annuler la fusion des utilisateurs que si vous l’avez effectuée au cours des sept derniers jours.
Une annulation ne peut que partiellement ramener un profil d’utilisateur à son état antérieur à la fusion. Vous ne pouvez restaurer que les éléments fusionnés. Les utilisateurs peuvent avoir besoin de se réauthentifier pour les applications Premium, de réparer les flux de travail automatisés ou d’effectuer d’autres actions.
Éléments à prendre en compte pour la fusion d’utilisateurs (intégration d’annuaire/SCIM)
L’outil de fusion des utilisateurs peut ne pas fonctionner dans les scénarios suivants :
- Si l’adresse e-mail actuelle pour la connexion et l’adresse e-mail de remplacement pour la connexion sont toutes deux celles d’utilisateurs gérés par un annuaire externe. Dans ce cas, la fusion échoue et le message d’erreur suivant s’affiche : « You cannot merge email addresses belonging to users in your directory service » (Vous ne pouvez pas fusionner les adresses e-mail appartenant aux utilisateurs de votre service d’annuaire).
- Si l’adresse e-mail actuelle pour la connexion est celle d’un utilisateur géré par un annuaire et que l’adresse e-mail de remplacement pour la connexion est celle d’un utilisateur Smartsheet (vous ne gérez pas le profil d’utilisateur via l’annuaire d’entreprise/SCIM). Dans ce cas, la fusion échoue et le message d’erreur suivant s’affiche : « To merge email addresses of a user in your directory service with their existing Smartsheet user account, set the Current Login Email Address to the current primary Smartsheet email address and Replacement Login Email Address to their directory service email address » (Pour fusionner les adresses e-mail d’un utilisateur de votre service d’annuaire avec son compte d’utilisateur Smartsheet existant, définissez l’adresse e-mail actuelle pour la connexion sur l’adresse e-mail principale actuelle de Smartsheet et l’adresse e-mail de remplacement pour la connexion sur son adresse e-mail de service d’annuaire).
Si l’adresse e-mail actuelle pour la connexion est celle d’un utilisateur Smartsheet (vous ne gérez pas le profil d’utilisateur via une intégration d’annuaire/SCIM) et que l’adresse e-mail de remplacement pour la connexion est celle d’un utilisateur d’annuaire, la fusion peut se poursuivre.
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Utilisez la fusion d’utilisateurs pour regrouper deux comptes Smartsheet appartenant à la même personne en un seul compte. Lorsque vous fusionnez des comptes à partir de la page Types de postes et actualisation, Smartsheet transfère les feuilles, les rapports, les tableaux de bord, les espaces de travail et les autorisations de partage du compte que vous fermez vers le compte que vous conservez.
Utilisez la fusion des utilisateurs pour :
- Fusionner les comptes en double créés lorsqu’une personne s’inscrit à la fois avec une adresse e-mail personnelle et une adresse e-mail d’entreprise.
- Nettoyer les comptes après une migration de domaine, comme c’est le cas lors d’un changement de marque ou d’un changement informatique, par exemple.
- Convertir le compte d’un sous-traitant en compte d’employé.
- Intégrer les utilisateurs dans votre répertoire principal après une acquisition.
- Mettre à jour l’adresse e-mail principale d’un utilisateur si la nouvelle adresse n’est pas déjà liée à un compte extérieur à votre forfait.
Avant de commencer
Avant de commencer une fusion, vérifiez les points suivants :
- Les deux comptes appartiennent à la même organisation ou au même forfait.
- Vous ne faites pas partie des comptes fusionnés. Si votre compte est concerné, demandez à un autre administrateur système d’exécuter la fusion.
- Supprimez tous les rôles des applications Premium, tels que Control Center ou Calendar App, des deux comptes. Réaffectez les rôles une fois la fusion terminée.
- Validez les domaines de messagerie associés aux deux comptes dans les paramètres de sécurité.
Fusionner deux comptes d’utilisateurs
- Connectez-vous au centre d’administration et sélectionnez l’icône Menu pour ouvrir le panneau de gauche.
Accédez à Utilisateurs et groupes > Types de postes et actualisation.
La page Types de postes et actualisation s’affiche.
Sélectionnez Autres actions > Fusionner les utilisateurs.
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Dans la section Compte d’utilisateur actuel, recherchez et sélectionnez le compte que vous souhaitez fermer.
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Dans la section Compte d’utilisateur de remplacement, recherchez et sélectionnez le compte que vous souhaitez conserver. Par défaut, Smartsheet conserve le compte de remplacement comme compte principal et ferme le compte actuel. Pour garder le compte actuel comme compte principal, sélectionnez Garder le compte actuel comme compte principal.
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Sélectionnez Fusionner. Vérifiez le résumé des éléments, du partage, des groupes et des adresses e-mail alternatives concernés par la fusion, ainsi que les postes que vous récupérez.
La fusion est définitive pour le compte que vous fermez. Vous ne pouvez pas annuler une fusion vous-même. Consultez Annuler une fusion.
Sélectionnez Confirmer pour valider la fusion.
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Une fois que vous avez confirmé, Smartsheet désactive le compte fermé et transfère ses éléments vers le compte que vous avez conservé. Les deux comptes reçoivent une notification par e-mail, et Smartsheet ajoute une entrée au journal d’audit de votre organisation. Si la fusion échoue, Smartsheet affiche une erreur et n’apporte aucune modification aux deux comptes.
Fusionner plusieurs comptes en une seule fois
Pour fusionner plusieurs paires de comptes à la fois, ajoutez chaque paire supplémentaire de comptes actuels et de comptes de remplacement avant de sélectionner Fusionner. Lorsque vous passez en revue le récapitulatif de la fusion, Smartsheet affiche une carte distincte pour chaque paire. Si une paire affiche un problème, pas besoin de tout recommencer : supprimez cette paire et fusionnez le reste.
Éléments à prendre en compte
Ce qui est transféré vers le compte principal
Lorsque vous fusionnez deux comptes, le compte principal conserve son identité et reçoit les éléments suivants de la part du compte que vous fermez :
- Feuilles, rapports, tableaux de bord et espaces de travail
- Groupes appartenant au compte fermé
- Rôles
- Adresses e-mail alternatives
- Informations sur le profil
Ce qui n’est pas transféré
Les éléments suivants ne sont pas déplacés vers le compte principal. Procédez à une nouvelle authentification ou à une réaffectation de ces éléments séparément après la fusion :
- Flux de travail automatisés
- Connecteurs et jetons d’API (utilisés pour les intégrations et les applications Premium telles que Control Center et Calendar App)
- Contacts
- Favoris
- Appartenance au groupe
Le compte principal n’hérite pas automatiquement des appartenances aux groupes du compte fermé. Si le compte fermé appartenait à des groupes, ajoutez manuellement le compte principal à ces groupes après la fusion.
Type de poste et facturation
Le compte fusionné conserve le type de poste supérieur des deux comptes. Si le poste du compte fermé était payant, le récapitulatif de l’impact indique que ce poste est récupéré.
Annuler une fusion
Vous ne pouvez pas annuler une fusion vous-même. Pour annuler une fusion, contactez l’assistance Smartsheet.
Fusion des utilisateurs et intégration d’annuaire (SCIM)
La fusion d’utilisateurs peut ne pas fonctionner dans les scénarios suivants :
- Si les deux comptes sont gérés par votre service d’annuaire, la fusion échoue. Smartsheet affiche : You cannot merge email addresses belonging to users in your directory service (Vous ne pouvez pas fusionner les adresses e-mail appartenant aux utilisateurs de votre service d’annuaire).
- Si le compte actuel est géré par votre service d’annuaire et que le compte de remplacement est un compte Smartsheet standard, la fusion échoue. Smartsheet affiche un message vous demandant de définir le compte Smartsheet standard comme compte actuel et le compte rattaché à votre service d’annuaire comme compte de remplacement.
Si le compte actuel est un compte Smartsheet standard et que le compte de remplacement est géré par votre service d’annuaire, la fusion peut fonctionner.