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Explorez les différentes fonctionnalités avancées de gestion des utilisateurs, notamment la création de rapports, les transferts de propriété et la gestion des groupes.
Accéder à des contrôles utilisateur supplémentaires
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La page Gestion des utilisateurs du centre d’administration vous permet d’effectuer diverses actions sur les utilisateurs, telles que le transfert de propriété, la gestion de l’appartenance à un groupe et la génération de rapports détaillés sur l’activité utilisateur et l’accès aux feuilles.
Pour accéder à la page Gestion des utilisateurs :
- Connectez-vous au centre d’administration.
- Sélectionnez l’icône Menu
en haut à gauche. Accédez à Utilisateurs et groupes > Rôles des utilisateurs et rapports.
La page Gestion des utilisateurs s’affiche.
Vous pouvez également accéder à la page Gestion des utilisateurs depuis l’application Smartsheet en sélectionnant l’icône de votre compte, puis Gestion des utilisateurs.
Actions de l’utilisateur
Pour accéder à des actions supplémentaires pour l’utilisateur :
Passez le curseur sur la ligne du compte de l’utilisateur à gérer et sélectionnez-la.
Le formulaire Modifier l’utilisateur s’affiche.
- Sélectionnez
en haut à droite du formulaire Modifier l’utilisateur.
| Utiliser cette option | Pour exécuter cette action |
|---|---|
| Transférer la propriété… | Transférez la propriété des éléments Smartsheet à un autre utilisateur de votre forfait. Pour en savoir plus, consultez l’article Changer la propriété d’une feuille, d’un rapport ou d’un tableau de bord. |
| Transférer les groupes possédés… | Transférez la propriété des groupes à un autre utilisateur de votre forfait. |
| Afficher l’appartenance au groupe… | Affichez les noms de tous les groupes de contact dont l’utilisateur fait partie. Vous pouvez également le retirer de certains groupes ou afficher les détails des groupes. |
| Télécharger le rapport d’accès aux feuilles… | Téléchargez un fichier CSV qui contient toutes les feuilles de votre compte Smartsheet pour lesquelles l’utilisateur dispose d’un partage. |
| Envoyer un e-mail de réinitialisation du mot de passe | Si vous avez activé l’authentification par e-mail + mot de passe, envoyez un lien à l’utilisateur pour réinitialiser son mot de passe. |
| Supprimer des groupes | Supprimez l’utilisateur de tous les groupes de votre compte. |
| Supprimer le partage | Supprimez l’accès au partage de l’utilisateur pour l’ensemble des feuilles, rapports, tableaux de bord et espaces de travail associés à votre forfait et dont il n’est pas propriétaire. |
| Désactiver l’utilisateur | Révoquez l’accès d’un utilisateur à Smartsheet. Le contenu géré par l’utilisateur est conservé dans sa structure de partage existante et les administrateurs système peuvent transférer la propriété des éléments au besoin. Voir Centre d’administration : désactiver ou réactiver des utilisateurs. |
| Retirer l’utilisateur | Supprimez l’accès d’un utilisateur à votre forfait Smartsheet. Les administrateurs système doivent transférer la propriété des éléments au besoin. Consultez Centre d’administration : supprimer des utilisateurs. |
Rapports sur les utilisateurs
Sélectionnez Plus d’actions en haut à gauche et faites défiler jusqu’à la section Générer des rapports pour effectuer les opérations suivantes :
| Utilisez cette commande | Pour exécuter cette action |
|---|---|
| Générer des rapports > Liste des utilisateurs * | Créez un rapport sur tous les utilisateurs et leurs rôles dans votre compte et envoyez-le par e-mail. |
| Générer des rapports > Type d’utilisateur | Téléchargez un rapport sur tous les utilisateurs associés à votre forfait qui se sont connectés à Smartsheet au moins une fois. |
| Générer des rapports > Accès à la feuille | Créez un rapport sur tous les utilisateurs avec lesquels les feuilles de votre compte sont partagées ainsi que sur leur niveau d’autorisation de partage, et envoyez-le par e-mail. Les collaborateurs externes qui ne se trouvent pas dans la gestion des utilisateurs y figurent également. |
| Générer des rapports > Éléments publiés | Créez un rapport sur tous les éléments publiés dans votre compte et envoyez-le par e-mail. |
| Générer des rapports > Historique des connexions * | Créez un rapport sur l’historique de connexion des six derniers mois pour tous les utilisateurs de votre compte et envoyez-le par e-mail. |
| Révoquer l’accès aux éléments… | L’administrateur système peut supprimer une adresse e-mail du partage pour tous les éléments de votre compte. Il peut s’agir d’un membre de votre compte ou d’un collaborateur externe. Cette action n’a aucun impact sur les feuilles dont le collaborateur est propriétaire. |
* La dernière connexion indique l’heure à laquelle un utilisateur a lancé la session.
Vous pouvez rechercher des utilisateurs ou appliquer des filtres en utilisant les options situées en haut à droite de la page Gestion des utilisateurs. Vous pouvez trier la liste d’utilisateurs par nom dans l’ordre alphabétique croissant ou décroissant en sélectionnant l’en-tête de colonne Nom et contact.
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Le panneau Modifier l’utilisateur, et plus particulièrement son menu Plus d’actions, couvre, outre la modification des rôles et des profils, des tâches telles que le transfert de la propriété des éléments Smartsheet et la gestion de l’authentification multifacteur (MFA).
Pour ouvrir Plus d’actions :
- Connectez-vous au centre d’administration.
- Sélectionnez l’icône Menu
en haut à gauche.
Accédez à Utilisateurs et groupes > Types de postes et actualisation.
La page Types de postes et actualisation s’affiche.
Dans la ligne de l’utilisateur, sélectionnez l’icône à trois points verticaux
, puis sélectionnez Modifier l’utilisateur.Brandfolder Image
Sélectionnez Plus d’actions en haut à droite du panneau.
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Les options disponibles dans le menu Plus d’actions dépendent du statut de l’utilisateur. Les utilisateurs en attente et ceux dont l’invitation a été refusée affichent une liste plus courte ; les utilisateurs désactivés affichent Réactiver l’utilisateur au lieu de Désactiver l’utilisateur. Consultez l’article Modifier les utilisateurs pour plus de détails sur les statuts.
Actions disponibles pour les utilisateurs actifs
| Utiliser cette option | Pour exécuter cette action |
|---|---|
| Transférer la propriété | Transférer la propriété des éléments Smartsheet de l’utilisateur à un autre membre. Si l’utilisateur ne possède aucun élément, un message vous indique qu’il n’y a rien à transférer. |
| Transférer les groupes possédés | Transférer la propriété des groupes de l’utilisateur à un autre membre. Si l’utilisateur ne possède aucun groupe, un message vous indique qu’il n’y a rien à transférer. |
| Supprimer des groupes | Supprimer l’utilisateur de tous les groupes du compte. L’utilisateur conserve ses autorisations de partage actuelles et son adhésion au forfait, mais perd l’accès à tout ce qui est partagé uniquement par l’intermédiaire de ces groupes. |
| Envoyer un e-mail de réinitialisation du mot de passe | Envoyer à l’utilisateur un lien de réinitialisation du mot de passe. Le mot de passe actuel de l’utilisateur reste valide jusqu’à ce qu’il termine la réinitialisation. |
| Gérer l’activation de la MFA | Désinscrire l’utilisateur de la MFA via l’application d’authentification afin qu’il puisse la reconfigurer sur un nouvel appareil. Consultez l’article Réinitialiser l’inscription MFA à l’application d’authentification pour les utilisateurs. |
| Gérer l’exemption de MFA | Exempter l’utilisateur de la MFA via l’application d’authentification ou supprimer une exemption existante. Consultez l’article Exempter les utilisateurs de la MFA par application d’authentification. |
| Télécharger le rapport sur les accès aux feuilles | Demander un rapport CSV contenant toutes les feuilles partagées avec l’utilisateur. Smartsheet vous envoie par e-mail un lien vers le rapport. La génération des rapports volumineux prend plus de temps. |
| Désactiver un utilisateur | Révoquer l’accès de l’utilisateur à Smartsheet tout en conservant ses autorisations de partage pendant 30 jours maximum. Voir l’article Désactiver ou réactiver des utilisateurs. |
| Retirer un utilisateur | Supprimer définitivement l’utilisateur de votre forfait. Voir Supprimer des utilisateurs |
Avant que chacune de ces actions ne soit réellement effectuée, vous devez la confirmer dans la boîte de dialogue qui s’ouvre. Sélectionnez le nom de l’action pour en vérifier les conséquences exactes avant de confirmer.
Si vous ne parvenez pas à effectuer une action, le centre d’administration affiche une bannière d’erreur et vous demande de réessayer plus tard. Aucune modification n’est apportée dans ce cas.